10 korzyści z outsourcingu HR. Dowiedz się, jak Sii Polska optymalizuje procesy operacyjne klientów 

Outsourcing jest powszechnym rozwiązaniem stosowanym w wielu dziedzinach biznesu. Najpowszechniej stosowany w sektorze IT, ale cieszy się również dużą popularnością w działach zasobów ludzkich (HR), w takich obszarach jak zarządzanie płacami, rekrutacja, administracja świadczeniami pracowniczymi, monitorowanie efektywności, szkolenia, rozwój kariery i rozwój kompetencji pracowników. Firmy rozważające outsourcing HR mogą zlecać na zewnątrz tylko wybrane procesy lub całe spektrum usług z tego zakresu. Jakie są korzyści z outsourcingu HR? Poznaj 10 najważniejszych korzyści płynących z tego podejścia, z którego skorzystało już wiele firm.  

1. Zwiększenie efektywności działu HR 

Firmy outsourcingowe, takie jak Sii, posiadają szeroką wiedzę z zakresu zasobów ludzkich oraz dogłębną znajomość procesów realizowanych w HR. Po dokładnej analizie obowiązujących w organizacji procedur i praktyk, mogą zaproponować zarówno drobne, jak i większe zmiany, które warto wdrożyć. Przykładem może być ograniczenie ręcznych działań, eliminacja zbędnych akceptacji, czy wprowadzenie powiadomień i eskalacji, które przyspieszą realizację zadań. Kolejną propozycją może być wdrożenie wskaźników KPI, pozwalających na monitorowanie wydajności zarówno poszczególnych pracowników, jak i całego zespołu. Takie zmiany zwiększają efektywność, redukują opóźnienia i pomagają w dotrzymywaniu terminów realizacji zadań.   

2. Poprawa innowacyjności i jakości w dziale HR  

Dostawcy usług outsourcingu HR oferują dostęp do najnowszych i najbardziej zaawansowanych narzędzi i technologii. Wykorzystują najnowsze rozwiązania, dzięki którym procesy HR są odpowiednio zaplanowane i zautomatyzowane, wykorzystując m.in. oprogramowanie w chmurze, sztuczną inteligencję i analitykę.  

Nowoczesne rozwiązania, takie jak między innymi Robotic Process Automation (RPA), oferowane przez Sii Polska skutecznie redukują zadania manualne w dziale HR. Narzędzia te monitorują wskaźniki KPI i utrzymują wysokiej jakości dane, umożliwiając szybkie reagowanie na odchylenia od zdefiniowanych założeń. Zaawansowane systemy, takie jak TETA HR od Unit4 w Polsce, zapewniają również samoobsługową platformę dla pracowników do zarządzania danymi osobowymi i dokumentami za pośrednictwem aplikacji – w tym przypadku TETA ME. 

3. Dostęp do ekspertów i najnowszych trendów w HR   

Outsourcing HR pomaga firmom być na bieżąco z najnowszymi trendami HR i najlepszymi praktykami rynkowymi. Takie rozwiązanie zapewnia również firmom dostęp do doświadczonych i wykwalifikowanych specjalistów, którzy mogą poradzić sobie z bardziej złożonymi, wymagającymi zadaniami i służyć profesjonalnym wsparciem. 

4. Zwiększenie elastyczności HR 

Opisane podejście jest świetnym rozwiązaniem w przypadku rosnących lub malejących potrzeb, takich jak zmieniająca się liczba pracowników w danej organizacji, wahań sezonowych, krótkoterminowego wsparcia w projektach czy zwiększonego obciążenia zadaniami z powodu wewnętrznych zmian w organizacji. 

Jest to szczególnie istotne, gdy z góry wiadomo, że zwiększone zapotrzebowanie i zaangażowanie pracowników działu HR będzie tylko tymczasowe. Takie podejście pomaga firmom uniknąć ryzyka związanego z zatrudnianiem i późniejszym zwalnianiem pracowników. 

5. Obniżenie kosztów związanych z obszarem HR  

Outsourcing HR pozwala firmom zaoszczędzić na wydatkach związanych z rekrutacją pracowników, wynagrodzeniami, obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, benefitami i innymi powiązanymi kosztami. Dotyczy to również kosztów szkoleń zespołu HR oraz obsługi prawnej, która jest niezbędna w celu monitorowania zmian przepisów i ich interpretacji. Dodatkowo outsourcing ogranicza nakłady na wynajem powierzchni biurowej i zakup specjalistycznego oprogramowania wspierającego poszczególne procesy w dziale HR. Dodatkowe oszczędności w outsourcingu HR wynikają z tego, że firmy takie jak Sii są w stanie realizować te procesy znacznie taniej, dzięki usprawnieniom i automatyzacji, a także możliwości delegowania zadań pracownikom zlokalizowanym w regionach o niższych kosztach pracy.

6. Bezpieczeństwo danych  

Działy HR mają do czynienia z ogromną ilością danych osobowych pracowników firmy (m.in. numery PESEL, konta e-mail, numery kont bankowych, numery telefonów pracowników), które podlegają ochronie prawnej.  

Dlatego firmy outsourcingowe takie jak Sii przykładają dużą wagę do bezpieczeństwa danych i ich właściwego przetwarzania. Dla naszych klientów wdrażamy nowoczesne systemy HR, takie jak wspomniany wcześniej TETA HR od Unit4, które oferują liczne funkcje zabezpieczające dostęp do wrażliwych danych, zwiększając bezpieczeństwo ich przechowywania. Ponadto, Centrum Kompetencyjne Cybersecurity poszerza zakres ochrony, implementując zaawansowane rozwiązania klasy DLP (Data Leak Protection), które dodatkowo zabezpieczają przed wyciekiem danych, zapewniając naszym klientom jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa. 

7. Ograniczanie ryzyka  

Ustawy i rozporządzenia w zakresie zatrudniania personelu, ubezpieczeń społecznych pracowników, podatków czy zarządzania danymi osobowymi ulegają ciągłym zmianom, co po stronie organizacji oznacza obowiązek stałego monitorowania, interpretowania i dostosowywania systemów i procedur do zmian w prawie. Outsourcing HR może pomóc firmie wdrożyć zmiany zgodnie z nowymi regulacjami i terminami oraz zminimalizować ryzyko związane z niezgodnością z aktualnie obowiązującymi przepisami.  

8. Podnoszenie poziomu satysfakcji pracowników 

Korzyści płynące z outsourcingu usług HR, takie jak stały dostęp do ekspertów, nowoczesnych procesów i technologii, tworzą pozytywną i wspierającą kulturę pracy, co zwiększa zadowolenie, zaangażowanie i utrzymanie pracowników w długim okresie zatrudnienia. 

9. Wsparcie lokalne 

Outsourcing usług HR może być szczególnie użyteczny w przypadku otwierania nowego oddziału w konkretnym kraju, takim jak Polska. Pozwala to na realizację zadań HR bez tworzenia nowego zespołu lub przeciążenia dodatkowymi zadaniami obecnych pracowników, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka związanego z nieodpowiednim zrozumieniem lokalnych przepisów. 

10. Wzrost konkurencyjności firmy   

Outsourcing wybranych procesów, w tym usług HR, uwalnia czas i ludzi, żeby skupić się na podstawowej działalności produkcyjnej, handlowej czy usługowej, czyli aktywnościach związanych z zapewnieniem najwyższej jakości swoich produktów i usług. 

Doświadczenie Sii Polska w outsourcingu HR 

Zespół HR w Sii Polska to doświadczeni eksperci z szeroką wiedzą biznesową, zdobytą dzięki realizacji usług dla licznych klientów z różnych sektorów, m.in. IT, bankowego, produkcyjnego i wielu innych. Sii rekomenduje klientom sprawdzone, najlepsze praktyki rynkowe, zarówno w zakresie narzędzi, jak i procesów zarządzania zasobami ludzkimi, oparte na doświadczeniach z lokalnych i międzynarodowych projektów. 

Firma Sii Polska wielokrotnie pomagała klientom w usprawnianiu procesów HR i osiąganiu najwyższej wydajności operacyjnej. Przykładem takiego projektu jest współpraca specjalistów Sii z działającą na międzynarodową skalę amerykańską firmą technologiczną w obszarze zarządzania procesami HR dla około 3 000 pracowników. Zakres współpracy obejmuje m.in: 

• prowadzenia dokumentacji pracowników, 

• wprowadzanie danych do systemu SAP, 

• monitorowanie badań okresowych i szkoleń BHP, 

• przygotowywanie zaświadczeń, 

• wsparcie pracowników klienta. 

— Nasze usługi świadczone dla klienta obejmują zarządzanie całym procesem HR Administration w Gdańsku i Wrocławiu, a także obsługę wszystkich pracowników firmy. Wsparcie Sii zaowocowało wdrażaniem na bieżąco wielu usprawnień w procesach HR oraz przełożyło się na wzrost efektywności — mówi Ewa Lisawa-Sztandor, Offering Lead w Sii Polska. 

W ramach innego projektu zespół HR Operations Sii Polska zapewnił wsparcie w realizacji procesów HR dla ponad 2 700 pracowników klienta w różnych krajach.  

Zadania specjalistów Sii obejmowały m.in. onboarding, aktualizację warunków zatrudnienia w Workday, zarządzanie czasem pracy, nadzór nad weryfikacją danych pracowników, obsługę absencji, przygotowywanie świadectw pracy, offboarding, a także udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania pracowników. 

— Nasze doświadczenie w obszarze procesów w HR  pozwoliło na aktualizację procedur, ciągłe usprawnianie procesów HR, wysoką jakość obsługi pracowników oraz terminową realizację zadań — dodaje Ewa Lisawa-Sztandor. 

Wybór właściwego partnera w outsourcingu HR 

Podjęcie decyzji o outsourcingu procesów HR wymaga jasnego zrozumienia celów i oczekiwanego wsparcia. Staranne rozważenie plusów i minusów jest kluczowe, ponieważ współpraca z renomowanym dostawcą może zminimalizować ryzyko i znacznie odciążyć wewnętrzne zespoły. 

— Outsourcing procesów HR pozwala firmom skupić się na podstawowej działalności biznesowej, napędzając wzrost i zapewniając wysoką jakość świadczonych usług, co ostatecznie zwiększa ogólną konkurencyjność — podkreśla Natalia Buczel, Business Services Competency Center Director w Sii Polska. — Wykorzystując specjalistyczną wiedzę i zaawansowane technologie, firmy mogą osiągnąć większą wydajność i efektywność działań HR. Nie tylko usprawnia to zadania administracyjne, ale także uwalnia wewnętrzne zasoby, które mogą skoncentrować się na strategicznych inicjatywach, które bezpośrednio przyczyniają się do rozwoju i sukcesu organizacji. Na dzisiejszym rynku skupienie się na podstawowej działalności biznesowej przy jednoczesnym utrzymaniu efektywnych operacji HR może być kluczowym wyróżnikiem — podsumowuje. 

Usprawnij procesy HR dzięki specjalistycznym rozwiązaniom Sii Polska. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób nasze usługi outsourcingowe mogą przynieść korzyści Twojej firmie.