Digitalizacja procesów HR – jak nasze aplikacje oparte na SAP Fiori wyeliminowały papierowy obieg dokumentów

Magna, jeden z największych producentów części samochodowych na świecie, stanął przed wyzwaniem obniżenia wysokich kosztów obsługi obiegu dokumentów i wniosków HR w swoim polskim oddziale. Pod koniec ubiegłego roku zespół Sii stworzył aplikacje, których celem było usprawnienie procesu i poprawa efektywności zarządzania obsługą kadrową pracowników firmy.

Magna jest światowym liderem wśród producentów części samochodowych, z zakładami w 29 krajach i ponad 170 tysiącami pracowników. Wśród klientów firmy znajdują się Tesla Motors, Volkswagen, Ford, Chrysler, BMW czy Toyota. Brak digitalizacji w obszarze procesów HR w jednej z polskich fabryk — Magna Formpol — skutkował koniecznością ręcznego wprowadzania informacji do systemu, przez co raporty i harmonogramy czasu pracy często nie były w pełni aktualne, a obsługa papierowych zgłoszeń stała się mało efektywna. Aby rozwiązać bieżące problemy i usprawnić procesy przetwarzania danych w działach HR, konsultanci i developerzy Sii w 2018 roku rozpoczęli pracę nad rozwiązaniem wykorzystującym SAP Fiori, którego zadaniem miało być całkowite wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów.

SAP Fiori to najnowsza wersja interfejsu SAP, zapewniająca jednakowe doświadczenia użytkownika podczas korzystania zarówno z rozwiązań lokalnych, jak i chmurowych. Filozofia, która przyświecała jego tworzeniu to Design Thinking – projektowanie skupiające się przede wszystkim na dostarczeniu jakości i zapewnianiu komfortu, w centrum stawiające doświadczenia użytkownika biznesowego. Ta zmiana w podejściu do procesu tworzenia aplikacji powoduje, że osoby korzystające z nich otrzymują spójne, responsywne i intuicyjne środowisko do wykonywania codziennych zadań.

Dużą zaletą SAP Fiori jest to, że do jego wdrożenia nie jest konieczna najnowsza wersja systemu SAP opartego na HANA, a koszt uruchomienia samego środowiska, jak i czas wykonania usługi, prowadzi w łatwy sposób do zwrotu z tej inwestycji.

Wdrożenie nowych aplikacji umożliwiło całkowite wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentu w obszarze HR w jednej z polskich fabryk Magna. Stworzony przez Sii system składa się z dwóch paneli roboczych: „menu kierownika” oraz „menu pracownika”. Informacje prezentowane na głównym kokpicie aplikacji są przypisane bezpośrednio do roli użytkownika, przez co jej obsługa jest intuicyjna i eliminuje błędy dzięki ograniczeniu widoków tylko do niezbędnych funkcji. W zakres wdrożenia weszły standardowe aplikacje SAP Fiori dla HR, które zostały dostosowane do specyficznych wymagań klienta. Dla procesów i wymagań, które nie były wspierane przez standardowe aplikacje SAP, zespół Sii stworzył dedykowane aplikacje Fiori / UI5 od podstaw. Wśród nich znalazły się: aplikacja do wnioskowania urlopów i nieobecności, aplikacja do wnioskowania odbioru dnia wolnego, aplikacja do wnioskowania nadgodzin, kalendarz zespołu z harmonogramem pracy oraz raport dla zespołów HR i Payroll, usprawniający akceptację ewidencji czasu pracy.

– Rozwiązanie, które zaproponowaliśmy, było w całości oparte o system SAP już wdrożony w Magna Formpol. Zarówno nam, jak i klientowi zależało na tym, żeby aplikacje udało się wdrożyć możliwie jak najszybciej, nie zakłócając pracy organizacji – mówi Adrian Gola, Dyrektor Centrum Kompetencyjnego SAP w Sii. – Zadbaliśmy też o to, żeby projekt przeprowadzony został kompleksowo. Nasze rozwiązanie zakładało wsparcie klienta na każdym etapie, od projektowania, konfiguracji Fiori i SAP HR, poprzez stworzenie dedykowanych aplikacji UI5 i ABAP, konfigurację ról, szkolenia użytkowników, aż po wsparcie po jego uruchomieniu – dodaje.

Przejście na interfejs wyświetlany w przeglądarce oraz responsywność aplikacji spowodowały, że użytkownicy otrzymali swobodny dostęp do danych niezależnie od urządzenia, z którego korzystają – aplikacje dostosowane są do pulpitów komputerów, tabletów oraz smartfonów. Każdy pracownik Magna Formpol zyskał tym samym możliwość procesowania swoich wniosków przy użyciu telefonu komórkowego, a także info-kiosków znajdujących się na terenie zakładu.

– Rozwiązanie zaproponowane przez Sii wpłynęło na zwiększenie efektywności pracy działu HR. Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu pozwolił na uwolnienie potencjału pracowników. Co więcej, nowoczesny interfejs użytkownika ułatwił wdrożenia nowych pracowników w zakresie samoobsługi HR i znacznie poprawił komfort ich codziennej pracy –  podsumowuje Adrian Gola.

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej organizacji dzięki rozwiązaniom SAP? Sprawdź ofertę Centrum Kompetencyjnego SAP.