Jak podczas Retro zachęcić do rozmowy „zamknięty” na nią zespół?

Największym koszmarem (czyt. wyzwaniem) Scrum Mastera jest zespół, który podczas spotkań najbardziej lubi… milczeć.  Na dodatek, gdy zespół jest rozproszony i retro odbywa się za ekranem monitora, to niekoniecznie każdy koncentruje się na tym, co się dzieje na spotkaniu. Dodatkowym utrudnieniem może być brak kamery (np. z powodu pracy na Wirtualnej Maszynie (VM)) i obciążenia łącza. Ile to razy każdy z nas – Scrum Masterów – zastanawiał się, co zrobić, żeby podczas retro zespół zaczął się odzywać, mocniej angażować i żeby dyskusje były merytoryczne i owocne.

W poniższym wpisie przedstawię kilka rozwiązań, które wdrożyłem, żeby zespół aktywniej uczestniczył w spotkaniach scrumowych oraz żeby spotkania wnosiły wartość dodaną dla zespołu.

Trochę inne podejście do retro

Gdy widzę, że zespół sam z siebie niechętnie wyciąga daleko idące wnioski dotyczące swojej pracy, a raczej koncertuje się na ogólnikach typu „wszystkie story dowiezione”, „późne przekazanie zadań do testów” czy „dobra komunikacja w zespole”, wówczas wiem, że za dwa sprinty zasadność retro będzie podważana, a chęć powtarzania tego samego po raz kolejny nic nie wniesie.

Wtedy postanawiam zastosować trochę inne podejście do retro i sam dokładniej przyjrzeć się potencjalnym elementom, które warto omówić. Przykładem może być nowy zespół lub taki, który dotychczas nie miał dużego doświadczenia ze scrumem. W teamach, gdzie nie wszystkie reguły są dobrze znane, można się koncentrować na podstawowych elementach scruma, a podczas retro omawiać z zespołem podstawowe pojęcia i z czasem je rozbudowywać.

Pomalujmy razem pokój, czyli zadania dla początkującego zespołu

Przykładowym pomysłem na spotkanie może być omówienie problemu na podstawie casu dobrze znanego wszystkim z życia codziennego. W prezentowanym przykładzie celem było przedstawienie istotności jak ważne jest dobrze opisane story przez Product Ownera i wypisanie zadań (subtasków), które należy w ramach story zrealizować.

W celu zmotywowania do rozmowy uznałem, że zadanie w całości oddam w ręce zespołu, dzieląc go na 2 mniejsze grupy. MS Teams pozwala robić osobne pokoje (co w tej sytuacji sprawdza się doskonale) i przydzielać osoby losowo lub ręcznie. Przygotowane zadanie bazowało na życiowym przykładzie „Przemalowanie ścian w pokoju”. Team 1. jest klientem z konkretnymi oczekiwaniami (tutaj dobrze dodać PO do grupy), a w Teamie 2. jest ekipa remontowa – do jej zadań należy wypisanie zadań, które w ramach zlecenia trzeba wykonać, aby ukończyć remont.

Po przygotowaniu przez zespół listy warto sprawdzić, czy wszystkie wątpliwości są wyjaśnione. Jednocześnie zwracając uwagę na podchwytliwe elementy takie jak:

• Czy ściana za grzejnikiem też ma być pomalowana? Czy należy zdemontować kaloryfer? Czy jest taka możliwość?
• Jak ma wyglądać odcięcie pomiędzy sufitem a ścianą?
• Czy przed malowaniem należy zdjąć listwy i również pomalować powierzchnię przez nie zasłoniętą?
• Czy ościeżnice w drzwiach mają być zdjęte?

Takie pytania można mnożyć. Otwierają one oczy zespołowi i PO. Sygnalizują członkom zespołu, na jakie elementy powinni zwrócić uwagę w trakcie spotkań doprecyzowujących zadania (refinement).

Efekt zadania

W moim przypadku na podstawie tego zadania wspólnie z zespołem doszlifowaliśmy DoD (Definition of Done) oraz DoR (Definition of Ready). Analizując listy czynności i oczekiwań PO, na które trzeba zwrócić uwagę, zespół dokładniej wiedział, co jest istotne podczas tworzenia powyższych list. Kolejnym plusem było to, że zespół zaczął lepiej zdawać sobie sprawę z tego, jak duży wpływ ma dobre przygotowanie zadania na jego realizację i późniejszy odbiór.

Porozmawiajmy, czyli o zespołach doświadczonych

Drugim przypadkiem są zespoły, w których fundamenty scruma są już wpojone. Wtedy warto zrobić „przebieżkę po zespole” i przy okazji jakiejś wirtualnej kawy podpytać osobiście, co jest fajne w codziennej pracy, a co mniej. Z doświadczenia wiem, że podczas takich rozmów członkowie zespołu mocniej się otwierają i przedstawiają ciekawe pomysły. Ponadto, przy okazji rozmów warto bliżej poznać osobowości członków zespołu, żeby wiedzieć, jak z poszczególnymi osobami rozmawiać.

Zachęcam, aby poczytać o stylach osobowości/komunikacji wg modelu DISC. Podstawowe informacje może znaleźć na stronie. Na pewno znajdzie się tam kilka podpowiedzi pozwalających lepiej dotrzeć do członków teamu.

Przeważnie po takich rozmowach wspominam rozmówcy, że poruszany przez niego problem to dobry temat do omówienia wspólnie z zespołem na Retro.

Rozmowy podczas retro

Poniżej przedstawię, w jaki sposób tak zebrane tematy można poruszyć wspólnie z zespołem na retro. Można je nazwać ­– ocena elementów kluczowych dla zespołu.

W pierwszym kroku zespół powinien wskazać obszary, które chce poddać ocenie. W tym przypadku ustalamy z teamem, w jakiej skali oceniać będziemy poszczególne obszary np. 1-10 albo w skali od tragicznie do fantastycznie.

Warto tutaj jako Scrum Master mieć kilka obszarów, które „podskórnie” czujemy, że będą wymagały usprawnienia. Prawdopodobne jest to, że zespół je potwierdzi i wspólnie podejdziecie do ich omówienia. Takie podejście wymusza na zespole jakąś formę wypowiedzi.

Warto przejść przez wszystkie obszary i wywołać 2-3 osoby, żeby wypowiedziały się, dlaczego przyznały taką, a nie inną ocenę. Łatwiej uzyskać od kogoś jakąś opinie, gdy wcześniej odniósł się do tego w swojej ocenie na boardzie i wyrobił sobie już zdanie na ten temat.

Retro na żywo, czyli spotkajmy się!

Ostatnia propozycja wymaga najwięcej od uczestników (szczególnie w zespołach rozproszonych), a mianowicie – pojawienia się wspólnie w jednym miejscu. Jeżeli jest możliwość, żeby się spotkać z zespołem chociaż raz na kwartał, warto zainwestować czas, aby móc zrobić stacjonarne retro.

Żeby skupić uwagę zespołu na spotkaniu, warto zostawić laptopy na biurkach i wspólnie spotkać się przy tablicy/ścianie i naklejać kolorowe kartki. W czasie takich spotkań dobrze też nastawić się bardziej na integrację grupy niż na sprawdzanie, jakie elementy w Sprincie ulepszyć oraz jakie pielęgnować. Warto wykorzystać ten czas na poprawę relacji, wyjaśnienie niektórych kwestii, które mogą być niedopowiedziane.

Pamiętajmy, że transparentność to jeden z trzech filarów scruma, bez którego doskonalenie procesu może okazać się praktycznie niemożliwe. Jest wiele pomysłów, jak to zrobić np.:

• poproszenie zespołu o napisanie czego oczekują od siebie,
• wypisanie wzajemnych oczekiwań względem poszczególnych ról (PO, SM, PM, DEV, Tester, Analityk itp.),
• wyodrębnienie dwóch kategorii, „czego oczekujemy”, „co nam się podoba obecnie” od poszczególnych osób/ról. 

Po przyklejeniu karteczek do tablicy warto standardowo przejść z zespołem przez wszystkie i omówić, co auto miał na myśli, dać odnieść się innym i spróbować zbudować dyskusje, z której wnioski mogą być początkiem swego rodzaju kultury zespołu i reguł, które wspólnie zostaną wypracowane.

Podsumowanie

Zachęcenie zespołu do większej aktywności nie jest łatwą sprawą, szczególnie, gdy trafi się na grupę niezbyt wylewnych osób. Warto poszukać obszarów ciekawych, które spowodują, że team będzie chciał wypowiedzieć swoje zdanie na dany temat.

Według mnie Scrum Master powinien starać się na różne sposoby próbować dotrzeć do członków zespołu, ponieważ często pod taflą milczenia ukrywają się spore problemy. Nie zawsze każde spotkanie będzie trafione, ale każde retro, podczas którego pojawią się dyskusje/wnioski, warto potraktować jako swój mały sukces. Takie podejście pozwala na znalezienie motywacji do dalszych urozmaiceń spotkań 😊

***

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Retrospektywie i zainspirować, sprawdź artykuły naszych ekspertów: Przewodnik po narzędziach do prowadzenia Retrospektyw zdalnych, Model fazowy – jak usystematyzować Retrospektywę oraz Retrospektywa – mój sposób na nudę.