Metodyka Sure Step we wdrażaniu systemów Microsoft klasy ERP – MS Dynamics cz. 1

Zastanawiając się nad tym, czym są usługi wdrożeniowe, zacznijmy może od tego czym jest sam proces wdrożenia systemów informatycznych.

Ogólnie rzecz ujmując jest to ścisła współpraca klienta i partnera prowadzącego wdrożenie, której celem jest uruchomienie systemu w organizacji klienta. Można oczywiście dyskutować o zakresie wdrożenia, szczegółowych rozwiązaniach itd., ale zawsze mamy do czynienia z trzema stronami: Klient (ze swoimi wymaganiami), Partner (ze swoim doświadczeniem) oraz system.

Metodologia w tym układzie jest elementem spajającym te trzy strony. Umożliwia na przykład wymianę informacji pomiędzy klientem a partnerem w taki sposób i na takim poziomie, aby można te informacje w prosty sposób zamienić na konkretne zmiany w systemie, ustawienia czy zmianę harmonogramu prac. Ujmując sprawę bardziej konkretnie, metodologia określa, a czasami wręcz narzuca pojęcia, którymi będziemy się posługiwać w trakcie wdrożenia. Z założenia, metodologia określa również kolejne kroki postępowania we wdrożeniu, zasady jakimi należy się kierować w przewidywanych sytuacjach oraz co robić, aby uniknąć sytuacji nieprzewidzianych.

Zastanówmy się więc czy metodologia Sure Step jest adekwatna w przypadku wdrożeń systemów MS Dynamics.

Podstawy koncepcji metodologii Sure Step

1.1. Wstęp

Metodologia Sure Step jest oficjalną metodologią projektową Microsoftu dla projektów, w których wdraża się aplikacje MS Dynamics. Tak jak inne metodyki i metodologie projektowe, Sure Step mówi: KTO powinien wykonać CO, w JAKIEJ kolejności i kto za co ODPOWIADA. Sure Step jest postrzegany jako suma lat wiedzy i najlepszych praktyk z zakresu rozwoju oprogramowania. Metodologia Sure Step określa: fazy procesu wytwarzania oprogramowania, kamienie milowe, procesy międzyfazowe, role, artefakty oraz dodatkowe procesy. Metodologia Sure Step jest używana przy wdrażaniu następujących produktów: Dynamics AX, Dynamics NAV, Dynamics GP, Dynamics SL i Dynamics CRM.

1.2. Typy projektów

Metodologia wdrożeniowa dla systemów Dynamics – Sure Step wyróżnia następujące typy projektów:

• Szybkie wdrożenie (Rapid),
• Standardowe wdrożenie (Standard),
• Przemysłowe wdrożenie (Enterprise),
• Aktualizacja (Upgrade),
• Agile.

1.3. Fazy procesu Sure Step (Proccess Phases)

Sure Step jest metodologią stworzoną przez producenta oprogramowania Dynamics, dostosowaną do potrzeb realizacji złożonych projektów wdrożeniowych.

Fazy projektu wdrożeniowego wg. metodologii Sure Step składają się z następujących faz:

• diagnostyka (Diagnostic),
• analiza (Analysis),
• koncepcja (Design),
• budowa (Development),
• przejście (Deployment),
• praca i wsparcie (Operation),

oraz faz opcjonalnych:

• optymalizacji (Optimization),
• aktualizacji (Upgrade).

1.3.1. Diagnostyka (Diagnostic) – analiza przedwdrożeniowa

Diagnostyka jest fazą rozpoczynającą się jeszcze w procesie sprzedaży, podczas którego są zbierane istotne dla projektu wymagania i wytyczne. Głównym celem diagnostyki jest rozpoznanie wymagań klienta oraz celów projektu, rozpoznanie procesów biznesowych objętych wdrożeniem, interfejsów, zakresu migracji danych, GAP-ów, oraz precyzyjna definicja zakresu projektu i planu projektu.[4]

Produkty:

• Procesy biznesowe zidentyfikowane (Business Processes Identified):
  • Analiza Gap/Fit wstępna (Gap/Fit Analysis),
  • Decyzje w sprawie Gap podjęte (Gap Resolutions),
  • Interfejsy opisane (Description of Interfaces),

• Ocena infrastruktury (Infrastructure Assessment),
• Propozycja (Proposal):
  • Zakres Projektu określony (Project Scope Statement),
  • Plan Projektu (Project Plan),
• Kontrakt (Contract).

Kamienie milowe:

• Klient zaakceptował Książkę Wdrożenia wraz z Zakresem Projektu i Harmonogramem (Customer accepts the implementation proposal and contract, including the project scope statement and preliminary project plan).

1.3.2. Analiza (Analysis)

Głównym celem tej fazy projektu jest określenie i zatwierdzenie wymagań klientów w odniesieniu do nowego systemu poprzez szczegółową analizę wymagań, celów i procesów gospodarczych. Głównym produktem jest kompleksowy dokument wymagań funkcjonalnych.[6]

Produkty:

• Szkolenie użytkowników kluczowych (Key User Training),
• Szczegółowa analiza procesów biznesowych (Detailed Business Process Analysis):
  • Analiza Gap/Fit szczegółowa (Gap/Fit Analysis),
  • Decyzje w sprawie Gap podjęte (Gap Resolutions),
  • Interfejsy szczegółowo opisane (Description of Interfaces).

• Plan Migracji Danych Data (Migration Plan),
• Plan Projektu (Project Plan),
• Dokument Wymagań Funkcjonalnych (Functional Requirements Document).

Kamienie milowe:

• Klient zatwierdził Dokument Wymagań Funkcjonalnych zawierający wszystkie procesy biznesowe i Plan Migracji Danych (Customer approves the Functional Requirements, including index, follow business processes, integrations and data migration),
• Klient zatwierdził zaktualizowany Plan Projektu i Harmonogram (Customer accepts the updated project plan and Schedule).

1.3.3. Koncepcja (Design)

W fazie tej następuje definicja jak wymagania biznesowe i techniczne nakreślone w poprzednich etapach zostaną zaimplementowane. Ważnym elementem tej fazy jest ocenienie jaki wpływ na projekt będą miały konieczne kastomizacje wyłonione podczas procesu „identyfikacji braków” (GAP). Głównym produktem tej fazy jest wysoko-poziomowa specyfikacja projektu rozwiązania.[8]

Produkty:

• Specyfikacja Koncepcji (Design Specifications):
  • Wysoko poziomowa specyfikacja koncepcji (High level design specifications),
  • Specyfikacja koncepcji technicznej (Technical design specifications),

• Koncepcja Mapowania i Migracji Danych (Data Migration Design and Mapping),
• Scenariusze testów i plan (Test Cases, Scenarios and Plan).

Kamienie milowe:

• Klient zaakceptował Specyfikację Koncepcji i Plan Migracji Danych (Customer accepts the Design Specifications and Data Migration Design),
• Klient zatwierdził budżet i czas na wykonanie modyfikacji (Customer approves the development time and cost estimates).

1.3.4. Budowa (Development)

Głównym celem fazy jest przygotowanie wszystkich zatwierdzonych modyfikacji, narzędzi migracji danych, interfejsów między systemowych oraz budowa infrastruktury technicznej. Głównymi produktami są dostarczone i przetestowane komponenty rozwiązania.[10]

Produkty

• Modyfikacje funkcjonalności zaprogramowane i przetestowane wraz z integracją (Feature customizations coded and tested, including integrations),
• Proces migracji danych oprogramowany i przetestowany (Data migration processes coded and tested).

Kamienie milowe:

• Klient zaakceptował dostarczone rozwiązanie, wyniki testów i dokumentację (Customer accepts the delivered solution, test results, and documentation).

1.3.5. Przejście (Deployment)

Faza przejścia jest elementem wdrożenia, w którym następuje przygotowanie systemu do pracy, konfiguracja systemu, przygotowanie szkoleń dla użytkowników końcowych oraz testy końcowego rozwiązania. Głównym produktem jest skonfigurowany system przygotowany do pracy.[12]

Produkty:

• Plan uruchomienia i lista kontrolna (Go Live Plan and Checklist),
• Plan testów systemu (System (User Acceptance) Test Plan),
• Plan szkolenia użytkowników końcowych (End User Training Plan),
• Funkcjonujący system produkcyjny (Functioning Live (Production) System).

Kamienie milowe:

• Klient zatwierdził odbiór system (Customer signs off on user acceptance),
• Rozwiązanie działa i funkcjonuje w środowisku produkcyjnym (New solution is live and operational in a production environment).

1.3.6.Praca i wsparcie (Operation)

Głównym celem tej fazy jest wsparcie klienta w przejściu z fazy projektu do fazy użytkowania systemu, wdrożenie procedur serwisowych i ich przetestowanie. Głównym produktem jest protokół zamknięcia implementacji systemu.[14]

Produkty:

• Podpisany dokument akceptacji systemu (System Acceptance Sign-off),
• Dokument przeglądu systemu (Project Review Documentation),
• Umowa Serwisowa (Post Live Support Agreement).

Kamienie milowe:

• Klient podpisał końcowy odbiór system (Customer signs off on final system acceptance),
• Klient zaakceptował Umowę Serwisową (Customer accepts the post live support agrement).

1.3.7. Optymalizacja (Optimization)

Optymalizacja (opcjonalnie) – Faza ta jest opcjonalna i może zostać zastosowana w momencie, gdy system pracuje już od kilku tygodni i możliwa jest już ocena jego pracy. Głównym jej celem jest określenie elementów, które należy usprawnić w pracy systemu: wydajność i stabilność rozwiązania, optymalizacja procesów i funkcji systemu.[16]

Produkty:

• Analiza optymalizacji i rekomendacje (Optimization Analysis and Recommendations),
• Oszacowanie czasu i kosztów optymalizacji (Optimization Time and Cost Estimates),
• Zatwierdzenie analizy (Optimization Analysis Sign-off),
• Propozycja optymalizacji (Optimization Proposal):
  • Określony zakres projektu (Project Scope Statement),
  • Plan projektu (Project Plan),

• Kontrakt (Contract),
• Specyfikacja koncepcji optymalizacji (Optimization Design Specifications),
• Testy, szkolenie użytkowników, Plan uruchomienia (Testing, User Training and Go Live Plans),
• Zoptymalizowany, działający (produkcyjnie) system (Optimized Live (Production) System),
• Końcowe zatwierdzenie (Final Acceptance Sign-off),
• Przegląd dokumentacji projektu (Project Review Documentation),
• Umowa serwisowa (nowa, lub zmiana poprzedniej) (Post Live Support Agreement (if new or changing)).

Kamienie milowe:

• Klient zatwierdził rekomendacje, propozycje i podpisał kontrakt (Customer accepts the recommendations and proposal, signs contrach),
• Klient zatwierdził szczegółową koncepcję/ specyfikację zmian (Customer approves detailed design/change specifications),
• Klient podpisał akceptację użytkowników (Customer signs off on user acceptance),
• Klient podpisał końcową akceptację systemu (Customer signs off on final system acceptance),
• Klient zaakceptował umowę serwisową (jeżeli nowa) (Customer accepts the post live support agreement (if new)).

1.3.8. Aktualizacja (Upgrade)

Głównym celem tej fazy, występującej opcjonalnie, jest okresowa lub incydentalna aktualizacja systemu do nowej wersji.[17]

Produkty:

• Analiza i plan aktualizacji (Upgrade Analysis and Planning),
• Oszacowany czas i koszt aktualizacji (Upgrade Time and Cost Estimates),
• Propozycja aktualizacji (Upgrade Proposal):
  • Określony Zakres Projektu (Project Scope Statement),
  • Plan Projektu (Project Plan),

• Kontrakt (Contract),
• Testy, szkolenie użytkowników i plan uruchomienia (Testing, User Training and Go Live Plans),
• Aktualizacja systemu produkcyjnego (Upgraded Live (Production) System),
• Podpisany odbiór końcowy (Final Acceptance Sign-off),
• Umowa wsparcia powdrożeniowego (jeśli nowa)( Post Live Support Agreement (if new or changing)).

Kamienie milowe:

• Klient zaakceptował propozycję i podpisał kontrakt (Customer accepts the proposal and signs contract),
• Klient zaakceptował szczegółowy plan aktualizacji (Customer approves detailed upgrade plans),
• Klient podpisał akceptację użytkowników (Customer signs off on user acceptance),
• Klient podpisał końcowy odbiór systemu (Customer signs off on final system acceptance),
• Klient zaakceptował umowę wsparcia powdrożeniowego (jeśli nowa) (Customer accepts the post live support agreement (if new)).

Dalsza część we wpisie Metodyka Sure Step we wdrażaniu systemów Microsoft klasy ERP – MS Dynamics cz. 2.

• [1]„ Świat zmienia się.” – 50 spotkanie Krakowskiej Grupy Developerów .NET, Tadeusz Golonka – www. codeguru.pl/Data/Media/18734/KGD50_TadeuszGolonka.pptx
• [2] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [3] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [4] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [5] www.tud.ttu.ee
• [6] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [7] www.tud.ttu.ee
• [8] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [9] www.tud.ttu.ee
• [10] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [11] www.tud.ttu.ee
• [12] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [13] www.tud.ttu.ee
• [14] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [15] www.tud.ttu.ee
• [16] Microsoft Dynamics® Sure Step
• [17] Microsoft Dynamics® Sure Step

Oparte na pracy podyplomowej autora o tym samym tytule.