Wyślij zapytanie Dołącz do Sii

Bezproblemowa współpraca i możliwość udostępniania informacji stanowią szkielet każdej grupy projektowej, a w dzisiejszym świecie aplikacji, zautomatyzowanych przepływów i arkuszy kalkulacyjnych udostępnianie plików jest podstawą współpracy. Dlatego tak ważnym jest, żeby narzędzie do współdzielenia informacji było jak najlepiej dostosowane do naszych wymagań.

Obecnie istnieje ogromny wybór platform komunikacyjnych i aplikacji do zastosowania w naszej codziennej pracy. W tym artykule skupimy się na dwóch najczęściej używanych produktach: MS Teams i SharePoint Online, czyli głęboko zintegrowanymi narzędziami od firmy Microsoft.

W rzeczywistości wszystkie pliki dostępne w MS Teams są również dostępne w SharePoint, jednak narzędzia te różnią się od siebie. Patrząc z praktycznej perspektywy, możemy zauważyć pewne zawiłości i różnice w interfejsie użytkownika. Rodzi się pytanie: który z nich wybrać do udostępniania plików?

Artykuł skupia się na:

  • głównych różnicach,
  • interfejsie użytkownika,
  • sposobie zarządzania plikami, uprawnieniami oraz kosztami.

Co różni MS Teams od SharePoint?

SharePoint jest platformą internetową, która koncentruje się głównie na przechowywaniu plików i wielopoziomowej współpracy między zdecentralizowanymi zespołami. Umożliwia tworzenie witryn internetowych bez żadnej wiedzy programistycznej. Jest potężnym narzędziem, które może wspierać całą firmę za pomocą stron internetowych z różnorodną zawartością i przejrzystą nawigacją oraz, za sprawą możliwości współdzielenia dokumentów, między grupami użytkowników. 

MS Teams skupia się na wspomaganiu współpracy wewnątrz danej grupy oraz ogólnej komunikacji na poziomie przedsiębiorstwa. Współdzielenie i współpraca nie ograniczają się tylko do dokumentów, ale są rozszerzone o możliwe do zaimplementowania aplikacje takie jak:

  • MS Excel,
  • MS Forms,
  • MS Planner,
  • MS Power BI oraz znacznie więcej.

Interfejs użytkownika

W momencie tworzenia nowego zespołu w Microsoft Teams, w tle tworzona jest witryna SharePoint Online i biblioteka dokumentów o tej samej nazwie (jak widać na poniższej infografice). Witryna jest używana jako magazyn dla wszystkich plików udostępnianych również w MS Teams, więc są one dostępne z obu poziomów. Wymienione narzędzia mogą zostać wykorzystane w różnych przypadkach, a między sobą różnią się interfejsem oraz przejrzystością użytkowania.

Tworzenie nowego zespołu w MS Teams z witryną SharePoint w tle
Ryc. 1 Tworzenie nowego zespołu w MS Teams z witryną SharePoint w tle

Microsoft Teams jest o niebo lepszy do współpracy oraz udostępniania plików w przypadku zespołu, który bezpośrednio współpracuje i korzysta z materiałów w trakcie realizacji celu projektu.

Czaty, zespoły, kanały, prezentacje i rozmowy grupowe to świetny sposób na usprawnienie wymiany informacji, a udostępnianie plików za pomocą dwóch kliknięć sprzyja zwiększeniu efektywności pracy. Również ciągle zmieniające się, płynne repozytorium plików trwającego projektu jest idealnym przykładem świadczącym o tym, że to Microsoft Teams jest wyraźnie lepiej dopasowanym narzędziem.

Przestrzeń współpracy MS Teams może być oczywiście wykorzystywana jako platforma wymiany informacji w całej organizacji, ale w tym wypadku kolekcja witryn SharePoint jest zdecydowanie lepszym wyborem. Dostosowana i o wiele wygodniejsza do tego typu współpracy platforma SharePoint, dzięki przejrzystej nawigacji w witrynach oraz ogromie dostępnych funkcjonalności, wydaje się być idealnym rozwiązaniem w przypadku chęci dzielenia się informacjami firmowymi. Nada się również do przechowywania dokumentów ogólnofirmowych oraz tworzenia stron z konfigurowalną zawartością.  Docenią ją zespoły o dowolnej wielkości.

Sposób zarządzania plikami

Dostęp do swoich plików możesz uzyskać na różne sposoby:

  • za pośrednictwem Microsoft Teams – możesz to zrobić poprzez wybranie zakładki o nazwie „Pliki” na górnym pasku na danym kanale. Tutaj znajdują się wszystkie pliki, foldery i inne dokumenty. W każdym momencie możesz tworzyć, przesyłać, edytować i pobierać interesujące Cię pliki.
Widok dostępnych plików w MS Teams
Ryc. 2 Widok dostępnych plików w MS Teams
  • przy użyciu SharePoint – jeśli chcesz uzyskać dostęp do swoich plików, przejdź bezpośrednio do witryny. Typowy adres URL ma następującą strukturę: https://<nazwa-tenanta>.sharepoint.com/sites/<nazwa-zespołu>/Shared%20Documents/<nazwa-kanału>. Twoja witryna powinna również być widoczna na stronie głównej SharePoint Online. Analogicznie do w MS Teams tutaj również możesz zarządzać swoimi plikami w dowolnym momencie.
Dostępne pliki w SharePoint online
Ryc. 3 Dostępne pliki w SharePoint

Uprawnienia

Uprawnienia chroniące dostęp do plików są bardzo ważne w każdej organizacji. W MS Teams oraz SharePoint działają one bardzo podobnie. Każdy użytkownik ma dostęp tylko do tych plików z grup lub zespołów, których jest częścią.

W przypadku konieczności zawężenia uprawnień do minimum SharePoint umożliwia taką opcję poprzez tworzenie niestandardowych grup oraz konfiguracji szczegółowych ustawień. Należy jednak pamiętać o tym, że nie jest to dobra praktyka.

Zdecydowanie lepiej korzystać z grup lub kanałów utworzonych za pośrednictwem MS Teams. Dzięki temu dużo łatwiej jest kierować współpracą, ponieważ sam proces zarządzania uprawnieniami jest przyjazny dla użytkownika. Wystarczy stworzyć prywatny zespół lub grupę, żeby następnie w nich dodać prywatny kanał i w ten sposób szczegółowo kontrolować uprawnienia.

Cennik

Jeżeli chodzi o cennik, Microsoft Teams jest darmowy, co może odpowiadać małym firmom, jednakże wiąże się to z pewnymi ograniczeniami. Dla każdego użytkownika przewidziano limit 5 GB magazynowanych plików, co dosyć szybko może okazać się niewystarczającą ilością, szczególnie w przypadku uczestnictwa pracowników w wielu projektach. Liczba użytkowników na pojedynczym spotkaniu również jest ograniczona. Ponadto, darmowa subskrypcja nie zapewnia wsparcia technicznego przez cały czas.

Poza tym wszystko sprowadza się do pakietów, które zaprezentowane są niżej. 

Cennik dla płatnej i bezpłatnej wersji MS Teams
Ryc. 4 Cennik dla płatnej i bezpłatnej wersji MS Teams
Cennik i różnice między M365 Business Basic a M365 Business Standard
Ryc. 5 Cennik i różnice między M365 Business Basic a M365 Business Standard

SharePoint nie ma darmowej wersji, a koszt najtańszej zaczyna się od 6 dolarów za użytkownika miesięcznie. Można również wybrać wersję rozszerzoną. Jej koszt to 12,50 dolara. Zyskujemy inne interesujące opcje związane z zasadami zapobiegania utraty danych czy większe limity dla przechowywania plików w chmurze. 

Funkcje Microsoft Teams oraz SharePoint, które warto znać

Microsoft TeamsSharePoint
1. Funkcje współpracy w czasie rzeczywistym: połączenia wideo, czaty błyskawiczne, kanały, jednoczesna edycja dokumentów itp.
2. Bezpośrednie powiązanie z innymi aplikacjami Microsoft 365.
3. Zespoły mogą być publiczne (otwarte dla każdego w organizacji) lub prywatne (zarządzane członkostwo).
1. Ma dostęp do pewnych dodatkowych opcji plików (nie zawsze dostępnych w MS Teams) takich jak wersjonowanie czy zaawansowane polityki dotyczące utraty danych.
2. Współautorstwo dokumentów przy użyciu aplikacji pakietu Office w wersji online.
3. Posiada świetną funkcję wyszukiwania, która pomaga w odnajdywaniu plików.
4. Możliwość osadzania aplikacji Power Apps bezpośrednio na stronach witryny.
5. Wykorzystanie Office 365 Groups do kontroli dostępu w witrynach zespołu lub konfiguracja bardziej rozbudowanych uprawnień dla witryn i dokumentów.

Podsumowanie

Wybór między Microsoft Teams a SharePoint powinien zostać podjęty na podstawie wielkości struktury, w której będzie odbywała się praca. Obie te platformy dają ogromne możliwości pod względem wymiany informacji, jednak różnice pojawiają się w interfejsie.

Interfejs Microsoft Teams dużo lepiej sprawdzi się przy projektach, w których nie ma zbyt głębokiej pionowej hierarchii, i które opierają się na bezpośredniej komunikacji. SharePoint jest dużo lepszy do wykorzystania w ogólnofirmowej komunikacji: udostępniania newsów, listy zadań, jednoczesnej edycji dokumentów czy przechowywanie (z zasady) nieedytowalnych plików takich jak firmowe dokumenty lub pisma. Ostatecznie najlepszym wyborem jest używanie obu tych narzędzi w różnym stopniu.

By lepiej zaprezentować różnice w wyborze między SharePoint a Microsoft Teams, można zwrócić uwagę na drzewko decyzyjne przedstawione poniżej:

MS Teams czy SharePoint?
Ryc. 6 MS Teams czy SharePoint?

Ocena:
Autorzy
Avatar
Jakub Pater

Konsultant w centrum kompetencyjnym Microsoft 365 w Sii Polska. Na co dzień zajmuje się tworzeniem rozwiązań chmurowych w oparciu o SharePoint i Power Platform. Prywatnie miłośnik gier komputerowych i sportu.

Avatar
Mateusz Olejnik

Junior consultant Microsoft 365, nowy w branży i ciekawy wszystkich jej aspektów. Pracował z SharePointem, PowerApssami, PowerBI oraz innymi podobnymi technologiami. Zawsze chętny do nauki.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Może Cię również zainteresować

Pokaż więcej postów

Bądź na bieżąco

Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje ze świata Sii.

Otrzymaj ofertę

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Sii, skontaktuj się z nami.

Wyślij zapytanie Wyślij zapytanie

Natalia Competency Center Director

Get an offer

Dołącz do Sii

Znajdź idealną pracę – zapoznaj się z naszą ofertą rekrutacyjną i aplikuj.

APLIKUJ APLIKUJ

Paweł Process Owner

Join Sii

ZATWIERDŹ

This content is available only in one language version.
You will be redirected to home page.

Are you sure you want to leave this page?