Wyślij zapytanie Dołącz do Sii

Pisząc ten artykuł, chciałam przybliżyć czytelnikowi proste narzędzie do ustrukturyzowania Retrospektyw. Jest nim model fazowy. Zastosowanie go ułatwi drogę zespołu do odkrycia najważniejszych obszarów do udoskonalenia.

Przeprowadzenie dobrej Retrospektywy po zakończeniu Sprintu jest sporym wyzwaniem. Wydarzenie powinno odpowiadać na potrzeby zespołu i być do niego dostosowane. Jednocześnie – powtarzanie takiej samej Retrospektywy może być męczące i mało efektywne. Zwłaszcza na samym początku drogi jako Scrum Master można pogubić się w gąszczu informacji i propozycji. Co wybrać? Od czego zacząć?

Pozwolę sobie zaproponować – tym razem zacznijmy od podstaw.

Czym jest Retrospektywa i jakie są jej cele?

Zanim zaczniemy wspólnie zgłębiać model fazowy, wróćmy do korzeni i przypomnijmy sobie jak Retrospektywę definiuje Scrum Guide:

“Celem Sprint Retrospective jest planowanie sposobów na podniesienie jakości i efektywności.

Scrum Team sprawdza, jak przebiegał ostatni Sprint w odniesieniu do osób, interakcji, procesów, narzędzi oraz Definicji Ukończenia. Sprawdzane elementy często różnią się w zależności od specyfiki pracy. Ujawnia się założenia, które doprowadziły zespół do błędnych wniosków, bada się także ich pierwotną przyczynę. Scrum Team omawia to, co poszło dobrze w trakcie Sprintu, jakie problemy się pojawiły, a także w jaki sposób te problemy zostały (lub nie zostały) rozwiązane.

Scrum Team określa zmiany najbardziej pożądane pod kątem poprawy swojej efektywności. Najbardziej znaczące usprawnienia wprowadza się jak najszybciej. Można je wręcz włączyć do Sprint Backlogu na kolejny Sprint.”

Głównym celem Retrospektywy jest odnalezienie obszarów do poprawy w kontekście jakości i efektywności zespołu. Aby wprowadzić zmiany, które rzeczywiście rozwiązują dany problem, musimy dotrzeć do przyczyny tego problemu. W przeprowadzeniu dogłębnej analizy może pomóc nam właśnie model fazowy.

Czym jest model fazowy Retrospektywy?

Model fazowy został przedstawiony w książce Esther Derby i Diany Larsen „Agile Retrospectives: Making Good Teams Great”, a następnie rozwinięty przez Marca Loefflera w pozycji „Agile. Retrospektywy w zarządzaniu standardami”.

Z mojej perspektywy sam model fazowy jest narzędziem, które pomaga nam w ustrukturyzowaniu wydarzenia wieńczącego każdy Sprint we freamworku Scrum. Jak wynika z moich osobistych doświadczeń (i doświadczeń osób opisanych we wspomnianych książkach), podejście takie przyczynia się do efektywniejszego, skoncentrowanego na udoskonaleniach przeprowadzaniu Retrospektywy.

Z jakich elementów składa się Model fazowy?

Model fazowy składa się z następujących po sobie faz:

  • Ustawienie sceny.
  • Sprawdzanie hipotez.
  • Zbieranie danych.
  • Generowanie spostrzeżeń.
  • Definiowanie eksperymentów.
  • Zamknięcie.
Model fazowy w kontekście czasu
Ryc. 1 Model fazowy w kontekście czasu

Fazy te są powtarzane w czasie każdej Retrospektywy. Dzięki temu, łatwiej jest wprowadzić elementy, których zespół może się spodziewać. Jasna agenda powoduje, że członkowie zespołu mogą przygotować się do spotkania. Rytm nadany przez poszczególne fazy i powtarzalność mogą pozytywnie wpływać na umiejętność skupienia się na spotkaniu. Jednocześnie poszczególne fazy można modyfikować (bez straty na wypracowanym rytmie), aby kolejne Retrospektywy nie były zbyt monotonne.

A teraz przejdźmy do omówienia poszczególnych faz.

Ustawienie sceny

Tak jak w każdym wypracowaniu liczy się dobry wstęp, tak samo ważne jest odpowiednie rozpoczęcie Retrospektywy. Faza ta ma na celu oderwanie członków zespołu od bieżących spraw i pomoc w skupieniu uwagi w trakcie Retrospektywy.

Co możemy zrobić, żeby to osiągnąć? Na przykład poprosić każdego o powiedzenie jednej ciekawostki o sobie. Taka krótka aktywność zmusi uczestników do zabrania głosu. Jest to szczególnie istotne, gdy zespół się poznaje, ponieważ pozwala przełamać lody pomiędzy poszczególnymi osobami.

Dobrze jest też powitać zespół i podziękować mu za uczestnictwo, a następnie omówić cel i plan wydarzenia. To jest też dobry moment, żeby przypomnieć zasady współpracy. Pomoże to wszystkim członkom zespołu poczuć się bezpiecznie i pewnie. A w przypadku, gdy ktoś celowo ignoruje zasady – na przykład odpowiada na maile w trakcie spotkania – ułatwi wyegzekwowanie tych zasad.

Sprawdzenie hipotez

W tej fazie zespół sprawdza, jaki efekt przyniosły propozycje usprawnień (eksperymentów), przyjęte w trakcie poprzedniej Retrospektywy. Weryfikujemy, czy otrzymane efekty pokrywają się z naszymi hipotezami. Hipotezą nazywamy nasze przypuszczenie, co może się zdarzyć, jeżeli wykonamy dany eksperyment (wprowadzimy usprawnienie).

Dzięki takiemu zweryfikowaniu naszych oczekiwań i osiągniętych rezultatów możemy zobaczyć, czy udało nam się rozwiązać poprzednio omawiany problem, czy może on nadal występuje. Gdy problem nadal występuje lub poprawa jest niewielka, jest to dobry temat do dalszej, pogłębionej dyskusji.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której zespół w trakcie poprzedniej Retrospektywy zauważył problem z zalegającymi code review. Zaproponowali rozwiązanie, w którym osoba, która prosi o review mówi o tym w trakcie Daily. Po ukończeniu kolejnego Sprintu okazało się, że jest trochę lepiej, ale problem nadal nie jest rozwiązany. Musimy poszukać innego źródła problemu. Gdybyśmy nie zweryfikowali hipotezy, problem mógłby zostać zapomniany (do czasu).

Ta część w trakcie pierwszej Retrospektywy zespołu nie występuje.

Zbieranie danych

Naszym celem w tej części będzie zebranie informacji dotyczących okresu omawianego w trakcie Retrospektywy. Istotne jest jasne i czytelne określenie ram czasowych, aby każda osoba z zespołu miała dobry punkt odniesienia.

Jakie dane zbieramy? Przede wszystkim:

  • fakty i wydarzenia,
  • osobiste doświadczenia,
  • liczby,
  • kwestie emocjonalne.

Wiele rzeczy, które miały miejsce w trakcie omawianego okresu, może mieć znaczenie i wpłynąć na postrzeganie tego czasu przez zespół.

Zbieranie danych można przeprowadzić w różny sposób, na przykład tak jak proponuje w swojej książce Marc Loeffer przy pomocy osi czasu. W tym przypadku członkowie zespołu wypisują ważne wydarzenia, obserwują relacje pomiędzy tymi wydarzeniami i uzupełniają je o swoją perspektywę.

Gdy już zebraliśmy wszystkie wydarzenia możemy przejść do kolejnej fazy.

Generowanie spostrzeżeń

Ten element polega na próbie zrozumienia kontekstu sytuacji oraz dojścia do przyczyn danych wydarzeń. Najważniejszym pytaniem w tej fazie jest „dlaczego”.

Faza ta jest bardzo ważna i pomaga zagłębić się w problem, dojść do jego źródła. Dopiero gdy zrozumiemy przyczynę, jesteśmy w stanie znaleźć dobre rozwiązanie.

W jaki sposób możemy dojść do sedna problemu? Warto wykorzystać metodę „5 razy dlaczego” (ang. 5 Whys lub 5W). Zaczynamy od ogólnego pytania, dlaczego dana sytuacja występuje. Po uzyskaniu odpowiedzi ponawiamy pytanie już bardziej szczegółowo. Aby lepiej zrozumieć metodę pięciu pytań, zobacz przykład:

Metoda 5 razy dlaczego na przykładzie
Ryc. 2 Metoda 5 razy dlaczego na przykładzie

Znajdywaniem rozwiązań na najważniejsze problemy zajmiemy się w kolejnej części.

Definiowanie eksperymentów

Zebraliśmy już wszystkie wydarzenia, przeanalizowaliśmy je i wydaje nam się, że znamy ich przyczynę. Teraz pozostało nam wymyślić, jak można byłoby rozwiązać te problemy. I na tym skupiamy się w fazie definiowania eksperymentów.

Każdy może zaproponować eksperyment mający na celu rozwiązanie omawianych problemów. Propozycji zmian może być więcej, ale zespół powinien skoncentrować się na kilku wybranych. W następnej iteracji mamy przecież ograniczony czas i zasoby. Dodatkowo, wprowadzenie wielu zmian na raz utrudni weryfikację, które eksperymenty rzeczywiście zadziałały.

W jaki sposób wybrać eksperymenty? Można użyć do tego głosowania, w którym każdy członek zespołu ma określoną liczbę głosów. Przy wypisanych propozycjach eksperymentów poszczególne osoby zostawiają swoje głosy – na przykład przy pomocy kropek, które później zliczymy.

Na tym etapie równie ważne jak wybranie eksperymentów jest stworzenie dla nich hipotezy. Dzięki precyzyjnemu określeniu, jaki efekt spodziewamy się uzyskać dzięki wprowadzonej zmianie, łatwiej nam będzie określić czy podjęte działania były skuteczne.

Przykładem miarodajnej hipotezy może być: Liczba code review w toku zmniejszy się do 3 lub mniej.

Zamknięcie

Po wybraniu eksperymentów i przypisaniu do nich hipotez przechodzimy do podsumowania całego spotkania. Przedstawiamy plan działania i kolejne kroki, które podejmiemy, aby przeprowadzić eksperymenty.

Po co powtarzamy przyjęte ustalenia? Wyobraźmy sobie sytuację, w której część zespołu inaczej zrozumiała wybrany eksperyment. Powtórzenie przyjętych kroków pozwoli szybko to zweryfikować i zapobiec nieporozumieniom.

To jest też moment, w którym warto docenić wkład każdego w wypracowane propozycje rozwiązań! I jest to właśnie ostatnia faza: zamknięcie Retrospektywy.

Model fazowy z lotu ptaka

Aby uporządkować w głowie założenia modelu fazowego przygotowałam krótkie streszczenie.

Najpierw ustawiamy scenę, witamy się i odrywamy od codziennych obowiązków. Następnie sprawdzamy hipotezy z poprzedniej Retrospektywy i oceniamy, czy osiągnęliśmy zakładany cel. Jeżeli nie, to możemy kontynuować omawianie wątku w dalszych fazach i spróbować dojść do sedna problemu.

Kolejno zbieramy dane i generujemy spostrzeżenia w oparciu o nie. Dopiero na ich podstawie możemy uzyskać kompletny obraz omawianego przedziału czasowego, a wygenerowane spostrzeżenia mogą być bardziej dogłębne i trafne.

Następnie skupiamy się na zdefiniowaniu eksperymentów. Pamiętajmy, by wybrać te najważniejsze.

I gdy już przeszliśmy przez te wszystkie fazy, następuje zamknięcie i przypomnienie przyjętych kroków.

Kilka słów na koniec

Podsumowując, opisany model pomaga usystematyzować Retrospektywę, skupić uwagę zespołu na głębszym analizowaniu problemów i docieraniu do ich źródeł. Usystematyzowanie Retrospektyw pomoże nadać rytm temu wydarzeniu.

Nie zapominajmy, że każdą z faz można dodatkowo zmieniać i dostosowywać wedle potrzeb zespołu. Daje nam to duże pole do popisów i uatrakcyjnienia kolejnych spotkań.

Czy korzystasz z modelu fazowego w trakcie swoich Retrospektyw? Jakie masz zdanie na temat tego modelu? Jakie widzisz plusy i minusy? Podziel się swoją opinią w komentarzach pod artykułem.

 

***

A jeśli chcesz uatrakcyjnić Retrospektywę, sprawdź co proponuje nasza ekspertka.

Ocena:
Autor
Avatar
Roksana Kowalczyk

Na co dzień Scrum Master w dwóch zespołach działających w branży medycznej. Scrum przewijał się przez ostatnie cztery lata jej życia, ale mocniej związała się z nim dopiero rok temu. Od tego czasu nieustannie rozwija się i dokształca w tym kierunku m.in. zdobywając certyfikat PSMI. W wolnych chwilach lubi poznawać świat i próbować różnej kuchni. Jeżeli nie może aktualnie gdzieś jechać, to zwiedza dzięki czytaniu reportaży.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

  • Bardzo pomocny artykuł – polecam wypróbować każdemu SM-owi ten model podczas kolejnego Retro i się samemu przekonać jakie efekty i korzyści to przyniesie dla zespołu 🙂

Może Cię również zainteresować

Pokaż więcej postów

Bądź na bieżąco

Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje ze świata Sii.

Otrzymaj ofertę

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Sii, skontaktuj się z nami.

Wyślij zapytanie Wyślij zapytanie

Get an offer

Natalia Competency Center Director

Dołącz do Sii

Znajdź idealną pracę – zapoznaj się z naszą ofertą rekrutacyjną i aplikuj.

APLIKUJ APLIKUJ

Join Sii

Paweł Process Owner

ZATWIERDŹ

This content is available only in one language version.
You will be redirected to home page.

Are you sure you want to leave this page?