Zaprezentowany poniżej model uprawnień może zostać wykorzystany dla aplikacji Dynamics CRM 2013 SP1, CRM 2015, CRM 2016, Dynamics 365.
W najprostszym rozumowaniu mechanizm ten pozwala na dostęp do rekordów konta i rekordów podrzędnych ściśle określonym użytkownikom. Wykorzystanie tego modelu uprawnień jest przydatne przy dostępie do danych wrażliwych.
Biznesowe przypadki użycia
- Użytkownicy mają dostęp tylko ściśle określonej bazy klientów, tylko do określonych rekordów klienta.
- Doradcy mogą edytować tylko swoich klientów.
- Kierownictwo handlowców może edytować klientów swoich podwładnych. Kierownik jest zdefiniowany dla każdego doradcy.
- Doradcy są wspomagani przez asystentów, którzy mogą wspomagać wielu doradców. Asystenci są także przypisani do różnych doradców relacją N:N.
Wykorzystane narzędzia
- Team Access (szablon zespołu ds. kontaktów z klientami).
W tym przypadku jest zdefiniowany dostęp na poziomie dołączania, odczytu i edycji.
- Mechanizm przypisywania (właściciel).
Zmiana właściciela powoduje nadanie dostępu przewidzianego w rolach uprawnień oraz powoduje uruchomienie kaskadowości przypisywania.
- Kaskadować przypisywania w relacja 1:N.
Typ zachowania w relacji, przykładowo konto jest nadrzędne do oferty, oferta jest nadrzędna do produktu oferty, kontrakt jest podrzędny do konta więc wszystkie rekordy ofert, produktów ofert oraz kontraktu zostaną przypisane do nowego właściciela konta.
- Custom HTML pozwalający wybrać doradców i podległych mu asystentów.
- Plugin dodający użytkowników do Team Access.
Sposób działania
Doradcy mający dostęp do karty klienta muszą widzieć przykładowo: rekord klienta, podległe mu kontakty, działania, oferty, zamówienia.
Przypisywaniem kont do doradców zajmuje się koordynator który ma odpowiednie uprawnienia do przypisywania. Na formularzu konta lub na liście kont na wstążce umieszczony jest customowy przycisk Przypisz, po uruchomieniu dostępne jest okno HTML gdzie można wybrać doradcę i asystenta, można ich wyszukać za pomocą standardowego widoku wyszukiwania rekordów. Po wyborze i zatwierdzeniu przyciskiem OK, doradca jest dodawany jako właściciel konta (ownerid).
Przypisanie rekordu konta do użytkownika powoduje uruchomienie kaskadowości przypisania rekordów podległych.
Następnie customowy mechanizm (plugin) dodaje doradcę, jego kierownika oraz asystenta do grida Team Access.
Kaskadowość przypisywania rekordów podległych oraz dodanie powyższych użytkowników do Team Access powoduje że mają oni dostęp do karty klienta, czyli do ofert, zamówień, kontraktów, działań, konkretnego konta.
Podsumowanie
Zaletami tego rozwiązania są pełny dostęp do ściśle określonych danych, oczywiście jest to zależne jak zdefiniujemy kaskadowość przypisywania rekordów oraz strukturę użytkowników. Natywny mechanizm Team Access szybko nadaje dostępy i można w szybki sposób zarządzać tymi dostępami gridem Team Access na koncie.
Należy uważać na głębokość przypisywania rekordów w kaskadowości, im więcej encji w dół tym przypisywanie będzie się dłużej wykonywać. Zalecane jest 5 encji w dół.
Zostaw komentarz