Przepływy pracy są narzędziem automatyzującym procesy biznesowe. Dobrze zaprojektowane procesy pozwalają oszczędzić czas, zapewnić spójność informacji, wesprzeć archiwizację dokumentów czy wyręczyć pracownika, który nie musi już zwracać się osób odpowiedzialnych za konkretne dokumenty. Przyspieszenie procesowania dokumentów ułatwia pracę osobom zatrudnionym w firmie oraz zmniejsza koszty prowadzenia biznesu.
Forma papierowa
Wyobraźmy sobie hipotetyczny proces akceptacji wniosku urlopowego. Potencjalny pracownik musi otrzymać zgodę team leadera, przełożonego oraz administracji. Pracownik, który nigdy nie składał takiego wniosku, będzie musiał zapytać team leadera gdzie i do kogo taki wniosek musi zanieść. Wniosek w formie papierowej będzie wędrował z rąk do rąk, więc łatwo można go zgubić, a pracownik będzie musiał poświęcić dużo czasu na przemieszczanie się między pokojami. A co jeśli pracownicy są rozproszeni po kilku miastach lub biurach? Wnioskowanie jest wówczas znacznie utrudnione.
Elektronicznie
Z pomocą przychodzi SharePoint oraz mechanizm przepływów pracy. Wystarczy, że pracownik poprzez przeglądarkę otworzy wewnętrzną sieć firmową, a następnie wybierze wniosek urlopowy. Pracownik nie musi znać mechanizmu, który się za tym kryje. Dostaje gotowy formularz, który po uzupełnieniu jest automatycznie wysyłany do wcześniej zdefiniowanej osoby.
Takie rozwiązanie sprawia, że wszystkie wnioski są zebrane w jednym miejscu. Pracownik może z łatwością prześledzić historię swoich urlopów oraz nie musi się martwić o to, kto jest odpowiedzialny za jego wniosek, a w razie nieobecności zwierzchnika, mechanizmy przepływów pracy pozwalają ustawić zastępstwa.
Czyż nie jest to doskonała alternatywa do papierowych wniosków? Oszczędzamy czas, miejsce potrzebne na składowanie dokumentów, artykuły biurowe, a co za tym idzie – pieniądze. A to nie wszystko, na co pozwalają przepływy pracy.
Modelowanie procesów biznesowych
Microsoft SharePoint pozwala na tworzenie własnych przepływów pracy przy użyciu programu SharePoint Designer. Należy jednak zauważyć, że program ten jest mało intuicyjny, a tworzenie złożonych przepływów jest bardzo czasochłonne.
Pomocne okazują się niestandardowe rozwiązania, takie jak Business Process Suite firmy WEBCON. Jest to narzędzie, który wykorzystuje własny mechanizm przepływów pracy, niezależny od przepływów SharePoint.
WEBCONBPS posiada własny designer przepływów pracy. Program ten jest bardziej intuicyjny niż SharePoint Designer, jednak mimo to niektóre funkcje są umieszczone w dosyć nieprzewidywalnych miejscach. Wynika to zapewne z liczby funkcji, jakie ten program udostępnia.
Zapewne zastanawiasz się, dlaczego opisuję właśnie ten program? Odpowiedź jest prosta: posiada on funkcje, które sprawiają, że praca z tym narzędziem jest łatwa, a modelowanie procesów biznesowych przyjemne.
Własny silnik przepływów pracy
WEBCON BPS posiada własny silnik przepływów pracy. Nasuwa się zatem pytanie: po co? Czy coś jest nie tak z silnikiem SharePointa?
Silnik przepływów pracy SharePoint jest w porządku, ale może być lepiej. Firma WEBCON przygotowała innowacyjny silnik, wzbogacając go o funkcję, która wyróżnia ten produkt na tle konkurencji. Każda zmiana wprowadzona w przepływie pracy jest od razu dostępna na SharePoincie! Wystarczy odświeżyć okno przeglądarki, a wszelkie modyfikacje są od razu widoczne. Ponadto zmiany są wykonywane również na istniejących procesach.
Przepływy pracy SharePoint nie posiadają takiego udogodnienia. Po wprowadzeniu zmian jesteśmy zmuszeni przerwać wszystkie aktywne procesy, aby zostały one zaktualizowane.
Kto na tym zyskuje? Każdy!
- Administrator – w łatwy sposób może projektować i modyfikować procesy,
- Business – jeśli zajdzie konieczność wprowadzenia zmian w procesie, który jest intensywnie wykorzystywany, nie ma problemów z aktualizacją i nie ma potrzeby kasowania aktywnych przepływów,
- Użytkownicy – nie są zmuszeni do ponownego wypełniania formularzy po aktualizacji procesu.
Matryca atrybutów
Wyobraź sobie przepływ pracy składający się z ponad pięciu kroków. Do takiego procesu musisz dodać siedem nowych pól formularza. Teraz musisz w każdym kroku z osobno określić, czy dane pole jest widoczne, czy można je edytować. By usprawnić tak skomplikowane operacje, WEBCON stworzył matrycę atrybutów, która pozwala w kilka sekund zdefiniować jakie pola są widoczne w każdym z kroków.
WEBCON BPS posiada znacznie więcej ciekawych funkcji. Pozwala na operacje na załącznikach SharePoint, obsługuje kontrolę wersji, wizualizację procesów oraz wiele więcej ciekawych funkcji. Po szczegóły odsyłam do strony producenta.
Podsumowując
Postanowiłem opisać ten produkt, ponieważ jest to bardzo ciekawe narzędzie używane na całym świecie, a rozwijane w Krakowie. Pracując z kolejnymi wersjami produktu, widzę jak wprowadzane są nowe funkcje, które pozwalają modelować coraz lepsze procesy biznesowe. W najbliższym czasie możesz się spodziewać, drogi Czytelniku kolejnych postów na temat WEBCON BPS, w których przedstawię nowości wprowadzone w tym systemie.
Zachęcam Cię też do odwiedzenia naszej strony ofertowej oraz strony firmy WEBCON.
Linki
Zostaw komentarz