Wyślij zapytanie Dołącz do Sii

Liczba projektów realizowanych na świecie przez różne organizacje jest ogromna. Nie dziwi więc to, że część z nich kończy się porażkami. Niezależnie od tego, do jakich wyników badań sięgniemy, tylko około 30-40% projektów kończy się pełnym sukcesem. Natomiast około 15-20% projektów kończy się porażką.

Co ciekawe, na przestrzeni lat, mimo zmian metodyk pomiaru, powstawania nowych narzędzi czy metodyk zarządzania projektami, nie widać większych różnic w udziale projektów zakończonych porażką w ich ogólnej liczbie. Potwierdzenie tych słów można znaleźć m.in. w wynikach zaprezentowanych w „Chaos Report 2015” przygotowanym przez The Standish Group.

Kiedy projekt uznaje się za porażkę?

Projekt staje się porażką, gdy nie dostarcza tego, co było wymagane w uzgodnionym budżecie i czasie. Jednak w większości przypadków to interesariusze decydują o tym, czy projekt zakończył się sukcesem czy porażką na podstawie własnej oceny i zadowolenia z jego wyniku.

Przyczyny porażek w projektach

Przyczyn potencjalnych niepowodzeń można wymienić wiele. Dlatego właśnie ważne jest, aby zachować czujność i realizować zadania w taki sposób, żeby nie powstawały kolejne. Poniżej przedstawię niektóre z głównych powodów, dla których projekty się nie udają. Zestawienie, tak jak i kolejność elementów, powstały na podstawie moich doświadczeń, ale także na podstawie informacji z branżowych artykułów.

Niejasny cel

Około 37% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu niejasnych celów i kamieni milowych. Jeśli kierownik projektu nie ma jasnego celu projektu, nie będzie w stanie zdefiniować jego zakresu, rozdzielić zasobów, a przede wszystkim go utrzymać.

Ponadto, jeśli cel zmieni się po drodze, to zespół będzie miał trudności z jego osiągnięciem. Firmy, które nie określają jasnych celów i zadań dla pracowników, marnują znaczną część swojego czasu i wysiłków. Nieprecyzyjne cele prowadzą do niejasnych metod operacyjnych i do ostatniej chwili nie zauważa się, że projekt zbacza z toru.

Komunikacja

Według badania PMI, nieefektywna komunikacja jest główną przyczyną niepowodzeń projektów w jednej trzeciej przypadków. Dzieje się tak, ponieważ bez skutecznej komunikacji członkowie zespołu nie są w stanie efektywnie ze sobą współpracować. I nic dziwnego: jak dostarczać wysokiej jakości wyniki, jeśli każdy ma własne rozumienie projektu?

Niezależnie od tego, czy chodzi o kierownictwo wyższego szczebla, zespół, użytkowników, czy innych interesariuszy, nieodpowiednia lub słaba komunikacja jest główną przyczyną niepowodzenia projektu. Każdy powinien mieć swobodę zgłaszania się, wyrażania swoich obaw lub przedstawiania sugestii i bycia wysłuchanym. Kiedy wszyscy rozumieją zadania, a projekt jest przejrzysty, praca przebiega optymalnie.

Wśród głównych przyczyn niepowodzeń w komunikacji w organizacjach można wymienić:

  • brak polityki komunikacyjnej,
  • brak zaangażowania interesariuszy,
  • brak wzajemnego zrozumienia wśród pracowników,
  • założenie menadżerów, że komunikacja miała miejsce, gdy tak nie jest.

Niewłaściwie zdefiniowany zakres lub wymagania

Zakres projektu określa wszystko to, co będzie, ale także to, co nie będzie realizowane. Źle zdefiniowany (niejasno określony, udokumentowany lub kontrolowany) skutkuje pełzaniem zakresu, czyli niekontrolowanymi, ciągłymi zmianami w projekcie. Jest to zjawisko postrzegane negatywnie i należy go unikać, gdyż projekt ze źle zdefiniowanym zakresem ma duże ryzyko niepowodzenia i napotkania szeregu problemów, takich jak niespełnienie oczekiwań klienta.

Ponadto, ciągłe zmiany wymagań w trakcie trwania projektu prowadzą do obniżenia wydajności pracowników, słabnącej odpowiedzialności klienta, dłuższych terminów oraz wyższych kosztów realizacji.

Interesariusze

Interesariusze mają bezpośredni „interes” projektowy, dlatego obowiązkiem kierowników projektów jest identyfikacja wszystkich osób i komunikowanie się z nimi na czas, bez żadnych opóźnień. Interesariusze musza być świadomi postępów w projekcie, a pominięcie ich w procesie informowania może zwiększyć prawdopodobieństwo niepowodzenia projektu.

Istnieje wiele przyczyn złego zarządzania interesariuszami, do których najczęściej zaliczyć można zbyt wąskie bądź też niewłaściwe definiowanie interesariuszy. Niezaangażowani interesariusze mogą stać się „przeszkodami” na drodze do sukcesu projektowego, podobnie jak ci, którzy ukrywają własny interes.

Brak zaangażowania interesariuszy, a w szczególności sponsora projektu, skutkować będzie brakiem odpowiedniego wsparcia grupy realizującej projekt. Finalnie, menadżerowie projektów mogą zostać sami w zmaganiach z problemami projektowymi, konfliktami interesariuszy, a także brakiem współpracy ze strony menedżerów zasobów, użytkowników systemu, członków zespołu i innych działów wsparcia.

Kierownik projektu

Choć niechętnie się do tego przyznają, sami profesjonaliści projektowi mogą być głównym powodem niepowodzenia projektów. Niektórym brakuje wykształcenia lub doświadczenia, podczas gdy inni przyjmują niewłaściwy styl zarządzania. Niewielu kierowników projektów akceptuje odpowiedzialność, gdy projekt się nie powiedzie, a jest to pierwszy krok do uczenia się na własnych błędach.

Wśród przyczyn w tej kategorii wymieniane są także przypadkowość w wyborze kierownika projektu, co może skutkować złym zarządzaniem. Ponadto, nie wszyscy kierownicy projektów posiadają umiejętności liderskie niezbędne do owocnego kierowania zespołem.

Zespół projektowy

Często wymienianą przyczyną porażek projektowych jest zespół, który nie realizuje sprawnie zadań wchodzących w zakres projektu. Porażka bądź sukces zależy w dużej mierze od tego, czy role, odpowiedzialności i kompetencje projektowe zostały poprawnie zdefiniowane.

Brak motywacji członków zespołu czy też brak współpracy lub nawet wrogość pomiędzy poszczególnymi osobami zazwyczaj skutkują zwlekaniem z realizacją zadań, a tym samym z opóźnieniem w projekcie.

Kolejnym ważnym aspektem jest ignorowanie przez członków zespołu priorytetów zadań do realizacji bądź zmiana priorytetów, a także przyjmowanie dodatkowych zadań bez porozumienia z kierownikiem projektu.

Dostępność zasobów

Recesja zasadniczo zmieniła sposób działania organizacji. Projekty wiążą się z mniejszą liczbą zasobów, bardziej rygorystycznymi terminami, wyższymi oczekiwaniami i niższymi budżetami. Praca w środowisku o słabej matrycy tylko komplikuje sprawę, ponieważ zasoby są dzielone między więcej niż jeden projekt, a kierownik funkcjonalny często określa priorytety.

Dlatego też jednym z kluczowych aspektów decydujących o sukcesie lub porażce projektów jest odpowiednie szacowanie zasobów potrzebnych do realizacji projektu, a następnie ich zapewnienie w odpowiednim czasie, uwzględniając zależności pomiędzy nimi. Bardzo często o niepowodzeniu decyduje fluktuacja zasobów bądź też zasoby, które znikają.

Innym problemem, podobnie jak w przypadku kierownika projektu, jest niewystarczające doświadczenie niezbędne do realizacji zadań projektowych.

Planowanie projektu

Chociaż czasami pomija się jego znaczenie, brak planowania może spowodować niepowodzenie projektu. Kierownicy projektów muszą zidentyfikować:

  • kluczowe ryzyka,
  • zależności,
  • interesariuszy,
  • potrzeby w zakresie komunikacji i jakości.

Członkowie zespołu konsultacyjnego i eksperci merytoryczni pomogą zapewnić poparcie i zaangażowanie zespołu. Udany projekt zależy od właściwego, szczegółowo zdefiniowanego zakresu, ram czasowych i roli każdego członka, a także wyboru metody realizacji projektu.

W poniższym zestawieniu widać wyraźnie, że metodyki zwinne sprawdzają się lepiej, znacznie podnosząc szanse na osiągnięcie sukcesu przez projekt. Jednakże sam wybór właściwej metodyki nie zagwarantuje, że projekt nie poniesie porażki.

Dość oczywiste jest, że jeśli projekt nie zostanie wystarczająco dobrze zaplanowany i zabraknie szczegółów, to istnieje duże ryzyko, że nie odniesiemy sukcesu. Z drugiej jednak strony – zbyt szczegółowe wstępne zaplanowanie harmonogramu z datami i zasobami nieprzystającymi do rzeczywistości, skażą projekt na niepowodzenie.

Zarządzanie ryzykiem

W zarządzaniu projektami nie istnieje zerowe ryzyko, a stosunkowo niewiele z nich przebiega gładko. Bankructwo dostawcy, brak surowców, rezygnacja członka zespołu, różne awarie, to tylko kilka przykładowych przeszkód. Jeśli rozwiązanie nie zostało przemyślane na wcześniejszym etapie, taka sytuacja może szybko przerodzić się w katastrofę i doprowadzić projekt do fiaska.

Słabe zarządzanie ryzykiem może skutkować opóźnieniami w harmonogramie projektu, niezadowalającym przyjęciem przez użytkowników, przekroczeniem budżetu i niepowodzeniem działań.

Faktem jest, że żaden projekt nie przebiega idealnie i zawsze coś może pójść nie tak. Projekty charakteryzują się pewnym stopniem niepewności, a posiadanie planu zarządzania ryzykiem może zmniejszyć niepewność, a także zwiększyć prawdopodobieństwo ukończenia projektu na czas.

Monitorowanie i kontrolowanie

Monitorowanie i kontrolowanie projektów to prawdopodobnie jeden z mniej rozumianych elementów, na który kierownicy i zespoły nie zwracają należytej uwagi. Należy stale pamiętać (zgodnie z PMBOK® Guide), aby:

śledzić, przeglądać i regulować postęp projektu; zidentyfikować obszary, które wymagają zmian w planowaniu i zainicjować odpowiednie zmiany.

Choć to smutne, wielu kierowników projektów tworzy harmonogram tylko jako sztukę dla sztuki. Nawet jeśli go aktualizują, to w sposób niewłaściwy, polegający wyłącznie na wypełnieniu pola z wartością procentową dotyczącą realizacji.

Ignorowanie znaków ostrzegawczych

Zanim projekty zakończą się niepowodzeniem, często wcześniej pojawiają się oznaki ostrzegające o zbliżającej się „zagładzie”. Niestety, zdarza się, że sygnały te są ignorowane, co prowadzi do porażek projektowych.

Dzieje się tak dlatego, że członkowie zespołu boją się mówić o problemach, co może oznaczać, że nie chcą stawić im czoła. Wynika to również z tego, że zespół nie chce przyznać, że projekt się nie udaje. Prowadzi to do błędnego koła i kontynuowania pracy nad zadaniami, o których już wiadomo, że się nie powiodą. Jednakże przyczyną może być także fakt, że członkowie zespołu są zbyt zaangażowani w projekt i niechętnie się poddają, nawet jeśli jest jasne, że projekt jest skazany na niepowodzenie.

Podsumowanie

Patrząc na powyższe zestawienie, mam świadomość, że lista przyczyn jest znacznie dłuższa i dla każdego z kierowników projektów kolejność elementów będzie inna, niż zaproponowana przeze mnie.

Tworząc listę, zastanawiałam się, czy nie pokusić się o dodanie komentarza, a nawet konkretnych przykładów projektów, w których te zagrożenia wystąpiły oraz sposobu, jak można się ich ustrzec. Doszłam jednak do wniosku, że może to być materiał na kolejny artykuł. Poza tym, zanim to zrobię, chciałabym otworzyć dyskusję na temat Waszych doświadczeń i przemyśleń na powyższy temat i uzupełnić moją listę.

Czy zaliczyłam spektakularną porażkę w projekcie? Na gruncie zawodowym – jak do tej pory – nie 😉 I mam nadzieję, że to nie nastąpi. Co do porażki, może nie całkowitej, ale jednak, chyba jak każdy kierownik projektu mam jakieś na koncie, ale o tym niekoniecznie jeszcze teraz.

I na zakończenie, chyba jeden z najbardziej znanych obrazków:

***

Jeśli chcesz dowiedzieć się, dlaczego zgranie zespołu jest tak ważne w roli Project Managera, posłuchaj Justyny:

5/5 ( głosy: 7)
Ocena:
5/5 ( głosy: 7)
Autor
Avatar
Justyna Dziadosz

Posiada 20-letnie doświadczenie w branży IT w zakresie usług i operacji w różnych obszarach technologicznych takich jak systemy operacyjne, telekomunikacja, systemy lojalnościowe i automatyzacja. W pracy wykorzystuje zarówno techniczną wiedzę o projektach, jak i perspektywę biznesową. Wolny czas stara się spędzać aktywnie, a jej wieloletnią pasją jest jazda konna.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Może Cię również zainteresować

Pokaż więcej artykułów

Bądź na bieżąco

Zasubskrybuj naszego bloga i otrzymuj informacje o najnowszych wpisach.

Otrzymaj ofertę

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Sii, skontaktuj się z nami.

Wyślij zapytanie Wyślij zapytanie

Natalia Competency Center Director

Get an offer

Dołącz do Sii

Znajdź idealną pracę – zapoznaj się z naszą ofertą rekrutacyjną i aplikuj.

Aplikuj Aplikuj

Paweł Process Owner

Join Sii

ZATWIERDŹ

This content is available only in one language version.
You will be redirected to home page.

Are you sure you want to leave this page?