Sharegate – migracja nigdy nie była prostsza!

Sharegate to młoda i dynamicznie rozwijająca się firma z siedzibą w Montrealu, która stworzyła wielofunkcyjne narzędzie służące do przeprowadzania migracji danych pomiędzy różnymi wersjami SharePoint. Główną ideą przyświecającą grupie Kanadyjczyków podczas tworzenia programu była łatwość i przejrzystość obsługi. Stawiając na prostotę, zespół Sharegate podbił rynek i osiągnął międzynarodowy sukces – dzięki partnerstwom nawiązywanym z firmami informatycznymi, ich produkt cieszy się zainteresowaniem niemal na całym świecie. W Polsce zaufanym i doświadczonym partnerem Sharegate jest Sii Polska.

Inwestycja w nowy system SharePoint niesie ze sobą wiele korzyści, jednak widmo czasochłonnego odtworzenia platformy w nowym środowisku nieraz skutecznie powstrzymuje firmy przed podjęciem takiej decyzji. Dzięki Sharegate migracja poszczególnych komponentów dowolnej wersji platformy SharePoint nie sprawia najmniejszych problemów. Bez względu na to, czy operacje dotyczą wariantu on premises, Office 365 lub środowiska hybrydowego, produkt pozwala przenosić następujące rodzaje elementów spotykanych w architekturze SharePoint:

• Elementy struktury SharePoint: witryny, zbiory witryn, podwitryny, listy i biblioteki, ustawienia list, ustawienia zbiorów witryn, typy zawartości,
• Elementy zawartości: Web Parts, dokumenty, zbiory dokumentów, wersjonowanie, elementy list, widoki, metadane, customowe ustawienia kalendarzy,
• Bezpieczeństwo: indywidualne uprawnienia, poziomy uprawnień, powiadomienia, bezpieczeństwo dokumentów, grupy użytkowników,
• Przepływy pracy: przepływy „z pudełka”, formularze InfoPath, powiadomienia użytkowników, customowe ustawienia widoków i formularzy, przepływy pracy tworzone w SharePoint Designer.

Sharegate umożliwia migrację całych witryn z jednego miejsca na drugie (metoda „przeciągnij i upuść”) lub migrację każdego elementu witryny z osobna do dowolnej wersji SharePoint lub Office 365. Co więcej, integralność komponentów i ich indywidualne ustawienia nie zostają naruszone, dlatego konfiguracja nowej wersji platformy ogranicza się do minimum.

Zespół Sharegate wciąż pracuje nad nowymi rozwiązaniami w ramach oferowanych licencji. Jednym z nich jest Insane Mode, czyli tryb zwiększający prędkość migracji nawet do 10 razy, co osiągnięto poprzez optymalizację sposobu wysyłania żądań do serwerów źródłowych i docelowych w trakcie migracji. Zwiększona prędkość pozwala na redukcję kosztów, gdyż zatrudnienie dodatkowych pracowników do obsługi procesu okazuje się zbędne. Co więcej, Sharegate zapewnia nieograniczony transfer danych i nie nalicza dodatkowych opłat za przekroczenie limitów w zakresie rozmiaru wykonywanej migracji.

Kolejną przykładową funkcją jest raport w formie macierzy uprawnień, przedstawiający wszystkie uprawnienia do wszelkich elementów witryn nadane użytkownikom platformy i grupom. Całościowa wizualizacja oraz wyróżnienie elementów z indywidualnym modelem uprawnień pozwalają upewnić się, że poszczególni pracownicy mają dostęp do odpowiednich treści. Dodatkowo macierz może zostać wyeksportowana do Excela, co z pewnością ułatwia analizę zebranych informacji.

Wizja zarządzania procesem migracji rozbudowanych platform może z pozoru wydawać się niezwykle skomplikowana. Jak mieć pewność, że niestandardowe ustawienia dostosowane do potrzeb firmy nie zostaną utracone? Czy odtwarzanie wzoru uprawnień i przynależności do grup po migracji do nowej wersji jest nieuniknione? Sharegate rozwiewa wszelkie wątpliwości i gwarantuje sporą oszczędność czasu dzięki kilku prostym usprawnieniom:

• jednoczesna edycja uprawnień dla kilku kolekcji witryn: wystarczy zaznaczyć dane kolekcje i dla każdej z nich zastosować te same ustawienia,
• zarządzanie członkami grup: dodawanie lub usuwanie użytkowników na wielu witrynach jednocześnie,
• kopiowanie uprawnień danego użytkownika,
• proste usuwanie ustawień ograniczonego dostępu i „osieroconych użytkowników”,
• możliwość filtrowania raportów z audytu na podstawie dokumentów, użytkowników, dat itd.
• tworzenie własnych raportów różnego rodzaju,
• zbiorcza edycja metadanych w Bulk Metadata Editor,
• ewidencjonowanie, tagowanie, zatwierdzanie lub odrzucanie większej ilości elementów w ramach jednej czynności,
• przejrzysty proces archiwizacji poprzez eksport elementów wraz z metadanymi, kompletną historią wersji i załącznikami,
• możliwość zaimportowania zarchiwizowanych elementów do nowego środowiska.

O wysokiej funkcjonalności i uniwersalności Sharegate decyduje fakt, że program pozwala zwizualizować i edytować całą strukturę SharePoint w jednym miejscu. Wykorzystując program można nie tylko dokładnie odwzorować starą architekturę portalu, lecz także wprowadzić w niej zmiany, np. połączyć czy usunąć dane witryny. Służą temu poniższe opcje wspomagające pracę administratora SharePoint:

• Migracja ziarnista (Granular Migration) – migracja lub kopiowanie wybranego elementu między SharePoint i Office 365: List, Bibliotek, Workflows itd.,
• Migracja bez potrzeby instalowania dodatków po stronie serwera; ShareGate wspiera platformy SharePoint 2003, 2007, 2010, 2013 i Office 365,
• Import dokumentów do SharePoint z wysłaniem metadanych przez Excela,
• Eksport zawartości SharePoint do komputera oraz ściągnięcie metadanych do Excela,
• Dopasowanie list i witryn oraz zmiana ich nazwy i URL bezpośrednio w Sharegate,
• Zmiana szablonów strony podczas migracji i ich zastosowanie w środowiskach,
• Scalanie i łączenie istniejących witryn,
• Raport przedmigracyjny do podglądu błędów i ich naprawy, by mieć pewność, że właściwa migracja przebiegnie bez problemów,
• Raport pomigracyjny, pozwalający skontrolować, czy wszystko przebiegło prawidłowo. Istnieje możliwość zapisania raportów przed- i pomigracyjnych w Excelu.

Decyzję o przeniesieniu platformy SharePoint do nowego środowiska warto podjąć po przeanalizowaniu narzędzia wspomagającego, jakim jest Sharegate. Migracja z wykorzystaniem innowacyjnego oprogramowania z pewnością okaże się sukcesem i nie sparaliżuje pracy firmie. Skontaktuj się z Sii Polska i przemień smutną konieczność w prosty zabieg!