ShareGate jest uniwersalnym narzędziem do przeprowadzania migracji w obrębie środowiska SharePoint, oraz z Gdrive na SharePoint. Na temat szerokiego zastosowania ShareGate’a można przeczytać więcej w artykule Sharegate – migracja nigdy nie była prostsza! Natomiast w niniejszym tekście postaramy się skupić głównie na zastosowaniu ShareGate’a do analizy w pełni działającego serwisu SharePoint.
Załóżmy scenariusz, gdzie SP2010 został z powodzeniem wdrożony już ponad 2 lata temu, i cała dokumentacja i wiedza firmy została z powodzeniem zaimportowana do systemu. W tego typu środowiskach administratorzy często mają problem z kontrolą przyrostu danych, oraz przydzielaniem i usuwaniem uprawnień dla innych użytkowników (szczególnie jeżeli tego typu procesy mogą być także wykonywane przez standardowych użytkowników systemu).
SharePoint daje bardzo duże możliwości budowania dowolnych stron www oraz modyfikowania ich zawartości. Jednak jako samodzielne narzędzie nie ma możliwości weryfikacji konfiguracji oraz optymalnej budowy strony (szczególnie pod kątem wydajności oraz zabezpieczeń).
Z pomocą w takich chwilach przychodzi ShareGate oraz kilka wbudowanych modułów do analizy danych z serwisu SharePoint.
Raporty szablonowe
ShareGate daje możliwość przeprowadzenia szybkiej analizy serwisu SharePoint na poziomie stron, list oraz bibliotek. W ramach szablonowych raportów wbudowanych użytkownicy mogą pobierać informacje m.in. na temat:
- Wolumenu danych oraz optymalnej konfiguracji:
- list lub bibliotek z nieograniczoną ilością wersji,
- dokumenty przekraczające 5GB,
- najczęściej wykorzystywane lub niewykorzystywane strony,
- najczęściej wykorzystywane lub niewykorzystywane elementy stron,
- ilości obiektów na stronie wraz z wolumenem danych,
- strony lub jej elementy z wbudowanymi workflowami.
- Uprawnień nadanych na strony lub elementy stron, w tym:
- dedykowane i dziedziczone uprawnienia
- uprawnienia zewnętrze pochodzące spoza Active Directory,
- strony udostępniane poza wewnętrzną sieć intranet,
- użytkowników zewnętrznych mających dostęp do zasobów SP.
Wygenerowanie raportu szablonowego jest bardzo intuicyjne. W tym celu należy wybrać nazwę raportu, wskazać źródło analizy (strona, lista lub biblioteka) oraz potwierdzić realizację. Generowanie raportu dla strony www o bardzo rozbudowanym wolumenie danych trwa zaledwie kilkanaście sekund. Dodatkowo użytkownik ma możliwość zapisania raportu jako zewnętrzny plik Excel.
Raporty szablonowe mogą być także uzupełniane przez użytkowników ShareGate, którzy przy pomocy raportów dedykowanych postanawiają stworzyć swój własny szablon.
Raporty dedykowane
Kolejnym narzędziem dla bardziej wymagających użytkowników jest możliwość tworzenia raportów dedykowanych.
Użytkownicy przy budowie raportu dedykowanego mają podobne możliwości jak raport z szablonu, czyli wybór analizy strony, listy oraz biblioteki. Dodatkowo ShareGate daje możliwość zagłębienia się w szczegóły stron np.:
- pozycje i kolumny listy,
- dokumenty w bibliotece,
- użytkownicy,
- uprawnienia.
Podczas budowy własnego raportu mamy możliwość wyboru filtrów (jednego lub kilku), które mogą różnić się w zależności od wybranych opcji analizy, np.:
- przy analizie strony internetowej w zestawie dostępnych filtrów mamy m.in.: liczbę i poziom stron, wielkość, właścicieli strony, datę modyfikacji, wbudowane obiekty, dedykowane uprawnienia
- przy tworzeniu analizy dla list mamy możliwość wyboru filtrów: załącznik, opis, wzór listy, typ zawartości, wersja listy, dokumenty zawarte w liście, kolumny listy, …
Dodatkowo jak w każdym prawidłowo przygotowanym narzędziu do dedykowanego raportowania, użytkownik ma możliwość wyboru kolumn które będą wyświetlane w wygenerowanym raporcie.
W końcowej fazie użytkownikowi pozostaje wybór źródła analizy i po kilkunastu sekundach raport jest przygotowany do weryfikacji lub eksportu do pliku zewnętrznego.
W naszym zespole raporty dedykowane wykorzystywaliśmy do analizy poprawności wykonania migracji. Dzięki tej funkcjonalności, mogliśmy przygotować raport, który w szybki sposób pokazuje ilość oraz wolumen danych zarówno na stronie źródłowej, jak i stronie docelowej procesu migracji.
Raporty dedykowane przeznaczone są dla użytkowników wymagających dodatkowych danych, niekoniecznie użytkowników zaawansowanych. Kolejność wykonywania zadań jak bardzo podobna jak przy pracy na szablonie. Natomiast panel wyboru źródła analizy, filtrów czy kolumn raportu, zostały przygotowane w sposób całkowicie intuicyjny oraz niezwykle elastyczny.
Inventory report
Kolejną funkcją, szczególnie bardzo przydatną do szybkiego sprawdzania zasobów systemu, jest funkcja Inventory Report. Choć zakres konfiguracji modułu nie jest tak rozbudowany jak przy raportach dedykowanych, otrzymujemy jednak możliwość, w szybki i łatwy sposób, wyciągnąć dane dotyczące: całościowego wolumenu danych z podziałem na każdą stronę i obiekt, ilości kolekcji stron, podstron i workflowów, stron nieużywanych, a także list odpiętych dokumentów (ang. checkout documents).
Podsumowanie
ShareGate to nie tylko migracja danych. W naszej pracy często spotykaliśmy się z sytuacją, gdzie klienci zastanawiają się dlaczego jedna strona internetowa SharePoint działa szybko a inna wolno. Rozbudowane narzędzia raportowania ShareGate pozwoliły nam opracować metody dokładnej analizy dowolnego serwisu w kierunku optymalizacji i szybkości pracy. Przy wykorzystaniu ShareGate’a analiza serwisu potrafi wnieść dużo korzyści oraz zadowolenia z wykorzystania systemu SharePoint.
Zostaw komentarz