Przyczyny problem\u00f3w podczas realizacji projekt\u00f3w<\/h2>\n\n\n\n
Problemy wielu kierownik\u00f3w projekt\u00f3w maj\u0105 r\u00f3\u017cne \u017ar\u00f3d\u0142o. W poni\u017cszej, skr\u00f3conej li\u015bcie, ich cz\u0119\u015bci\u0105 wsp\u00f3ln\u0105 jest aspekt czasu:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Przyj\u0119cie nierealnego terminu realizacji projektu.<\/li>\n\n\n\n
- B\u0142\u0119dne, przeszacowane za\u0142o\u017cenie dotycz\u0105ce czasu potrzebnego na wykonanie poszczeg\u00f3lnych zada\u0144.<\/li>\n\n\n\n
- Zdenerwowanie pracownik\u00f3w, od kt\u00f3rych wymaga si\u0119 pracy nad wieloma rzeczami r\u00f3wnocze\u015bnie.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
To tylko wybrane zagadnienia przynosz\u0105ce wielomilionowe straty, zerwane kontrakty, dodatkowe nak\u0142ady finansowe i wiele innych k\u0142opot\u00f3w. Aspekt czasu w projekcie jest wi\u0119c niezwykle istotnym wymiarem, wartym przyjrzenia si\u0119 uwa\u017cniej.<\/p>\n\n\n\n
Eksperyment dotycz\u0105cy zarz\u0105dzania sob\u0105 w czasie<\/h2>\n\n\n\n
Pos\u0142u\u017c\u0119 si\u0119 pewnym przyk\u0142adem. Mike Clayton w swojej ksi\u0105\u017cce \u201eZarz\u0105dzanie czasem. Jak efektywnie planowa\u0107 i realizowa\u0107 zadania\u201d opisuje pewien eksperyment, kt\u00f3rego sam do\u015bwiadczy\u0142 podczas studi\u00f3w. Pisze tak:<\/p>\n\n\n\n
\u201eGdy studiowa\u0142em, mia\u0142em brod\u0119. Obliczy\u0142em, \u017ce ka\u017cdego dnia, kiedy si\u0119 nie gol\u0119, zyskuj\u0119 pi\u0119\u0107 minut, a zatem w ci\u0105gu ca\u0142ego tygodnia mog\u0119 oszcz\u0119dzi\u0107 p\u00f3\u0142 godziny lub wi\u0119cej. W ci\u0105gu roku m\u00f3g\u0142bym z \u0142atwo\u015bci\u0105 zaoszcz\u0119dzi\u0107 ca\u0142\u0105 dob\u0119 \u2013 24 godziny. Uwielbia\u0142em \u017cycie studenckie. Pomi\u0119dzy prac\u0105 w laboratorium badawczym, jeszcze przed studiami, a podj\u0119ciem pierwszej \u00bb prawdziwej\u00ab pracy, sp\u0119dzi\u0142em siedem wspania\u0142ych lat, studiuj\u0105c, prowadz\u0105c badania i \u015bwietnie si\u0119 bawi\u0105c. A jako bonus, dzi\u0119ki temu, ze nie goli\u0142em si\u0119 ka\u017cdego dnia przez te siedem lat, zyska\u0142em ca\u0142y tydzie\u0144.<\/p>\n\n\n\n
Tak wi\u0119c, kiedy nag\u0142e i smutne wydarzenia op\u00f3\u017ani\u0142y rozpocz\u0119cie pracy nad t\u0105 ksi\u0105\u017ck\u0105, pocieszy\u0142em si\u0119 my\u015bl\u0105, \u017ce mog\u0119 dotrzyma\u0107 terminu wyznaczonego przez wydawc\u0119, poniewa\u017c mam jeszcze ci\u0105gle te siedem dni zaoszcz\u0119dzonych w czasach studenckich. Ale gdzie jest te siedem dni?\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Opisana powy\u017cej historia ma na celu przywo\u0142anie znanej oczywisto\u015bci, \u017ce czasu nie da si\u0119 oszcz\u0119dza\u0107<\/strong>. Jest to jedyny nieodnawialny zas\u00f3b w projekcie. To, co ka\u017cdy zwi\u0105zany z realizacj\u0105 projektu mo\u017ce zrobi\u0107, to spo\u017cytkowa\u0107 dany czas w m\u0105dry, przemy\u015blany i zaplanowany spos\u00f3b.<\/strong> Do tego potrzebna jest metodyka zarz\u0105dzania projektem.<\/p>\n\n\n\n
Kilka s\u0142\u00f3w o metodyce zarz\u0105dzania projektem<\/h2>\n\n\n\n
Kierownik projektu s\u0142yszy do\u015b\u0107 cz\u0119sto pytanie \u201eKiedy to b\u0119dzie uko\u0144czone?\u201d. Dobry plan pozwala sprawowa\u0107 kontrol\u0119, a dobry Kierownik Projektu planuje kolejno\u015b\u0107 dzia\u0142a\u0144, deleguje pewne zadania innym osobom, monitoruje zgodno\u015b\u0107 realizacji prac z planem i ca\u0142y czas steruje odpowiednio zasobami. Celem w\u0142a\u015bciwego zarz\u0105dzania projektem jest zapewnienie w\u0142a\u015bciwych informacji, we w\u0142a\u015bciwym czasie, w\u0142a\u015bciwym ludziom, aby mogli podj\u0105\u0107 w\u0142a\u015bciwe decyzje. Jednak nie zawsze dzieje si\u0119 tak, \u017ce w\u0142a\u015bciwe decyzje podejmowane s\u0105 we w\u0142a\u015bciwym czasie. Skupimy si\u0119 zatem na czasie.<\/p>\n\n\n\n
Przyczyny strat czasu w projekcie<\/h2>\n\n\n\n
Straty czasu ponoszone s\u0105 cz\u0119sto z powodu trzech g\u0142\u00f3wnych mechanizm\u00f3w:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Po pierwsze \u2013 \u201eSyndrom studenta<\/strong>\u201d \u2013 czyli odk\u0142adanie spraw na p\u00f3\u017aniej, czekanie a\u017c do ostatniego dnia przeznaczonego na wykonanie zadania. Praktyka pokazuje, \u017ce je\u017celi na dan\u0105 prac\u0119 przeznaczymy sobie pi\u0119\u0107 dni, to wykonamy j\u0105 albo pi\u0105tego dnia albo ju\u017c po terminie. W podej\u015bciach zwinnych, pomimo udzia\u0142u w daily, r\u00f3wnie\u017c si\u0119 to zdarza.<\/li>\n\n\n\n
- Po drugie \u2013 \u201eWielozadaniowo\u015b\u0107<\/strong>\u201d. Polega ona na wykonywaniu wi\u0119cej ni\u017c jednej czynno\u015bci w tym samym czasie. Codzienne do\u015bwiadczenia, poparte wieloletnimi badaniami, pokazuj\u0105, \u017ce wraz ze wzrostem liczby zada\u0144, spada jako\u015b\u0107 ich realizacji. Tak naprawd\u0119 wielozadaniowo\u015b\u0107 nie istnieje<\/strong>. M\u00f3zg cz\u0142owieka w sytuacji pracy nad kilkoma zadaniami w tym samym czasie, prze\u0142\u0105cza uwag\u0119 z jednego zadania na drugie.
Rosyjska psycholog Bluma Zeigarnik<\/strong> w badaniach z 1927 roku wykaza\u0142a, \u017ce cz\u0142owiek lepiej pami\u0119ta zadania przerwane, ni\u017c te uko\u0144czone. W przednim p\u0142acie m\u00f3zgu, tu\u017c za czo\u0142em, znajduje si\u0119 obszar zwany polem Brodmanna 10. Wiele bada\u0144 wskazuje, \u017ce jest to o\u015brodek odpowiedzialny za zdolno\u015b\u0107 cz\u0142owieka do porzucania jakiej\u015b czynno\u015bci oraz powracania do niej w p\u00f3\u017aniejszym czasie i wznawiania w miejscu, w kt\u00f3rym j\u0105 przerwali\u015bmy. W ten spos\u00f3b powstaje wra\u017cenie, \u017ce jeste\u015bmy w stanie wykonywa\u0107 kilka czynno\u015bci jednocze\u015bnie.<\/li>\n\n\n\n- Po trzecie \u2013 op\u00f3\u017anienia w projekcie kumuluj\u0105 si\u0119, a oszcz\u0119dzony czas \u2013 nie<\/strong>. Przy realizacji projekt\u00f3w panuje powszechne przekonanie, \u017ce jedynym sposobem na uko\u0144czenie projektu w terminie, jest dotrzymanie termin\u00f3w poszczeg\u00f3lnych zada\u0144. Wobec tego osoby szacuj\u0105ce czas, dodaj\u0105 do ka\u017cdego zadania du\u017cy margines bezpiecze\u0144stwa. Tak naprawd\u0119, nie ma znaczenia, ile zada\u0144 nie zosta\u0142o uko\u0144czonych na czas, je\u015bli ca\u0142y projekt zosta\u0142 oddany w terminie. W znacznej cz\u0119\u015bci realizowanych projekt\u00f3w natomiast kierownicy staraj\u0105 si\u0119 ochroni\u0107 rezultat ka\u017cdego zadania. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 tej \u201eochrony\u201d marnuje si\u0119. Nie ma wi\u0119c znaczenia, jak du\u017cy margines czasu zostanie dodany, kiedy projekt jako ca\u0142o\u015b\u0107 jest zagro\u017cony.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Zasada \u201ePi\u0119\u0107 plus pi\u0119\u0107 r\u00f3wna si\u0119 trzyna\u015bcie\u201d<\/h2>\n\n\n\n
Szacowanie czasu jest bardzo trudne. Istnieje kilka przyczyn tych trudno\u015bci:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- nierealistyczne oczekiwania,<\/li>\n\n\n\n
- nieprzewidziane problemy,<\/li>\n\n\n\n
- niekooperatywni pracownicy,<\/li>\n\n\n\n
- niechciane przerwy w pracy.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Cz\u0119sta praktyka stosowana w projektach to zasada \u201epi\u0119\u0107 plus pi\u0119\u0107 r\u00f3wna si\u0119 trzyna\u015bcie\u201d. Kiedy w planie pojedynczego etapu wyst\u0119puje zbi\u00f3r kilku zada\u0144, z kt\u00f3rych ka\u017cde jest wykonywane przez inn\u0105 osob\u0119, to ka\u017cda z tych os\u00f3b oszacowuje swoje zadanie i podaje wynik kierownikowi projektu. On z kolei sumuje czasy i dodaje jeszcze sw\u00f3j w\u0142asny wsp\u00f3\u0142czynnik bezpiecze\u0144stwa, a przy kilku poziomach zarz\u0105dzania, ka\u017cdy poziom dodaje sw\u00f3j margines bezpiecze\u0144stwa. To tzw. cz\u0119sty standard. Popularn\u0105 praktyk\u0105 jest te\u017c estymacja w Planning Pokerze wszystkich zada\u0144 na 8, gdy\u017c w takiej sytuacji b\u0119dziemy \u201epo bezpiecznej\u201d stronie.<\/p>\n\n\n\n
Podsumowuj\u0105c ten w\u0105tek, zn\u00f3w pos\u0142u\u017c\u0119 si\u0119 cytatem (Goldratt, 2009):<\/p>\n\n\n\n
\u201eCharlie najszybciej podchwyci\u0142. \u2013 Je\u015bli nasze oszacowania zawieraj\u0105 tak du\u017cy margines bezpiecze\u0144stwa, jak to mo\u017cliwe, \u017ce tak wiele projekt\u00f3w nie ko\u0144czy si\u0119 na czas?\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Pr\u00f3ba rozwi\u0105zania problemu zarz\u0105dzania czasem w projekcie<\/h2>\n\n\n\n
Dok\u0142adnie tak si\u0119 dzieje, poniewa\u017c to \u015bcie\u017cka krytyczna<\/strong> determinuje czas realizacji od pocz\u0105tku do ko\u0144ca projektu. I to ona w\u0142a\u015bnie jest ograniczeniem projektu, tzw. w\u0105skim gard\u0142em. Jakakolwiek strata czasu przeznaczonego na \u015bcie\u017ck\u0119 krytyczn\u0105 spowoduje op\u00f3\u017anienie projektu.<\/p>\n\n\n\n
Powi\u0105zanie obu tych stwierdze\u0144 prowadzi do rozwi\u0105zania k\u0142opotu. Najwa\u017cniejsze, to przesta\u0107 \u201eopakowywa\u0107\u201d ka\u017cde pojedyncze zadanie w prawie 200% margines bezpiecze\u0144stwa.<\/p>\n\n\n\n
- Po drugie \u2013 \u201eWielozadaniowo\u015b\u0107<\/strong>\u201d. Polega ona na wykonywaniu wi\u0119cej ni\u017c jednej czynno\u015bci w tym samym czasie. Codzienne do\u015bwiadczenia, poparte wieloletnimi badaniami, pokazuj\u0105, \u017ce wraz ze wzrostem liczby zada\u0144, spada jako\u015b\u0107 ich realizacji. Tak naprawd\u0119 wielozadaniowo\u015b\u0107 nie istnieje<\/strong>. M\u00f3zg cz\u0142owieka w sytuacji pracy nad kilkoma zadaniami w tym samym czasie, prze\u0142\u0105cza uwag\u0119 z jednego zadania na drugie.
- Po pierwsze \u2013 \u201eSyndrom studenta<\/strong>\u201d \u2013 czyli odk\u0142adanie spraw na p\u00f3\u017aniej, czekanie a\u017c do ostatniego dnia przeznaczonego na wykonanie zadania. Praktyka pokazuje, \u017ce je\u017celi na dan\u0105 prac\u0119 przeznaczymy sobie pi\u0119\u0107 dni, to wykonamy j\u0105 albo pi\u0105tego dnia albo ju\u017c po terminie. W podej\u015bciach zwinnych, pomimo udzia\u0142u w daily, r\u00f3wnie\u017c si\u0119 to zdarza.<\/li>\n\n\n\n
![\"Bufor](\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Ryc.-1-1-scaled.jpg\")
<\/a>