Biuro zarz\u0105dzania projektami okre\u015blane po angielsku jako Project Management Office (PMO) jest wa\u017cn\u0105 jednostk\u0105 firmy odpowiedzialn\u0105 za ustanawianie standard\u00f3w, proces\u00f3w, wytycznych, procedur, narz\u0119dzi oraz szablon\u00f3w, w celu zapewnienia jako\u015bci i rentowno\u015bci procesu dostarczania projekt\u00f3w i us\u0142ug. Obecno\u015b\u0107 PMO sprawia, \u017ce zarz\u0105dzanie projektami staje si\u0119 przemy\u015blane i kontrolowalne, co mo\u017ce prze\u0142o\u017cy\u0107 si\u0119 na sukces biznesowy prowadzonej dzia\u0142alno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n
Z artyku\u0142u dowiesz si\u0119, jaka jest rola Dostawcy i zakres jego prac<\/strong>, co stanowi o sukcesie zespo\u0142\u00f3w projektowych, a co mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119 ryzykiem oraz jak wej\u015b\u0107 na \u015bcie\u017ck\u0119 kariery w PMO<\/strong> (i dlaczego warto j\u0105 rozwa\u017cy\u0107).<\/p>\n\n\n\n PMO jako element organizacji jest bardzo istotne, szczeg\u00f3lnie w obszarach, gdzie wymagana jest bardzo drobiazgowa kontrola dzia\u0142a\u0144 w projektach. Zwi\u0105zane jest to cz\u0119sto z dzia\u0142alno\u015bci\u0105 przedsi\u0119biorstw, kt\u00f3re odpowiadaj\u0105 przed instytucjami publicznymi, nadzoruj\u0105cymi. Ustrukturyzowane zarz\u0105dzanie projektami w takich dziedzinach jest podyktowane przez wymogi skrupulatnej dokumentacji<\/strong>, aby rozumie\u0107 szczeg\u00f3\u0142owo ka\u017cdy obszar zwi\u0105zany z projektami.<\/p>\n\n\n\n Dzi\u0119ki wprowadzaniu standard\u00f3w, proces\u00f3w, procedur i szablon\u00f3w u\u0142atwiaj\u0105cych kontrol\u0119 statusu projekt\u00f3w organizacja mo\u017ce w znacznym stopniu ograniczy\u0107 zagro\u017cenie wykonywania czynno\u015bci niezgodnie z przepisami prawa i wymogami bran\u017cowymi, a co si\u0119 z tym wi\u0105\u017ce \u2013 ograniczy\u0107 ryzyko kar.<\/p>\n\n\n\n Oznacza to, \u017ce najbardziej zainteresowane wdro\u017ceniem zespo\u0142u PMO<\/strong> s\u0105:<\/p>\n\n\n\n Serwis PMO lub PMO as a service (PMOaaS) stanowi wyspecjalizowan\u0105 jednostk\u0119 us\u0142ugow\u0105 Dostawcy, wykonuj\u0105c\u0105 skorygowane zadania operacyjne na zlecenie Zamawiaj\u0105cego. Taki uk\u0142ad stwarza wiele korzy\u015bci dla przedsi\u0119biorstw z obszaru publicznego, gdy\u017c wi\u0105\u017ce si\u0119 z mniejszym ryzykiem ni\u017c organizacja analogicznego zespo\u0142u wewn\u0105trz organizacji Zamawiaj\u0105cego.<\/p>\n\n\n\n Rol\u0105 Dostawcy jest te\u017c wzi\u0119cie odpowiedzialno\u015bci za dostarczanie konkretnych us\u0142ug lub produkt\u00f3w, co wi\u0105\u017ce si\u0119 r\u00f3wnie\u017c z weryfikacj\u0105 na\u0142o\u017conej pracy opartej na parametrach i wytycznych.<\/p>\n\n\n\n Serwis PMO ma zapewnia\u0107 wsparcie w procesie zarz\u0105dzania projektami w spos\u00f3b ci\u0105g\u0142y, niezale\u017cnie od okoliczno\u015bci. Sam obszar dzia\u0142a\u0144 pracy operacyjnej PMO opiera si\u0119 na zapewnianiu opieki w codziennych obowi\u0105zkach na rzecz projekt\u00f3w w obszarach rozlicze\u0144 finansowych i proceduralnych oraz zapewniania jako\u015bci raportowanych danych w systemach wspieraj\u0105cych prowadzenie projekt\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n G\u0142\u00f3wnymi procesami w jakich PMO bierze udzia\u0142 s\u0105: <\/p>\n\n\n\n Poprzez sta\u0142\u0105 wsp\u00f3\u0142prac\u0119 z Zamawiaj\u0105cym, wp\u0142ywaj\u0105c\u0105 na wysok\u0105 efektywno\u015b\u0107 dzia\u0142a\u0144, oraz mo\u017cliwo\u015b\u0107 wymiany do\u015bwiadcze\u0144 i najlepszych praktyk zesp\u00f3\u0142 PMO zna techniki, posiada wiedz\u0119 i narz\u0119dzia pozwalaj\u0105ce osi\u0105gn\u0105\u0107 uzgodnione z Zamawiaj\u0105cym wska\u017aniki efektywno\u015bci dla poszczeg\u00f3lnych us\u0142ug.<\/p>\n\n\n\n Ka\u017cdy cz\u0142onek zespo\u0142u PMOaaS ma jasno okre\u015blony zakres zada\u0144 i odpowiedzialno\u015bci, posiada wiedz\u0119 wynikaj\u0105c\u0105 z dost\u0119pnej dokumentacji na temat jak serwis jest zorganizowany, jak funkcjonuje wewn\u0119trznie i jak przebiega proces komunikacji i wsp\u00f3\u0142pracy z Zamawiaj\u0105cym. Istotna jest wiedza z zakresu parametr\u00f3w KPI, stanowi\u0105cych obiektywne kryterium oceny wykonania poszczeg\u00f3lnych zada\u0144.<\/p>\n\n\n\n Cykliczne rozliczenie pracy serwisu nast\u0119puje w oparciu o punkty wynikaj\u0105ce z zakresu i z\u0142o\u017cono\u015bci prac realizowanych na rzecz Zamawiaj\u0105cego (model managed services). W\u0142a\u015bciwe zwymiarowanie zakresu serwisu, wyra\u017cone w skali punktowej, stanowi fundament procesu zarz\u0105dzania i kontroli.<\/p>\n\n\n\n Zalet\u0105 takiego rozwi\u0105zania s\u0105 pouk\u0142adane wytyczne, na podstawie kt\u00f3rych zesp\u00f3\u0142 pracuje, wiedz\u0105c co nale\u017cy wykona\u0107, aby wywi\u0105za\u0107 si\u0119 z umowy w spos\u00f3b nale\u017cyty. Taka ustrukturyzowana praca stwarza mo\u017cliwo\u015bci opracowania i utrzymywania bazy wiedzy, co powoduje, \u017ce wprowadzanie nowych cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u i szkolenie nie musi by\u0107 czasoch\u0142onne. Wi\u0105\u017ce si\u0119 to z mniejszym wp\u0142ywem na prac\u0119 operacyjn\u0105.<\/p>\n\n\n\n Dodatkowo, maj\u0105c klarown\u0105 list\u0119 wymaga\u0144, zesp\u00f3\u0142 jest w stanie wywi\u0105zywa\u0107 si\u0119 z zada\u0144 na podstawie ustalonych standard\u00f3w, dzi\u0119ki czemu ka\u017cdy wie, za co jest odpowiedzialny. Taki model znacznie zwi\u0119ksza szans\u0119 zadowolenia Zamawiaj\u0105cego, poniewa\u017c dostarczane jest dok\u0142adnie to, co zosta\u0142o ustalone. Wp\u0142ywa to tak\u017ce na zwi\u0119kszone zadowolenie pracownik\u00f3w PMO, kt\u00f3rzy maj\u0105 jasno okre\u015blony zakres obowi\u0105zk\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Jednym z g\u0142\u00f3wnych czynnik\u00f3w sukcesu PMOaaS jest dob\u00f3r odpowiednich os\u00f3b do zespo\u0142u. Kompetencje, jakie kandydaci do serwisu powinni spe\u0142nia\u0107, to:<\/p>\n\n\n\n Dobrymi praktykami z zakresu doboru zespo\u0142u jest opracowanie jasnych kryteri\u00f3w wyboru kandydat\u00f3w, tak aby odpowiadali warto\u015bciom oraz wytycznym sprecyzowanym w dzia\u0142aniach operacyjnych w zespole PMO.<\/p>\n\n\n\n Potencjalny kandydat powinien pasowa\u0107 do zespo\u0142u, w kt\u00f3rym b\u0119dzie pracowa\u0107 oraz rozumie\u0107 i dobrze si\u0119 czu\u0107 w gronie os\u00f3b pracuj\u0105cych wewn\u0105trz organizacji Zamawiaj\u0105cego.<\/p>\n\n\n\n Metryka opisuj\u0105ca wymagania i kompetencje koordynator\u00f3w serwisu PMO, na podstawie kt\u00f3rej kandydat b\u0119dzie oceniany, jest istotnym i pomocnym narz\u0119dziem wykorzystywanym w procesie wyboru kandydat\u00f3w, zapewniaj\u0105cym ujednolicone podej\u015bcie i wyr\u00f3wnywanie szans. Dzi\u0119ki temu wiadomo, czym kandydat si\u0119 odznacza\u0142 i jakie by\u0142y precyzyjne kryteria akceptacji.<\/p>\n\n\n\n Weryfikacja i zebranie danych potrzebnych do uzupe\u0142nienia opisowych kryteri\u00f3w mo\u017ce nast\u0105pi\u0107 na rozmowie technicznej z danym kandydatem. Podczas takiego spotkania mo\u017cliwe jest bli\u017csze zapoznanie si\u0119 z kandydatem, zweryfikowanie i ocena wszystkich wymaga\u0144 kompetencyjnych niezb\u0119dnych do pracy w zespole serwisowym.<\/p>\n\n\n\n Promowanie kluczowych os\u00f3b zespo\u0142u serwisowego jest istotnym elementem w procesie zarz\u0105dzania rozwojem indywidualnym pracownik\u00f3w i stanowi wa\u017cne narz\u0119dzie motywuj\u0105ce. Czynno\u015bci takie jak:<\/p>\n\n\n\n s\u0105 istotne z punktu widzenia zachowania ci\u0105g\u0142o\u015bci serwisu i odpowiedniej jako\u015bci wykonywanych us\u0142ug. Specjali\u015bci, b\u0119d\u0105cy najbardziej zwi\u0105zani z serwisem oraz odznaczaj\u0105cy si\u0119 ponadstandardow\u0105 wiedz\u0105 z zakresu pracy serwisu, mog\u0105 liczy\u0107 na promocj\u0119 w obszarze rozwoju zawodowego.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Zagro\u017ceniami, na jakie nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 podczas budowania i prowadzenia serwisu PMO, s\u0105 w znaczniej mierze czynniki zewn\u0119trzne, nad kt\u00f3rymi zesp\u00f3\u0142 nie ma pe\u0142nej kontroli. Jednak\u017ce, przy odpowiednich za\u0142o\u017ceniach i wiedzy na temat okoliczno\u015bci i przyczyn materializacji ryzyka, skutki mog\u0105 by\u0107 istotnie zminimalizowane.<\/p>\n\n\n\n Poni\u017cej przedstawiono \u017ar\u00f3d\u0142a materializacji ryzyka, o kt\u00f3rych nale\u017cy pami\u0119ta\u0107 podczas tworzenia i dostarczenia serwisu PMOaaS.<\/p>\n\n\n\n Bior\u0105c pod uwag\u0119 fakt, \u017ce zesp\u00f3\u0142 PMO rozlicza us\u0142ug\u0119 na podstawie metryki, ich nieprawid\u0142owe wyskalowanie lub b\u0142\u0119dne za\u0142o\u017cenia mog\u0105 powodowa\u0107 znaczne rozbie\u017cno\u015bci mi\u0119dzy oczekiwaniami a realnymi mo\u017cliwo\u015bciami zespo\u0142u. Aby zapobiega\u0107 takiej sytuacji dobr\u0105 praktyk\u0105 jest \u015bcis\u0142a wsp\u00f3\u0142praca<\/strong> z Zamawiaj\u0105cym ju\u017c na samym pocz\u0105tku kooperacji.<\/p>\n\n\n\n Wskazanie wszystkich kwestii, za jakie zesp\u00f3\u0142 PMO b\u0119dzie odpowiedzialny, powinno zosta\u0107 udokumentowane i zatwierdzone<\/strong> przez strony w ramach Planu Zarz\u0105dzania Serwisem. Identyfikacja interesariuszy jest etapem kluczowym, poniewa\u017c dzi\u0119ki ich wiedzy mo\u017cna uzyska\u0107 cenne informacje zwi\u0105zane z obszarem wsparcia i dzia\u0142alno\u015bci zespo\u0142u PMO. Tym samym redukuje to ryzyko nieprawid\u0142owego opracowania metryki, na podstawie kt\u00f3rej zesp\u00f3\u0142 jest zobowi\u0105zany do wykonywania obowi\u0105zk\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Znalezienie odpowiednich kandydat\u00f3w wi\u0105\u017ce si\u0119 z zaanga\u017cowaniem wielu os\u00f3b podczas procesu rekrutacji. W przypadku tworzenia zespo\u0142u PMO, poza wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem z zakresu zarz\u0105dzania projektami oraz znajomo\u015bci\u0105 wymaganych narz\u0119dzi<\/strong>, bardzo istotne jest, aby kandydaci spe\u0142niali wymagania Zamawiaj\u0105cego oraz Dostawcy.<\/p>\n\n\n\n Dostawca, poszukuj\u0105c odpowiednich kandydat\u00f3w<\/a>, musi opiera\u0107 si\u0119 na jasno okre\u015blonych wymaganiach i oczekiwaniach Zamawiaj\u0105cego. Dzi\u0119ki temu maleje ryzyko odrzucania kandydat\u00f3w przez Zamawiaj\u0105cego, a to oznacza skr\u00f3cenie czasu budowania zespo\u0142u.<\/p>\n\n\n\n Moment, w kt\u00f3rym nie ma odpowiednio ustabilizowanej kooperacji pomi\u0119dzy zespo\u0142em PMO a Zamawiaj\u0105cym, mo\u017ce powodowa\u0107 brak odpowiedniej reakcji na zmieniaj\u0105ce si\u0119 zapotrzebowanie na us\u0142ugi PMOaaS.<\/p>\n\n\n\n Zwa\u017caj\u0105c na to, \u017ce praca projektowa wi\u0105\u017ce si\u0119 z cz\u0119stymi zmianami nawet w ustrukturowanym \u015brodowisku organizacyjnym, to zesp\u00f3\u0142 powinien by\u0107 wyczulony na wszelkie zmiany w obr\u0119bie procedur, proces\u00f3w i standard\u00f3w<\/strong> po stronie Zamawiaj\u0105cego.<\/p>\n\n\n\n Aby te elementy odpowiednio zidentyfikowa\u0107, nale\u017cy by\u0107 w sta\u0142ym kontakcie z osobami odpowiedzialnymi za procesy w organizacji Zamawiaj\u0105cego, utrzymywa\u0107 z nimi sta\u0142e relacje i rozpoznawa\u0107 nowe przypadki zmian. <\/p>\n\n\n\n Osoby zainteresowane \u015bcie\u017ck\u0105 kariery w PMO z pewno\u015bci\u0105 dostrzeg\u0105, \u017ce stanowisko wi\u0105\u017ce si\u0119 z licznymi korzy\u015bciami, do kt\u00f3rych nale\u017c\u0105:<\/p>\n\n\n\n Aby serwis PMO dawa\u0142 satysfakcjonuj\u0105ce wyniki zar\u00f3wno z perspektywy Zamawiaj\u0105cego, jak i cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u zaanga\u017cowanych w projekt, istotnym jest zbudowanie relacji pomi\u0119dzy Dostawc\u0105 a Zamawiaj\u0105cym opartej na zaufaniu. Dzi\u0119ki temu \u0142atwiej b\u0119dzie mo\u017cna zidentyfikowa\u0107 interesariuszy wszystkich proces\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Dodatkowo, weryfikacja i kontrola metryk, wg kt\u00f3rych zesp\u00f3\u0142 PMO b\u0119dzie rozlicza\u0142 us\u0142ug\u0119, powinna by\u0107 wykonana nale\u017cycie i w oparciu o prawdziwe informacje zdobyte od interesariuszy.<\/p>\n\n\n\n W przypadku doboru zespo\u0142u nale\u017cy opracowa\u0107 jasne kryteria akceptacji kandydat\u00f3w i szablon weryfikacji umiej\u0119tno\u015bci, co pozwoli na ograniczenie czasu rekrutacji.<\/p>\n\n\n\n Na koniec, bardzo wa\u017cnym elementem jest cz\u0119sty kontakt z interesariuszami proces\u00f3w po stronie Zamawiaj\u0105cego i odpowiednia reakcja na zmian\u0119 standard\u00f3w i wymaga\u0144.<\/p>\n\n\n\n ***<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli chcesz dowiedzie\u0107 si\u0119, jaka jest rola Kierownika Projektu, si\u0119gnij do artyku\u0142u naszej ekspertki: Rekin biznesu, lider zespo\u0142u czy mo\u017ce skuteczny IT geek? O r\u00f3\u017cnorodno\u015bci stanowiska Kierownika Projekt\u00f3w IT.<\/a> <\/p>\n\n\nPrzyczyny powstania PMO w organizacji<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
PMO as a Service \u2013 rola Dostawcy<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Zakres prac serwisu PMO podczas realizacji projektu<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Czynniki sukcesu zespo\u0142\u00f3w PMO<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Uporz\u0105dkowanie zada\u0144, czyli umowa zawieraj\u0105ca metryki<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Dob\u00f3r zespo\u0142u<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Wyr\u00f3\u017cnianie kluczowych os\u00f3b<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Zagro\u017cenia w pracy serwisu PMO<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
B\u0142\u0119dnie lub nieprecyzyjnie wykonana skalowalno\u015b\u0107 pracy<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Trudno\u015b\u0107 w znalezieniu kandydat\u00f3w do zespo\u0142u PMO SaaS<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Zmieniaj\u0105ce si\u0119 standardy<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Dlaczego warto zainteresowa\u0107 si\u0119 prac\u0105 w PMO?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Gwarancja sukcesu \u2013 jaka jest recepta na dobry serwis PMO?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n