{"id":22331,"date":"2023-06-21T05:00:00","date_gmt":"2023-06-21T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sii.pl\/blog\/?p=22331"},"modified":"2023-06-19T11:55:44","modified_gmt":"2023-06-19T09:55:44","slug":"microsoft-bookings-zastosowanie-funkcje-i-automatyzacje","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sii.pl\/blog\/microsoft-bookings-zastosowanie-funkcje-i-automatyzacje\/","title":{"rendered":"Microsoft Bookings \u2013 zastosowanie, funkcje i automatyzacje"},"content":{"rendered":"\n

W dzisiejszym, dynamicznym \u015bwiecie czas jest bezcenny \u2013 zar\u00f3wno dla klient\u00f3w, jak i dla przedsi\u0119biorc\u00f3w. Z tego powodu efektywne zarz\u0105dzanie spotkaniami i harmonogramami sta\u0142o si\u0119 kluczowym elementem sukcesu wielu organizacji. W\u0142a\u015bnie dlatego posta\u0142o narz\u0119dzie Microsoft Bookings, b\u0119d\u0105ce nieod\u0142\u0105cznym wsparciem dla firm, freelancer\u00f3w oraz przedsi\u0119biorc\u00f3w, kt\u00f3rzy pragn\u0105 optymalizowa\u0107 proces planowania spotka\u0144.<\/p>\n\n\n\n

Microsoft Bookings to rozwi\u0105zanie oparte na chmurze, kt\u00f3re umo\u017cliwia \u0142atwe i intuicyjne rezerwowanie spotka\u0144 z klientami, ograniczaj\u0105c czas sp\u0119dzony na zarz\u0105dzaniu nimi. System dost\u0119pny w Microsoft 365 pozwala na wyeliminowanie trudno\u015bci zwi\u0105zanych z tradycyjnymi metodami planowania. <\/p>\n\n\n\n

W artykule skupi\u0119 si\u0119 na Microsoft Bookings i przedstawi\u0119 r\u00f3\u017cne sytuacje, w kt\u00f3rych to narz\u0119dzie mo\u017ce by\u0107 niezwykle pomocne. Przeanalizuj\u0119 r\u00f3wnie\u017c kluczowe funkcje, korzy\u015bci wynikaj\u0105ce z u\u017cycia Microsoft Bookings oraz mo\u017cliwo\u015bci automatyzacji z wykorzystaniem MS Graph oraz Power Automate.<\/p>\n\n\n\n

Przyk\u0142ady wykorzystania Microsoft Bookings<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

W firmach, w kt\u00f3rych jest spora rotacja pracownik\u00f3w lub zatrudnianych jest du\u017ca liczba os\u00f3b, to narz\u0119dzie mo\u017ce u\u0142atwi\u0107 organizacj\u0119 rozm\u00f3w kwalifikacyjnych. Taka organizacja mo\u017ce wysy\u0142a\u0107 kandydatom linki do kalendarza, w kt\u00f3rym b\u0119d\u0105 mogli wybra\u0107 dogodny termin, a dzi\u0119ki integracji z Microsoft Outlook, b\u0119d\u0105 widoczne tylko te terminy, kt\u00f3re s\u0105 wolne dla wszystkich wymaganych os\u00f3b po stronie firmy.<\/p>\n\n\n\n

Przy rezerwacji terminu konieczne jest podanie imienia oraz adresu mailowego, na kt\u00f3ry b\u0119dzie wys\u0142ane potwierdzenie rezerwacji terminu oraz na kt\u00f3ry mog\u0105 przychodzi\u0107 przypomnienia. Co wa\u017cne, adres mailowy nie musi by\u0107 powi\u0105zany z kontem Microsoft. W celu upewnienia si\u0119, czy podany zosta\u0142 prawdziwy adres e-mail, mo\u017cna ustawi\u0107 wysy\u0142anie kodu weryfikacyjnego na adres mailowy. W przypadku, gdy kto\u015b zmieni zdanie, w \u0142atwy spos\u00f3b za po\u015brednictwem maila z potwierdzeniem mo\u017cna anulowa\u0107 lub zmieni\u0107 termin spotkania.<\/p>\n\n\n\n

Terminarz wizyt lekarskich<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

W sektorze medycznym zarz\u0105dzanie terminami i wizytami jest niezwykle istotne z punktu widzenia pacjent\u00f3w oraz personelu medycznego. Dzi\u0119ki Microsoft Bookings, przychodnie, gabinety lekarskie i inne instytucje medyczne mog\u0105 znacznie usprawni\u0107 organizacj\u0119 wizyt. Pacjenci maj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 samodzielnego rezerwowania termin\u00f3w online, sprawdzania dost\u0119pno\u015bci i otrzymywania powiadomie\u0144 przypominaj\u0105cych o nadchodz\u0105cych wizytach. To zmniejsza obci\u0105\u017cenie personelu administracyjnego, a jednocze\u015bnie podnosi satysfakcj\u0119 pacjent\u00f3w, kt\u00f3rzy mog\u0105 \u0142atwo znale\u017a\u0107 dogodny termin i unikn\u0105\u0107 d\u0142ugich oczekiwania na telefoniczne um\u00f3wienie si\u0119 na wizyt\u0119.<\/p>\n\n\n\n

Organizacja wydarze\u0144<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Microsoft Bookings znajduje r\u00f3wnie\u017c zastosowanie w organizacji szkole\u0144, warsztat\u00f3w oraz wydarze\u0144 biznesowych. Organizatorzy mog\u0105 tworzy\u0107 wydarzenia, ustala\u0107 terminy i ograniczenia liczby uczestnik\u00f3w, a uczestnicy maj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 samodzielnego zapisania si\u0119 na wybrany termin. To znacznie usprawnia proces rejestracji, eliminuje konieczno\u015b\u0107 komunikacji mailowej lub telefonicznej oraz umo\u017cliwia bie\u017c\u0105ce \u015bledzenie liczby uczestnik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Salony urody<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

W dziedzinach zwi\u0105zanych z urod\u0105, takich jak salony pi\u0119kno\u015bci, spa czy fryzjerstwo, Microsoft Bookings pomaga w efektywnym zarz\u0105dzaniu harmonogramami klient\u00f3w i us\u0142ugodawc\u00f3w. Klienci mog\u0105 wybra\u0107 konkretne us\u0142ugi, preferowany termin i dost\u0119pno\u015b\u0107 konkretnego specjalisty. Kolejnym atutem z punktu widzenia klienta jest to, \u017ce przy ka\u017cdej us\u0142udze jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 podania ceny oraz czasu trwania us\u0142ugi. Natomiast dla pracownik\u00f3w salonu narz\u0119dzie to u\u0142atwia organizacj\u0119 pracy i minimalizuje potencjalne luki w harmonogramie. <\/p>\n\n\n\n

Dodatkowo, funkcje powiadomie\u0144 przypominaj\u0105cych o nadchodz\u0105cych wizytach umo\u017cliwiaj\u0105 redukcj\u0119 nieobecno\u015bci klient\u00f3w i optymalne wykorzystanie czasu.<\/p>\n\n\n\n

Konfiguracja<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Pierwszym krokiem w tworzeniu kalendarza jest wej\u015bcie na stron\u0119 Microsoft Bookings<\/a>, loguj\u0105c si\u0119 przy u\u017cyciu konta firmowego. Na tej stronie widoczna jest osobista strona rezerwacji, wszystkie udost\u0119pnione nam strony rezerwacji, wyszukiwarka rezerwacji oraz przycisk \u201eUtw\u00f3rz\u201d do tworzenia nowych stron rezerwacji.<\/p>\n\n\n\n

\"Ekran<\/a>
Ryc. 1 Ekran powitalny Microsoft Bookings<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Po naci\u015bni\u0119ciu przycisku \u201eUtw\u00f3rz\u201d, jeste\u015bmy przeprowadzani przez kreator, w kt\u00f3rym wybieramy, czy chcemy tworzy\u0107 kalendarz od podstaw, czy chcemy sklonowa\u0107 ju\u017c istniej\u0105c\u0105 stron\u0119, do kt\u00f3rej mamy dost\u0119p, a nast\u0119pnie konfigurujemy nasz nowy kalendarz.<\/p>\n\n\n\n

Wszystkie ustawienia, kt\u00f3re zostan\u0105 wybrane w trakcie tworzenia kalendarza, mo\u017cna p\u00f3\u017aniej bez problemu zmienia\u0107. Po utworzeniu kalendarza zostajemy przekierowani do jego edycji. Udost\u0119pniono nam widok wszystkich dodanych pracownik\u00f3w. Po lewej stronie dost\u0119pne jest menu, z kt\u00f3rego wybieramy, co chcemy edytowa\u0107:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Strona rezerwacji \u2013 edycja informacji o dost\u0119pie do strony rezerwacji, jej wygl\u0105dzie oraz wymaganych zgodach.<\/li>\n\n\n\n
  2. Klienci \u2013 w tej zak\u0142adce b\u0119d\u0105 si\u0119 pojawia\u0107 osoby, kt\u00f3re zarezerwowa\u0142y termin na tej stronie rezerwacji.<\/li>\n\n\n\n
  3. Pracownicy \u2013 lista pracownik\u00f3w, kt\u00f3rzy mog\u0105 zosta\u0107 przypisani do us\u0142ug. Na tej li\u015bcie dodane s\u0105 tak\u017ce informacje o ich uprawnieniach.<\/li>\n\n\n\n
  4. Us\u0142ugi \u2013 konfiguruje si\u0119 tutaj wszystkie us\u0142ugi, kt\u00f3re maj\u0105 by\u0107 p\u00f3\u017aniej widoczne na stronie rezerwacji. Us\u0142ugi mog\u0105 by\u0107 typu:
    1. 1:1 \u2013 jeden klient i jeden pracownik,<\/li><\/ol>
      1. X:1 \u2013 wielu klient\u00f3w i jeden pracownik,<\/li><\/ol>
        1. 1:Y \u2013 jeden klient i jeden lub wi\u0119cej pracownik\u00f3w,<\/li><\/ol>\n
            \n
          1. X:Y – wielu klient\u00f3w i jeden lub wi\u0119cej pracownik\u00f3w.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
          2. Informacje o firmie \u2013 og\u00f3lne informacje o firmie jak adres, logo, rodzaj dzia\u0142alno\u015bci, godziny pracy.<\/li>\n\n\n\n
          3. Integracje \u2013 dodatkowe us\u0142ugi, kt\u00f3re mo\u017cna skonfigurowa\u0107 w celu rozszerzenia funkcjonalno\u015bci aplikacji.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

            Zarz\u0105dzanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

            Domy\u015blnie po umo\u017cliwieniu pracownikom korzystania z Microsoft Bookings, ka\u017cdy z nich, kt\u00f3ry wejdzie na stron\u0119 narz\u0119dzia<\/a>, mo\u017ce tworzy\u0107 w\u0142asne strony do rezerwacji. Jest to bardzo wygodne rozwi\u0105zanie, jednak nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce u\u017cytkownik nie jest w stanie samodzielnie usun\u0105\u0107 strony rezerwacji. Ka\u017cda taka strona to oddzielne konto w Azure Active Directory.<\/p>\n\n\n\n

            W zwi\u0105zku z tym cz\u0119\u015b\u0107 firm decyduje si\u0119 na zablokowanie tej opcji, a ich tworzenie wymaga akceptacji. Mo\u017cna to osi\u0105gn\u0105\u0107 przez wykorzystanie polityk i zablokowanie tworzenia kalendarzy przez wszystkich za wyj\u0105tkiem kilku uprawnionych u\u017cytkownik\u00f3w lub konta serwisowego. Spos\u00f3b blokowania i udost\u0119pniania tworzenia kalendarzy przez wybrane konta jest opisany w dokumentacji Microsoft<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

            REST API<\/strong> i Graph Explorer<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

            Microsoft Bookings udost\u0119pnia REST API, za po\u015brednictwem kt\u00f3rego mamy mo\u017cliwo\u015b\u0107 m.in.: tworzy\u0107 i usuwa\u0107 kalendarze np. korzystaj\u0105c z MS Graph. Przy u\u017cyciu uprawnionego konta, mo\u017cna przetestowa\u0107 jego funkcjonowanie np. poprzez Graph Explorer<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

            \"Przyk\u0142adowe<\/a>
            Ryc. 2 Przyk\u0142adowe body do tworzenia kalendarza w Microsoft Bookings<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
            \"Header<\/a>
            Ryc. 3 Header zapytania do tworzenia kalendarza w Microsoft Bookings<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

            Po uruchomieniu zapytania pokazanego na powy\u017cszej grafice dostajemy odpowied\u017a, w kt\u00f3rej s\u0105 wszelkie szczeg\u00f3\u0142y dotycz\u0105ce naszego nowego kalendarza. Prawie wszystkie parametry, kt\u00f3re dostajemy w odpowiedzi, s\u0105 edytowalne za wyj\u0105tkiem id, czyli konta, kt\u00f3re jest automatycznie tworzone przez Microsoft Bookings. Nazwa konta w tym przypadku to TestGraphAPI@[nazwa tenanta].onmicrosoft.com.<\/em><\/p>\n\n\n\n

            Je\u015bli zajdzie taka potrzeba, to w zapytaniu tworz\u0105cym kalendarz mo\u017cna ustawi\u0107 wiele innych parametr\u00f3w jak np.<\/p>\n\n\n\n