{"id":24403,"date":"2023-09-28T05:00:00","date_gmt":"2023-09-28T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sii.pl\/blog\/?p=24403"},"modified":"2023-09-28T09:16:23","modified_gmt":"2023-09-28T07:16:23","slug":"jak-ustrzec-sie-porazki-w-projekcie-czyli-dobre-rady-od-pm-a-zawsze-w-cenie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sii.pl\/blog\/jak-ustrzec-sie-porazki-w-projekcie-czyli-dobre-rady-od-pm-a-zawsze-w-cenie\/","title":{"rendered":"Jak ustrzec si\u0119 pora\u017cki w projekcie, czyli dobre rady od PM-a zawsze w cenie"},"content":{"rendered":"\n<p>Liczba projekt\u00f3w realizowanych na \u015bwiecie przez r\u00f3\u017cne organizacje jest ogromna. Nie dziwi wi\u0119c to, \u017ce cz\u0119\u015b\u0107 z nich ko\u0144czy si\u0119 pora\u017ckami. Niezale\u017cnie od tego do jakich wynik\u00f3w bada\u0144 si\u0119gniemy, tylko oko\u0142o 30-40% projekt\u00f3w wie\u0144czy pe\u0142en sukces. Natomiast oko\u0142o <a href=\"https:\/\/www.standishgroup.com\/sample_research_files\/CHAOSReport2015-Final.pdf\" target=\"_blank\" aria-label=\" (opens in a new tab)\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\" rel=\"nofollow\" >15-20% projekt\u00f3w ko\u0144czy si\u0119 pora\u017ck\u0105.<\/a> <\/p>\n\n\n\n<p>Kilka miesi\u0119cy temu pokusi\u0142am si\u0119 o <a aria-label=\" (opens in a new tab)\" href=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/przyczyny-porazek-w-projektach-okiem-project-managera\/?category=zarzadzanie-projektami&amp;tag=kierownik-projektu,poradnik,projekt,przyczyny-porazek\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\">napisanie artyku\u0142u o przyczynach pora\u017cek projektach<\/a> \u2013 tych najbardziej popularnych. Tym razem pozwol\u0119 sobie rozwin\u0105\u0107 temat i spr\u00f3buj\u0119 poda\u0107 kluczowe czynniki pozwalaj\u0105ce unikn\u0105\u0107 pora\u017cki. A wszystko to w my\u015bl zasady, \u017ce dobrze uczy\u0107 si\u0119 na w\u0142asnych b\u0142\u0119dach, a jeszcze lepiej \u2013 na cudzych.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Co zrobi\u0107, kiedy projekt napotka trudno\u015bci?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Warto zastanowi\u0107 si\u0119, co zrobi\u0107, \u017ceby tych trudno\u015bci, z kt\u00f3rymi przyjdzie nam si\u0119 zmierzy\u0107, by\u0142o jak najmniej. Teoretycznie mo\u017cna zastosowa\u0107 podej\u015bcie \u201ewiem, co wiem i jako\u015b to b\u0119dzie\u201d, a nast\u0119pnie porusza\u0107 si\u0119 w chaosie i gasi\u0107 po\u017cary. Niestety \u2013 z mojego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce przy takim podej\u015bciu wiele os\u00f3b wypali si\u0119 zawodowo w kr\u00f3tkim czasie, a jednocze\u015bnie projekty trafi\u0105 na r\u00f3wni\u0119 pochy\u0142\u0105.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Niejasny cel \u2013 \u201eJest interes do zrobienia\u201d. \u201eInteres? Ile mo\u017cna straci\u0107?\u201d<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Statystycznie, oko\u0142o 37% projekt\u00f3w ko\u0144czy si\u0119 niepowodzeniem z powodu niejasnego celu. Ponadto, \u015brednio trzy na pi\u0119\u0107 projekt\u00f3w jest niedostosowanych do strategii biznesowej organizacji. W zale\u017cno\u015bci od wielko\u015bci i wa\u017cno\u015bci projektu, powinien on by\u0107 wpisany w strategi\u0119 biznesow\u0105 firmy, uwzgl\u0119dniaj\u0105c przy tym <strong><u>interes<\/u><\/strong> i si\u0142\u0119 interesariuszy (wi\u0119cej na ten temat nieco p\u00f3\u017aniej). <\/p>\n\n\n\n<p>Jak temu zapobiec? Na pocz\u0105tku nale\u017cy zrozumie\u0107:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>jaki jest g\u0142\u00f3wny pow\u00f3d istnienia projektu,<\/li>\n\n\n\n<li>co powinno zosta\u0107 dostarczone,<\/li>\n\n\n\n<li>co finalnie chcemy osi\u0105gn\u0105\u0107.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Mo\u017ce to by\u0107 stworzenie nowego produktu, dostarczenie us\u0142ugi lub rozwi\u0105zanie okre\u015blonego problemu.<\/p>\n\n\n\n<p>Kolejny krok to zdefiniowanie cel\u00f3w og\u00f3lnych i szczeg\u00f3\u0142owych. Cele og\u00f3lne, bo mo\u017ce by\u0107 wi\u0119cej ni\u017c jeden, to g\u0142\u00f3wne cele projektu, kt\u00f3re opisuj\u0105 osi\u0105gni\u0119cia lub rezultaty. Cele szczeg\u00f3\u0142owe, zazwyczaj mierzalne, to bardziej konkretne cele, kt\u00f3re musz\u0105 zosta\u0107 osi\u0105gni\u0119te, aby zrealizowa\u0107 cele og\u00f3lne. Pozwalaj\u0105 te\u017c oceni\u0107 post\u0119p projektu. Wa\u017cne jest, by cele og\u00f3lne i cz\u0105stkowe by\u0142y sp\u00f3jne, aby elementy systemu wsp\u00f3\u0142dzia\u0142a\u0142y ze sob\u0105.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>SMART<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>\u017beby zrealizowa\u0107 takie za\u0142o\u017cenia, warto u\u017cy\u0107 zasady <a href=\"https:\/\/mfiles.pl\/pl\/index.php\/Zasada_SMART\" target=\"_blank\" aria-label=\" (opens in a new tab)\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\" rel=\"nofollow\" >SMART<\/a>, kt\u00f3ra wspomaga prawid\u0142owe definiowanie cel\u00f3w w projekcie. Oznacza to, \u017ce cele powinny by\u0107:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>S<\/strong>pecific \u2013&nbsp;jasne i precyzyjne, aby nie by\u0142o w\u0105tpliwo\u015bci co do tego, co ma zosta\u0107 osi\u0105gni\u0119te.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>M<\/strong>easurable \u2013&nbsp;sformu\u0142owane w taki spos\u00f3b, aby mo\u017cna by\u0142o okre\u015bli\u0107, czy zosta\u0142y osi\u0105gni\u0119te.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>A<\/strong>chievable \u2013 realistyczne i mo\u017cliwe do osi\u0105gni\u0119cia w okre\u015blonym czasie oraz przy zasobach.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>R<\/strong>elevant \u2013 zgodne z g\u0142\u00f3wnym celem projektu i przyczyniaj\u0105ce si\u0119 do jego sukcesu.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>T<\/strong>ime-bound \u2013 okre\u015blone w czasie, czyli mie\u0107 wyznaczone terminy lub ramy czasowe, w kt\u00f3rych maj\u0105 zosta\u0107 osi\u0105gni\u0119te.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ponadto, zdefiniowanie cel\u00f3w pomaga zespo\u0142owi projektowemu skoncentrowa\u0107 si\u0119 na tym, co naprawd\u0119 jest wa\u017cne oraz zapewnia wyra\u017any punkt odniesienia do oceny sukcesu projektu. Dlatego te\u017c cele projektu musz\u0105 si\u0119 znale\u017a\u0107 w dokumentacji projektowej. Powinny by\u0107 dost\u0119pne dla wszystkich cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u projektowego i innych interesariuszy, aby wszyscy mieli jasno\u015b\u0107 co do tego, co jest celem projektu. Cele projektu mog\u0105 ulega\u0107 zmianom w miar\u0119 post\u0119pu projektu lub zmieniaj\u0105cych si\u0119 warunk\u00f3w zewn\u0119trznych.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Monitorowanie i kontrolowanie \u2013 trust, but verify <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Jak monitorowa\u0107 i kontrolowa\u0107 projekt po okre\u015bleniu cel\u00f3w? Jak ju\u017c wspomnia\u0142am wcze\u015bniej, zazwyczaj jest wi\u0119cej ni\u017c jeden g\u0142\u00f3wny cel projektu, zw\u0142aszcza je\u015bli mowa o celach szczeg\u00f3\u0142owych. Nale\u017cy wi\u0119c okre\u015bli\u0107 priorytety i hierarchi\u0119 cel\u00f3w, a nast\u0119pnie monitorowa\u0107, czy to, co zosta\u0142o zdefiniowane na pocz\u0105tku, jest nadal aktualne, czy te\u017c nale\u017cy wprowadzi\u0107 zmiany \u2013 cho\u0107by ze wzgl\u0119du na pojawienie si\u0119 czynnik\u00f3w blokuj\u0105cych dany cel czy zadanie.<\/p>\n\n\n\n<p>Aby to zrobi\u0107, nale\u017cy opracowa\u0107 realistyczny harmonogram projektu, okre\u015blaj\u0105c terminy rozpocz\u0119cia i zako\u0144czenia poszczeg\u00f3lnych etap\u00f3w. Dlatego wa\u017cne jest, aby regularnie monitorowa\u0107 post\u0119p projektu w stosunku do planu i, je\u015bli to konieczne, dostosowywa\u0107 cele w trakcie realizacji projektu.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Istotnym, a jednocze\u015bnie cz\u0119sto ignorowanym aspektem pracy Kierownika projektu, jest <\/strong>ograniczenie czasu, jaki sp\u0119dza nad ka\u017cd\u0105, otrzyman\u0105 informacj\u0105 (co wi\u0105\u017ce si\u0119 z aktualizacj\u0105 listy zada\u0144, priorytetyzacj\u0105 i przydzielaniem zada\u0144 dla cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u). Ci\u0105g\u0142e wracanie do skrzynki pocztowej i informacji z komunikator\u00f3w nie jest efektywne.<\/p>\n\n\n\n<p>Aby skutecznie zarz\u0105dza\u0107 kana\u0142ami z nap\u0142ywaj\u0105cymi zadaniami, wszystkie zadania powinny znajdowa\u0107 si\u0119 w jednym miejscu (ang. single source of truth). Na rynku jest wiele rozwi\u0105za\u0144 wspomagaj\u0105cych zarz\u0105dzanie projektami, do kt\u00f3rych nale\u017c\u0105 Gantt chart czy narz\u0119dzia do \u015bledzenia zadaniowego.<\/p>\n\n\n\n<p>Dobra praktyk\u0105 jest te\u017c rezerwowanie w kalendarzu czasu na realizacj\u0119 w\u0142asnych zada\u0144 organizacyjnych, zarz\u0105dczych, zwi\u0105zanych z planowaniem.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Komunikacja: niewa\u017cne dobrze czy \u017ale \u2013 wa\u017cne, \u017ceby informacja by\u0142a<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Jak dostarcza\u0107 wyniki, je\u015bli ka\u017cdy ma w\u0142asne rozumienie projektu? Wed\u0142ug badania PMI, nieefektywna komunikacja jest przyczyn\u0105 niepowodze\u0144 jednej trzeciej projekt\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p>Efektywna komunikacja pozwala zapewni\u0107 zrozumienie, wsp\u00f3\u0142prac\u0119 i \u015bledzenie post\u0119pu projektu przez wszystkie zainteresowane strony. Na pocz\u0105tku projektu warto <strong>opracowa\u0107 plan komunikacji<\/strong> i okre\u015bli\u0107, kto b\u0119dzie komunikowa\u0107 si\u0119 z kim, w jakim celu, jak cz\u0119sto i za pomoc\u0105 jakich narz\u0119dzi. Mog\u0105 to by\u0107 maile, narz\u0119dzia do zarz\u0105dzania projektami, komunikatory internetowe, telekonferencje, tablice projektowe, a nawet spotkania osobiste.<\/p>\n\n\n\n<p>Ale zanim zostan\u0105 wybrane narz\u0119dzia, nale\u017cy <strong>zdefiniowa\u0107 wszystkie strony uczestnicz\u0105ce w projekcie<\/strong>. Wiedza, kto jest zaanga\u017cowany w projekt, w jakiej znajduje si\u0119 lokalizacji, jakie na preferencje komunikacyjne, pomo\u017ce dostosowa\u0107 komunikacj\u0119 do potrzeb ka\u017cdej z tych os\u00f3b. Ponadto, powinni\u015bmy ustali\u0107, jakie kana\u0142y komunikacji b\u0119d\u0105 u\u017cywane do kt\u00f3rych rodzaj\u00f3w informacji. Przyk\u0142adowo: wa\u017cne informacje mog\u0105 by\u0107 przesy\u0142ane za pomoc\u0105 e-maila, natomiast bie\u017c\u0105ce przy pomocy komunikatora.<\/p>\n\n\n\n<p>Zatwierdzony <strong>harmonogram komunikacji<\/strong> uwzgl\u0119dniaj\u0105cy terminy i cz\u0119stotliwo\u015b\u0107 komunikacji, pozwoli okre\u015bli\u0107, kiedy uczestnicy mog\u0105 oczekiwa\u0107 wa\u017cnych aktualizacji i raport\u00f3w, kt\u00f3re to, wraz z dokumentacj\u0105 projektow\u0105, pomagaj\u0105 utrzyma\u0107 przejrzysto\u015b\u0107 i histori\u0119 projektu.<\/p>\n\n\n\n<p>Warto te\u017c pami\u0119ta\u0107 o <strong>notatkach podsumowuj\u0105cych spotkaniea<\/strong>, szczeg\u00f3lnie wtedy, gdy na spotkaniu zapadaj\u0105 kluczowe decyzje. Komunikacja powinna by\u0107 dwukierunkowa, tak aby wszyscy uczestnicy mogli zadawa\u0107 pytania, zg\u0142asza\u0107 uwagi i proponowa\u0107 rozwi\u0105zania. Otwarta komunikacja pomaga rozwi\u0105zywa\u0107 problemy na bie\u017c\u0105co. <strong>J\u0119zyk i styl<\/strong> komunikacji powinny by\u0107 dostosowane do odbiorc\u00f3w \u2013 nale\u017cy unika\u0107 j\u0119zyka specjalistycznego w komunikacji z osobami spoza dziedziny projektu. Nie mo\u017cna te\u017c zapomina\u0107 o dostosowaniu poziom szczeg\u00f3\u0142owo\u015bci do potrzeb odbiorcy.<\/p>\n\n\n\n<p>Podsumowuj\u0105c, wa\u017cne jest, aby <strong>komunikacja by\u0142a transparentna, regularna i dostosowana do potrzeb<\/strong> projektu oraz uczestnik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Interesariusze \u2013 czyli w poszukiwaniu szarej eminencji<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Interesariusze musz\u0105 by\u0107 \u015bwiadomi post\u0119p\u00f3w w projekcie, a pomini\u0119cie ich w procesie informowania mo\u017ce zwi\u0119kszy\u0107 prawdopodobie\u0144stwo niepowodzenia projektu. <strong>Pe\u0142na i w\u0142a\u015bciwa identyfikacja interesariuszy<\/strong> czyli os\u00f3b, kt\u00f3rych projekt w jakim\u015b stopniu dotyczy lub mog\u0105 mie\u0107 na niego wp\u0142yw, jest obowi\u0105zkiem kierownika projektu. To oznacza nie tylko rozpoznanie tych, kt\u00f3rzy bezpo\u015brednio korzystaj\u0105 z projektu, ale tak\u017ce tych, kt\u00f3rzy mog\u0105 mie\u0107 wp\u0142yw na jego przebieg lub wynik.<\/p>\n\n\n\n<p>Dlatego tak wa\u017cne jest klasyfikacja interesariuszy. Niekt\u00f3rzy mog\u0105 mie\u0107 wysoki wp\u0142yw i du\u017c\u0105 moc, podczas gdy inni mog\u0105 mie\u0107 mniejszy wp\u0142yw. Z uwagi na to, \u017ce cz\u0119sto ich interesy bywaj\u0105 sprzeczne, prowadzi to do ryzyka konflikt\u00f3w. Analiza wp\u0142ywu poszczeg\u00f3lnych os\u00f3b w projekcie pomaga zrozumie\u0107, jakie dzia\u0142ania mog\u0105 podj\u0105\u0107 i jakie ryzyko to generuje, a tak\u017ce okre\u015bli\u0107, <strong>kt\u00f3re grupy interesariuszy wymagaj\u0105 szczeg\u00f3lnego uwzgl\u0119dnienia.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Brak wsparcia kierownictwa\/zaanga\u017cowania interesariuszy jest wa\u017cnym czynnikiem decyduj\u0105cym o niepowodzeniu projektu. Cz\u0119sto problemem jest brak czasu kierownictwa i kluczowych interesariuszy, dlatego te\u017c przed rozpocz\u0119ciem projektu powinno odby\u0107 si\u0119 spotkanie kierownika projektu z zainteresowanymi cz\u0142onkami kierownictwa\/komitetem steruj\u0105cym, podczas kt\u00f3rego om\u00f3wione zostan\u0105 takie kwestie jak:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>raportowanie,<\/li>\n\n\n\n<li>zaanga\u017cowanie czasowe,<\/li>\n\n\n\n<li>zg\u0142aszanie problem\u00f3w,<\/li>\n\n\n\n<li>plan dalszych spotka\u0144,<\/li>\n\n\n\n<li>a przede wszystkim zdefiniowanie os\u00f3b decyzyjnych.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Po zidentyfikowaniu interesariuszy i ich wp\u0142ywu na projekt, wa\u017cne jest okre\u015blenie, jakie ryzyka zwi\u0105zane s\u0105 z ich rol\u0105. Dla niekt\u00f3rych interesariuszy ryzyko mo\u017ce polega\u0107 na op\u00f3\u017anieniach w projekcie, dla innych na kosztach lub jako\u015bci. Nale\u017cy wi\u0119c opracowa\u0107 strategie zarz\u0105dzania tymi ryzykami, takie jak plany dzia\u0142ania w przypadku konflikt\u00f3w lub op\u00f3\u017anie\u0144. W sytuacji, gdy ryzyko zwi\u0105zane z interesariuszami prowadzi do zmiany w projekcie, nale\u017cy jasno udokumentowa\u0107 te zmiany i powiadomi\u0107 wszystkie zainteresowane strony. <\/p>\n\n\n\n<p>Efektywne zarz\u0105dzanie ryzykiem zwi\u0105zanym z interesariuszami <strong>pomaga utrzyma\u0107 kontrol\u0119 w projekcie, unikn\u0105\u0107 konflikt\u00f3w i osi\u0105gn\u0105\u0107 sukces.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Zarz\u0105dzaj ryzykiem, bo inaczej ryzyko b\u0119dzie zarz\u0105dza\u0142o tob\u0105<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>W zarz\u0105dzaniu projektami nie istnieje zerowe ryzyko, wi\u0119c podczas planowania\/definiowania projektu nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 ryzyka. Co wi\u0119cej \u2013 nale\u017cy je systematycznie monitorowa\u0107 w trakcie trwania projektu. Dobry plan zarz\u0105dzania ryzykiem w projekcie nie jest reaktywny, ale proaktywny. Dlatego w\u0142a\u015bnie <strong>ryzykiem si\u0119 zarz\u0105dza, a nie tylko mu zapobiega<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>W zarz\u0105dzanie ryzykiem oraz przygotowanie rejestru ryzyka powinien by\u0107 zaanga\u017cowany ca\u0142y zesp\u00f3\u0142, kt\u00f3ry ma szczeg\u00f3\u0142ow\u0105 wiedz\u0119 w danych obszarach. Ponadto, warto te\u017c porozmawia\u0107 z interesariuszami, aby zrozumie\u0107 ich obawy i zebra\u0107 wszystkie zagro\u017cenia. W wyniku takich warsztat\u00f3w czy te\u017c burzy m\u00f3zg\u00f3w<strong> powstaje rejestr ryzyka<\/strong>, czyli dokument, kt\u00f3ry zawiera wszystkie informacje o zagro\u017ceniach, ich analizie, przeciwdzia\u0142aniach i statusie.<\/p>\n\n\n\n<p>Szablon rejestru ryzyka jest niezwykle \u0142atwy do przygotowania i mo\u017cna go utworzy\u0107 za pomoc\u0105 arkusza kalkulacyjnego lub dedykowanego oprogramowania.<\/p>\n\n\n\n<p>Podstawowe informacje, kt\u00f3re powinny by\u0107 zawarte w rejestrze ryzyka, to:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>numer identyfikacyjny \u2013 unikalny numer pozwalaj\u0105cy na identyfikacj\u0119 ryzyka,<\/li>\n\n\n\n<li>opis ryzyka \u2013 jak najdok\u0142adniejszy opis ryzyka, kt\u00f3re mo\u017ce wyst\u0105pi\u0107,<\/li>\n\n\n\n<li>status \u2013 okre\u015bla, czy ryzyko jest ju\u017c aktywne,<\/li>\n\n\n\n<li>wp\u0142yw \u2013 je\u015bli wyst\u0105pi ryzyko, to jak powa\u017cnie wp\u0142ynie na powodzenie projektu,<\/li>\n\n\n\n<li>prawdopodobie\u0144stwo wyst\u0105pienia \u2013 ocena, jak dalece mo\u017cliwe jest wyst\u0105pienie ryzyka (w skali od 1 do 5),<\/li>\n\n\n\n<li>priorytet \u2013 wp\u0142yw przemno\u017cony przez prawdopodobie\u0144stwo wyst\u0105pienia,<\/li>\n\n\n\n<li>plan dzia\u0142ania -\u2013 dzia\u0142ania minimalizuj\u0105ce prawdopodobie\u0144stwo materializacji ryzyka oraz plan ograniczenia skutk\u00f3w ryzyka po jego wyst\u0105pieniu,<\/li>\n\n\n\n<li>w\u0142a\u015bciciel ryzyka \u2013 osoba odpowiedzialna za nadzorowanie lub zarz\u0105dzanie ryzykiem, je\u015bli wyst\u0105pi.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Projektowe plany reakcji na ryzyko powinny by\u0107 elastyczne, dlatego te\u017c nale\u017cy przeprowadza\u0107 regularne przegl\u0105dy projektu, w tym ryzyka, aby upewni\u0107 si\u0119, \u017ce wcze\u015bniej poczynione kroki s\u0105 nadal odpowiednie w kontek\u015bcie zmieniaj\u0105cych si\u0119 okoliczno\u015bci. Systematyczne podej\u015bcie do zarz\u0105dzania ryzykiem <strong>pozwoli na minimalizowanie negatywnych wp\u0142yw\u00f3w<\/strong> na projekt i zwi\u0119kszy jego szanse na sukces.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Jak unikn\u0105\u0107 pe\u0142zania zakresu?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Zakres projektu okre\u015bla, co jest w\u0142\u0105czone w projekt, a co nie. Pozwala to unikn\u0105\u0107 nadmiernego rozrostu projektu lub braku jasno\u015bci w jego celach. Konsekwencj\u0105 rozpocz\u0119cia prac na wymaganiach, kt\u00f3re nie s\u0105 zamkni\u0119te, bywa ich pe\u0142zanie, czyli post\u0119puj\u0105ce zmiany zakresu.<\/p>\n\n\n\n<p>Co zrobi\u0107, aby si\u0119 ustrzec pe\u0142zaj\u0105cego zakresu? Przede wszystkim nale\u017cy zdefiniowa\u0107 i udokumentowa\u0107 cele projektu, o czym wspomnia\u0142am ju\u017c wcze\u015bniej. Ponadto, nale\u017cy pami\u0119ta\u0107 o zasobach, kt\u00f3rymi b\u0119dziemy dysponowa\u0107, czyli:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>dost\u0119pno\u015b\u0107 zespo\u0142u,<\/li>\n\n\n\n<li>bud\u017cet,<\/li>\n\n\n\n<li>kompetencje cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u,<\/li>\n\n\n\n<li>narz\u0119dzia niezb\u0119dne do prowadzenia projektu.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Poza jasnym okre\u015bleniem cel\u00f3w projektu dobrze jest zebra\u0107 wszystkie dodatkowe wymagania kluczowe do jego dostarczenia. Nale\u017cy wi\u0119c przygotowa\u0107 opis zakresu projektu i uwzgl\u0119dni\u0107 w dokumencie takie informacje jak:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>cel projektu,<\/li>\n\n\n\n<li>zasoby ludzkie i sprz\u0119towe,<\/li>\n\n\n\n<li>lista produkt\u00f3w ko\u0144cowych z dat\u0105 ich dostarczenia,<\/li>\n\n\n\n<li>harmonogram i o\u015b czasu projektu,<\/li>\n\n\n\n<li>informacja, co nie wchodzi w zakres projektu.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>W zale\u017cno\u015bci od z\u0142o\u017cono\u015bci projektu, opis zakresu projektu mo\u017ce przybra\u0107 form\u0119 wypunktowanej listy albo kompleksowego dokumentu. Poniewa\u017c po uruchomieniu projektu trudno jest dokona\u0107 zmian w jego zakresie, nale\u017cy uzyska\u0107 potwierdzenie od kluczowych interesariuszy. Taka akceptacja daje mo\u017cliwo\u015b\u0107 dokonywania zmian, co prowadzi do utworzenia procesu zarz\u0105dzania zmian\u0105. <\/p>\n\n\n\n<p>Wi\u0119kszo\u015b\u0107 zmian w zakresie projektu wi\u0105\u017ce si\u0119 z kosztami i r\u00f3\u017cnicami w harmonogramie, dlatego te\u017c ka\u017cda zg\u0142aszana zmiana powinna by\u0107 weryfikowana i akceptowana przez kluczowych interesariuszy\/komitet steruj\u0105cy. Dobrze zdefiniowany i zatwierdzony zakres pozwoli unikn\u0105\u0107 wyd\u0142u\u017cenia harmonogramu, zwi\u0119kszenia koszt\u00f3w realizacji projektu, ale tak\u017ce b\u0119dzie podstaw\u0105 do realizacji zada\u0144 dla zespo\u0142u projektowego.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Kierownik projektu \u2013 czy ryba zawsze psuje si\u0119 od g\u0142owy?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Zanim kierownik projektu zostanie wybrany, nale\u017cy jak najdok\u0142adniej, cho\u0107 rzadko jest to mo\u017cliwe, okre\u015bli\u0107 cele i zakres projektu, co pomo\u017ce zrozumie\u0107, jakie umiej\u0119tno\u015bci i do\u015bwiadczenie b\u0119dzie potrzebne do skutecznego zarz\u0105dzania projektem. Dobrze jest stworzy\u0107 list\u0119 wymaga\u0144, kt\u00f3re s\u0105 najwa\u017cniejsze dla sukcesu projektu. Czy jest to g\u0142\u00f3wnie techniczna wiedza, umiej\u0119tno\u015b\u0107 zarz\u0105dzania zespo\u0142em, czy mo\u017ce do\u015bwiadczenie w pracy nad projektami o podobnym charakterze?<\/p>\n\n\n\n<p>Jest wiele czynnik\u00f3w, kt\u00f3re nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 podczas procesu wyboru kierownika projektu, ale te najbardziej kluczowe to:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>do\u015bwiadczenie w roli managera,<\/li>\n\n\n\n<li>posiadana wiedza,<\/li>\n\n\n\n<li>dotychczas zrealizowane projekty,<\/li>\n\n\n\n<li>komunikatywno\u015b\u0107,<\/li>\n\n\n\n<li>kompetencje mi\u0119kkie,<\/li>\n\n\n\n<li>znajomo\u015b\u0107 j\u0119zyk\u00f3w obcych.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Oczywi\u015bcie, nie powinno pomija\u0107 si\u0119 znajomo\u015bci metodyk prowadzenia projekt\u00f3w, czy te\u017c preferencji kandydat\u00f3w. Dobrze jest si\u0119 upewni\u0107, \u017ce kierownik projektu b\u0119dzie umia\u0142 efektywnie komunikowa\u0107 si\u0119 zar\u00f3wno z zespo\u0142em, jak i interesariuszami projektu, a tak\u017ce, \u017ce dzi\u0119ki umiej\u0119tno\u015bciom interpersonalnym b\u0119dzie w stanie skutecznie rozwi\u0105zywa\u0107 konflikty. <\/p>\n\n\n\n<p>Nie ma sprawdzonego sposobu na wybranie w\u0142a\u015bciwej osoby na stanowisko kierownika projektu, nie mniej jednak mo\u017cna przeprowadzi\u0107 z kandydatem\/kandydatk\u0105 cykl spotka\u0144 zar\u00f3wno weryfikuj\u0105cych wiedz\u0119 z zakresu zarz\u0105dzania projektami jak i znajomo\u015b\u0107 danego j\u0119zyka. Coraz cz\u0119\u015bciej w procesie rekrutacji firmy organizuj\u0105 spotkania, podczas kt\u00f3rych potencjalny kierownik projektu musi zmierzy\u0107 si\u0119 z do\u015b\u0107 abstrakcyjnym problemem zaistnia\u0142ym w projekcie. Osoby rekrutuj\u0105ce sprawdzaj\u0105, czy i w jaki spos\u00f3b sytuacja zosta\u0142a rozwi\u0105zana i jak zachowa\u0142 si\u0119 kandydat\/kandydatka, kiedy kolejna \u201ek\u0142oda\u201d zosta\u0142a rzucona pod nogi.<\/p>\n\n\n\n<p>Po wyborze kierownika projektu nale\u017cy zapewni\u0107 mu odpowiednie wsparcie i informacje na temat projektu, aby m\u00f3g\u0142 efektywnie rozpocz\u0105\u0107 prac\u0119, a w p\u00f3\u017aniejszym terminie organizowa\u0107 regularne spotkania w celu kontrolowania post\u0119p\u00f3w i ewentualnych problem\u00f3w w projekcie. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz1-2.jpg\"><img decoding=\"async\" width=\"356\" height=\"392\" src=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz1-2.jpg\" alt=\"R\u00f3\u017cnice mi\u0119dzy szefem a liderem\t \" class=\"wp-image-24404\" srcset=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz1-2.jpg 356w, https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz1-2-272x300.jpg 272w\" sizes=\"(max-width: 356px) 100vw, 356px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">&nbsp;Ryc. 1 <a aria-label=\" (opens in a new tab)\" href=\"http:\/\/www.demotywatory.pl\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\" rel=\"nofollow\" >R\u00f3\u017cnice mi\u0119dzy szefem a liderem<\/a><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Zesp\u00f3\u0142 projektowy \u2013 sukces projektu a czynnik ludzki<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Za sukcesem projektu stoj\u0105 ludzie. A skoro tak \u2013 co zrobi\u0107, \u017ceby ograniczy\u0107 ryzyko niepowodzenia do minimum?<\/p>\n\n\n\n<p>Je\u015bli ju\u017c kierownik projektu zosta\u0142 namaszczony, nale\u017cy si\u0119 pochyli\u0107 nad wyborem cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u projektowego. Poszukiwania kierownika projektu i kompletowanie zespo\u0142u mog\u0105 by\u0107 prowadzone r\u00f3wnolegle, \u017ceby przy\u015bpieszy\u0107 proces, ale tak samo jak w przypadku okre\u015blania kompetencji kierownika projektu, nale\u017cy pomy\u015ble\u0107 nad kompetencjami zespo\u0142u, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 potrzebne do zrealizowania projektu.<\/p>\n\n\n\n<p>Powinni\u015bmy rozwa\u017cy\u0107 zar\u00f3wno kompetencje techniczne, jak i umiej\u0119tno\u015bci mi\u0119kkie takie jak komunikacja i zdolno\u015b\u0107 do pracy zespo\u0142owej. Ponadto, nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107, czy wystarczy jedna osoba o danych umiej\u0119tno\u015bciach, czy te\u017c w celu dotrzymania harmonogramu potrzebna jest wi\u0119cej ni\u017c jedna osoba o zbli\u017conych kompetencjach. Tak samo jak w przypadku kierownika projektu, o ile nie rekrutujemy os\u00f3b z wewn\u0105trz firmy (znaj\u0105c ich do\u015bwiadczenie, umiej\u0119tno\u015bci), nale\u017cy sprawdzi\u0107 umiej\u0119tno\u015b\u0107 kandydata potrzebne to danej roli w projekcie.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Zesp\u00f3\u0142 zosta\u0142 skompletowany i\u2026 co dalej?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Dobrze jest zebra\u0107 ca\u0142y zesp\u00f3\u0142, poinformowa\u0107 go, jaki jest zakres projektu i jasno okre\u015bli\u0107 zasady wsp\u00f3\u0142pracy. To pomo\u017ce w zrozumieniu, co jest do zrobienia i kto jest odpowiedzialny za poszczeg\u00f3lne elementy. Na pocz\u0105tkowych spotkaniach nale\u017cy jak najszybciej opracowa\u0107 wraz z zespo\u0142em szczeg\u00f3\u0142owy plan projektu, okre\u015blaj\u0105c harmonogram, cele po\u015brednie i kryteria sukcesu, a tak\u017ce przyporz\u0105dkowa\u0107 zadania. <\/p>\n\n\n\n<p>Na regularnych spotkaniach z zespo\u0142em projektowym nale\u017cy monitorowa\u0107 i ocenia\u0107 post\u0119p projektu, por\u00f3wnuj\u0105c go do planu i razie potrzeby dostosowa\u0107. Ale chyba najlepszym sposobem na zarz\u0105dzanie zespo\u0142em <strong>jest rozmowa<\/strong>. Wi\u0119c rozmawiajmy szczerze, gdy\u017c informacja (zwrotna te\u017c) ma niezwyk\u0142\u0105 wag\u0119. Je\u015bli nie ma informacji albo nie przychodzi na czas, nie mo\u017cna odpowiednio zarz\u0105dzi\u0107 projektem.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz2-3.png\"><img decoding=\"async\" width=\"605\" height=\"475\" src=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz2-3.png\" alt=\"Co zrobi\u0107, aby nie przed\u0142u\u017ca\u0107 spotka\u0144? \ud83d\ude0a\" class=\"wp-image-24406\" srcset=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz2-3.png 605w, https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz2-3-300x236.png 300w, https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Obraz2-3-370x290.png 370w\" sizes=\"(max-width: 605px) 100vw, 605px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Ryc. 2 <a href=\"https:\/\/agileadept.pl\/daily-scrum-standup\/\" target=\"_blank\" aria-label=\" (opens in a new tab)\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\" rel=\"nofollow\" >Co zrobi\u0107, aby nie przed\u0142u\u017ca\u0107 spotka\u0144?<\/a> \ud83d\ude0a<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Podsumowanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Kiedy pisa\u0142am ten artyku\u0142, z \u201elekkim\u201d op\u00f3\u017anieniem, poniewa\u017c powinien zosta\u0107 oddany ju\u017c jaki\u015b czas temu, u\u015bwiadomi\u0142am sobie, ile jeszcze mog\u0142abym wprowadzi\u0107 zmian w zarz\u0105dzaniu projektami, kt\u00f3re prowadz\u0119 czy te\u017c prowadzi\u0142am. Zauwa\u017cy\u0142am te\u017c, \u017ce zawsze jest co\u015b, czego nie uda si\u0119 zauwa\u017cy\u0107, bo dany projekt akurat tego \u2013 powiedzmy \u2013 nie wymaga, ale w sumie mo\u017ce si\u0119 przyda\u0107.<\/p>\n\n\n\n<p>Powy\u017csze \u201edobre rady\u201d bazuj\u0105 w du\u017cej mierze na moich do\u015bwiadczeniach i przemy\u015bleniach, wi\u0119c na pewno nie s\u0105 jedyne. Nasuwa si\u0119 jednak pytanie: czy da si\u0119 uwzgl\u0119dni\u0107 wszystkie czynniki i wzorcowo zrealizowa\u0107 projekt?<\/p>\n\n\n\n<p>*** <\/p>\n\n\n\n<p>Je\u015bli interesuje Ci\u0119 obszar zarz\u0105dzania projektami, zajrzyj koniecznie r\u00f3wnie\u017c <a href=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/zarzadzanie-projektami\/\" target=\"_blank\" aria-label=\"do innych artyku\u0142\u00f3w naszych specjalist\u00f3w.  (opens in a new tab)\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\">do innych artyku\u0142\u00f3w naszych specjalist\u00f3w. <\/a><\/p>\n\n\n<div class=\"kk-star-ratings kksr-auto kksr-align-left kksr-valign-bottom\"\n    data-payload='{&quot;align&quot;:&quot;left&quot;,&quot;id&quot;:&quot;24403&quot;,&quot;slug&quot;:&quot;default&quot;,&quot;valign&quot;:&quot;bottom&quot;,&quot;ignore&quot;:&quot;&quot;,&quot;reference&quot;:&quot;auto&quot;,&quot;class&quot;:&quot;&quot;,&quot;count&quot;:&quot;4&quot;,&quot;legendonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;readonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;score&quot;:&quot;5&quot;,&quot;starsonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;best&quot;:&quot;5&quot;,&quot;gap&quot;:&quot;11&quot;,&quot;greet&quot;:&quot;&quot;,&quot;legend&quot;:&quot;5\\\/5 ( votes: 4)&quot;,&quot;size&quot;:&quot;18&quot;,&quot;title&quot;:&quot;Jak ustrzec si\u0119 pora\u017cki w projekcie, czyli dobre rady od PM-a zawsze w cenie&quot;,&quot;width&quot;:&quot;139.5&quot;,&quot;_legend&quot;:&quot;{score}\\\/{best} ( {votes}: {count})&quot;,&quot;font_factor&quot;:&quot;1.25&quot;}'>\n            \n<div class=\"kksr-stars\">\n    \n<div class=\"kksr-stars-inactive\">\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"1\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"2\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"3\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"4\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"5\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n    <\/div>\n    \n<div class=\"kksr-stars-active\" style=\"width: 139.5px;\">\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 11px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 18px; height: 18px;\"><\/div>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n                \n\n<div class=\"kksr-legend\" style=\"font-size: 14.4px;\">\n            5\/5 ( votes: 4)    <\/div>\n    <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Liczba projekt\u00f3w realizowanych na \u015bwiecie przez r\u00f3\u017cne organizacje jest ogromna. Nie dziwi wi\u0119c to, \u017ce cz\u0119\u015b\u0107 z nich ko\u0144czy si\u0119 &hellip; <a class=\"continued-btn\" href=\"https:\/\/sii.pl\/blog\/jak-ustrzec-sie-porazki-w-projekcie-czyli-dobre-rady-od-pm-a-zawsze-w-cenie\/\">Continued<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":478,"featured_media":24412,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":0,"_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1318],"tags":[1641,1512,1305,555],"class_list":["post-24403","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-zarzadzanie-projektami","tag-przyczyny-porazek","tag-poradnik","tag-kierownik-projektu","tag-projekt"],"acf":[],"aioseo_notices":[],"republish_history":[],"featured_media_url":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/Przyczyny-porazek-w-projektach-okiem-Project-Managera.jpg","category_names":["Zarz\u0105dzanie projektami"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/24403"}],"collection":[{"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/478"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=24403"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/24403\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":24492,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/24403\/revisions\/24492"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/24412"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=24403"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=24403"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=24403"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}