W dzisiejszym \u015bwiecie, w kt\u00f3rym praca zdalna jest coraz bardziej powszechna, narz\u0119dzia do komunikacji w miejscu pracy takie jak Slack s\u0105 niezb\u0119dne do sprawnego funkcjonowania zespo\u0142\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Je\u015bli nie mieli\u015bcie wcze\u015bniej styczno\u015bci ze Slackiem, to musicie wiedzie\u0107, \u017ce jest to narz\u0119dzie komunikacyjne, w kt\u00f3rym komunikacja oparta jest na kana\u0142ach b\u0119d\u0105cych przestrzeni\u0105 do wymiany informacji w postaci tekstu, plik\u00f3w, klip\u00f3w audio-video i rozm\u00f3w g\u0142osowych. Informacje mog\u0105 by\u0107 wymieniane nie tylko w ramach jednej organizacji, ale te\u017c mi\u0119dzy dwiema lub wi\u0119cej niezale\u017cnymi organizacjami. Istot\u0105 Slacka jest niwelowanie barier komunikacyjnych i zapewnienie sprawnej oraz efektywnej wsp\u00f3\u0142pracy.<\/p>\n\n\n\n Analiza to rozpoznanie firmy, jej potrzeb i cel\u00f3w, kt\u00f3re powinny zosta\u0107 zrealizowane poprzez implementacj\u0119 Slacka. Jest to etap, na podstawie kt\u00f3rego powstaje strategia wdro\u017cenia. Podczas analizy musimy pozna\u0107, w jaki spos\u00f3b zespo\u0142y komunikuj\u0105 si\u0119 ze sob\u0105, jak wygl\u0105da komunikacja wewn\u0119trzna (og\u0142oszenia o zmianach w firmie, wydarzeniach itp.), sposoby komunikacji z partnerami i narz\u0119dzia do tego wykorzystywane. Bardzo istotnym elementem jest zrozumienie ewentualnych problem\u00f3w komunikacyjnych i przyczyn takiego stanu rzeczy.<\/p>\n\n\n\n Ten etap wdro\u017cenia to czas na zidentyfikowanie os\u00f3b odpowiedzialnych za:<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli to mo\u017cliwe, warto porozmawia\u0107 z pracownikami r\u00f3\u017cnych dzia\u0142\u00f3w, np.: o tym, co lubi\u0105 lub co im przeszkadza w obecnym stylu komunikacji i narz\u0119dziach do tego przeznaczonych. Wymienione wy\u017cej osoby i kryteria b\u0119d\u0105 niezb\u0119dne, aby ustali\u0107 przebieg i warunki implementacji, a tak\u017ce skonfigurowa\u0107 serwisy (np.: Data Loss Prevention i SSO) po swojej stronie.<\/p>\n\n\n\n Ju\u017c na tym etapie warto ustali\u0107, w jaki spos\u00f3b u\u017cytkownicy b\u0119d\u0105 mogli zg\u0142asza\u0107 pro\u015bby i problemy do zespo\u0142\u00f3w administruj\u0105cych Slacka. Czy b\u0119dzie to aplikacja zewn\u0119trzna, czy mo\u017ce procesy te maj\u0105 dzia\u0142a\u0107 w Slacku?<\/p>\n\n\n\n Dodatkowo, dobrze wiedzie\u0107, czy istniej\u0105 okresy bardziej intensywne od innych (np.: okres przed\u015bwi\u0105teczny dla firm kurierskich), tak, aby unika\u0107 planowania aktywno\u015bci szkoleniowych w tym czasie.<\/p>\n\n\n\n Na podstawie zdobytych informacji b\u0119dziemy w stanie zaprojektowa\u0107 uk\u0142ad i charakterystyk\u0119:<\/p>\n\n\n\n a tak\u017ce zasady:<\/p>\n\n\n\n Wp\u0142yw na planowanie ma edycja Slack, kt\u00f3r\u0105 chcemy wykorzysta\u0107, ale w tym artykule nie b\u0119dziemy rozpatrywa\u0107 mo\u017cliwo\u015bci, jakie daj\u0105 nam poszczeg\u00f3lne wersje.<\/p>\n\n\n\n Gdy powy\u017csze informacje zostan\u0105 zgromadzone, mo\u017cemy zdecydowa\u0107<\/strong>, kto b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 zak\u0142ada\u0107 nowe kana\u0142y publiczne b\u0105d\u017a prywatne, kana\u0142y Slack Connect (o tym dalej w artykule), archiwizowa\u0107 i usuwa\u0107 je, zaprasza\u0107 lub akceptowa\u0107 nowych u\u017cytkownik\u00f3w i go\u015bci, edytowa\u0107 i usuwa\u0107 wiadomo\u015bci, tworzy\u0107 grupy u\u017cytkownik\u00f3w (u\u017cywane do oznaczania wybranych grup u\u017cytkownik\u00f3w w wiadomo\u015bciach), instalowa\u0107 aplikacje, tworzy\u0107 automatyzacje i dzieli\u0107 si\u0119 plikami.<\/p>\n\n\n\n Zaprojektowanie intuicyjnych i w pe\u0142ni wykorzystywanych kana\u0142\u00f3w stanowi wyzwanie. Aby to lepiej zobrazowa\u0107, we\u017amy za przyk\u0142ad trzy rodzaje kana\u0142\u00f3w:<\/p>\n\n\n\n Do tego dochodzi logika tworzenia kana\u0142\u00f3w<\/strong> zespo\u0142owych, projektowych, dedykowanych wsparciu u\u017cytkownika, domy\u015blnych (u\u017cytkownicy do\u0142\u0105czaj\u0105 do nich automatycznie w chwili utworzenia konta) i dedykowanych powiadomieniom z aplikacji zewn\u0119trznych. Kana\u0142y mog\u0105 by\u0107 publiczne lub prywatne (dost\u0119p do nich nadawany jest przez osob\u0119 zarz\u0105dzaj\u0105c\u0105 kana\u0142em), a do kana\u0142u publicznego mo\u017ce do\u0142\u0105czy\u0107 ka\u017cdy.<\/p>\n\n\n\n Rozplanowanie kana\u0142\u00f3w musi by\u0107 przemy\u015blane tak, aby nie dopu\u015bci\u0107 do wyciek\u00f3w informacji<\/strong>, nawet tych wewn\u0105trz organizacji.<\/p>\n\n\n\n Jest to etap, w kt\u00f3rym wcielasz w \u017cycie poczynione ustalenia. Zaleca si\u0119, aby krok ten wykonywa\u0142y osoby, kt\u00f3re w przysz\u0142o\u015bci b\u0119d\u0105 zajmowa\u0142y si\u0119 administrowaniem Slacka. Pozwoli im to zapozna\u0107 si\u0119 z dost\u0119pnymi opcjami.<\/p>\n\n\n\n Opr\u00f3cz konfiguracji, kt\u00f3r\u0105 mo\u017cemy wykona\u0107 samodzielnie, wymagana jest r\u00f3wnie\u017c wsp\u00f3\u0142praca z zespo\u0142ami zarz\u0105dzaj\u0105cymi i konfiguruj\u0105cymi SSO, Identity Provider (Microsoft Azure, Okta, Auth0 itp.) i Data Loss Prevention. Musz\u0105 one wprowadzi\u0107 odpowiednie zmiany po swojej stronie. Je\u015bli wsparcie u\u017cytkownika ma odbywa\u0107 si\u0119 za pomoc\u0105 narz\u0119dzi typu Service Desk, wymagane mo\u017ce by\u0107 utworzenie osobnych kategorii i formularzy przez dedykowany zesp\u00f3\u0142 na podstawie dostarczonych im danych. <\/p>\n\n\n\n Istotnym krokiem konfiguracji jest poszerzanie mo\u017cliwo\u015bci Slack o dodatkowe funkcjonalno\u015bci za pomoc\u0105 integracji<\/strong>. Poniewa\u017c uznaj\u0119 to za istotne, chcia\u0142bym po\u015bwi\u0119ci\u0107 integracjom osobny punkt artyku\u0142u.<\/p>\n\n\n\n Slack ma sw\u00f3j w\u0142asny sklep z rozwi\u0105zaniami Slack App Directory<\/strong>, w kt\u00f3rym znajdziemy ponad 2 600 aplikacji rozszerzaj\u0105cych jego mo\u017cliwo\u015bci i pomagaj\u0105cych zintegrowa\u0107 go z innymi popularnymi narz\u0119dziami u\u017cywanymi w pracy. Proces instalacji i autoryzacji jest prawie tak samo prosty, jak ten znany z telefon\u00f3w czy tablet\u00f3w. Osoba z odpowiednimi uprawnieniami mo\u017ce instalowa\u0107 aplikacje dla wszystkich w danej instancji Slack, a u\u017cytkownikowi pozostaje zautoryzowa\u0107 po\u0142\u0105czenie poprzez podanie loginu i has\u0142a do integrowanego programu.<\/p>\n\n\n\n Dobrym punktem wej\u015bcia jest integracja z trzema podstawowymi narz\u0119dziami:<\/p>\n\n\n\n Szanse, \u017ce znajdziemy odpowiedni\u0105 aplikacj\u0119, s\u0105 wysokie, poniewa\u017c Slack i firmy trzecie stale poszerzaj\u0105 ofert\u0119 <\/strong>Slack App Directory.<\/p>\n\n\n\n Pakiet podstawowy to za ma\u0142o? Nie ma problemu. Przy u\u017cyciu aplikacji mo\u017cemy przeprowadza\u0107 ankiety, gra\u0107 w gry ze wsp\u00f3\u0142pracownikami, tworzy\u0107 zg\u0142oszenia w programach do zarz\u0105dzania projektami, wy\u015bwietla\u0107 i zarz\u0105dza\u0107 danymi z popularnych CRM oraz wiele wi\u0119cej. W tym miejscu warto zaznaczy\u0107, \u017ce w po\u0142owie roku 2021 Salesforce sfinalizowa\u0142 zakup Slacka (za 27,7 mld $), czego efektem jest sta\u0142y rozw\u00f3j mo\u017cliwo\u015bci wsp\u00f3\u0142pracy obu program\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Do tego Slack oferuje Workflow<\/strong> \u2013 narz\u0119dzie deklaratywne, dzi\u0119ki kt\u00f3remu mo\u017cemy integrowa\u0107 Slacka z innymi programami (ich liczba stale ro\u015bnie) bez napisania linijki standardowego kodu<\/strong>. Za pomoc\u0105 Workflow mo\u017cemy r\u00f3wnie\u017c wys\u0142a\u0107 wiadomo\u015bci powitalne do nowych u\u017cytkownik\u00f3w lub tworzy\u0107 formularze, kt\u00f3re wype\u0142nione i wys\u0142ane na odpowiedni kana\u0142 mog\u0105 s\u0142u\u017cy\u0107 np.: do zg\u0142aszania pr\u00f3\u015bb o wsparcie u\u017cytkownika.<\/p>\n\n\n\n A co, je\u015bli istnieje potrzeba integracji z programem napisanym na potrzeby konkretnej firmy? Z tym te\u017c nie ma problemu \u2013 deweloper Slack mo\u017ce napisa\u0107 integracj\u0119<\/strong>, kt\u00f3ra np.: wy\u015bwietli powiadomienia na wybranych kana\u0142ach Slack z aplikacji zewn\u0119trznej lub wykona w nim akcj\u0119 po wpisaniu odpowiedniej frazy na wybranym kanale.<\/p>\n\n\n\n Dla wielu u\u017cytkownik\u00f3w to pierwsze zetkni\u0119cie ze Slackiem i niezwykle istotne jest, aby opr\u00f3cz wiedzy o dost\u0119pnych funkcjonalno\u015bciach, przekaza\u0107 r\u00f3wnie\u017c dobre praktyki, kt\u00f3re uproszcz\u0105 komunikacj\u0119. Szkolenie projektowane jest na podstawie wybor\u00f3w i strategii przyj\u0119tych na etapie analizy i planowania. Jako zesp\u00f3\u0142 wdra\u017caj\u0105cy Slacka, prowadzimy obecnie osobne szkolenia dla zespo\u0142\u00f3w administruj\u0105cych i osobne dla u\u017cytkownik\u00f3w ko\u0144cowych.<\/p>\n\n\n\n Szkolenia najcz\u0119\u015bciej odbywaj\u0105 si\u0119 za pomoc\u0105 interaktywnych sesji, na kt\u00f3rych u\u017cytkownicy maj\u0105 szans\u0119 przetestowa\u0107 najwa\u017cniejsze funkcjonalno\u015bci<\/strong> samodzielnie, nawet je\u015bli w szkoleniu bior\u0105 dziesi\u0105tki lub setki u\u017cytkownik\u00f3w na raz. Je\u015bli byli\u015bcie kiedy\u015b uczestnikiem szkolenia dla du\u017cej grupy, to wiecie, \u017ce zazwyczaj mo\u017cliwo\u015b\u0107 wypowiedzenia si\u0119 lub zadania pytania jest ograniczona, aby uczestnicy wzajemnie sobie nie przeszkadzali.<\/p>\n\n\n\n My zaadresowali\u015bmy to wymaganie, tworz\u0105c dedykowany kana\u0142, gdzie ju\u017c w trakcie szkolenia u\u017cytkownicy mog\u0105 zadawa\u0107 pytania, na kt\u00f3re prowadz\u0105cy udziela odpowiedzi po zako\u0144czeniu lub je\u015bli istnieje taka mo\u017cliwo\u015b\u0107 \u2013 drugi szkoleniowiec odpowiada w trakcie. Dodatkowo, kana\u0142 ten wykorzystywany jest do r\u00f3\u017cnych aktywno\u015bci i zada\u0144, kt\u00f3re maj\u0105 na celu wyrobi\u0107 dobre nawyki w my\u015bl zasady \u201elearning by doing\u201d<\/strong> jak np.: \u201epodajcie tytu\u0142 ulubionej piosenki w danym w\u0105tku i wybierzcie odpowiedni\u0105 emotk\u0119, aby zaraportowa\u0107 wykonanie zadania\u201d.<\/p>\n\n\n\n Na kanale szkoleniowym przypinamy linki do opisu poszczeg\u00f3lnych funkcjonalno\u015bci i klipy audio\/video (mo\u017cna je nagrywa\u0107 dzi\u0119ki jednej z funkcjonalno\u015bci Slacka) przedstawiaj\u0105ce rozwi\u0105zanie problemu, np.: jak odszuka\u0107 formularz zg\u0142osze\u0144 pr\u00f3\u015bb lub problem\u00f3w technicznych?<\/p>\n\n\n\n Istotnym jest, aby szkolenia odby\u0142y si\u0119 na kr\u00f3tko przed dniem premiery Slacka w organizacji<\/strong>. Dzi\u0119ki temu u\u017cytkownicy nie zapomn\u0105 do\u015bwiadcze\u0144 nabytych na szkoleniu.<\/p>\n\n\n\n Z moich do\u015bwiadcze\u0144 z pracy z klientami wynika, \u017ce taki styl prowadzenia szkolenia cieszy si\u0119 bardzo dobrymi recenzjami \u2013 uczestnicy ceni\u0105 efektywno\u015b\u0107 i interaktywno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n Opisanie poszczeg\u00f3lnych funkcjonalno\u015bci i dobrych praktyk to materia\u0142 na sesj\u0119 w formie audio\/video, ale mimo wszystko chcia\u0142bym przekaza\u0107 Wam drobne rady, kt\u00f3re cz\u0119sto nie s\u0105 brane pod uwag\u0119 w codziennej komunikacji:<\/p>\n\n\n\n Wiadomo\u015bci<\/p>\n\n\n\n W ten spos\u00f3b<\/p>\n\n\n\n Wygl\u0105da to ma\u0142o profesjonalnie i wywo\u0142uje wiele powiadomie\u0144, a adresaci musz\u0105 czeka\u0107, a\u017c wyrazicie ca\u0142\u0105 swoj\u0105 my\u015bl w ratach.<\/p>\n\n\n\n Kiedy wykre\u015blimy wszystkie pozycje z listy wymaganych aktywno\u015bci, mo\u017cemy wpu\u015bci\u0107 u\u017cytkownik\u00f3w do naszej instancji Slacka, ale na tym nasza praca si\u0119 nie ko\u0144czy.<\/p>\n\n\n\n W pierwszych dniach po publikacji Slacka w organizacji, powinni\u015bmy zadba\u0107 o wsparcie zespo\u0142\u00f3w administracyjnych i u\u017cytkownik\u00f3w tak, aby ich pierwsze samodzielne dzia\u0142ania by\u0142y jak najbardziej komfortowe.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Dzi\u0119ki wbudowanym narz\u0119dziom analitycznym jeste\u015bmy w stanie okre\u015bli\u0107 dynamik\u0119 adopcji (adaptacji). Obserwuj\u0105c wykresy, mo\u017cemy okre\u015bli\u0107 liczb\u0119 loguj\u0105cych si\u0119 u\u017cytkownik\u00f3w, liczb\u0119 wiadomo\u015bci wys\u0142anych i przeczytanych na poszczeg\u00f3lnych kana\u0142ach publicznych, liczb\u0119 wymienianych plik\u00f3w oraz procentowy udzia\u0142 kana\u0142\u00f3w publicznych, prywatnych i wiadomo\u015bci bezpo\u015brednich w wiadomo\u015bciach wys\u0142anych\/przeczytanych. <\/p>\n\n\n\n Analiza tych informacji podpowiada nam, w jakiej sferze u\u017cytkownicy maj\u0105 problemy oraz pozwala zaplanowa\u0107 akcje poprawiaj\u0105ce adopcj\u0119 i do\u015bwiadczenia u\u017cytkownik\u00f3w<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Mam nadziej\u0119, \u017ce uda\u0142o mi si\u0119 w jasny i przyst\u0119pny spos\u00f3b opisa\u0107 kroki wymagane do efektywnej implementacji Slacka. Z racji obszerno\u015bci tematu nie wchodzi\u0142em w szczeg\u00f3\u0142y, nie opisywa\u0142em funkcjonalno\u015bci i zagadnie\u0144 czysto technicznych. Je\u015bli chcesz dowiedzie\u0107 si\u0119 wi\u0119cej, to zapraszam do kontaktu.<\/a><\/p>\n\n\n![\"Slack](\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/Do-wstepu.webp\")
<\/a>Analiza i planowanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Odpowiedzmy sobie na kilka pyta\u0144<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
\n
Czas decyzji \u2013 tworzenie kana\u0142\u00f3w<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Konfiguracja<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Integracja<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Szkolenia<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Dobre praktyki<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Launch & post-launch<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Podsumowanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n