W praktycznie ka\u017cdym aspekcie funkcjonowania organizacji konieczna jest transformacja i digitalizacja \u2013 dotyczy to nie tylko obszar\u00f3w IT, ale tak\u017ce dzia\u0142\u00f3w HR.<\/p>\n\n\n\n
Automatyzacja proces\u00f3w i wprowadzenie cyfrowych rozwi\u0105za\u0144 tworzy lepsze do\u015bwiadczenia pracownik\u00f3w, poprawia ich produktywno\u015b\u0107 i zmniejsza koszty oraz u\u0142atwi\u0105 prac\u0119 managerom i innym specjalistom ds. HR w firmach.<\/p>\n\n\n\n
Jak to osi\u0105gn\u0105\u0107? Platforma ServiceNow, ma w swoim portfolio produkt, jakim jest modu\u0142 HRSD<\/strong> (Human Resources Service Delivery<\/strong>). \u0141\u0105czy on w sobie wszystkie rozwi\u0105zania technologiczne potrzebne do efektywnego funkcjonowania HR w organizacjach.<\/p>\n\n\n\n W tym artykule opisz\u0119 procesy implementacji<\/strong>, a tak\u017ce najwa\u017cniejsze funkcje<\/strong>, kt\u00f3re sprawiaj\u0105, \u017ce HRSD jest niezast\u0105pionym narz\u0119dziem w codziennej pracy dzia\u0142u HR. Podziel\u0119 si\u0119 te\u017c najlepszymi praktykami<\/strong>, kt\u00f3re pomog\u0105 w pe\u0142ni wykorzysta\u0107 jego potencja\u0142.<\/p>\n\n\n\n Pierwszym krokiem ka\u017cdego projektu wdro\u017ceniowego powinna by\u0107 szczeg\u00f3\u0142owa analiza potrzeb biznesowych \u2013 w tym przypadku skupiona na zbadaniu i om\u00f3wieniu proces\u00f3w HR. Ca\u0142o\u015bciowe zrozumienie problem\u00f3w jest kluczowe:<\/p>\n\n\n\n Posiadaj\u0105c te informacje, stworzymy solidne podstawy projektu, kt\u00f3re pozwol\u0105 nam podj\u0105\u0107 kolejne kroki. Dzi\u0119ki tej bazie unikniemy r\u00f3wnie\u017c potencjalnych problem\u00f3w podczas implementacji nowych rozwi\u0105za\u0144.<\/p>\n\n\n\n Obowi\u0105zkowym elementem tej fazy s\u0105 rozmowy z wszystkimi interesariuszami<\/strong>, kt\u00f3rych zmiana b\u0119dzie dotyczy\u0107. Powinni\u015bmy szczeg\u00f3\u0142owo pozna\u0107 ich perspektywy, potrzeby i oczekiwania. Dzi\u0119ki temu precyzyjnie zidentyfikujemy \u201ew\u0105skie gard\u0142o\u201d w istniej\u0105cych procesach i obszarach wymagaj\u0105cych poprawy. W takich rozmowach powinni wzi\u0105\u0107 udzia\u0142 przede wszystkim pracownicy dzia\u0142u HR, pozostali przedstawiciele organizacji, kt\u00f3rzy maj\u0105 styczno\u015b\u0107 z procesami HR, a tak\u017ce inne osoby wskazane przez ten dzia\u0142. Pozwoli to na zrozumienie pe\u0142nego spektrum potrzeb i wyzwa\u0144.<\/strong><\/p>\n\n\n\n W przypadku bardziej z\u0142o\u017conych organizacji, kt\u00f3re posiadaj\u0105 liczne grupy interesariuszy, warto przeprowadzi\u0107 warsztaty<\/strong>. Dzi\u0119ki nim, wsp\u00f3lnie z pracownikami, mo\u017cemy zidentyfikowa\u0107 obszary do rozwoju, opracowa\u0107 prototypy rozwi\u0105za\u0144, schematy i algorytmy oraz zaanga\u017cowa\u0107 zesp\u00f3\u0142 w proces zmian. Warsztaty mog\u0105 obejmowa\u0107 sesje \u201eburzy m\u00f3zg\u00f3w\u201d, analizy przypadk\u00f3w czy symulacje proces\u00f3w, kt\u00f3re mo\u017cemy zautomatyzowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n Takie podej\u015bcie nie tylko pomaga w identyfikacji problem\u00f3w, ale te\u017c buduje zaanga\u017cowanie i wsparcie ze strony pracownik\u00f3w, co jest kluczowe dla pomy\u015blnego przeprowadzenia procesu wdro\u017cenia. Wsp\u00f3\u0142praca z kluczowymi interesariuszami na wczesnym etapie projektu umo\u017cliwia uzyskanie bie\u017c\u0105cej informacji zwrotnej, om\u00f3wienie najwi\u0119kszych wyzwa\u0144 oraz zdobycie akceptacji dla nowych rozwi\u0105za\u0144. Regularne spotkania i konsultacje<\/strong> pozwalaj\u0105 na szybkie reagowanie na pojawiaj\u0105ce si\u0119 problemy oraz utwierdzaj\u0105 nas, \u017ce wszyscy s\u0105 poinformowani o post\u0119pach projektu. Tym samym zyskujemy sojusznik\u00f3w<\/strong>, kt\u00f3rzy wespr\u0105 ca\u0142y proces wdro\u017ceniowy, co zwi\u0119ksza szanse na sukces projektu.<\/p>\n\n\n\n Czy istniej\u0105 narz\u0119dzia, kt\u00f3re mog\u0105 u\u0142atwi\u0107 planowanie analizy i ca\u0142ego wdro\u017cenia? Oczywi\u015bcie! Na rynku znajdziemy liczne rozwi\u0105zania do zarz\u0105dzania projektami, natomiast ServiceNow w swojej ofercie posiada specjalny portal NowCreate.<\/strong> Jest to kompleksowy zbi\u00f3r najlepszych praktyk, metodyk oraz przewodnik\u00f3w w celu dostarczenia projektu z sukcesem.<\/p>\n\n\n\n Na platformie NowCreate znajdziemy m.in. gotowe do zaimportowania user stories<\/strong>, kt\u00f3re pomagaj\u0105 okre\u015bli\u0107 wymagania projektowe oraz predefiniowane prezentacje do warsztat\u00f3w, u\u017cywane do edukacji i anga\u017cowania zespo\u0142\u00f3w. Rekomendowana sekwencja implementacji poszczeg\u00f3lnych produkt\u00f3w pozwala na logiczne i efektywne planowanie wdro\u017cenia, co minimalizuje ryzyko wyst\u0105pienia problem\u00f3w oraz poniesienia niepotrzebnych koszt\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n ServiceNow wspiera ci\u0105g\u0142e doskonalenie proces\u00f3w poprzez regularne aktualizacje i dost\u0119p do najnowszych trend\u00f3w oraz rozwi\u0105za\u0144 w produktach HR. Ponadto, na platformie istniej\u0105 liczne listy kontrolne<\/strong>, kt\u00f3re pomagaj\u0105 upewni\u0107 si\u0119, \u017ce \u017cadna istotna kwestia nie zostanie pomini\u0119ta. Dzi\u0119ki takim zasobom, proces wdro\u017cenia staje si\u0119 bardziej przejrzysty i efektywny. Dodatkowo NowCreate zawiera narz\u0119dzia do monitorowania post\u0119p\u00f3w oraz zarz\u0105dzania ryzykiem, co jest bardzo istotne dla utrzymania projektu we w\u0142a\u015bciwych torach.<\/p>\n\n\n\n Korzystaj\u0105c z dost\u0119pnych zasob\u00f3w, organizacje mog\u0105 spodziewa\u0107 si\u0119 terminowych realizacji projekt\u00f3w<\/strong>, zgodnych z za\u0142o\u017conymi celami.<\/p>\n\n\n\n Po dok\u0142adnej analizie proces\u00f3w HR i zebraniu wszystkich niezb\u0119dnych informacji od interesariuszy kolejnym kluczowym krokiem jest przekszta\u0142cenie tych wniosk\u00f3w w konkretny plan dzia\u0142ania. W celu maksymalizacji korzy\u015bci i minimalizacji ryzyka ten plan powinien obejmowa\u0107 decyzj\u0119 o tym, kt\u00f3re funkcjonalno\u015bci modu\u0142u HRSD zostan\u0105 wdro\u017cone na pocz\u0105tku<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Wyb\u00f3r produkt\u00f3w, kt\u00f3re zostan\u0105 wdro\u017cone w pierwszej kolejno\u015bci, powinien opiera\u0107 si\u0119 na zidentyfikowanych potrzebach i priorytetach organizacji. Kluczowe jest, aby zacz\u0105\u0107 od tych element\u00f3w, kt\u00f3re przynios\u0105 najbardziej zauwa\u017calne i szybkie do zaimplementowania korzy\u015bci, co uskuteczni zaanga\u017cowanie i wzbudzi zaufanie interesariuszy do ca\u0142ego projektu. Decyzja o tym, jakie elementy zostan\u0105 wdro\u017cone, zale\u017cy od potrzeb, ale r\u00f3wnie\u017c bud\u017cetu.<\/p>\n\n\n\n Sponsor projektu powinien otrzyma\u0107 pomoc w zrozumieniu, na czym b\u0119dzie polega\u0142 \u201ezwrot z inwestycji\u201d z danego rozwi\u0105zania. Poni\u017cej znajduj\u0105 si\u0119 najwa\u017cniejsze funkcjonalno\u015bci modu\u0142u HRSD, kt\u00f3re warto rozwa\u017cy\u0107 na samym pocz\u0105tku realizacji projektu.<\/p>\n\n\n\n Employee Center to portal stworzony do \u015bwiadczenia szerokiego zakresu us\u0142ug<\/strong> takich jak dost\u0119p do profilu pracownika, czatowania z HR, zarz\u0105dzania pytaniami o us\u0142ugi czy korzystania z bazy wiedzy. Jest stosunkowo \u0142atwy do edycji i dostosowania pod r\u00f3\u017cne wymagania na wielu p\u0142aszczyznach. Mo\u017cemy decydowa\u0107 o tym, co widzimy w naszym menu, o brandingu, bannerach, identyfikacji wizualnej, formularzach czy funkcjach, kt\u00f3re nie wchodz\u0105 w sk\u0142ad bazowej wersji. Korzystaj\u0105 z niego przede wszystkim u\u017cytkownicy ko\u0144cowi, zg\u0142aszaj\u0105cy r\u00f3\u017cne potrzeby i zapytania do dzia\u0142u HR.<\/p>\n\n\n\n Dzi\u0119ki EC, organizacja mo\u017ce wdro\u017cy\u0107<\/strong> m.in.:<\/p>\n\n\n\n Employee Center mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c zintegrowa\u0107 z innymi narz\u0119dziami czy aplikacjami u\u017cywanymi w codziennej pracy jak np. MS Teams, przez kt\u00f3ry pracownicy maj\u0105 dost\u0119p do portalu lub mog\u0105 skorzysta\u0107 z chatu z poziomu komunikatora.<\/p>\n\n\n\n Dla mnie EC jest baz\u0105<\/strong>, punktem wyj\u015bcia do dalszych transformacji. W razie potrzeb mo\u017cna swobodnie dodawa\u0107 do niego kolejne elementy, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 odpowiada\u0107 na nowe potrzeby pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Na naszych oczach dokona\u0142a si\u0119 kolejna rewolucja technologiczna \u2013 sztuczna inteligencja (AI) szturmem wdar\u0142a si\u0119 w wiele aspekt\u00f3w naszego \u017cycia. Odpowiedzi\u0105 ServiceNow na t\u0119 zmian\u0119 by\u0142o m.in. stworzenie narz\u0119dzia \u201eNow Assist\u201d, kt\u00f3re wspiera codzienn\u0105 prac\u0119 HR Admin\u00f3w i innych pracownik\u00f3w poszukuj\u0105cych odpowiedzi na swoje problemy.<\/p>\n\n\n\n Dzi\u0119ki \u201eNow Assist\u201d mo\u017cemy:<\/p>\n\n\n\n O tym module mo\u017cna by by\u0142o napisa\u0107 osobn\u0105 ksi\u0105\u017ck\u0119. To zintegrowane narz\u0119dzie oferuje intuicyjny interfejs u\u017cytkownika, kt\u00f3ry \u0142\u0105czy r\u00f3\u017cne funkcje i narz\u0119dzia potrzebne do obs\u0142ugi spraw HR w jednym miejscu. Mo\u017cemy go konfigurowa\u0107 zgodnie z naszymi potrzebami. Dzi\u0119ki temu pracownicy dzia\u0142u HR mog\u0105 \u0142atwo przegl\u0105da\u0107, monitorowa\u0107 i zarz\u0105dza\u0107 przypadkami, czy komunikowa\u0107 si\u0119 z innymi u\u017cytkownikami, co prowadzi do szybszego rozwi\u0105zywania problem\u00f3w pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n G\u0142\u00f3wne korzy\u015bci z korzystania z HR Agent Workspace<\/strong> to:<\/p>\n\n\n\n Agent Workspace HR Case Management dzi\u0119ki wspomnianym funkcjom wspiera dzia\u0142y HR w efektywnym i sprawnym zarz\u0105dzaniu przypadkami. Przek\u0142ada to si\u0119 na lepsze zarz\u0105dzanie zasobami ludzkimi i popraw\u0119 og\u00f3lnej wydajno\u015bci organizacji.<\/p>\n\n\n\n Ten wielowymiarowy produkt mo\u017cna okre\u015bli\u0107 mianem cyfrowego, do\u015bwiadczonego przewodnika, gdy\u017c:<\/p>\n\n\n\n Wdro\u017cenie ka\u017cdej nowej technologii wymaga przeprowadzenia test\u00f3w. Niezale\u017cnie od tego, ile razy wdra\u017camy ten sam produkt lub us\u0142ug\u0119, w ka\u017cdej firmie proces ten wygl\u0105da nieco inaczej. Jak przej\u015b\u0107 przez ten etap sprawnie i bezbole\u015bnie?<\/p>\n\n\n\n Odpowiedzi\u0105 na to pytanie mo\u017ce by\u0107 modu\u0142 ATF<\/strong>, czyli Automated Test Framework<\/strong>, kt\u00f3ry umo\u017cliwia tworzenie i uruchamianie automatycznych test\u00f3w w celu potwierdzenia, czy dane funkcje dzia\u0142aj\u0105 jak nale\u017cy. Oczywi\u015bcie w scenariuszu mo\u017cemy zawrze\u0107 r\u00f3wnie\u017c czynno\u015bci manualne.<\/p>\n\n\n\n Modu\u0142 ATF pozwala nam<\/strong> m.in. na:<\/p>\n\n\n\n Zdecydowanie nie! Go-Live jest jednym z etap\u00f3w pe\u0142nego wdro\u017cenia. Ka\u017cda zmiana wymaga adaptowania pracownik\u00f3w do nowych rozwi\u0105za\u0144. Mo\u017cemy tego dokona\u0107 np. dzi\u0119ki szkoleniom informacyjnym czy treningiem \u201eon-the-job\u201d na \u015brodowisku testowym. Dodatkowo, osoby pracuj\u0105ce przy pomocy nowego systemu, w tym przypadku g\u0142\u00f3wnie agenci HR, powinny przej\u015b\u0107 kompleksowe szkolenie z obs\u0142ugi programu<\/strong> oraz mie\u0107 dost\u0119p do precyzyjnych materia\u0142\u00f3w szkoleniowych.<\/p>\n\n\n\n Proces mo\u017cna rozpocz\u0105\u0107 w fazie test\u00f3w. Przy wdro\u017ceniach nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 jeszcze jeden etap<\/strong>, nazywany \u201ehyper-care<\/strong>\u201d. Polega on na tym, \u017ce po zako\u0144czonej implementacji projektu na \u015brodowisko produkcyjne, obserwujemy codzienn\u0105 prac\u0119 i reagujemy na pojawiaj\u0105ce si\u0119 b\u0142\u0119dy czy pytania.<\/p>\n\n\n\n Implementuj\u0105c nowy projekt, zawsze warto trzyma\u0107 si\u0119 kilku uniwersalnych zasad, dzi\u0119ki kt\u00f3rym wdro\u017cenie b\u0119dzie nieco \u0142atwiejsze i lepiej zorganizowane.<\/p>\n\n\n\n Zaanga\u017cowanie interesariuszy jest kluczowym elementem ka\u017cdego projektu wdro\u017ceniowego. W kontek\u015bcie wdro\u017cenia modu\u0142u HRSD w ServiceNow nale\u017cy zadba\u0107 o regularne komunikowanie si\u0119 z r\u00f3\u017cnymi grupami interesariuszy, w tym pracownikami dzia\u0142u HR, mened\u017cerami oraz innymi dzia\u0142ami, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 korzysta\u0107 z nowych funkcjonalno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Organizowanie spotka\u0144, warsztat\u00f3w i sesji informacyjnych na wczesnym etapie projektu umo\u017cliwia okre\u015blenie r\u00f3l danych u\u017cytkownik\u00f3w i zebranie cennych informacji zwrotnych. Zapewnia te\u017c, \u017ce wszystkie potrzeby i oczekiwania b\u0119d\u0105 uwzgl\u0119dnione w planie wdro\u017cenia. Takie podej\u015bcie buduje zaufanie i wsparcie dla projektu, pomaga w identyfikacji potencjalnych wyzwa\u0144, a tak\u017ce znalezieniu optymalnych rozwi\u0105za\u0144.<\/p>\n\n\n\n Ci\u0105g\u0142e doskonalenie jest niezb\u0119dne, by modu\u0142 HRSD w ServiceNow stale spe\u0142nia\u0142 potrzeby organizacji i jej pracownik\u00f3w. Po wdro\u017ceniu kluczowych funkcjonalno\u015bci, warto przeprowadza\u0107 regularne przegl\u0105dy systemu. Pozwol\u0105 na ocen\u0119 efektywno\u015bci wprowadzonych rozwi\u0105za\u0144 i identyfikacj\u0119 obszar\u00f3w wymagaj\u0105cych poprawy. Je\u015bli zdecydujemy si\u0119 na zaimplementowanie mechanizmu ankiet i regularnych informacji zwrotnych, mo\u017cemy na bie\u017c\u0105co reagowa\u0107 na potrzeby i oczekiwania u\u017cytkownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Dodatkowo, korzystanie z regularnych aktualizacji\u00a0 oferowanych przez ServiceNow, sprawi \u017ce nasz system b\u0119dzie ulepszany i dostosowywany do zmieniaj\u0105cych si\u0119 wymaga\u0144 biznesowych.<\/p>\n\n\n\n Zarz\u0105dzanie zmian\u0105 to proces, kt\u00f3ry pomaga organizacji p\u0142ynnie przej\u015b\u0107 przez okres transformacji zwi\u0105zany z wdro\u017ceniem nowego systemu. Kluczowym aspektem jest komunikacja \u2013 pracownicy musz\u0105 by\u0107 dobrze poinformowani o celach, korzy\u015bciach oraz harmonogramie wdro\u017cenia. Warto r\u00f3wnie\u017c przygotowa\u0107 programy szkoleniowe, kt\u00f3re pomog\u0105 im zdoby\u0107 niezb\u0119dne umiej\u0119tno\u015bci do korzystania z nowego systemu. Dobrze zaplanowane i przeprowadzone zarz\u0105dzanie zmian\u0105 minimalizuje op\u00f3r ze strony pracownik\u00f3w oraz zwi\u0119ksza ich zaanga\u017cowanie i akceptacj\u0119 dla nowych rozwi\u0105za\u0144. Jest to kluczowe dla sukcesu projektu.<\/p>\n\n\n\n Bezpiecze\u0144stwo danych jest najwa\u017cniejszym aspektem ka\u017cdego systemu zarz\u0105dzania zasobami ludzkimi. Modu\u0142 HRSD w ServiceNow skupia szczeg\u00f3ln\u0105 uwag\u0119 na ochronie danych osobowych pracownik\u00f3w i zgodno\u015bci z obowi\u0105zuj\u0105cymi regulacjami prawnymi, takimi jak RODO. Nale\u017cy wdro\u017cy\u0107 odpowiednie \u015brodki bezpiecze\u0144stwa, w tym szyfrowanie danych, kontrol\u0119 dost\u0119pu oraz regularne audyty systemu. Szkolenia dla pracownik\u00f3w dotycz\u0105ce najlepszych praktyk w zakresie bezpiecze\u0144stwa danych s\u0105 r\u00f3wnie\u017c niezb\u0119dne, aby minimalizowa\u0107 ryzyko nieuprawnionego dost\u0119pu czy wycieku informacji.<\/p>\n\n\n\n Dba\u0142o\u015b\u0107 o bezpiecze\u0144stwo danych buduje zaufanie pracownik\u00f3w do systemu<\/strong> i zapewnia, \u017ce ich informacje s\u0105 odpowiednio chronione.<\/p>\n\n\n\n Zapami\u0119tajmy, \u017ce wdro\u017cenie modu\u0142u HRSD w ServiceNow to du\u017cy krok do nowoczesnego zarz\u0105dzania zasobami ludzkimi. Proces ten zaczyna si\u0119 od szczeg\u00f3\u0142owej analizy obecnych proces\u00f3w HR i zrozumienia potrzeb interesariuszy. Kolejnym etapem jest przekszta\u0142cenie zebranych wniosk\u00f3w w konkretny plan dzia\u0142ania<\/strong>, obejmuj\u0105cy wyb\u00f3r kluczowych funkcjonalno\u015bci, takich jak:<\/p>\n\n\n\n Poza wspomnianymi produktami modu\u0142 ten oferuje tak\u017ce mo\u017cliwo\u015b\u0107 zarz\u0105dzania dokumentami zgodnie z polityk\u0105 danego kraju, e-signature, wspieranie komunikacji e-mailowej czy rozbudowanie raporty. Dzi\u0119ki wdro\u017ceniu HRSD w ServiceNow organizacje mog\u0105 znacznie usprawni\u0107 swoje procesy HR, zwi\u0119kszy\u0107 satysfakcj\u0119 pracownik\u00f3w i osi\u0105gn\u0105\u0107 wy\u017cszy poziom efektywno\u015bci operacyjnej.<\/p>\n\n\n\n ***<\/p>\n\n\n\n Je\u017celi interesuje Ci\u0119 obszar ServiceNow, zajrzyj koniecznie r\u00f3wnie\u017c do innych artyku\u0142\u00f3w naszych ekspert\u00f3w. <\/a><\/p>\n\n\nZacznij\u2026 od analizy z ekspertami!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Porozmawiajmy o potrzebach<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Narz\u0119dzia wspieraj\u0105ce planowanie i wdro\u017cenie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"ServiceNow](\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/image1-1.png\")
<\/a>HRSD \u2013 starter pack<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Employee Center<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Now Assist for HRSD<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Agent Workspace for HR Case Management<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Employee Journey Management<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Testowanie nie musi by\u0107 trudne!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
GO LIVE i koniec?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Wdro\u017ceniowe best-practise<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Zaanga\u017cowanie interesariuszy<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Ci\u0105g\u0142e doskonalenie<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Zarz\u0105dzanie zmian\u0105<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Bezpiecze\u0144stwo danych<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Podsumowanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n