![\"widok](\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/03\/dost\u0119p.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nMetadane i typy zawarto\u015bci<\/h2>\n\n\n\n
Do organizacji dokument\u00f3w na platformie SharePoint s\u0142u\u017c\u0105 nie tylko biblioteki – s\u0105 one wspierane przez tzw. typy zawarto\u015bci oraz metadane. Typy zawarto\u015bci mo\u017cna zdefiniowa\u0107 jako szablony dokument\u00f3w zapisanych w pami\u0119ci SharePoint. Po klikni\u0119ciu „Nowy” w bibliotece, u\u017cytkownik mo\u017ce wybra\u0107 jaki rodzaj tre\u015bci chce utworzy\u0107, co u\u0142atwia i przy\u015bpiesza proces tworzenia nowych dokument\u00f3w. Dodatkowo, do ka\u017cdego typu przypisane s\u0105 okre\u015blone cechy, tzw. metadane – s\u0105 one niezwykle przydatne w trakcie wyszukiwania dokument\u00f3w, szczeg\u00f3lnie, je\u017celi nie znamy jego dok\u0142adnej lokalizacji w bibliotece. Dzi\u0119ki temu wyszukiwanie tre\u015bci na platformie SharePoint jest o wiele prostsze ni\u017c na dysku, gdy\u017c mo\u017cemy z \u0142atwo\u015bci\u0105 wyszuka\u0107 dany plik, nie znaj\u0105c jego nazwy.<\/p>\n\n\n\n SharePoint usprawnia prac\u0119 r\u00f3wnie\u017c w przypadku, gdy tworzymy dokument lub wprowadzamy zmiany, kt\u00f3re musz\u0105 zosta\u0107 zatwierdzone przez wiele os\u00f3b. Zamiast kontaktowa\u0107 si\u0119 z ka\u017cdym z osobna i czeka\u0107 a\u017c zatwierdzi dokument by nast\u0119pnie przes\u0142a\u0107 go do kolejnej osoby, mo\u017cemy skorzysta\u0107 z system\u00f3w przep\u0142ywu pracy dost\u0119pnych out of the box<\/em>. W tym celu wystarczy aktywowa\u0107 funkcj\u0119 workflows<\/em>, a nast\u0119pnie zdefiniowa\u0107 system zbierania opinii dla danej biblioteki \/ listy \/ pliku. Dzi\u0119ki temu, je\u017celi dokument lub zmiana wymagaj\u0105 zatwierdzenia, system wysy\u0142a automatyczn\u0105 wiadomo\u015b\u0107 do zdefiniowanych os\u00f3b z pro\u015bb\u0105 o weryfikacj\u0119 dokumentu. Zadanie mo\u017ce by\u0107 wykonywane przez kilka os\u00f3b jednocze\u015bnie, a ca\u0142y proces \u2013 na bie\u017c\u0105co monitorowany.<\/p>\n\n\n\n Szczeg\u00f3lnie przydatn\u0105 zalet\u0105 przechowywania dokument\u00f3w na platformie SharePoint jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 jednoczesnej edycji dokumentu przez wielu u\u017cytkownik\u00f3w w tym samym czasie, dost\u0119pna w SharePoint Online. Znacznie usprawnia to prac\u0119 zespo\u0142ow\u0105 – pracownicy mog\u0105 si\u0119 skupi\u0107 na swoim zadaniu i nie musz\u0105 si\u0119 martwi\u0107 czy pozosta\u0142a cz\u0119\u015b\u0107 grupy odczyta\u0142a maila z dokumentem zawieraj\u0105cym wprowadzone zmiany. Jest to r\u00f3wnie\u017c przydatne w przypadku, gdy jedna osoba ma za zadanie zredagowa\u0107 tre\u015bci napisane przez innego cz\u0142onka zespo\u0142u. Przewa\u017cnie osoba redaguj\u0105ca nie mo\u017ce zacz\u0105\u0107 pracy dop\u00f3ki nie dostanie uko\u0144czonego tekstu, co znacznie spowalnia przebieg pracy. Gdy dokument jest edytowany przez te osoby bezpo\u015brednio z aplikacji, mog\u0105 one pracowa\u0107 nad dokumentem jednocze\u015bnie, wyra\u017anie skracaj\u0105c czas potrzebny na wykonanie zadania.<\/p>\n\n\n\n Mo\u017cliwo\u015b\u0107 edytowania i wprowadzania zmian w dokumentach przechowywanych na platformie SharePoint, zapewnia wszystkim u\u017cytkownikom dost\u0119p do najnowszej wersji dokumentu. Dzi\u0119ki temu mamy pewno\u015b\u0107, \u017ce wszyscy cz\u0142onkowie zespo\u0142u maja dost\u0119p do aktualnych danych i unikamy komplikacji zwi\u0105zanych z przypadkowym wykorzystaniem przedawnionych informacji. Dodatkowo, SharePoint przechowuje nie tylko najbardziej aktualn\u0105 wersj\u0119 dokumentu, ale te\u017c te starsze. Jest to szczeg\u00f3lnie przydatne w przypadku, gdy najnowszy plik uleg\u0142 uszkodzeniu lub gdy zmiany wprowadzone do pliku nie spe\u0142niaj\u0105 oczekiwa\u0144. Opcja zachowywania wersji zapewnia mo\u017cliwo\u015b\u0107 przywr\u00f3cenia dokumentu do poprzedniego stanu i to my decydujemy ile wersji g\u0142\u00f3wnych i po\u015brednich zostanie zachowanych w pami\u0119ci aplikacji SharePoint. Dodatkowo, mo\u017cna wprowadzi\u0107 ustawienia dla ka\u017cdego pliku, dzi\u0119ki kt\u00f3rym wymagana b\u0119dzie akceptacja ka\u017cdej nowej wersji dokumentu przez konkretn\u0105 osob\u0119. Je\u017celi zmiany zostan\u0105 odrzucone, s\u0105 one widoczne tylko dla okre\u015blonej grupy os\u00f3b maj\u0105cych dost\u0119p do szkic\u00f3w. Natomiast u\u017cytkownicy spoza tej grupy b\u0119d\u0105 widzie\u0107 dokument w wersji pierwotnej. Kolejn\u0105 istotn\u0105 funkcj\u0105 aplikacji SharePoint, kt\u00f3ra znacznie u\u0142atwia organizacj\u0119 dokument\u00f3w i pracy, jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 ustawienia grup o r\u00f3\u017cnym poziomie dost\u0119pu. U\u017cytkownicy przypisani s\u0105 do grup, ka\u017cdej z nich mo\u017cna udzieli\u0107 dost\u0119pu do konkretnych bibliotek i dokument\u00f3w na okre\u015blonym poziomie: od najni\u017cszego, pozwalaj\u0105cego jedynie na wy\u015bwietlaniu dokument\u00f3w, do najwy\u017cszego – pozwalaj\u0105cego na wprowadzanie zmian i zarz\u0105dzanie bibliotekami, grupami u\u017cytkownik\u00f3w oraz poziomem dost\u0119pu do przechowywanych tre\u015bci. Co wi\u0119cej, takie uprawnienia mo\u017cemy dodawa\u0107 na r\u00f3\u017cnych poziomach aplikacji, zaczynaj\u0105c od poziomu kolekcji witryn, a na pojedynczych plikach ko\u0144cz\u0105c. Dzi\u0119ki temu, mo\u017cemy w prosty spos\u00f3b nada\u0107 dost\u0119p danej grupie do konkretnych dokument\u00f3w, jednocze\u015bnie maj\u0105c pewno\u015b\u0107, \u017ce informacje w nich przechowywanie nie zostan\u0105 udost\u0119pnione osobom do tego nieupowa\u017cnionym.<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nSystem zbierania opinii<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nJednoczesna edycja tego samego dokumentu<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nWersjonowanie dokument\u00f3w<\/h2>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n\u0141atwe i szybkie zarz\u0105dzanie dost\u0119pem<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n