Proces transferu wiedzy do dostawcy (z ang. transition) us\u0142ug outsourcingowych to jeden z kluczowych i najbardziej wra\u017cliwych aspekt\u00f3w na pocz\u0105tku wsp\u00f3\u0142pracy z partnerem biznesowym. <\/p>\n\n\n\n
Przede wszystkim nowy model funkcjonowania organizacji powoduje znacz\u0105c\u0105 zmian\u0119 w sposobie zarz\u0105dzania dotychczas stosowanymi praktykami, kt\u00f3re wdro\u017cone b\u0119d\u0105 w\u0142a\u015bnie podczas tranzycji. Nowy rodzaj pracy wp\u0142ywa na dotychczasow\u0105 struktur\u0119 organizacyjn\u0105 klienta, prowadz\u0105c do redukcji zatrudnienia przy r\u00f3wnoczesnej konieczno\u015bci przej\u0119cia wiedzy od os\u00f3b, kt\u00f3re przekazuj\u0105 swoje obowi\u0105zki. Dodatkowo, beneficjenci us\u0142ug outsourcingowych zazwyczaj nie maj\u0105 do\u015bwiadczenia we wsp\u00f3\u0142pracy z dostawcami zewn\u0119trznymi.<\/p>\n\n\n\n
Wszystkie te elementy sprawiaj\u0105, \u017ce sukces prowadzonego projektu uzale\u017cniony jest nie tylko od wysokiej jako\u015bci us\u0142ug, ale r\u00f3wnie\u017c od umiej\u0119tnego zarz\u0105dzania ryzykiem.<\/p>\n\n\n\n
Proces transferu wiedzy to przede wszystkim sprawdzian dla sprawno\u015bci organizacyjnej dostawcy. Wa\u017cne jest, by zosta\u0142 przeprowadzony z nale\u017cyt\u0105 uwa\u017cno\u015bci\u0105, gdy\u017c podlega on dok\u0142adnej ocenie klienta m.in. pod k\u0105tem tak wa\u017cnego bezpiecze\u0144stwa proces\u00f3w. W praktyce jest on wi\u0119c \u201ewizyt\u00f3wk\u0105\u201d dostawcy i niejednokrotnie od jego powodzenia zale\u017cy dalsza wsp\u00f3\u0142praca mi\u0119dzy stronami.<\/p>\n\n\n\n
Wyr\u00f3\u017cniamy kilka modeli transferu wiedzy. Najcz\u0119\u015bciej spotykany z nich, to model \u201elift&shift\u201d <\/strong>opieraj\u0105cy si\u0119 na przeniesieniu w ca\u0142o\u015bci istniej\u0105cych ju\u017c proces\u00f3w (as is<\/em>). Migrowane zadania nie s\u0105 zatem poddawane zmianom, a jedynie adaptowane na potrzeby nowego modelu wsp\u00f3\u0142pracy. Ich standaryzacja i usprawnianie nast\u0119puje dopiero po skutecznym zako\u0144czeniu tranzycji.<\/p>\n\n\n\n Kolejny model wsp\u00f3\u0142pracy to shift&lift<\/em><\/strong> polegaj\u0105cy na zaprojektowaniu docelowych proces\u00f3w (to be<\/em>) przed ich faktycznym przeniesieniem.<\/p>\n\n\n\n Z kolei przy wsp\u00f3\u0142pracy po\u015bredniej tzw. standarise&shift<\/em><\/strong> dochodzi jedynie do ich standaryzacji przed finaln\u0105 migracj\u0105.<\/p>\n\n\n\n Dob\u00f3r odpowiedniego dla organizacji rodzaju pracy zale\u017cy od wielu czynnik\u00f3w, przede wszystkim:<\/p>\n\n\n\n Migracja proces\u00f3w sk\u0142ada si\u0119 z kilku nast\u0119puj\u0105cych po sobie etap\u00f3w. W zale\u017cno\u015bci od modelu tranzycji maj\u0105 one nieco odmienny przebieg. Dla cel\u00f3w niniejszego opracowania przeanalizowany zostanie model kooperacji zwany lift&shift<\/em>.<\/p>\n\n\n\n Pierwszym elementem we wsp\u00f3\u0142pracy staje si\u0119 ocena strategiczna. W jej ramach dostawca us\u0142ug dokonuje wst\u0119pnej identyfikacji zakresu do przeniesienia, okre\u015bla potrzeby biznesowe oraz ustala mierniki efektywno\u015bci procesu. Na tej podstawie powstaje plan dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3ry pozwala na skuteczn\u0105 realizacj\u0119 ca\u0142ej migracji wiedzy.<\/p>\n\n\n\n W nast\u0119pnym kroku, w oparciu o wiedz\u0119 ekspert\u00f3w, dostawca identyfikuje, jaki model wsp\u00f3\u0142pracy b\u0119dzie najbardziej korzystny dla klienta. W tym momencie r\u00f3wnie\u017c poznajemy docelowe zapotrzebowanie na zasoby oraz nast\u0119puje weryfikacja zebranych wcze\u015bniej danych. Po zako\u0144czeniu fazy projektowania rozwi\u0105zania dochodzi do tzw. \u201etransition set up\u201d, podczas kt\u00f3rego rozpoczyna si\u0119 wdro\u017cenie i testowanie rozwi\u0105za\u0144 IT oraz niezb\u0119dnych adaptacji. Uszczeg\u00f3\u0142awiany jest r\u00f3wnie\u017c zakres czynno\u015bci i podzia\u0142 odpowiedzialno\u015bci pomi\u0119dzy us\u0142ugodawc\u0105 a klientem.<\/p>\n\n\n\n Po zako\u0144czeniu powy\u017cszych dzia\u0142a\u0144 projekt wkracza w zasadnicz\u0105 faz\u0119 transferu wiedzy. Obejmuje ona finalizacj\u0119 zatrudnienia nowych zasob\u00f3w czy rozpocz\u0119cie sesji treningowych, kt\u00f3re pozwalaj\u0105 zapozna\u0107 si\u0119 pracownikom ze specyfik\u0105 dzia\u0142alno\u015bci nowego klienta. W tym czasie budowane s\u0105 r\u00f3wnie\u017c procedury operacyjne zatwierdzane przez autoryzowanych ekspert\u00f3w proces\u00f3w oraz definiowana jest nowa struktura organizacyjna przedsi\u0119biorstwa.<\/p>\n\n\n\n R\u00f3wnocze\u015bnie rozpoczyna si\u0119 stopniowe wykonywanie czynno\u015bci przez pracownik\u00f3w dostawcy w celach szkoleniowych. Cykl szkole\u0144 zazwyczaj ko\u0144czy si\u0119 testem, kt\u00f3ry potwierdza zdobyt\u0105 wiedz\u0119 i daje pewno\u015b\u0107, \u017ce pracownicy mog\u0105 przej\u015b\u0107 do kolejnego etapu, czyli fazy pilota\u017cowej.<\/p>\n\n\n\n \u201ePilot\u201d to kluczowy sprawdzian dla dostawcy potwierdzaj\u0105cy mo\u017cliwo\u015b\u0107 osi\u0105gni\u0119cia zaplanowanego efektu. Odbywa si\u0119 stopniowo, a\u017c do momentu pe\u0142nej gotowo\u015bci dostawcy na przej\u0119cie wszystkich proces\u00f3w, kt\u00f3ry potwierdza klient.<\/p>\n\n\n\n Przekazanie wiedzy oraz proces\u00f3w realizowane jest zazwyczaj w wymagaj\u0105cym \u015brodowisku biznesowym. Wp\u0142yw na jego kszta\u0142towanie maj\u0105 nast\u0119puj\u0105ce elementy:<\/p>\n\n\n\n Bior\u0105c pod uwag\u0119 wymienione czynniki, kluczowym w procesie przekazania wiedzy jest jego w\u0142a\u015bciwe zaplanowanie. Istotn\u0105 staje si\u0119 analiza praktycznego wymiaru zachodz\u0105cych zmian, r\u00f3wnie\u017c pod k\u0105tem stoj\u0105cych przed nowym dostawc\u0105 wyzwa\u0144 takich jak:<\/p>\n\n\n\n Kolejnym wa\u017cnym elementem w procesie transferu wiedzy jest zapewnienie odpowiedniego wsparcia technologicznego dla zachodz\u0105cych zmian. Najwi\u0119ksze ryzyka wi\u0105\u017c\u0105ce si\u0119 z implementacj\u0105 nowych rozwi\u0105za\u0144 IT to:<\/p>\n\n\n\n Powy\u017csze aspekty nie wyczerpuj\u0105 wszystkich wyzwa\u0144 zwi\u0105zanych z przeprowadzeniem efektywnego transferu wiedzy. W praktyce nie ma r\u00f3wnie\u017c \u201ez\u0142otego \u015brodka\u201d, kt\u00f3ry gwarantowa\u0142by wzorcowy przebieg wsp\u00f3\u0142pracy. Wynika to g\u0142\u00f3wnie z du\u017cej z\u0142o\u017cono\u015bci dzia\u0142a\u0144, a tak\u017ce makro- oraz mikrootoczenia, maj\u0105cych wp\u0142yw na obszary funkcjonowania biznesowego klienta oraz dostawcy.<\/p>\n\n\n\n Jednak w\u0142a\u015bciwa analiza ryzyka na ka\u017cdym etapie trwania projektu oraz plan dzia\u0142ania oparty na dobrze zidentyfikowanych wyzwaniach pozwoli unikn\u0105\u0107 wielu wspomnianych ryzyk w przysz\u0142o\u015bci. Warto r\u00f3wnie\u017c stosowa\u0107 si\u0119 do rynkowo przetestowanych dobrych praktyk. Nale\u017c\u0105 do nich przede wszystkim:<\/p>\n\n\n\n Powy\u017csze opracowanie przedstawia przyk\u0142ad prostego modelu transferu wiedzy. W przypadku transformacji bardziej skomplikowanych proces\u00f3w nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 dodatkowe czynniki, jak cho\u0107by wi\u0119ksza odpowiedzialno\u015b\u0107 dostawcy za w\u0142a\u015bciwe przeprowadzenie transformacji.<\/p>\n\n\n\n Proces migracyjny zawsze obarczony jest ryzykiem, a w\u0142a\u015bciwe planowanie oraz analiza pozwol\u0105 wyeliminowa\u0107 mo\u017cliwe zagro\u017cenia. Dzi\u0119ki temu wsp\u00f3\u0142praca stanie si\u0119 maksymalnie efektywna, generuj\u0105c d\u0142ugofalow\u0105 warto\u015b\u0107 dla klienta.<\/p>\n\n\n\n ***<\/p>\n\n\n\n A je\u015bli chcesz dowiedzie\u0107 si\u0119, czym jest dobry serwis PMO<\/a>, zach\u0119camy do zapoznania z artyku\u0142em naszego eksperta.<\/p>\n\n\nTransfer wiedzy w modelu \u201elift&shift\u201d<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Nowe procesy \u2013 nowe wyzwania<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Praktyczna analiza zmian<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Wsparcie technologiczne<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Dobre praktyki podczas transferu wiedzy<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Podsumowanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n