Nasza Praktyka AX znacz\u0105co rozbudowa\u0142a standardow\u0105 funkcjonalno\u015b\u0107 jak\u0105 proponuj\u0119 Microsoft Dynamics AX do obs\u0142ugi dokument\u00f3w, czyli Rejestr dokument\u00f3w. <\/strong>Dzi\u0119ki naszemu rozwi\u0105zaniu Rejestr dokument\u00f3w pos\u0142u\u017cy ka\u017cdej firmie do wprowadzania dokument\u00f3w przychodz\u0105cych i wychodz\u0105cych, umo\u017cliwi elektroniczny obieg dokument\u00f3w w firmie oraz elektroniczn\u0105 akceptacj\u0119 koszt\u00f3w, obs\u0142ug\u0119 e-faktur i skan\u00f3w dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Do uporz\u0105dkowania i u\u0142atwienia wyszukiwania archiwalnych dokument\u00f3w pos\u0142u\u017cy nam Repozytorium dokument\u00f3w umo\u017cliwiaj\u0105ce wyszukiwanie i podgl\u0105d dokument\u00f3w w postaci elektronicznej. Pozw\u00f3lcie, \u017ce zabior\u0119 Was do naszego \u015bwiata Rejestru dokument\u00f3w w Microsoft Dynamics AX 2012!<\/p>\n\n\n\n Przede wszystkim nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce ka\u017cdy dokument, kt\u00f3ry trafia do firmy lub z niej wychodzi powinien by\u0107 wprowadzony do systemu MS Dynamics AX. Podzia\u0142 dokument\u00f3w przychodz\u0105cych na dokumenty ksi\u0119gowe i nieksi\u0119gowe (za pomoc\u0105 parametryzacji) pozwala na doprecyzowanie wymagalno\u015bci p\u00f3l na danym typie dokumentu oraz wprowadzenie oddzielnej, dostosowanej do potrzeb weryfikacji poprawno\u015bci p\u00f3l.<\/p>\n\n\n\n Dokumenty wychodz\u0105ce mo\u017cna pogrupowa\u0107, np. po sposobie wysy\u0142ki: kurier, poczta, odbi\u00f3r osobisty. Ka\u017cdy nowo utworzony dokument automatycznie otrzymuje unikalny numer LP. Numeracja dokument\u00f3w mo\u017ce by\u0107 dowolnie sparametryzowana, np. inna dla ka\u017cdego rodzaju dokumentu, lub dla ka\u017cdego oddzia\u0142u firmy \u2013 przyk\u0142ad poni\u017cej. Dzi\u0119ki temu wyszukanie konkretnego dokumentu staje si\u0119 prostsze i o wiele szybsze.<\/p>\n\n\n\n Ka\u017cdy dokument wprowadzony do Rejestru dokument\u00f3w jest poddany \u015bcie\u017cce zatwierdzania.<\/p>\n\n\n\n Ustawienie \u015bcie\u017cki zatwierdzania dokumentu jest r\u00f3\u017cne dla dokument\u00f3w przychodz\u0105cych i wychodz\u0105cych, wi\u0119c my\u015bl\u0119, \u017ce jest to dobre miejsce na rozdzielenie tych dw\u00f3ch podmodu\u0142\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Dla dokument\u00f3w przychodz\u0105cych \u015bcie\u017ck\u0119 zatwierdzania dokumentu mo\u017cna dostosowa\u0107, np. do rodzaju przypisanego na dokumencie projektu, kom\u00f3rki kosztowej lub kwoty, kt\u00f3ra widnieje na dokumencie. Pozwala to na przyspieszenie procesu akceptacji.<\/p>\n\n\n\n Wprowadzony do systemu AX dokument ksi\u0119gowy zawiera trzy sekcje:<\/p>\n\n\n\n Nag\u0142\u00f3wek<\/strong><\/p>\n\n\n\n W nag\u0142\u00f3wku dokumentu u\u017cytkownik wprowadza podstawowe dane, takie jak: numer faktury, data wystawienia dokumentu, data sprzeda\u017cy, dane dostawcy, warunki p\u0142atno\u015bci oraz kwota netto, brutto i podatek widoczne na dokumencie.<\/p>\n\n\n\n Wiersze<\/strong><\/p>\n\n\n\n W wierszach dokumentu nale\u017cy sprecyzowa\u0107, czego dotyczy dana faktura, w tym te\u017c okre\u015bli\u0107 wymiary finansowe, do kt\u00f3rych ma by\u0107 przypisany dany koszt, np.: projekt, kategoria kosztu, pracownik.<\/p>\n\n\n\n Podatek<\/strong><\/p>\n\n\n\n Sekcja Podatek pozwala na okre\u015blenie szczeg\u00f3\u0142\u00f3w dotycz\u0105cych podatku.<\/p>\n\n\n\n Dla ka\u017cdego typu dokumentu u\u017cytkownik mo\u017ce utworzy\u0107 dowolne rodzaje dokument\u00f3w, np. faktura, zaliczka, umowa, delegacja.<\/p>\n\n\n\n Wprowadzanie danych na dokumentach nie ksi\u0119gowych mo\u017cna ograniczy\u0107 tylko p\u00f3l w sekcji Nag\u0142\u00f3wek, wprowadzaj\u0105c podstawowe informacje z dokumentu.<\/p>\n\n\n\n Rejestr dokument\u00f3w jest powi\u0105zany z arkuszami faktur i arkuszami p\u0142atno\u015bci istniej\u0105cymi w module Rozrachunki z dostawcami.<\/p>\n\n\n\n U\u017cytkownik do zaksi\u0119gowania kosztu zwi\u0105zanego z danym dokumentem wykorzystuje zweryfikowany i zatwierdzony dokument utworzony w Rejestrze dokument\u00f3w. Dokument zaci\u0105gni\u0119ty do arkusza faktur, bezpo\u015brednio z Rejestru dokument\u00f3w, ma ju\u017c na wierszach dokumentu wprowadzone konto ksi\u0119gowe oraz wszystkie wymiary, na kt\u00f3re powinien by\u0107 zaksi\u0119gowany.<\/p>\n\n\n\n Utworzenie p\u0142atno\u015bci za dany dokument mo\u017ce mie\u0107 miejsce albo z poziomu arkusza p\u0142atno\u015bci poprzez standardow\u0105 funkcj\u0119 Utw\u00f3rz p\u0142atno\u015b\u0107<\/strong> lub bezpo\u015brednio z poziomu Rejestru dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Szczeg\u00f3\u0142y tego procesu zostan\u0105 om\u00f3wione w moim kolejnym wpisie.<\/p>\n\n\n\n W przypadku dokument\u00f3w wychodz\u0105cych \u015bcie\u017ck\u0119 akceptacji dokumentu mo\u017cna ograniczy\u0107 do jednej osoby, kt\u00f3ra wprowadza dokument i koordynuje proces wysy\u0142ki dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Wprowadzaj\u0105c nowy dokument wychodz\u0105cy, u\u017cytkownik uzupe\u0142nia podstawow\u0105 sekcj\u0119, czyli Nag\u0142\u00f3wek dokumentu, wprowadzaj\u0105c najistotniejsze dane dotycz\u0105ce dokumentu.<\/p>\n\n\n\n Wprowadzone dane maj\u0105 u\u0142atwi\u0107 p\u00f3\u017aniejsze wyszukiwanie dokumentu oraz udzieli\u0107 informacji na temat terminu i wysy\u0142ki danego dokumentu.<\/p>\n\n\n\n Dla usprawnienia samego procesu wysy\u0142ki dokument\u00f3w u\u017cytkownik ma mo\u017cliwo\u015b\u0107, na podstawie wprowadzonych dokument\u00f3w, wygenerowa\u0107 list\u0119 adresow\u0105, a nast\u0119pnie wydrukowa\u0107 j\u0105 w formacie naklejek na koperty.<\/p>\n\n\n\n Dodatkowo, standard systemu AX umo\u017cliwia export listy zaznaczonych dokument\u00f3w do programu Microsoft Excel, co mo\u017ce zosta\u0107 wykorzystane jako lista wysy\u0142kowa dla firmy kurierskiej lub Poczty Polskiej. Takie zmechanizowanie wysy\u0142ki dokument\u00f3w z firmy usprawnia sam proces jak i wprowadza du\u017cy porz\u0105dek w firmie, ograniczaj\u0105c liczb\u0119 segregator\u00f3w o kolejne dokumenty potwierdzaj\u0105ce wysy\u0142k\u0119.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli ju\u017c mowa o liczbie segregator\u00f3w wype\u0142nionych zarchiwizowanymi dokumentami, to warto wspomnie\u0107 o naszej autorskiej modyfikacji, czyli obs\u0142udze e-faktur oraz skan\u00f3w dokument\u00f3w, kt\u00f3re s\u0105 wykorzystywane jako za\u0142\u0105czniki dokument\u00f3w i bior\u0105 udzia\u0142 w ca\u0142ym procesie akceptacji, ksi\u0119gowania i p\u0142atno\u015bci za dokument, co znacznie u\u0142atwia proces weryfikacji dokumentu i przy\u015bpiesza jego akceptacj\u0119, ograniczaj\u0105c obieg dokumentu tylko do wersji elektronicznej\u2026<\/p>\n\n\n\n \u2026ale o tym nast\u0119pnym razem \ud83d\ude42<\/p>\n\n\n![\"numer](\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/11\/numer-dokumentu.jpg\")
<\/a><\/a>1. Dokumenty przychodz\u0105ce<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/a><\/a>2. Dokumenty wychodz\u0105ce<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/a>