![\"Przyk\u0142adowy](\"https:\/\/sii.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/11\/Przygotowanie-planu-bud\u017cetu.jpg\")
<\/a>Przyk\u0142adem procesu planowania bud\u017cetu z do\u0142u do g\u00f3ry, kt\u00f3ry mo\u017ce zosta\u0107 obs\u0142u\u017cony w systemie AX, jest sytuacja, w kt\u00f3rej Analityk finansowy tworzy w systemie AX szablony plan\u00f3w bud\u017cetu wzgl\u0119dem oddzia\u0142\u00f3w. Do ka\u017cdego planu bud\u017cetu generuje arkusz Excel, kt\u00f3re nast\u0119pnie rozsy\u0142a mailem do Dyrektor\u00f3w poszczeg\u00f3lnych oddzia\u0142\u00f3w. Dyrektorzy oddzia\u0142\u00f3w uzupe\u0142niaj\u0105 plany bud\u017cetowe i odsy\u0142aj\u0105 je do pracownika dzia\u0142u kontrolingu. Analityk finansowy wczytuje dane z plik\u00f3w Excel do systemu AX.<\/p>\n\n\n\n
W kolejnym kroku Analityk finansowy przy wykorzystaniu workflow przesy\u0142a zagregowany plan bud\u017cetu do Dyrektora finansowego, kt\u00f3ry dokonuje jego przegl\u0105du i ewentualnej korekty. Mo\u017ce on w tym celu wykorzysta\u0107 spersonalizowany szablon Excel lub pracowa\u0107 bezpo\u015brednio w systemie AX. U\u017cycie arkusza kalkulacyjnego Excel do planowania bud\u017cetu jest opcjonalne. G\u0142\u00f3wn\u0105 zalet\u0105 jego wykorzystania jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 tworzenia plan\u00f3w bud\u017cet\u00f3w przez osoby nieposiadaj\u0105ce dost\u0119pu do systemu AX. Ponadto, arkusz Excel mo\u017ce mie\u0107 dowolny uk\u0142ad, tym samym zapewniaj\u0105c wi\u0119ksz\u0105 ergonomi\u0119 pracy podczas planowania bud\u017cetu. Mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c wykorzystywa\u0107 standardowe formu\u0142y arkusza kalkulacyjnego Excel do przeprowadzania oblicze\u0144. W ostatnim kroku procesu, po zaakceptowaniu planu bud\u017cetu, Dyrektor finansowy wysy\u0142a informacj\u0119 za pomoc\u0105 workflow do Analityka finansowego, kt\u00f3ry mo\u017ce przekszta\u0142ci\u0107 plan bud\u017cetu do wpisu do rejestru bud\u017cetu (wi\u0119cej informacji na ten temat pojawi w kolejnym wpisie).<\/p>\n\n\n\n
Bud\u017cet od zera czy przyrostowy?<\/h2>\n\n\n\n
Zazwyczaj w przedsi\u0119biorstwach planowanie bud\u017cetu odbywa si\u0119 przyrostowo, na podstawie danych historycznych. Niew\u0105tpliw\u0105 zalet\u0105 takiego podej\u015bcia jest \u0142atwo\u015b\u0107 konstruowania planu bud\u017cetu. Bud\u017cet przyrostowy jest bardziej stabilny, a jego zmiany s\u0105 bardziej regularne. Jego wad\u0105 jest zach\u0119canie do konsumpcji ca\u0142ego bud\u017cetu, aby zapewni\u0107 wystarczaj\u0105cy przydzia\u0142 w przysz\u0142ym okresie zgodnie z zasad\u0105: \u201ewydaj lub stra\u0107\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Innym podej\u015bciem jest konstruowanie planu bud\u017cetu od zera. Takie podej\u015bcie jest bardziej pracoch\u0142onne, ale pomaga unikn\u0105\u0107 \u201erozdmuchania\u201d bud\u017cetu. U\u0142atwia identyfikacj\u0119 obszar\u00f3w marnotrawstwa wydatk\u00f3w i w razie potrzeby mo\u017ce by\u0107 r\u00f3wnie\u017c wykorzystany do sugestii alternatywnych kurs\u00f3w dzia\u0142ania, jak np. mo\u017cliwo\u015bci dla outsourcingu.<\/p>\n\n\n\n
System AX 2012 wspiera oba podej\u015bcia, poniewa\u017c umo\u017cliwia tworzenie planu bud\u017cetu zar\u00f3wno od zera, jak r\u00f3wnie\u017c na podstawie wykonania bud\u017cetu w poprzednim okresie. Plan bud\u017cetu mo\u017ce zosta\u0107 wygenerowany na podstawie: Ksi\u0119gi g\u0142\u00f3wnej, historycznego planu bud\u017cetu, planu bud\u017cetu \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych i propozycji prognozy. Co prawda integracj\u0119 Bud\u017cetowania z innymi modu\u0142ami w AX zostanie opisana w odr\u0119bnym artykule, jednak wydaje si\u0119, \u017ce warto doda\u0107 kilka s\u0142\u00f3w wyja\u015bnienia na temat generowania planu bud\u017cetu z modu\u0142u \u015arodki trwa\u0142e i z propozycji prognozy.<\/p>\n\n\n\n
Tworzenie planu bud\u017cetu na podstawie danych z modu\u0142u \u015arodki trwa\u0142e<\/h2>\n\n\n\n
W module \u015arodki trwa\u0142e mo\u017cna zaplanowa\u0107 wszystkie transakcje \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych wp\u0142ywaj\u0105ce na ich warto\u015b\u0107, m.in.: nabycie, zwi\u0119kszenie warto\u015bci, zmniejszenie warto\u015bci, likwidacja, sprzeda\u017c oraz amortyzacja. Nast\u0119pnie, plan bud\u017cetu \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych mo\u017cna przenie\u015b\u0107 do modu\u0142u Bud\u017cetowanie i na jego podstawie wygenerowa\u0107 plan bud\u017cetu, nad kt\u00f3rym mo\u017cna dalej pracowa\u0107, korzystaj\u0105c z funkcji dost\u0119pnych module Bud\u017cetowanie.<\/p>\n\n\n\n
Tworzenie planu bud\u017cetu na podstawie propozycji prognozy<\/h2>\n\n\n\n
Generowanie planu bud\u017cetu na podstawie propozycji prognozy polega na tworzeniu planu bud\u017cetu z wykorzystaniem scenariuszy, kt\u00f3re buduje si\u0119 w oparciu o za\u0142o\u017cone wytyczne, np., wzrost lub spadek sprzeda\u017cy. W systemie AX mo\u017cna zdefiniowa\u0107 dowoln\u0105 liczb\u0119 scenariuszy i wzgl\u0119dem nich analizowa\u0107 dany plan bud\u017cetu, np. plan bud\u017cetu wzgl\u0119dem scenariusza optymistycznego, pesymistycznego lub te\u017c najbardziej prawdopodobnego. Innymi s\u0142owy do jednego planu bud\u017cetu mo\u017ce by\u0107 podpi\u0119ta dowolna liczba scenariuszy, wzgl\u0119dem kt\u00f3rych zmieniaj\u0105 si\u0119 warto\u015bci w danym planie bud\u017cetu. Po wypracowaniu konsensusu w\u015br\u00f3d uczestnik\u00f3w procesu planowania bud\u017cetu, dany plan bud\u017cetu mo\u017ce zosta\u0107 przekszta\u0142cony we wpis do rejestru bud\u017cetu wzgl\u0119dem wybranego scenariusza.<\/p>\n\n\n\n
Scenariusze planu bud\u017cetu<\/h2>\n\n\n\n
Oznacza to, \u017ce na jednym planie bud\u017cetu mo\u017ce pracowa\u0107 zar\u00f3wno Dyrektor finansowy i Project Manager, przy czym jeden u\u017cytkownik widzi go w jednostkach pieni\u0119\u017cnych, a drugi w jednostkach ilo\u015bciowych.<\/p>\n\n\n\n Proces planowania bud\u017cetu w AX 2012<\/a> mo\u017ce by\u0107 realizowany w oparciu o workflow. W procesie planowania bud\u017cetu ka\u017cde centrum kompetencyjne mo\u017ce mie\u0107 inny przep\u0142yw pracy planu bud\u017cetu. Workflow mo\u017ce sk\u0142ada\u0107 si\u0119 z r\u00f3\u017cnych etap\u00f3w, z kt\u00f3rych ka\u017cdy mo\u017ce mie\u0107 podpi\u0119ty odr\u0119bny arkusz planu bud\u017cetu. Na poszczeg\u00f3lnych etapach planu bud\u017cetu mo\u017cna zdefiniowa\u0107 dozwolone akcje, m.in. kojarzenie plan\u00f3w bud\u017cetu, dodawanie w oraz modyfikowanie wierszy plan\u00f3w bud\u017cetu.<\/p>\n\n\n\n Przyk\u0142adowo, w pocz\u0105tkowych etapach planowania bud\u017cetu mo\u017cna dodawa\u0107 nowe wiersze i kojarzy\u0107 ze sob\u0105 r\u00f3\u017cne plany bud\u017cetu, ale ju\u017c w kolejnych, np. po wst\u0119pnej akceptacji planu bud\u017cetu, mo\u017cliwa jest tylko zmiana kwot w ju\u017c istniej\u0105cych wierszach. Istnieje r\u00f3wnie\u017c mo\u017cliwo\u015b\u0107 zdefiniowania etap\u00f3w, w kt\u00f3rych dany u\u017cytkownik mo\u017ce otworzy\u0107 podgl\u0105d planu bez mo\u017cliwo\u015bci edycji. Do ka\u017cdego etapu planu bud\u017cetu mo\u017cna przypisa\u0107 u\u017cytkownika, kt\u00f3ry powinien wykona\u0107 jak\u0105\u015b akcj\u0119, np. zatwierdzi\u0107 go. Ponadto, do ka\u017cdego etapu przep\u0142ywu pracy mo\u017cna zdefiniowa\u0107 instrukcj\u0119, kt\u00f3ra u\u0142atwi u\u017cytkownikowi wykonanie akcji.<\/p>\n\n\n\n Wydaje si\u0119, \u017ce mo\u017cna zaryzykowa\u0107 stwierdzenie, \u017ce workflow jest jednocze\u015bnie swego rodzaju zabezpieczeniem dost\u0119pu do planu bud\u017cetu, poniewa\u017c do poszczeg\u00f3lnych krok\u00f3w s\u0105 przypisani poszczeg\u00f3lni u\u017cytkownicy systemu, kt\u00f3rzy w zale\u017cno\u015bci od etapu procesu planowania bud\u017cetu mog\u0105 wykonywa\u0107 w planie bud\u017cetu pewne akcje zgodnie z nadanymi uprawnieniami.<\/p>\n\n\n\n Nie zawsze jednak proces planowania bud\u017cetu jest na tyle z\u0142o\u017cony, \u017ce wymaga uruchomienia workflow. Dlatego te\u017c uruchomienie przep\u0142yw pracy w systemie AX jest opcjonalne. Pojawia si\u0119 zatem pytanie, w jaki spos\u00f3b w systemie AX 2012 mo\u017cna kontrolowa\u0107 dost\u0119p do poszczeg\u00f3lnych plan\u00f3w bud\u017cetu? System pozwala na zastosowanie jednego z dw\u00f3ch podej\u015b\u0107. Pierwszym z ich jest zdefiniowanie u\u017cytkownik\u00f3w, kt\u00f3rzy maj\u0105 dost\u0119p do danego planu bud\u017cetu. Drugim jest wykorzystanie do zarz\u0105dzania uprawnieniami hierarchii organizacyjnej, czyli dost\u0119p do planu bud\u017cetu maj\u0105 te osoby, kt\u00f3re s\u0105 przypisane do danej kom\u00f3rki organizacyjnej.<\/p>\n\n\n\n Na koniec warto wspomnie\u0107 o jeszcze jednej przydatnej funkcjonalno\u015bci, kt\u00f3ra potencjalnie mo\u017ce zosta\u0107 doceniona przez wielu u\u017cytkownik\u00f3w, kt\u00f3rzy b\u0119d\u0105 pracowa\u0107 nad planowaniem bud\u017cetu w systemie AX. Wydaje si\u0119, \u017ce mo\u017cna zaryzykowa\u0107 stwierdzenie, \u017ce wi\u0119kszo\u015b\u0107 os\u00f3b podczas planowania bud\u017cetu posi\u0142kuje si\u0119 arkuszem kalkulacyjnym Excel. Dlatego te\u017c zapewne wielu ucieszy informacja, \u017ce modu\u0142 Bud\u017cetowanie w systemie AX 2012 jest zintegrowany w z pakietem Office od wersji 2007, a dok\u0142adnie z arkuszem kalkulacyjnym Excel i edytorem tekstu Word. Mo\u017cna zdefiniowa\u0107 kilka szablon\u00f3w Excel i podpi\u0105\u0107 je do r\u00f3\u017cnych etap\u00f3w procesu planowania bud\u017cetu. Czyli \u0142atwo sobie wyobrazi\u0107 sytuacj\u0119, w kt\u00f3rej dyrektor finansowy widzi plan bud\u017cetu w innym uj\u0119ciu ni\u017c kierownik danej kom\u00f3rki organizacyjnej, a jeszcze inny szablon bedzie widoczny dla dzia\u0142u kontrolingu. Po wprowadzeniu zmian w arkuszu Excel mo\u017cna je opublikowa\u0107 w systemie AX. Ponadto istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 zdefiniowania szablon\u00f3w dokument\u00f3w w programie Word, kt\u00f3re r\u00f3wnie\u017c s\u0105 podpinane do planu bud\u017cetu. Mog\u0105 to by\u0107, np. uzasadnienia zmiany w planie bud\u017cetu.<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/a>Wykorzystanie workflow w procesie planowania bud\u017cetu<\/h2>\n\n\n\n
<\/a>Kontrola dost\u0119pu do plan\u00f3w bud\u017cetu<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/a>Wykorzystanie arkusza pakietu Microsoft Office do planowania bud\u017cetu<\/h2>\n\n\n\n
<\/a>Podsumowanie, czyli planowanie bud\u017cetu w pigu\u0142ce<\/h2>\n\n\n\n