Wyślij zapytanie Dołącz do Sii

Outlook to jeden z najpopularniejszych klientów poczty e-mail oraz narzędzie codziennej pracy wielu handlowców i osób zajmujących się bieżącą obsługą klienta.
Drugie narzędzie – Dynamics 365 – oferuje pełną funkcjonalność systemu klasy CRM (Customer Relationship Management), wspierając użytkowników w pozyskiwaniu nowych klientów oraz utrzymaniu relacji z już istniejącymi.
Naturalnym krokiem Microsoft było zintegrowanie powyższych narzędzi tak, aby ułatwić i przyspieszyć pracę działów sprzedaży.

Integracja narzędzi Microsoft na przykładzie

Handlowiec firmy Sii sp. z o.o. otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o udzielenie informacji cenowej dotyczącej konkretnego produktu. Standardową procedurą w takim przypadku jest zarejestrowanie potencjalnego klienta po stronie systemu CRM oraz udzielenie informacji cenowej. W przypadku pozytywnej reakcji potencjalnego klienta na informację cenową, użytkownik może utworzyć szansę sprzedaży i kontynuować proces sprzedażowy po stronie systemu CRM.

Zapytanie ofertowe

Handlowiec otrzymuje wiadomość e-mail od potencjalnego klienta bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową…

Ryc. 1 Outlook – widok wiadomości e-mail od potencjalnego klienta
Ryc. 1 Outlook – widok wiadomości e-mail od potencjalnego klienta

…i prosto z poziomu aplikacji Outlook, konwertuje wiadomość e-mail na rekord potencjalnego klienta (lead) systemu Dynamics 365.

Integracja Outlooka z Dynamics 365 - dodaj lead
Ryc. 2 Outlook – widok wiadomości e-mail z opcją tworzenia rekordu Dynamics 365

W procesie konwersji automatycznie uzupełniają się podstawowe informacje, tj.:

  • temat
  • imię klienta
  • nazwisko klienta
Integracja Outlooka i Dynamics 365 - widok formularza tworzenia rekordu
Ryc. 3 Outlook – widok formularza tworzenia rekordu Dynamics 365

Utworzenie rekordu w Dynamics 365

Użytkownik zatwierdzając akcję po stronie Outlook, tworzy rekordy po stronie systemu Dynamics 365, w którym może kontynuować pracę nad procesem sprzedażowym.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, w systemie Dynamics 365 zapisują się wszystkie informacje przekazane z poczty e-mail:

  • załączona treść wiadomości
  • temat
  • imię
  • nazwisko
Integracja Outlooka z Dynamics 365 - Ryc. 4 Dynamics 365 - widok rekordu potencjalnego klienta (Lead)
Ryc. 4 Dynamics 365 – widok rekordu potencjalnego klienta (lead)

Wskazany wyżej minimalny zakres informacji jest niezbędny, aby poprawnie utworzyć rekord, a jednocześnie wystarczający, aby ułatwić zadanie handlowcom, mającym zwykle niewiele czasu na uzupełnienie danych o klientach.

Dodatkowo, w Outlooku wyświetlają się informacje o tym, które wiadomość e-mail są śledzone przez Dynamics 365. Funkcjonalność ułatwia kontrolowanie, jakie treści znajdują się w systemie CRM bez opuszczania aplikacji Outlook.

Integracja Outlooka z Dynamics 365 - widok śledzonej wiadomości e-mail
Ryc. 5 Outlook – widok śledzonej wiadomości e-mail

Korzyści płynące z integracji Outlooka z Dynamics 365

Największą zaletą korzystania z aplikacji jednego producenta jest łatwość łączenia ich ze sobą. W przypadku firmy Microsoft mamy żywy przykład na to, że korzystając z dobrze znanego narzędzia jakim jest Outlook, jesteśmy w stanie w łatwy sposób rozpocząć proces sprzedażowy bez konieczności ręcznego kopiowania danych między aplikacjami.

Jedną z głównych bolączek działów sprzedaży jest konieczność przełączania się między różnymi aplikacjami, aby wprowadzić informacje w odpowiednie miejsce. Przy użyciu powyższej integracji, handlowiec zyskuje dodatkowy czas, który może wykorzystać na dopracowanie oferty oraz nie popełnia błędów przy ponownym wpisywaniu danych do kolejnego systemu.

Dodatkowo prowadzona w Outlooku korespondencja mailowa jest widoczna pod wskazanym rekordem w systemie CRM, dając pełen obraz działań sprzedażowych w jednym miejscu.

Ocena:
Autor
Avatar
Tomasz Piwoński

Przygodę z systemem CRM rozpoczął 10 lat temu. Obecnie jako konsultant Dynamics 365/Power platform realizuje projekty dla krajowych oraz zagranicznych firm, pokazując potencjał aplikacji biznesowych Microsoft związanych z budową i utrzymaniem relacji z klientem.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Może Cię również zainteresować

Pokaż więcej postów

Bądź na bieżąco

Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje ze świata Sii.

Otrzymaj ofertę

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Sii, skontaktuj się z nami.

Wyślij zapytanie Wyślij zapytanie

Get an offer

Natalia Competency Center Director

Dołącz do Sii

Znajdź idealną pracę – zapoznaj się z naszą ofertą rekrutacyjną i aplikuj.

APLIKUJ APLIKUJ

Join Sii

Paweł Process Owner

ZATWIERDŹ

This content is available only in one language version.
You will be redirected to home page.

Are you sure you want to leave this page?