top-image
WSTECZ

Czy Twoje biuro jest za duże? Dowiedz się, jak analizować powierzchnię biurową i jakich wskaźników użyć

Konsultanci Biznesowi Sii Polska, Jacek Biały i Olga Ściesińska, pokazali na przykładzie, jak analizując proste wskaźniki, zadbać o optymalne wykorzystywanie powierzchni biurowej, nie rezygnując z wysokiego komfortu pracy.

W dzisiejszych czasach komfortowe warunki pracy w biurze to podstawa, która na rynku pracy wymagana jest od każdego pracodawcy. Jednocześnie koszty wynajmu i utrzymania powierzchni stanowią dużą cześć kosztów przedsiębiorstwa. Coraz więcej firm chce świadomie podejmować decyzje w kontekście zarządzania biurem.

Kiedy biuro sprawdzić czy biuro nie jest zbyt duże i jakie należy podjąć działania? Czy powinniśmy opierać się jedynie na obiektywnej ocenie zgodności z przepisami czy może zaufać głosom pracowników? Eksperci Sii stawiają na wnikliwą analizę – firma ma już 14 biur w różnych lokalizacjach o łącznej powierzchni ponad 40 000 m2. Konsultanci biznesowi Sii Polska, Jacek Biały i Olga Ściesińska, opowiadają jak Sii optymalizuje wykorzystanie powierzchni biurowej, zapewniając wysoki komfort pracy.

Od czego zacząć?

Jak to wyglądało w przypadku Sii Polska? – W pewnym momencie rozwoju firmy zaczęliśmy się zastanawiać czy nasze biura są optymalnie wykorzystywane Rozwój firmy powodował, że wraz ze wzrostem zatrudnienia, musieliśmy szybko podejmować decyzję o wynajęciu kolejnych powierzchni biurowych. Konieczne było także sprawdzenie, czy przestrzeń, którą zajmujemy faktycznie nie jest wystarczająca, a jeśli tak, to jaka powinna być nowa by zapewnić maksimum komfortu pracy przy optymalnych kosztach – mówi Olga Ściesińska, Business Consultant / Office Power User w Sii Polska.

Zgromadzenie danych podstawą każdej analizy

Eksperci Sii potrzebowali zestawu wskaźników – dashboardu, który umożliwi nie tylko analizę wykorzystania przestrzeni biurowej ad hoc, ale również ciągłe monitorowanie by móc odpowiednio wcześnie reagować na rosnące zapotrzebowanie.

Przykład wykorzystywanego dashboardu do analizy powierzchni biurowej

Podstawą każdej analizy powinny być dane, w Sii zbiera się je już od dawna. – Tutaj z pomocą przyszedł nam nasz system ERP – Microsoft Dynamics AX. Po krótkiej analizie okazało się, że możemy w tym systemie zbudować moduł do zarządzania powierzchnią biurową, tak by móc wprowadzać informacje o poszczególnych budynkach biurowych i ich piętrach, kategoriach pokoi, dostępnej przestrzeni na biurka, zajętych i wolnych biurkach oraz powierzchni netto oraz brutto biura. A wszystko to z możliwością określenia dat obowiązywania, zachowując przy tym prostotę wprowadzania danych i pełną walidację by uniknąć błędów – wyjaśnia Jacek Biały, Consultant w Sii Polska.

Przykład kategorii pomieszczeń wykorzystywanych w systemie Dynamics AX

Samo zebranie danych to dopiero początek, kolejnym krokiem była ich analiza z wykorzystaniem narzędzia Power BI.

– Power BI wykorzystujemy już od dawna i jest to nasz podstawowy system raportowy klasy Business Intelligence. Jego integralną częścią jest hurtownia danych oparta o SQL Server oraz modele analityczne Tabular – mówi Jacek Biały. – Pobranie danych z systemu AX do hurtowni było już zadaniem trywialnym, wystarczyło dodać określone tabele do konfiguracji w procesie ETL a resztę zrobił automat, czyli nasze autorskie rozwiązanie do przyrostowego pobierania danych z tabel z systemu Dynamics AX do hurtowni danych. A stąd już prosta droga do budowy dashboardu i analizy danych – dodaje.

To czego jeszcze potrzebowali specjaliści Sii, to informacja o wykorzystaniu salek konferencyjnych, pozwalająca na bieżące analizowanie ich obłożenia. Ponieważ system rezerwacji salek konferencyjnych w firmie jest sprzężony z Microsoft Outlook, w prosty sposób można było to wykorzystać. Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu z kalendarza na bieżąco pobierane są wprowadzane rezerwacje.

Zbudowanie narzędzia – dashboardu

Po odpowiednim przygotowaniu danych zespół przystąpił do próby zdefiniowania dashboardu i weryfikacji, czy decyzje podejmowane do tej pory w firmie były trafne oraz jakie należy podjąć odnośnie nowych powierzchni. Wykonanie takiej analizy (w oparciu o zbudowany dashboard) na etapie projektu biura oraz maksymalizacja liczby stanowisk pracy, przekłada się realnie na obniżenie wskaźników kosztowych za biuro zachowując przy tym wysoki komfort pracy.

Eksperci Sii w swoich analizach skupili się na 3 głównych obszarach:

  • Wskaźnikach kosztowych,
  • Wykorzystaniu pomieszczeń (pokoi projektowych, salek konferencyjnych),
  • Dostępności pomieszczeń i ich powierzchni w stosunku do całkowitej powierzchni najmu.

Wskaźniki kosztowe

Wskaźniki kosztowe pozwalają monitorować historyczne oraz bieżące koszty biura w przeliczeniu na pojedynczego użytkownika. Wskaźnik ten jest zmienny z uwagi na rotację pracowników biurowych w analizowanym zakresie czasu. Dlatego też równolegle weryfikujemy koszty w przeliczeniu na m2 powierzchni biurowej brutto. Tylko poprzez jednoczesną analizę powyższych wskaźników mamy pełen obraz poziomu kosztów i możemy z łatwością wychwycić rzeczywisty trend oraz wszelkie odchylenia. Przy odpowiednio zaprojektowanym dashboardzie możemy badać koszty na poziome globalnym, lokalnym oraz zejść do najniższego poziomu szczegółowości kosztu czyli pojedynczej transakcji jeśli analiza tego wymaga.

Nie bez znaczenia była też zmiana sposobu prezentacji kosztów w podziale na grupy (koszty zarządzane i koszty stałe) oraz podgrupy (czynsz, sprzątanie, usługi itp.). Analizując koszty wyłącznie po skumulowanych kwotach można dowiedzieć się w jakim oddziale znajduje się problem, jednak bez bardzo szczegółowej analizy nie da się go wprost zdiagnozować. Obecnie reakcja na wahania kosztów w określonej podgrupie może być niemal natychmiastowa.

Wykorzystanie pomieszczeń

KPI związane z wykorzystaniem pomieszczeń (pokoje projektowe, salki konferencyjne) są kluczowe dla efektywnego zarzadzania przestrzenią biurową i decyzji dotyczącej relokacji/ekspansji powierzchni biurowej. Bieżąca analiza wykorzystania pokoi projektowych (utylizacja stanowisk pracy w pokojach), pozwala monitorować ilość dostępnych stanowisk pracy na kilku poziomach. Jesteśmy w stanie zweryfikować ilość dostępnych miejsc pracy na poziomie całego biura, piętra a nawet zejść do poziomu poszczególnego pokoju. Utrzymywanie danych o zajętości biurek jest procesem częściowo zautomatyzowanym przez system, co powoduje, że ich jakość jest na bardzo wysokim poziomie. Dzięki tak przedstawionym danym, codzienne zarządzanie miejscami pracy, planowanie rozwoju zespołów projektowych czy lokalizacja nowych pracowników jest znacznie efektywniejsza.

Kolejnym wskaźnikiem, przy któremu warto się przyjrzeć jest wykorzystanie salek konferencyjnych. Średnio salki konferencyjne zajmują ok 10% powierzchni biura, analiza tego KPI pozwala na podjęcie szeregu decyzji, które podniosą efektywność zarządzania oraz wykorzystania przestrzeni biurowej.

Wykorzystanie salek konferencyjnych wskazuje w sposób naturalny na jaki typ pokoi jest zapotrzebowanie w biurze. Możemy zweryfikować powód najniższej utylizacji tych pomieszczeń, a przyczyny mogą być różne. Brak odpowiedniego wyposażenia, brak zapotrzebowania na tę wielkość salki, możemy też zlikwidować nieużywane pomieszczenia na poczet pokoju projektowego czy przestrzeni o zupełnie innym charakterze. Możliwości podjęcia odpowiednich działań są niemal nieograniczone.

Utylizacja salek konferencyjnych w zależności od ich wielkości

Dostępność pomieszczeń

KPI dotyczące zagospodarowania przestrzeni są kluczowe przy zmianach lub planowaniu powierzchni biurowej. Wprowadzenie do Dynamics AX informacji o kategoriach pomieszczeń wraz z ich wielkościami okazało się dobrym pomysłem. Obecnie już na etapie projektowania powierzchni wiemy, czy będzie ona optymalnie zagospodarowana.

Średni udział poszczególnych powierzchni w powierzchni biura

Najważniejszym jest, aby jak największa cześć przestrzeni biurowej była przeznaczona na pokoje do pracy, przy zachowaniu wszystkich przepisów BHP. Maksymalizacja tego wskaźnika przekłada się wprost na wskaźniki kosztowe biura.

Podział procentowy kategorii pomieszczeń w biurze

Optymalne zaprojektowanie pozostałej części biura możliwe jest dzięki referencyjnym wskaźnikom dotyczącym % udziału powierzchni wspólnych. Dzięki temu wiadomo, ile % powierzchni powinna zajmować kuchnia, salki konferencyjne, coffee pointy czy fun roomy. Warto zwrócić też szczególną uwagę, aby nie ponosić strat na zbyt szerokich korytarzach.

Efektywne zarządzanie powierzchnią biurową Sii

Stworzenie w systemie ERP modułu do zarządzania przestrzenią biurową było przełomem dla firmy.

– Dane zbierane w systemie ERP otworzyły nam ogromne możliwości analizy nie tylko z zakresu kosztów, ale również parametrów biura. Żmudnie wypełniane Excele z powierzchnią biurową czy ilością dostępnych biurek, które stanowiły podstawę do prognozowania zapełnienia biura zostały zastąpione niezwykle czytelnym dashboardem w Power BI. Po jego wdrożeniu, bieżące zarządzanie przestrzenią biurową stało się znacznie efektywniejsze. Pobieranie danych o % udziale poszczególnych kategorii pomieszczeń pozwoliła nam wyznaczyć referencyjne wartości, na których opieramy projekty każdego nowego biura. Znacząco wzrósł w naszej organizacji poziom świadomości i kontroli wskaźników biurowych oraz zakres ich analizy, co w konsekwencji przełożyło się na podejmowanie bardziej trafnych decyzji w tym obszarze, jak również obniżenie kosztów. Udostępnienie tych danych szerszemu gronu użytkowników zaoszczędziło nam również mnóstwo czasu na uzasadnianiu naszych wymagań oraz rekomendacji dotyczących układu czy funkcji pomieszczeń oraz zapotrzebowaniu na kolejne m2 powierzchni biurowej. Dane mówią same za siebie – tłumaczy Olga Ściesińska.

Jeśli zastanawiasz się ile w Twoim biurze jest wolnych stanowisk pracy, które salki konferencyjne nie są optymalnie wykorzystywane i czy potrzebujesz większej powierzchni, skorzystaj z naszego doświadczenia i skontaktuj się z nami.

Może Cię również zainteresować

Pokaż więcej newsów

Bądź na bieżąco

Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje ze świata Sii.

ZATWIERDŹ