Alternatywa dla InfoPatha – Nintex Forms

Dotychczas użytkownikom SharePointa hasło „edycja formularzy” kojarzyło się głównie z jednym programem – InfoPathem od Microsoftu. Osoby przyzwyczajone przez wiele lat do korzystania z tego narzędzia usłyszały jednak w 2014 roku smutne wieści

– Microsoft ogłosił koniec InfoPatha, którego ostatnią wersją była 2013, a którego wsparcie potrwa do 2023 roku. Jeśli więc ktoś pragnie nadal korzystać z wielu funkcji oferowanych przez InfoPatha, a nawet zwiększyć możliwości edycji SharePointowych formularzy, bardzo dobrą opcją wydaje się zainwestowanie w Nintex Forms.

Czym konkretnie jest Nintex Forms?

Po stworzeniu listy czy biblioteki na witrynie SharePoint, dodawanie elementów odbywa się za pomocą standardowego, bardzo prostego formularza zawierającego wyłącznie pola odpowiadające istniejącym na liście czy bibliotece kolumnom.

Czasem taki formularz wystarczy, jednak jeśli potrzebujemy bardziej zaawansowanych funkcji czy estetyczniejszego designu, przyda nam się Nintex Forms. Rozwiązanie to – podobnie jak inny produkt tej firmy, służący automatyzacji procesu Nintex Workflows – zastępuje gotowe funkcjonalności SharePointa oferując ich ulepszoną wersję.

Jak z niego korzystać?

Po instalacji i aktywacji pakietu Nintex, edycja formularzy dostępna jest po kliknięciu przycisku na wstążce każdej listy i biblioteki naszej witryny. Wszystko odbywa się w przeglądarce w ramach witryny SharePointowej – nie potrzeba do tego zewnętrznych aplikacji.

Interfejs programu jest bardzo przyjazny dla użytkownika – zarówno ustawienia na wstążce u góry, jak i kontrolki umieszczone po lewej stronie posiadają ikony, dzięki którym szybko i łatwo można zapoznać się ze wszystkimi funkcjami.

Same kontrolki podzielone są na trzy kategorie:

• General – podstawowe pola, takie jak pojedynczy wiersz tekstu, data i czas, wybór osoby, czy też panel, będący kontenerem dla innych kontrolek, czy etykieta, w której możemy wprowadzić tekst.
• SharePoint – kilka bardziej zaawansowanych funkcji, związanych przede wszystkim z odnośnikami czy zmianą typu zawartości.
• List Columns – w niej zgromadzone są wyłącznie kontrolki powiązane z kolumnami, które znajdują się na naszej liście.

Nintex Forms jest dedykowanym rozwiązaniem dla SharePointa i jak wspomniano wyżej, wszystkie operacje odbywają się bezpośrednio na witrynie. Można więc choćby podczas edycji formularza kliknięciem w przycisk na wstążce dodać nową kolumnę, która automatycznie pojawi się na naszej liście i będzie gotowa do użycia na formularzu.

Możliwości

To, co sprawia, że warto zainwestować w produkt Nintexa, to oczywiście te bardziej zaawansowane funkcje – na nich skupimy się w tym akapicie.

Jak wspomniano wyżej, w kategorii General umieszczone zostały przede wszystkim podstawowe kontrolki znane wszystkim użytkownikom. Oprócz nich dostępne są w tej kategorii również takie o większym stopniu złożoności – do nich należą choćby SQL Request i Web Request. Dzięki nim można tworzyć zapytania do zewnętrznych źródeł pobierając dane z bazy danych SQL czy dowolnego API.

Kolejną kontrolką wartą wspomnienia jest Repeating Section – jest ona kontenerem, do którego dodajemy kontrolkę (np. pojedynczy wiersz tekstu), powiązaną z kolumną, a od użytkownika wypełniającego formularz zależy ile elementów doda do kolumny.

W kategorii kontrolek SharePoint znajdziemy przede wszystkim te związane z funkcją lookup. Funkcja ta pozwala na pobieranie danych z istniejącej listy na SharePoincie i wyświetlanie ich na formularzu. Mamy do wyboru:

• List Item, która pokazuje nam szczegóły konkretnego elementu na wskazanej liście;
• List Lookup, która tworzy pole wyboru z wartościami ze wskazanej listy;
• List View, która daje podgląd całej wskazanej listy.

Korzystając zatem z opcji List Lookup możemy połączyć ją z istniejącą listą, dzięki czemu otrzymamy pole wyglądające w ten sposób:

Podobnie jak InfoPath, tak i Nintex Forms posiada bardzo cenną funkcjonalność w postaci reguł.

Dwa rodzaje reguł – formatowania i walidacji – spełniają dwie różne role. Ta pierwsza pozwala na wyszarzanie lub całkowite ukrywanie danego pola w przypadku spełnienia wpisanego warunku. Reguła walidacji natomiast nie pozwala użytkownikowi zapisać formularza, jeśli uzupełnił pola w niechciany przez nas sposób – np. podał za niską wartość liczbową lub wpisał adres e-mail w złym formacie. W takim przypadku użytkownikowi wyświetla się błąd o ustalonej przez nas treści, z zaznaczeniem błędnie wypełnionego pola.

Przy odrobinie kreatywności można wykorzystać reguły do ciekawych rozwiązań, jak np. kart, pozwalających osiągnąć efekt wieloetapowości formularza.

W budowaniu reguł, choć nie tylko tam, przydatna jest możliwość wykorzystywania zmiennych oraz wielu wbudowanych funkcji. Są one zróżnicowane pod względem złożoności – możemy tam znaleźć funkcję length podającą długość stringa, ale też lookup, podający wartość kolumny dla danego elementu na dowolnej liście. Takie funkcje są też użyteczne w kontrolkach calculated value, które możemy wstawić do formularza, by wyświetlać użytkownikowi jakąś informację.

Podsumowanie

W obliczu nadchodzącego końca InfoPatha, Nintex Forms wydaje się być opcją godną rozważenia. Bogactwo możliwości sprawia, że tworzenie formularzy na SharePoincie znacząco poprawia jakość procesu, a prosty interfejs pozwala na jego obsługę przez osoby wcześniej nie mające z tym programem do czynienia. Bardziej zaawansowani użytkownicy docenią możliwość dodawania do formularzy kodu CSS czy JavaScript, czym mogą dodatkowo dostosowywać formularz zarówno pod względem wyglądu jak i funkcjonalności. Warto wspomnieć o kilku argumentach świadczących o wyższości produktu Nintexa nad InfoPathem. O ile aplikacja Microsoftu może być wykorzystywana wyłącznie do edycji formularzy na listach, o tyle Nintex Forms działa również na bibliotekach. Ponadto, Nintex Forms jest stale rozwijany, podczas gdy InfoPath ostatnie udoskonalenia otrzymał kilka lat temu. W związku z tym tylko w aplikacji Nintexa znajdziemy osobną edycję formularzy na urządzenia mobilne, co z pewnością ułatwi obsługę SharePointa osobom korzystającym choćby ze smartfonów. Wreszcie, wsparcie oprogramowania Nintexa stoi na wysokim poziomie – zarówno przygotowany przez firmę help jak i Nintex Community, na którym znajdziemy forum dyskusyjne czy learning center z filmami instruktażowymi, są doskonałymi źródłami wiedzy. InfoPath doczekał się godnego następcy.