Dobre praktyki przy korzystaniu z Confluence’a

Kiedy zastanawiamy się nad tym, co składa się na dobrą realizację projektu, na myśl na pewno przychodzą nam ludzie jako zespół, procesy oraz wykorzystywane narzędzia. Niewątpliwie są to fundamenty, bez których nie da się dobrze poprowadzić projektu. Jednak nawet najlepszy zespół, z najlepszymi procesami i najlepszymi dostępnymi na rynku narzędziami do dyspozycji, może mieć problemy w trakcie realizacji zadań, jeśli w którymś ze wspomnianych wcześniej elementów zaczyna pojawiać się bałagan. Dlatego ważną rzeczą, o której trzeba pamiętać przy pracy, są dobre praktyki.

Confluence – do czego służy?

Nie inaczej jest w przypadku Confluence’a. Jeśli ktoś miał wcześniej styczność z Jirą, to na pewno zna też i to narzędzie. Dzięki przyjaznemu interfejsowi oraz ogólnej dostępności Confluence, jako centrum wymiany wiedzy z rozwiązaniami wiki, jest niezwykle pomocny dla zespołów projektowych.

Ze względu na prostotę narzędzia użytkownicy mogą w dowolny sposób dodawać oraz modyfikować treści, ale bez przestrzegania dobrych praktyk może skutkować to powstaniem nieproduktywnej i trudnej do utrzymania/przeglądania przestrzeni. Dlatego też zaleca się zdefiniowanie listy wytycznych dla użytkowników, żeby łatwiej było im strukturyzować treści w Confluence.

Poniżej przedstawiam listę 8 dobrych praktyk, które mogą okazać się bardzo pomocne przy konfigurowaniu Confluence’a oraz tworzeniu Space’a dla Twojego zespołu.

Określ listę Space’ów

Każdy Space można traktować jak folder, który umożliwia przechowywanie oraz porządkowanie treści i danych według różnych kategorii. Dobrą praktyką jest tworzenie Space’ów per Team lub per Projekt. Zawsze staraj się unikać tworzenia kilku Space’ów w obrębie jednego zespołu czy projektu.

Zdefiniuj strukturę swojego Space’a

W każdym Space’ie istotna jest jego struktura. Powinna być tworzona w taki sposób, żeby pogrupować treści odpowiednio co do tematu, którego dotyczą lub na podstawie zależności między nimi. Warto poświęcić trochę czasu i zaplanować odpowiednią strukturę tak, aby strony i podstrony miały przejrzystą strukturę i reprezentowały w czytelny sposób swoją zawartość. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie w tym celu oferowanego przez Confluence’a systemu hierarchii.
Przykład:

Używaj gotowych szablonów

Pamiętaj, że kiedy dodajesz coś do Confluence’a, to nie jest to wyłącznie do Twojego użytku, ale też do wglądu dla innych członków Twojego zespołu czy projektu. Z tego powodu należy zadbać o spójność dokumentów. W tym celu warto wykorzystać gotowe, wstępnie zdefiniowane szablony, które ułatwią wszystkim zrozumienie strony i poruszanie się po niej.

Do dyspozycji mamy między innymi:

• Meeting notes,
• Product requirements,
• How-to articles i wiele innych.

Pozwoli to na utrzymanie spójnej struktury oraz zaoszczędzi czas Tobie i Twoim kolegom.

Wykorzystaj makra do zwiększenia produktywności

Confluence posiada całkiem pokaźną bibliotekę makr do wykorzystania, które w prosty i szybki sposób pozwolą Ci na customizację, zwiększenie wydajności oraz pozytywnie wpłyną na odczucia osób przeglądających dane na Twoim Space’ie.

Poniżej linki do dokumentacji przygotowanej przez Atlassian Support, który przedstawia listę dostępnych funkcji oraz opisuje jak w prosty sposób możemy zaimplementować je u siebie: Confluence Support – Macros oraz What are macros?

Zadbaj o organizację załączników

Confluence pozwala w prosty sposób importować dodatkową zawartość w postaci załączników. Żeby jednak dane były przejrzyste i czytelne, należy pamiętać o kilku kwestiach:

• Upewnij się, że nazwy załączników odpowiadają ich zawartości.
• Nie zmieniaj nazwy załącznika podczas aktualizowania/przesyłania jego nowej wersji (załącznik jest wtedy zastępowany, a nie duplikowany).
• Można też opcjonalnie uporządkować załączniku w folderach, żeby łatwiej było je przeglądać. Warto wykorzystać do tego celu darmowy dodatek Attachment Manager.

Oznaczaj treści

Dobrze jest wyrobić sobie nawyk przypinania „labelek” do nowo dodanych treści. Dzięki temu prostemu zabiegowi pozostałym użytkownikom łatwiej będzie znaleźć to, czego potrzebują.
Trzeba natomiast pamiętać, żeby label przy danym artykule dobrze opisywał jego zawartość.
Daje to na przykład możliwość wykorzystania na naszym Space’ie makra Content by Label do wyświetlania odpowiednio oznaczonych treści.

Przyznawaj uprawnienia z rozwagą

Im większa liczba administratorów, tym większe prawdopodobieństwo, że skonfigurują Space’a wedle własnych potrzeb, pomijając wizję globalną, co może prowadzić do różnego rodzaju problemów. Dlatego upewnij się, że nadałeś użytkownikom dokładnie te uprawnienia, jakich potrzebują.

Bardzo ważną informacją, o której należy pamiętać, jest dziedziczenie uprawnień nadawanych poszczególnym stronom poprzez nakładanie na nie restrykcji. Uprawnienia dotyczące funkcji View są dziedziczone do wszystkich podstron – w przeciwieństwie do tych dotyczących funkcji Edit, które to muszą być przyznawane każdej stronie indywidualnie. Więcej informacji na ten temat możesz znaleźć w oficjalnej dokumentacji Atlassiana dotyczącej dziedziczenia restrykcji: Confluence Support – Page Restriction oraz Add or remove page restrictions.

Archiwizuj niepotrzebne strony, ale ich nie usuwaj!

Eliminacja starych, nieaktualnych lub zbędnych już treści pomaga w utrzymaniu porządku oraz przejrzystości w naszych Site’ach. Służy to unikaniu sytuacji, w których użytkownik znajduje dwa różniące się od siebie dokumenty na ten sam temat. Ważnym jest jednak, żeby nie usuwać zbędnych materiałów. Confluence daje możliwość archiwizacji pojedynczych stron, podstron jak i całych Space’ów. Należy z tego korzystać, ponieważ w niektórych przypadkach, usuniętych treści nie da się już więcej odzyskać.

Warto też tutaj wspomnieć o możliwości tworzenia backupu całej Twojej instancji. Z poziomu ustawień administratora mamy możliwość uruchomienia Backup Managera. Utworzona przez nas kopia zapasowa będzie dostępna do pobrania przez kolejne 14 dni. Narzędzie to może okazać się szczególnie przydatne w przypadku wprowadzania dużej liczby zmian na naszej instancji jednocześnie.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że zastosowanie powyższych dobrych praktyk ułatwi i usprawni codzienne wykorzystywanie narzędzia Confluence, a także przyczyni się do jeszcze lepszej realizacji projektów.

Jeśli temat Cię zainteresował, zachęcam do zajrzenia do oficjalnej dokumentacji Atlassiana dot. Confluence’a – znajdziesz w niej dużo przydatnych artykułów pomocnych w wykonywaniu zadań.    

***

Osobom zainteresowanym narzędziami Atlassian polecamy inne artykuły naszych ekspertów z tego obszaru m.in.: Bezpieczna migracja do Atlassian Cloud i Mity o przejściu do chmury Atlassian.