Jira jako narzędzie (nie) do wszystkiego

Jira to popularne narzędzie do zarządzania projektami opracowane przez firmę Atlassian. Używana jest przez wiele firm i zespołów na całym świecie, aby organizować i śledzić postęp prac. Ale Jira ma znacznie więcej zastosowań. W artykule przyjrzymy się, co sprawia, że Jira jest tak potężna, jakie korzyści przynosi zespołom oraz zadamy kilka pytań dotyczących inteligentnego wdrażania tego rozwiązania.

Podstawowe informacje o Jirze

Pierwotnie, Jira został opracowana jako narzędzie do śledzenia błędów w oprogramowaniu. W ciągu lat ewoluowała i stała się kompleksowym narzędziem do zarządzania projektami, a także do śledzenia:

• pracy,
• zadań,
• wymagań,
• dokumentacji.

Umożliwia zespołom pracę w trybie Agile, Scrum i Kanban. Posiada również funkcje raportowania i analityki, które pomagają menedżerom projektów śledzić postęp prac oraz wydajność zespołu.

Siła Jiry

Jira ma wiele funkcjonalności, które mogą być dostosowywane do potrzeb różnych zespołów. Składa się z wielu wbudowanych modułów, takich jak:

• zarządzanie zadaniami,
• planowanie,
• logowanie czasu pracy,
• zarządzanie wymaganiami,
• raportowanie itp.

Dodatkowo, Jira oferuje wiele wtyczek i rozszerzeń, które pozwalają dostosować narzędzie do indywidualnych potrzeb. Atlassian Marketplace zawiera ponad 3 000 dodatków, które można zainstalować w Jirze, aby zwiększyć liczbę funkcjonalności.

Gdyby jednak funkcjonalności z Marketplace okazały się zbyt drogie lub były niewystarczające, to zawsze możemy pokusić się napisanie własnego kodu, który dostosuje Jirę do naszych potrzeb (nawet tych najbardziej abstrakcyjnych).

Wymagania stawiane przed Jirą

Ze względu na dużą liczbę funkcjonalności wbudowanych oraz jeszcze większe możliwości rozbudowy, niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, kiedy w jednym narzędziu znaleźć możemy:

• organizację projektów/produktów/zespołów,
• portale wsparciowe (helpdesk itp.),
• zarządzanie środkami trwałymi,
• bazy CMDB,
• organizację procesów biznesowych,
• potoki CI/CD
• … i wiele więcej, w zależności od wymagań poszczególnych organizacji.

Nie jest to oczywiście niczym złym. Czasem jednak warto sobie zadać pytanie: Czy to jest najlepsze podejście? Powiedzmy sobie kilka słów o plusach i konsekwencjach takiego zachowania.

Zalety realizacji wielu inicjatyw w jednym narzędziu

Zgromadzenie wszystkich funkcjonalności w jednym miejscu ma wiele zalet. Przede wszystkim, ułatwia to pracę zespołom i pomaga w osiąganiu celów projektowych. Dzięki temu, że wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, unika się pomyłek oraz braku synchronizacji między zespołami. To także ułatwia koordynację prac i planowanie działań, ponieważ menedżerowie projektów mają pełny wgląd w postęp zadań i mogą szybciej reagować na zmiany.

Często zdarza się, że zespoły korzystają z kilku narzędzi, co może prowadzić do problemów z integracją danych i utrudniać koordynację. W takiej sytuacji, spięcie wszystkich funkcjonalności w jednym narzędziu pozwala na usprawnienie procesów i usunięcie niepotrzebnych przeszkód.

Jest to niewątpliwa zaleta. Warto jednak zdawać sobie sprawę z konsekwencji takiego podejścia, które przybliżę w kolejnym akapicie.

Konsekwencje realizacji wielu funkcjonalności w jednym narzędziu

Na wstępie warto zaznaczyć, że kiedy decydujemy się na realizację wielu funkcjonalności w jednym narzędziu, rezygnacja z niego staje się bardzo dużym i trudnym projektem. Niesie to za sobą oczywiste następstwa takie jak niechęć do zmian i uzależnienie od cennika jednego producenta.

Kolejną konsekwencją takiego podejścia jest wygląd danego rozwiązania. To, że jesteśmy w stanie zrealizować coś w Jirze, nie oznacza, że jest to narzędzie do tego odpowiednio przygotowane i przeznaczone. Weźmy na przykład próbę osadzenia w Jirze systemu, który będzie zarządzał uprawnieniami wszystkich użytkowników we wszystkich systemach naszej organizacji.

W zaprezentowanym przykładzie (ale także w 99% innych, wymyślnych funkcjonalności) odpowiedź na pytanie: „Czy się da?”, brzmi: „Tak, da się to zrobić”. Jednak za niektórymi rozwiązaniami będzie stało wiele dodatków oraz kodu napisanego na potrzeby realizacji tej inicjatywy. Może to prowadzić do dużych kosztów licencyjnych i bardzo dużych kosztów związanych z utrzymaniem takiego rozwiązania. Warto czasami zamiast pytania: „Czy się da?” zadać sobie inne: „Czy warto to zrealizować w Jirze?”.

Podejście wdrażania wszystkich rozwiązań opierając się na Jirze (ale dotyczy to też innych narzędzi), może doprowadzić do nieczytelnego i bardzo zaśmieconego środowiska, w którym większość użytkowników nie będzie potrafiła się odnaleźć, a samo narzędzie będzie źle odbierane w naszej organizacji. W końcu nawet Atlassian ma w swoich dobrych praktykach zasadę: „Less is more”.

Podsumowanie

Jira to potężne narzędzie, które może zwiększyć wydajność i efektywność zespołów, zwłaszcza w dużych organizacjach, gdzie koordynacja i synchronizacja działań jest kluczowa. Jednak, tak jak w wielu innych przypadkach, należy zwrócić uwagę na szerszy kontekst niż tylko dowożenie kolejnych celów biznesowych.

Narzędzia potrafią w szybkim tempie uzależnić od siebie całą organizację, co niejednokrotnie będzie dużym plusem, jednak czasami może okazać się bardzo bolesne w skutkach. Dlatego polecam wszystkim mądrą i przede wszystkim świadomą implementację.

Warto jeszcze wspomnieć o jednym trendzie, który prowadzi do zatracenia czytelności środowiska. Aplikacje Jira możemy podzielić na kilka produktów:

• Jira Work Managment,
• Jira Software,
• Jira Service Management.

Każdy z tych produktów ma inne funkcjonalności i służy do innych celów. Rzeczywiście, razem są one w stanie zdziałać naprawdę wiele (nawet bez dużej liczby dodatków). Jednak niejednokrotnie organizacje nie zdają sobie sprawy z różnic między nimi oraz tego, kiedy i której Jiry warto użyć.

Prowadzi to nieuchronnie do sytuacji wykorzystywania produktów niezgodnie z przeznaczeniem, którą przedstawiłem w poprzednim artykule.