Rozpoczyna się nowy dzień pracy. Menadżer dołącza na pierwsze spotkanie statusowe z zespołem projektowym, które potrwa 30 minut. Na podobnych spotkaniach spędzi tego dnia jeszcze łącznie 4 godziny. W tym czasie specjalista siada do zadania, które ma na dzisiaj największy priorytet. Wyobraźmy sobie, że to deweloper, który pracuje nad zupełnie nową funkcjonalnością w aplikacji. Jego kalendarz jest pusty, ale zadania do wykonania piętrzą się w task managerze.
Czy to znaczy, że menadżer ma dzisiaj więcej pracy do wykonania? Pewnie znacie już odpowiedź. Paul Graham napisał o tym kiedyś artykuł, wskazując na różnice w sposobie pracy osób z kadry zarządzającej i specjalistów. Porównuje w nim tzw. manager’s schedule i maker’s schedule (w polskim tłumaczeniu makera określa się zwykle jako twórcę lub specjalistę) i wyjaśnia różnice. Z mojego wpisu dowiecie się, dlaczego dochodzi do konfliktu między harmonogramami pracy oraz jak w praktyce zwiększyć efektywność zespołu.
Harmonogram specjalisty vs. harmonogram menadżera
Harmonogram specjalisty (ang. maker’s schedule) i harmonogram menadżera (ang. manager’s schedule) to dwa podejścia do zarządzania czasem pracy, które opisują, jak różne osoby planują swój dzień w zależności od charakteru zadań i obowiązków.
Harmonogram specjalisty
Specjaliści, tacy jak programiści czy designerzy, potrzebują długich bloków nieprzerwanego czasu na pracę. Ich zadania wymagają głębokiego skupienia, a każde zakłócenie zaburza błogostan koncentracji. Dla specjalisty idealny dzień pracy jest podzielony na długie bloki, często trwające od 3 do 4 godzin, w trakcie których może w pełni poświęcić się zadaniu, zanurzyć w nim. W takim harmonogramie spotkania i inne krótkie przerwy są postrzegane jako przeszkody, które utrudniają efektywną pracę i przerywają skupienie. Jeśli jesteś deweloperem albo designerem, pewnie, wiesz o czym piszę.
Harmonogram menadżera
Menadżerowie działają w zupełnie inny sposób. Ich dzień jest zazwyczaj podzielony na krótsze segmenty, z licznymi spotkaniami, rozmowami, które wymagają podejmowania decyzji i koordynowania pracy innych osób. Menadżerowie często przeskakują między zadaniami i projektami, a ich harmonogram opiera się na godzinnych czy nawet półgodzinnych blokach czasowych. Wszystko dzieje się szybko, a każde spotkanie ma określoną długość. Kto nie zna menadżera, który ucina rozmowę podczas przedłużającego się calla, bo minutę temu zaczęło się kolejne spotkanie, na którym musi się stawić?
Konflikt między harmonogramami
Te dwa typy harmonogramów często wchodzą w konflikt, zwłaszcza w miejscach pracy, gdzie specjaliści i menadżerowie muszą ze sobą współpracować (czyli, umówmy się, właściwie wszędzie). Dla menadżera zaplanowanie spotkania w środku dnia nie stanowi problemu, jednak dla twórcy może to być moment, który przerywa ciąg pracy, powoduje spadek produktywności i frustrację. Zrozumienie tych różnic i umiejętne zarządzanie nimi może znacznie zwiększyć efektywność pracy w zespole.
Po pierwsze, empatia
Uświadomienie sobie różnic to pierwszy krok do sukcesu. O empatii w środowisku pracy mówi się na szczęście coraz więcej, ale mam wrażenie, że wciąż niewystarczająco dużo. Od menadżerów oczekuje się na pierwszym miejscu efektywności i raczej wysokiego IQ niż EQ (ang. emotional intelligence). A przecież kierownik, który ma wysoko rozwinięte soft skills, nie tylko dowiezie tematy, ale zadba też o to, żeby specjalistom pracowało się komfortowo.
Po drugie, produktywność
Context switching to jedna z największych bolączek dzisiejszych czasów. Jesteśmy bombardowani powiadomieniami z komunikatorów, aplikacji, pracujemy nad wieloma zadaniami w tym samym momencie. I chociaż różne źródła podają różne liczby (między 5 a 15 minut), to, co jest pewne, to fakt, że nasz mózg potrzebuje czasu, żeby przestawić się na nowy temat, to nie dzieje się automatycznie. Bez względu na to, czy jesteś menadżerem, czy specjalistą, możesz wprowadzić kilka działań, które pomogą Ci zapanować nad chaosem i ułatwią życie reszcie zespołu.
Color-coding kalendarza
To jedna z moich ulubionych metod, która polega na „kolorowaniu” spotkań w kalendarzu np.:
- czerwony – bardzo ważne spotkanie, na którym moja obecność jest obowiązkowa,
- pomarańczowy – ważne spotkanie, na którym powinnam być obecna,
- niebieski – spotkanie, na którym moja obecność jest opcjonalna,
- zielony – nieformalne spotkania z zespołem,
- fioletowy – focus time.
Dzięki takiemu etykietowaniu czasu pracy, na pierwszy rzut oka widać, co danego dnia jest najważniejsze i na czym należy się skupić.
Blokowanie czasu na skupienie i lunch
Jeśli masz dużo rzeczy na głowie, na pewno skorzystasz z blokerów na focus time i lunch time. Oba świetnie porządkują dzień i są źródłem cennych informacji dla Twoich koleżanek i kolegów z pracy. Moja rekomendacja – na czas focusu, jeśli to możliwe, wyłącz powiadomienia, komunikatory i skrzynkę mailową (jak skupienie, to skupienie). Z kolei 30-minutowy bloker na lunch zwiększy Twoją efektywność w pracy i zapewni, że nawet, kiedy nie wiadomo, w co najpierw włożyć ręce, brzuszek nie będzie pusty.
Wykorzystanie którejś z technik zwiększających produktywność
O technikach maksymalizujących produktywność w pracy napisano dziesiątki artykułów. I chociaż żadna z nich nie wpływa bezpośrednio na współpracę menadżera i specjalisty, podzielę się trzema moimi ulubionymi technikami. Być może któraś z nich okaże się inspirująca i warta przetestowania.
- Eat that frog
Założenie: Zaczynasz dzień od wykonania najtrudniejszego lub najważniejszego zadania – żaby.
Korzyści: Pomaga pokonać prokrastynację i buduje rozpęd na resztę dnia.
- Metoda Ivy Lee
Założenie: Na koniec każdego dnia pracy zapisujesz 6 najważniejszych zadań, które musisz wykonać następnego dnia. Uszereguj je według ważności, a następnego dnia pracuj tylko nad jednym zadaniem naraz, zaczynając od najważniejszego. Gdy jedno zadanie zostanie ukończone, przejdź do kolejnego.
Korzyści: Pomaga w jasnym priorytetyzowaniu zadań i skupieniu się na jednym celu naraz, co minimalizuje rozproszenie i zwiększa efektywność.
- Macierz Eisenhowera
Założenie: Zadania są kategoryzowane w cztery kwadranty: pilne i ważne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieważne oraz niepilne i nieważne. Dzięki takiej kategoryzacji wiesz, które zadania wykonać natychmiast, jakie zaplanować, które delegować, a jakie wyeliminować.
Korzyści: Pomaga priorytetyzować zadania na podstawie ich rzeczywistej ważności, a nie tylko pilności.
Podsumowanie
Czy wiedza o dwóch różnych harmonogramach zmienia życie? Nie. Czy uwrażliwienie na wyzwania, z jakimi mierzą się specjaliści i menadżerowie, może wpłynąć na jakość codziennej współpracy? Na pewno tak. Jeśli jesteś menadżerem, spróbuj zaplanować spotkanie z deweloperem na początku albo pod koniec jego dnia pracy, żeby nie przerywać skupienia. Jeśli jesteś specjalistą, zadbaj o ustawienie blokerów w kalendarzuwskazujących bloki czasu, w których jesteś niedostępny.
Szanujmy swoje potrzeby, obowiązki i specyfikę pracy. Jeśli do tego zadbamy o produktywność, jesteśmy już o dwa kroki do przodu.
***
Jeśli interesuje Cię tematyka zarządzania pracą zespołową, zajrzyj koniecznie do innych artykułów naszych specjalistów.
Zostaw komentarz