Na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat dziedzina jaką jest zarządzanie projektami przeszła dynamiczny rozwój. To, co niegdyś było pojedynczym procesem zmierzającym ku optymalizacji danego mechanizmu, stało się rozległą dyscypliną wiedzy,
która posiada własne globalne słownictwo, standardy jak i społeczność – praktyków, badaczy i sympatyków.
Czym jest projekt?
Sam projekt to przedsięwzięcie realizowane w określonym czasie przy wykorzystaniu danych zasobów, zmierzające do osiągnięcia określonego rezultatu. Rozpatrując tę definicję, projektem możemy nazwać wszystko:
- budowę domu,
- stawianie nowych wiat przystankowych,
- modernizację drogi publicznej,
- wdrożenie systemu informatycznego,
- budowę zaawansowanej sieci telekomunikacyjnej
ale również…
- ślub,
- nagranie płyty,
- przeprowadzkę.
Każde z nich może być projektem – przecież ma określone zasoby, czas, zakres oraz rezultat ?
Różnego rodzaju podmioty zaczęły rozpatrywać projekty nie jako dodatkowy element zarządzania, lecz jako standard służący do realizacji strategicznych zadań. Wraz ze wzrostem zainteresowania, rozpatrywaniem wielości aspektów poprzez pryzmat projektowy, zaczęto tworzyć wyspecjalizowane jednostki, które są delegowane do realizacji przedsięwzięcia. W ich skład wchodzą przede wszystkim zasoby ludzkie – grupy osób biegłych na wielu płaszczyznach, które zawiera w sobie zaplanowany do realizacji projekt.
Kluczowym członkiem zespołu projektowego jest Kierownik Projektu – osoba, która łączy w sobie wiele ról, a jak wiele – wyjaśnię w kolejnych akapitach.
Kim jest Kierownik Projektu?
Stanowisko Kierownika Projektów IT jest zróżnicowane. Jego domeną nie jest jedynie zaplanowanie projektu, jego realizacja oraz zamknięcie poprzez oddanie do użytku. Proces, jakim jest zarządzanie projektem, ma na celu realizację zamierzonego celu, na co składa się szereg czynności związanych z podejmowaniem decyzji, zarządzaniem zasobami – finansowymi, materialnymi, ludzkimi, ale też jakością. Ponadto nadrzędnym celem jest zawsze ograniczanie ryzyka oraz zarządzanie zmianą. W toku realizacji przedsięwzięcia można popełnić wiele błędów, czego skutkiem będzie niepowodzenie w osiągnięciu celów. Na sukces składa się wiele czynników i ról, w jakie wchodzi Kierownik.
Efektywny biznesmen
Kierownik Projektu uczestniczy w uzgadnianiu warunków danego przedsięwzięcia podczas rozmów biznesowych. Posiadający wiedzę z racji swojego doświadczenia może przyczynić się do znacznego poprawienia warunków realizacji projektu, a tym samym wyeliminować niekorzystne zapisy w umowach.
Udział ten pozwala również na sprawne reagowanie na czynniki, które mogą poważnie wpływać na realizację kroków procesu – zdarza się niekiedy, że jest obecny nawet przy sporządzaniu umów.
Opiekun klienta
Jako osoba zaangażowana w relacje z klientem dba o jego potrzeby i aktualne wymagania. Potrafi zatem dopasować produkty i usługi wykonawcy, którego reprezentuje do potrzeb klienta, tym samym szyjąc ofertę na jego miarę. Dzięki stałemu kontaktowi z delegowanym przez klienta do współpracy koordynatorem, ma możliwość reagowania na zmiany biznesowe, które występują w toku realizacji projektu.
Ponadto, wpływa na procesy i funkcjonalność wdrażanego rozwiązania, aby sprostać każdej potrzebie biznesowej Klientów. Elementem tego jest również proaktywność Kierownika Projektu – sam wyszukuje usprawnień, obszarów rozwoju czy też dodatkowych szans na realizację coraz to nowszych projektów.
Negocjator
Dysponując ekspertami i specjalistami w zakresie specyfiki danego przedsięwzięcia jest w stanie wynegocjować o wiele lepsze warunki do osiągnięcia zamierzonego efektu. Dodatkowo – wspiera organizację w pozyskiwaniu adekwatnych zasobów, tym samym egzekwuje korzystniejsze warunki u podwykonawców i dostawców.
Ekonomista i finansista
Jedną z podstaw, które należy zaplanować, przystępując do realizacji projektu, jest budżet. Kierownik Projektu wciela się zatem w rolę ekonomisty i finansisty, który planuje zasoby finansowe, ale także potrafi nimi sprawnie żonglować w toku poszczególnych prac projektowych. Na domiar tego, potrafi zidentyfikować poszczególne ryzyka i tak zdefiniować bufory finansowe, aby projekt był rentowny i nie przynosił strat.
Kierownik Projektu jako skuteczny lider zespołu
Czy wystarczy wybrać najlepszego Kierownika Projektu, który zbuduje zespół projektowy i spokojnie czekać na rezultat? Sam proces budowania zespołu projektowego to niby nic innego jak zebranie grupy ludzi o odpowiednich, wzajemnych oddziaływaniach na siebie, co w zupełności przyczyni się do osiągnięcia sukcesu.
Jak sama definicja wskazuje, zespół projektowy, to zespół skupiający specjalistów o wymaganym poziomie kompetencji z różnych dziedzin, którzy niekiedy w bardzo krótkim czasie muszą ze sobą kooperować.
Ale przecież praca w zespole łączy się zawsze z czynnikiem ludzkim, gdzie główną role odgrywają emocje i reakcje.
Predyspozycje do bycia dobrym liderem
Kierownik Projektu swoją osobowością, kompetencjami miękkimi, predyspozycjami, niejednokrotnie musi wykazywać postawę dobrego lidera, który jest w stanie rozwiązać każdą sytuację kryzysową w zespole. To właśnie on jest odpowiedzialny za harmonogram i organizację pracy dla poszczególnych członków zespołu oraz motywowanie ich do działania.
Dobry obserwator… obszarów rozwoju zespołu
Z sukcesem projektu zawsze idzie w parze postawa Kierownika Projektu. Z racji wykonywanej funkcji posiada obowiązki związane stricte z zarządzaniem zespołem. Przede wszystkim Kierownik Projektów powinien rekomendować obszary do rozwoju członków zespołu projektowego – znaczenie tutaj odgrywa fakt, że to właśnie on ma codzienny kontakt z tą grupą osób, zatem jest w stanie trafnie przekazać informacje na ten temat do Line Managera pracownika. Jest to istotne z tego punktu widzenia, że członkowie zespołu projektowego mogą wywodzić się z odmiennych departamentów, a co za tym idzie – mogą nie posiadać wiedzy w zakresie zarządzania czy metodyk, a przede wszystkim – przygotowania w zakresie realizacji zadań projektowych.
W toku realizacji poszczególnych zadań i efektywnej komunikacji z zespołem Kierownik Projektu obserwuje rozwój członków zespołu projektowego, a jego feedback jest miarodajną bazą dla planowania ścieżek kariery tej grupy osób.
Wykazując się wieloletnim doświadczeniem i nabytą wiedzą w zakresie zarządzania projektami, Kierownik Projektów dzieli się nabytymi doświadczeniami i przekazuje je w sposób praktyczny członkom zespołu – spotkania statusowe są tego odzwierciedleniem ?
Weryfikator planów i założeń
Osoba na tym stanowisku stoi przed wyzwaniami związanymi z realizacją poszczególnych zadań projektowych, które mają ściśle określony termin wykonania. Bywa czasem i tak, że członkowie zespołu projektowego nie dotrzymują terminów, a to właśnie Kierownik Projektu odpowiada za całość projektu. Monitoruje terminy wykonywania poszczególnych zadań członków zespołu. W sytuacjach awaryjnych – zagrożenia niedotrzymaniem terminu – opracowuje plany korygujące mające na celu poprawę wydajności, a co za tym idzie realizację zadania.
Nierzadko spotykamy się z Kierownikiem Projektu, który posiada wykształcenie i doświadczenie zawodowe w obszarze IT. Nieodzownie, jest to atut ze względu na to, że jest w stanie wesprzeć zespół projektowy w realizacji danej czynności – zarekomendować lepsze rozwiązanie.
Pamiętajmy jednak, że Kierownik Projektu jest osobą koordynującą realizację zadań projektowych – nie jest rekomendowane, aby sam realizował poszczególne zadania.
Czym powinien się charakteryzować dobry Kierownik Projektu?
Skuteczność w zakresie zarządzania zespołem projektowym może mieć swoje źródła w wielu cechach. Umiejętność wywierania wpływu na członków zespołu idzie w parze ze swoistym rodzajem władzy, która ma swoje źródła w:
- autorytecie,
- kwalifikacjach,
- posiadaniu informacji,
- doświadczeniu,
- umiejętnościach,
- ale też uczuciach.
Niezbędne umiejętności
Skupię się tutaj na umiejętnościach, którymi powinien cechować się Kierownik Projektu:
- wiedza i umiejętności techniczne – pozwalająca na zrozumienie specyfiki projektu i realizowanie poszczególnych zadań,
- umiejętności interpersonalne – przede wszystkim skupiające się na komunikacji z członkami zespołu projektowego i poszczególnymi interesariuszami,
- podejście koncepcyjne – Kierownik Projektu nieszablonowo i twórczo podchodzi do rozwiązywania problemów projektowych,
- myślenie analityczne, diagnostyczne – w sposób szybki i trafny potrafi określić ryzyka i możliwości,
- umiejętności polityczne (skuteczność) – wywieranie wpływu i skuteczne egzekwowanie poszczególnych działań wśród członków zespołu i środowiska projektowego.
Cechy charakteru
Istotnym elementem całej układanki są cechy osobowościowe Kierownika Projektu. Musi być asertywny, lecz w sposób elastyczny – nie może budować barier między sobą a członkami zespołu lub sprawiać wrażenie niedostępnego i wiecznie negującego.
Kreatywność to kolejna niezbędna cecha – otwartość na różne pomysły i metody może przyczynić się do powstania całkiem nowych, nieszablonowych rozwiązań, co jest istotne w tak dynamicznym świecie.
Idzie za tym proaktywność, poprzez którą należy rozumieć inicjowanie coraz to nowszych usprawnień i pomysłów.
Kolejne – opanowanie i odporność na sytuacje stresujące, których w tak dynamicznych środowiskach może być mnóstwo.
Postawię kropkę przy najważniejszym – pozytywnym nastawieniu Kierownika Projektu do realizowanych działań.
Pimp my PM life – czyli certyfikacja Kierownika Projektów
Kiedy zaczynamy interesować się zarządzaniem projektami, czy to z ciekawości, czy przez pryzmat chęci zmiany ścieżki zawodowej, możemy zastanawiać się nad tym, w jaki sposób uwidocznić swoje doświadczenie i wiedzę w takim zakresie.
Certyfikacja służy potwierdzeniu wiedzy, kompetencji i umiejętności kierowniczych, interpersonalnych danej osoby, która jest Kierownikiem Projektów. Certyfikacje te są prowadzone i honorowane przez różne instytucje, a posiadając je można nabyć wymierne korzyści; osobiste, zawodowe oraz dla otoczenia, na przykład, firmy, z którą współpracujemy.
Najpopularniejsze systemy certyfikacji, które są dostępne w Polsce to:
Certyfikat IPMA
Certyfikat IPMA potwierdza umiejętności i kompetencje Kierownika Projektów w zakresie standardów IPMA oraz niezależnych, akredytowanych asesorów IPMA. System ten składa się z czterech poziomów: A, B, C i D.
- D jest najniższym poziomem certyfikacji w ramach IPMA, a w jego przypadku nie stawia się wygórowanych wymagań.
- C, który daje tytuł Certificated Project Management Professional oczekuje od kandydatów wyższego wykształcenia, ukończenia 25 roku życia, minimum trzyletniego doświadczenia w zakresie zarządzania projektami.
- B jest dedykowany dla kandydatów z tytułem Certificated Project Manager, którzy ukończyli 30 rok życia, posiadają wykształcenie wyższe, minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania projektami.
- A jest najwyższym, są tutaj kolejne dodatkowe wymagania.
W przypadku poziomów B i C certyfikacje są terminowe i należy je przedłużać, co daje gwarancję zachowania najwyższego poziomu wiedzy i doświadczenia.
Project Management Institute
System certyfikacji w ramach Project Management Institute wygląda nieco inaczej. Aby zdobyć certyfikację, należy spełnić wymogi nakładane przez tą instytucje, które odnoszą się do wykształcenia i doświadczenia zawodowego. Dodatkowo, każdy z kandydatów musi wykazać się akceptowalnym poziomem zrozumienia i wiedzy w zakresie zarządzania projektami, co jest weryfikowane podczas testów.
Co ciekawe, aby utrzymać certyfikację, każdy Kierownik Projektu musi zdobyć 60 PDUs (Professional Development Units) w ciągu trzech lat od daty otrzymania dyplomu.
Kategorie kandydatów są rozpatrywane dwojako, a czynnikiem różnicującym jest posiadanie wykształcenia wyższego.
- Kategoria pierwsza – kandydaci z kategorii pierwszej posiadają dyplom uczelni wyższej oraz minimum 4500 godzin doświadczenia zawodowego w obszarze zarządzania projektami w zakresie grup procesowych PMI. Ponadto, minimalny poziom doświadczenia zawodowego w zarządzaniu projektami to trzy lata. Również w toku tych okresów, kandydat musi wykazać uczestnictwo w szkoleniach w wymiarze 35 godzin.
- Kategoria druga – drugą kategorię kandydatów reprezentują osoby, które nie posiadają dyplomu uczelni wyższej, lecz mają 7500 godzin doświadczenia zawodowego w obszarze zarządzania projektami, natomiast muszą posiadać minimum 5 lat doświadczenia zawodowego w zarządzaniu projektami. Warunek odnośnie szkoleń jest identyczny – 35 godzin spędzonych na szkoleniach czy warsztatach.
Przygotowania do egzaminu warto rozpocząć od standardów PMI, które znajdują się w biblii zarządzania projektami – PMBOK – A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Warto również skorzystać ze szkoleń przygotowujących do egzaminu, które oferują placówki akredytowane przez PMI. Ciekawą pozycją jest też PMP Challenge oraz PMP Exam: Practice Test & Study Guide, która oferuje praktyczne testy związane z egzaminem.
PRINCE2 i Agile
Istotnymi certyfikacjami są te z dziedziny metodyki PRINCE2 oraz Agile. Są one realizowane na poziomie Foundation i Practitioner, gdzie pierwsza oznacza fundamentalną wiedzę w zakresie danej metodyki, a druga – wykorzystanie praktyczne w zarządzaniu projektami. Aby móc uzyskać certyfikację należy odbyć dedykowane szkolenie w akredytowanej instytucji oraz zdać egzamin.
Kilka słów podsumowania
Jak widać, Kierownik Projektów to stanowisko, które uosabia wiele ról. Do ich pełnienia niezbędne są: wiedza, umiejętności, wieloaspektowe doświadczenie zawodowe, a przede wszystkim umiejętności interpersonalne i cechy osobowości.
Z punktu widzenia osoby, która zajmuje się prowadzeniem procesów rekrutacyjnych na to stanowisko uważam, że sama wiedza w zakresie IT nie jest niezbędna, ale pomocna. Prym wiodą natomiast kompetencje miękkie – osoba ta musi odnaleźć się w bardzo dynamicznych środowiskach, gdzie sama wiedza techniczna może okazać się niewystarczająca.
***
Jeśli interesują Cię inne role w branży IT, zachęcamy do przeczytania artykułów naszych specjalistów o: commissionerze, Team Leaderze, Inżynierze wydajności, Resource Managerze, Product Ownerze. Proponujemy także wpisy dotyczące kształtowania się zespołów i o tym, jak je motywować.
Zostaw komentarz