Kiedy zaczynamy rozważać kwestię wdrożenia SharePoint w organizacji pierwszą kluczową decyzją staje się wybór pomiędzy wersją SharePoint znajdującą się na środowisku lokalnym w naszej firmie (On-Premises) a środowiskiem Online – usłudze opartą na chmurze (cloud) w środowisku Microsoft.
Pierwszy krok
Wybór którego dokonamy będzie miał spory wpływ na sposób naszego dalszego działania a zależeć będzie głównie od kosztów i potrzebnych zasobów aż po możliwości późniejszego skalowania oraz uzyskaną niezawodność. Aby dokonać prawidłowego wyboru musimy doprecyzować wiele szczegółów tak by nasze przyszłe środowisko było jak najbardziej efektywne i skuteczne jak to tylko możliwe. Artykuł ten jest swego rodzaju przewodnikiem aby szybko przyjrzeć się i zrozumieć najważniejsze różnice pomiędzy SharePoint On-Premises a SharePoint Online.
Środowiska SharePoint
SharePoint to oparta na serwerach Windows wielozadaniowa platforma ASP.NET, która wykorzystuje serwer SQL do przechowywania danych, działająca na standardach sieciowych i platformie .NET. Od kilku lat istnieją dwie główne drogi wdrażania SharePoint. Pierwsza – SharePoint On-Premises – wymagająca sporej inwestycji kapitału w sprzęt fizyczny, sieciowy i generowanych przez to kosztów eksploatacyjnych związanych z energią elektryczną, licencjami oraz zapewnieniem wsparcia. Oraz druga – SharePoint Online, która wymaga jedynie outsourcingu całej infrastruktury do chmury dostawcy, w tym przypadku do firmy Microsoft.
Przyjrzyjmy się podstawowym różnicom dwóch środowisk.
| SharePoint On-Premises | SharePoint Online |
| Serwery SharePoint znajdują się w sieci firmowej, łatwy dostęp i kontrola | Witryny SharePoint znajdują się wewnątrz Centrum danych firmy Microsoft (MDC), kontrola przez personel Microsoft |
| Wsparcie jest zapewniane przez pracowników wewnętrznych, poprawki systemowe podyktowane polityką i procedurami lokalnymi | Wsparcie zapewnione przez Microsoft, poprawki w regularnym czasie |
| Prędkość sieci SharePoint podyktowana lokalną infrastrukturą. | Globalna sieć centrum danych Microsoft zapewnia dużą przepustowość |
| Dostępność jest określona przez wewnętrzne procedury firmy | Microsoft zapewnia dostępność na poziomie 99,9% |
| Środowisko SharePoint można dostosować do potrzeb firmy przez pracowników wewnętrznych | Microsoft wspiera dostosowanie modelu aplikacji ale zmiany są bardzo ograniczone |
| Integracja z innymi systemami jest dostępna poprzez takie usługi jak BCS, PowerPivot, Performance Point | Integracja z innymi usługami w chmurach Microsoft |
Potrzebne zasoby i ich lokalizacja
Przed zagłębieniem się w dyskusje na temat porównania dwóch środowisk – SP On-Premises i SP Online trzeba zaznaczyć iż najistotniejszą różnicą wydaje się być poziom zaangażowania pracowników wewnętrznych firmy w zależności jakiego wyboru środowiska dokonamy.
Jedną z głównych zalet SharePoint Online jest brak kosztów za sprzęt fizyczny i sieciowy, za konserwację oraz uaktualnienia i poprawki platformy. O to wszystko zadba za nas Microsoft. Jeżeli natomiast zarządzamy lokalnym SharePoint oprócz całego potrzebnego sprzętu musimy posiadać również zespół który będzie dbał o najnowsze aktualizację i poprawki, testował je i wprowadzał w odpowiednim czasie tak aby nasz system był bezpieczny i zawsze aktualny. Dodatkowo dochodzą zadania regularnego sprawdzania sprzętu, jego stanu a w razie potrzeby wymiany jego elementów.
Microsoft wskazuje sprecyzowana listę wymaganych elementów potrzebnych do przeprowadzenia instalacji SharePoint na lokalnym serwerze. Pełną listę możemy znaleźć na stronach Microsoftu link a kilka najważniejszych znajduje się poniżej:
- Windows Server 2012 R2 z .NET Framework 4.5.2 lub wyżej
- SQL 2012 Native Client, ODBC Driver 11, Application Server Role and Web Server (IIS) Role
- SQL Server 2014
Dzięki SharePoint 2016 czasy przestoju potrzebne na dokonanie aktualizacji zostały obniżone dla obu wersji środowisk. Pakiety zostały zmniejszone pod względem ich wielkości oraz ich liczby. Nie trzeba się już tak martwić się o straty biznesowe oraz dokładnie planować kiedy wykonać potrzebne aktualizację aby miały jak najmniejszy wpływ na dostępność naszej platformy, co jest bardzo istotną zmianą w porównaniu z poprzednimi wersjami SharePoint.
Jak wszystkie platformy w chmurze, korzystanie z SharePoint Online oznacza, że dane firmy nie znajdują się na fizycznej lokalizacji, która pozostaje pod naszą kontrolą a ulokowane są gdzieś na serwerach, które wierzymy, że są bezpieczne i dobrze chronione. Rozwiązania On-Premises umieszczają nasze dane na naszych wybranych lokalizacjach pozostających pod naszą pieczą. Nadajemy do nich dostęp tylko odpowiednim osobom, które uzyskują go poprzez bezpieczne, zdalne połączenia bądź też mogą uzyskać bezpośredni dostęp do pomieszczeń fizycznych gdzie znajduje się cała infrastruktura SharePoint. Jeżeli wiemy, że nasze dane są bardzo wrażliwe a nieautoryzowany dostęp może prowadzić do poważnych szkód dla nas i naszych klientów najlepszym rozwiązaniem wydaje się wybór rozwiązań lokalnych (On-Premises).
Różnice techniczne
Przyjrzyjmy się również wybranym różnicom technicznym w obu środowiskach.
| Funkcja | On-Premises | Online |
| Wyszukiwanie | Pełne | Ograniczony dostęp do zapytań |
| Autentykacja Claim | Uwerzytelnianie SQL, LDAP, AD | Brak |
| Alternatywne mapowanie adresu | Tak | Brak |
| Raporty użycia i logowanie | Tak | Brak |
| SharePoint Health Analyser | Tak – generowanie raportu o problemach i sposobie ich rozwiązywania | Brak |
| Formularze InfoPath | Tak – potrzebna osobna licencja | Tylko w E3 i E4 |
| Konta zarządzalne | Tak – SP Admin Services | Brak |
Jak widać z większej ilości opcji będziemy mogli skorzystać w przypadku posiadania SharePoint On- Premises. Oczywiście musimy odpowiedzieć sobie na pytanie czy wspomniane opcje będą nam potrzebne czy możemy się bez nich obejść w obecnym momencie oraz w przyszłości.
Koszty
Koszt to zwykle pierwsza rzecz, którą rozważa firma mająca zamiar wprowadzić SharePoint do swojej organizacji. Prawidłowe obliczenie wszystkich kosztów zależy od wielu czynników firmy: jej wielkości, zakresu działania oraz jej klientów czy pracowników. Należy przeprowadzić głęboką analizę istniejącej infrastruktury informatycznej, posiadanego zespołu do wsparcia platformy, użytkowników oraz celów biznesowych organizacji. Spoglądając na koszty bardzo szeroko wydaje się, że SharePoint Online jest tańszy niż wybór środowiska On-Premises.
| SharePoint Online | SharePoint On-Premises |
| Licencjonowany dla każdego użytkownika jako samodzielny pakiet lub jako część pakietu Office 365. | Licencjonowany przy użyciu modelu Server / CAL (Client Access License). To rozwiązanie wymaga licencji na program Project Server 2016 dla każdej uruchomionej instancji oprogramowania, a licencje dostępu CAL są wymagane dla każdej osoby lub urządzenia, które uzyskuje dostęp do serwera projektu. |
Plusy i minusy
Jak w przypadku każdego rozwiązania IT ważną rzeczą jest ocena jego zalet i wad oraz podjęcie odpowiedniej decyzji w oparciu o dostępne narzędzia i informację. Poniżej znajdziemy kilka zalet i wad obu środowisk – On-Premises i Online.
| Plusy | Minusy |
| Kontrola wydajności | Koszty utrzymania sprzętu, oprogramowania, licencji, zespołu wsparcia |
| Skalowalność w górę i na zewnątrz | Koszty skalowalności |
| Pełne możliwości dostosowania do potrzeb | Koszty i konfiguracja z zewnętrznymi aplikacjami |
| Możliwości migracji danych pomiędzy farmami bez korzystania z dodatkowych aplikacji | Zdalny dostęp zależny od konfiguracji sieci |
| Pełen dostęp do serwerów Windows i SQL | Potrzeba aktualizacji serwerów i oprogramowania |
| Mniejsze wymagania dotyczące przepustowości | Potrzeba posiadania planów odzyskiwania po awarii (Disaster Recovery) |
| Plusy | Minusy |
| Dostępność zapewniona przez Microsoft na poziomie 99,9% | Potrzeba większej przepustowości usługodawcy internetowego |
| Usługi zarządzane (SaaS) | Mniejsze możliwości integracji z wewnętrznymi systemami |
| Niskie koszty oparte na subskrypcji | Dodatkowe koszty przechowywania danych w przypadku dużej ich ilości |
| Mniejsze zaangażowanie pracowników wewnętrznych | Brak dostępu do serwerów |
| Szybkie cykle aktualizacji | Brak możliwości przetestowania aktualizacji przed dopuszczeniem ich na środowisko produkcyjne |
Ostateczny wybór
Celem artykułu było ułatwienie decyzji przy wyborze wersji środowiska SharePoint Online a SharePoint On-Premises dla naszej organizacji. Wydaje się, że udzielenie odpowiedzi na kilka kluczowych kwestii znajdujących się poniżej powinno ostatecznie pomóc we właściwym wyborze drogi, którą podążymy. Spójrzmy:
| Wybierz jeżeli | Nie wybieraj jeśli |
| Polityka firmy i zasady nie pozwalają na korzystanie z usług typu cloud | Głównym celem jest mobilność oraz dostęp dla osób spoza organizacji |
| Budżet, sprzęt fizyczny, infrastruktura, zespół są w stanie utrzymać środowisko SharePoint | Nie posiadasz odpowiednich środków na potrzebny sprzęt, personel, miejsce do przechowywania danych |
| Istnieje potrzeba ograniczenia dostępu do SharePoint w fizycznej lokalizacji uniemożliwiając dostęp zdalnych użytkowników oraz partnerów zewnętrznych | Brakuje w firmie potrzebnej przestrzeni fizycznej aby odpowiednio ulokować i zadbać o sprzęt |
| Potrzebujesz dostosować SharePoint do własnych potrzeb korzystając z rozwiązań niestandardowych | Nie posiadasz środków na dalszy rozwój np. centrum danych |
| Wybierz jeżeli | Nie wybieraj jeśli |
| Polityka firmy i zasady umożliwiają korzystanie z usług w chmurze | Polityka firmy i zasady wykluczają korzystanie z usług typu cloud oraz przechowywania danych poza organizacją |
| Chcesz rozszerzyć dostęp dla osób spoza organizacji | Chcesz mieć pełną kontrolę nad dostępem oraz większą zdolność do zabezpieczenia swoich danych |
| Nie korzystasz bądź nie potrzebujesz niestandardowych rozwiązań | Masz określone wymagania i potrzeby w zakresie tworzenia i zmian aplikacji |
| Budżet nie przewiduje dodawania nowej infrastruktury, użytkowników lub połączeń | Istniejąca infrastruktura pozwala na dodanie czy korzystanie z SharePoint On-Premise |
| Posiadasz niewielki zespół wsparcia IT bez kompetencji w zakresie SharePoint | Masz sporą liczbę pracowników którzy wspierają i rozwijają środowiska |
Korzystanie z wersji opartych na technologii cloud staje się coraz bardziej modną i wygodną strategią dla wielu firm. Usługi te dostępne są z dowolnego urządzenia i miejsca na ziemi. Jednak w odniesieniu do rozwiązań lokalnych funkcjonalności w chmurze są nadal ograniczone a ich dostosowanie do naszych potrzeb i wymogów może okazać się niemożliwe. Być może w miarę rozwoju SharePoint Online w przyszłości stanie się on równorzędnym i pełnym rozwiązaniem jak SharePoint On-Premises póki co pozostaje nam dalej szczegółowo rozważać oba rozwiązania i dokonać wyboru w oparciu o pełną analizę naszych wymogów.
SII zajmuje się pełnym wsparciem wszystkich środowisk opartych na SharePoint. Dzięki złotemu partnerstwu z Microsoft wspieramy firmy by każdy dzień pracy z SharePoint stawał się dla nich i ich pracowników coraz łatwiejszy.
Dlaczego ktokolwiek ma dokonywać jakiegokolwiek wyboru :O ??? Większość poważnych i dużych klientów wybiera rozwiązania hybrydowe czy to dla samego sharepointa czy bazującego na nim one drive for business. Poza tym kluczowe przy przejściu do O365 jest odpowiedz na pytanie gdzie faktycznie nasze dane będą przechowywane a nie zakładanie ze są one gdzies w bliżej nie określonej przestrzeni (co łatwo możemy zweryfikować w przypadku już istniejącego Tenanta za pomocą PowerShell czy odpowiednio zaplanować dla dopiero tworzonych środowisk przy wsparciu Microsfotu).
Cześć. W kontekście kosztów infrastruktury, warto wspomnieć o rozwiązaniach IaaS, PaaS u krajowych dostawców. Wtedy całość spraw dot. obsługi serwerowni, sprzętu, OS, technicznej strony bezpieczeństwa na styku do Internetu, wykonuje dostawca usługi kolokacji. Takie rozwiązanie można postrzegać jako pośrednie między on-premiss a full cloud. Pozdrawiam, Tomek