SharePoint Online vs. SharePoint on-premise

POSIADAĆ CZY MIEĆ? Jest to pytanie warte setki tysięcy, a czasami nawet milionów złotych, z którym firmy czy organizacje, a właściwie osoby, które nimi kierują muszą się zmierzyć. Z pozoru proste słowa będące synonimami w dzisiejszych czasach nabierają niekiedy zgoła innych znaczeń.

Aktualnie rynek ofert i usług wyewoluował tak bardzo, że granica pomiędzy posiadaniem, czyli bycia właścicielem, a dysponowaniem czymś praktycznie zanikła. Do niedawna różnicę pomiędzy posiadać, a mieć można było zobrazować na przykładzie mieszkania, biura czy samochodu. Obecnie takich przykładów można wskazać o wiele, wiele więcej. Do tego grona dołączają już rzeczy powszechnego użytku. Dziś już można nie tylko wynajmować telefon, czy zegarek (;)), ale również całą infrastrukturę IT (komputery, drukarki, etc.), a ostatnio nawet oprogramowanie. Rozwój tego ostatniego na przestrzeni ostatnich kilku lat był bardzo gwałtowny i określany jest terminem SaaS (Software as a Service), czyli z ang. oprogramowanie jako usługa.
W poniższym artykule chciałbym krótko przedstawić różnice pomiędzy wersją SharePoint on-premise (posiadać), a wersją Online (mieć).

JAK TO SIĘ WSZYSTKO ZACZĘŁO?

Wszystko zaczęło się około 2001 roku, kiedy to Microsoft udostępnił pierwszą wersję SharePointa, która na tamte czasy nazywała się SharePoint Portal Server 2001 (SPS 2001). W porównaniu z obecną wersją było to bardzo podstawowe narzędzie, którego funkcjonalność głównie sprowadzała się do obiegu dokumentów i wyszukiwania. Z biegiem lat wraz z rozwojem rynku i technologii nowe funkcjonalności zostawały dołączane do produktu, aby wesprzeć klientów biznesowych w ich działaniach i podtrzymać ich konkurencyjność względem innych. Sytuacja ta trwała aż do roku 2013, kiedy to Microsoft w odpowiedzi na trend przenoszenia pakietów biurowych do chmury udostępnił swoją wersję pakietu biurowego Office w wersji online pod nazwą Office 365. Do tej pory SharePoint wymagał do działania lokalnej infrastruktury po stronie klienta oraz całego zespołu administracyjno-utrzymującego. Idea onlinenowej, działającej gdzieś tam w chmurze wersji SharePointa, niewymagającej całego sztabu ludzi, aby zarządzać ta platformą była tak niewyobrażalna, że aż niemożliwa. Jednak niemożliwe stało się możliwe i pod koniec lutego 2013 SharePoint w wersji online zadebiutował niczym nie różniąc się z wyglądu od wersji serwerowej.

Przerzucenie odpowiedzialności z utrzymanie farmy SharePointowej na kogoś innego i wykorzystywanie tylko jego funkcjonalności nie do końca się sprawdzi w każdych warunkach. Niesie to za sobą szereg pewnych niedogodności, które mogą okazać się zaprzeczające całej idei SharePointa Online. Spójrzmy, zatem na charakterystykę poszczególnych obszarów, która pomoże zdecydować, która wersja będzie właściwa.

ŚRODOWISKO PRACY

Pomiędzy obiema wersjami istnieje bardzo istotna różnica w kwestii środowiska pracy. Wersja on-premise wymaga wewnętrznego działu wsparcia, sprzętu i oprogramowania, na których będzie zainstalowany SharePoint. Wersja online, co prawda też tego wymaga, ale wszystkie zasoby zapewnia po swojej stronie Microsoft, a klient tylko używa funkcjonalności, których potrzebuje.

Kategoria	SharePoint on-premise	SharePoint Online
Koszt	• Zakup/utrzymanie maszyn, • Zakup oprogramowania, • Zakup licencji, • etc.	• Roczna subskrypcja per użytkownik
Skalowanie	• Zależne od zasobów i procedur	• Wykup dodatkowego planu
Utrzymanie	• Przeszkolony dział wsparcia, Zarządzanie aktualizacjami	• Brak wpływu na utrzymanie i zarządza farmą • Brak wpływu na zarządzanie aktualizacjami
Dostępność/odporność na awarie	• Zależne od zasobów i procedur	• Microsoft gwarantuje dostępność na poziomie 99,9% • Optymalizacja użycia łącza i czasu oczekiwania dzięki rozmieszczeniu w odpowiednich częściach globu
Kopie bezpieczeństwa	• Zależne od zasobów i procedur	• Brak wpływu na harmonogram kopi zapasowych • Dostęp do kopi zapasowych na podstawie zgłoszenia
Opcje dostosowania	• Pełna dowolność rozwiązań Zależna od poziomu wiedzy pracowników	• SharePoint Client Object Model, Gotowe aplikacje
Automatyzacja	• Pełna dowolność implementacji własnych procesów przebiegu pracy (workflow)	• Podstawowe procesy przebiegu pracy
Bezpieczeństwo	• Zależne od zasobów i procedur	• Przestrzeganie powszechnie uznanych standardów bezpieczeństwa przemysłowego
Audyt	• Zależne od zasobów i procedur	• Weryfikowane przez zewnętrznych audytorów
Przechowywanie danych	• Zależne od zasobów i procedur	• Zależne od wykupionego planu, Kolekcja witryn może mieć max 100 GB
Migracja	• Łatwość w migracji dzięki dostępności własnych danych	• Utrudniony dostęp do danych
Wydajność	• Zależne od zasobów	• Zależne od dostępności i prędkości łącza internetowego

DOSTĘPNOŚĆ FUNKCJONALNOŚCI

Podstawowe funkcjonalności są dostępne zarówno w wersji on-premise jak i online, ale istnieją spore różnice w dostępności pozostałych niekiedy technicznych rzeczy, które mogą być blokadą, aby przenieść wszystkie swoje treści do chmury:

Kategoria	SharePoint on-premise	SharePoint Online
Użycie InfoPath	• Wymagana osobna licencja • Zależne od zasobów i procedur	• Zależne od wykupionego planu
Autentykacja	• Zależna od zasobów i procedur	• Azure Active Directory
Konta zarządzalne	• Możliwość tworzenia wielu kont zarządzalnych dla usług SharePoint	• Brak możliwości tworzenia kont zarządzalnych
Logowanie	• Pełny dostęp do logów SharePointa, IIS oraz serwera	• Brak dostępu do logów
Rozgraniczanie środowisk	• Pełna dowolność w tworzeniu osobnych web aplikacji • Zależne od zasobów klienta	• Tylko jedna web aplikacja
Raporty kondycji farmy	• Pełny dostęp do raportów kondycji farmy	• Brak dostępu do raportów kondycji farmy
Współpraca nad dokumentami	• Dostępne dopiero od wersji SharePoint 2016	• Dostępne w każdym planie
Zarządzanie farmą	• Pełna wersja panelu administracyjnego, • Pełna możliwość zmiany ustawień środowiska	• Mocno ograniczona wersja panelu, • Brak możliwości zmiany wielu ustawień ze względu na współdzielenie środowiska z innymi klientami
Branding	• Pełna dowolność dostosowana wyglądu portalu do wymagań	• Zmiana tylko podstawowych elementów wyglądu

To tylko niektóre, najbardziej rzucające się w oczy różnice, jakie chciałem przedstawić. Po szczegółową listę dostępności funkcjonalności zapraszam na portal TechNet.

KTÓRĄ WERSJĘ WYBRAĆ?

Podjęcie decyzji czy ponieść swoje dane do chmury musi być poparta dużo szerszą analizą niż ta tutaj przedstawiona. W niektórych przypadkach może nie być możliwe wskazanie jednoznacznej decyzji, dlatego będzie trzeba się pogodzić z utratą pewnych funkcjonalności na rzecz innych. Zarówno wersja lokalna jak i online ma plusy i minusy, dlatego decyzja należy już do was.