Branża retail od lat jest jednym z najbardziej konkurencyjnych i wymagających sektorów. Wyzwania, przed którymi nas stawia, to przede wszystkim stały wzrost zadowolenia klientów, ulepszanie procesów biznesowych, utrzymywanie konkurencyjnych cen, stała ekspansja na kolejne rynki i szybkie reakcje na zmieniające się trendy.
Aby tym wyzwaniom sprostać, firmy retailowe coraz częściej decydują się zainwestować ogromne środki w budowanie i rozwój systemów informatycznych – zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Jednym z najważniejszych kroków w ich tworzeniu jest analiza potrzeb i definiowanie wymagań biznesowych.
Obie te rzeczy są odpowiedzialnością Analityka biznesowego.
Rola Analityka
Analityk biznesowy jest odpowiedzialny przede wszystkim za zrozumienie potrzeb i celów biznesu, zidentyfikowanie ryzyk i różnych wariantów rozwiązania, a w końcu za utworzenie „backlogu”, w którym zbierane i opisywane będą wymagania biznesowe. Jakkolwiek prosto i przyjemnie brzmi opis jego pracy, trzeba mieć świadomość, że jest ona usłana różnymi wyzwaniami – szczególnie w branży retailowej.
Wysokie tempo pracy
Jednym z pierwszych wyzwań stojących przed Analitykiem w retailowym świecie jest tempo jego życia, podejmowanych decyzji i działań. Często zdarza się, że dołączając do firmy o profilu retailowym, nie przejdziemy zbyt wielu wstępnych szkoleń, a od razu zostaniemy wtajemniczeni w dziejące się już projekty. Stąd też najczęściej poszukuje się analityków z dużym doświadczeniem, którzy „z marszu” potrafią wejść w nowe środowisko i dostroić się do zespołu.
Nie oznacza to oczywiście, że juniorzy nie znajdą tu miejsca – owszem, znajdą – będą się jednak musieli nastawić się na mnóstwo nauki, pro aktywność i dużą samodzielność w działaniach.
Dzieje się tak, ponieważ firmy zarabiające na sprzedaży towarów mają ściśle zaplanowane kampanie sprzedażowe i marketingowe, a także otwarcia nowych rynków i sklepów, które w perspektywie roku, dwóch czy pięciu mają przynieść konkretne zyski. Każdy dzień opóźnienia w uruchomieniu nowego systemu czy sklepu przynosi tutaj realne straty. Ponadto, projekty IT realizowane w retailu są bardzo kosztowne z racji konieczności zaangażowania w nie wielu specjalistów. Każdy dzień ich pracy jest „na wagę złota”, a terminy realizacji projektów są krótkie i dopilnowane.
Brak możliwości opóźnienia projektu
Przykładem projektu retailowego, który nie może sobie pozwolić na choćby jeden dzień opóźnienia, jest otwarcie sklepów w nowym państwie. Przedsięwzięcia takie wymagają bowiem mnóstwa czynności rozpoczynających się już 12 – 14 miesięcy wcześniej. Począwszy od badań rynkowych, poprzez zdobycie pozwoleń, znalezienie budynku, dostosowanie go na potrzeby sklepu, zatrudnienie personelu, zbudowanie sieci logistycznej i systemów kasowych, a także dostosowanie się do lokalnych przepisów prawa fiskalnego i konfiguracja istniejących systemów zgodnie z tymże prawem.
Ponadto, planując otwarcie kilku sklepów jednocześnie w nowym państwie, firma przygotowuje ogromną kampanię marketingową oraz promocje, które przyciągną nowych klientów. Materiały marketingowe oraz odpowiednie skonfigurowanie promocji również zajmują czas i muszą być gotowe kilka tygodni wcześniej.
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe zależności, łatwo jest już zrozumieć, dlaczego żaden zespół ani osoba nie mogą pozwolić sobie na opóźnienie. Rola Analityka w takim projekcie jest kluczowa, bo to właśnie analityk odpowiedzialny jest za zebranie wymagań biznesowych ze wszystkich wyżej wymienionych obszarów.
Kooperacja projektowa
Drugie duże wyzwanie stojące przed osobą odpowiedzialną za zebranie wymagań biznesowych wynika i wiąże się bezpośrednio z pierwszym. Mowa tutaj o dostępności interesariuszy i ich możliwości kooperacji z Analitykiem.
Analityk potrzebuje interesariuszy, aby uzyskać od nich informacje na temat tego, dlaczego i jak bardzo coś dla biznesu jest ważne, jakie stoją za tym cele i potrzeby, a w końcu jaki jest pożądany proces i konfiguracja systemu. W tym celu przeprowadza się warsztaty np. w formie „DCO” (ang. Directly Captured Objective) lub „Event stormingu”, gdzie analityk odpowiednio moderując spotkanie, uzyskuje informacje pozwalające mu narysować przebieg procesu, stworzyć wymagania biznesowe i zidentyfikować potencjalne ryzyka.
Również po zakończeniu przez analityka pracy nad wymaganiami, interesariusze powinni je zatwierdzić. Niestety często zdarza się, że w tak dynamicznym środowisku tzw. biznes jest praktycznie niedostępny – ich kalendarze są wypełnione, a oni sami nie mają swoich zastępców, których mogliby oddelegować do tego zadania. Może to powodować przestoje, nieporozumienia oraz presję, która spada na Analityka niemogącego wykonać swojej pracy, która w 90% zależy od innych.
Estymacja czasu pracy – scenariusze
Jako że praca Analityka ściśle zależy od współpracy z innymi osobami, warto podnieść tutaj również problem estymacji czasu pracy nad danym projektem. Możemy rozważyć dwa scenariusze – idealny i pesymistyczny, przy założeniu, że ten najczęściej spotykany jest gdzieś pomiędzy nimi.
Jeżeli Analityk jest członkiem dobrze funkcjonującego zespołu, w którym każdy zna swoje zadania, jest proaktywny, a interesariusze są znani i responsywni – jest to scenariusz pozytywny, zaś analityk potrzebuje na zebranie i opracowanie wymagań kilku dni. Jeżeli jednak, któryś z powyższych aspektów zawodzi, czas, jaki analityk musi poświęcić na pracę projektową, rośnie.
Jednym z częściej spotykanych problemów w branży retailowej jest niska dostępność biznesu, zwykle silnie zaangażowanego w realizację strategii firmy. Jeżeli Analityk napotka problem projektowy, którego rozwiązanie nie zależy od niego, a od innych interesariuszy, powinien zgłosić potencjalne ryzyko i wraz z zespołem projektowym ustalić, co zrobić, aby go uniknąć lub zminimalizować jego wpływ.
Ocena ryzyka projektowego
Powyższa konkluzja prowadzi do jeszcze jednej, wartej podkreślenia odpowiedzialności Analityka, która czyni go osobą kluczową w projekcie. Mianowicie, podczas rozmów, warsztatów, zbierania wymagań i ich opracowywania, analityk powinien zadawać szereg dociekliwych pytań mających na celu zidentyfikowanie potencjalnych luk, nieścisłości, ryzyk i możliwości. Wszystkie te rzeczy analityk zobowiązany jest przedstawić zespołowi i omówić. Prowadzi to często do kompletnej zmiany w podejściu do projektu, a nawet jego zaniechania, jeżeli Analityk odkryje, że liczba ryzyk i luk przewyższa potencjalne wartości, jakie może dany projekt przynieść.
Nieprecyzyjne wymagania biznesowe
Trzecim wyzwaniem retailowym jest brak czasu na doprecyzowanie potrzeb przez biznes. Niestety, często jest tak, że dostajemy pobieżne wytyczne, tzw. „high levelowe” wymagania, które są bardzo ogólne, niesprecyzowane i nie dają nam żadnych konkretnych informacji.
Przykładem zbyt ogólnych wymagań w projektach retailowych mogą być:
- „System ma działać szybciej”,
- „Aplikacja ma działać lepiej”,
- „Czas oczekiwania na raport ma być krótszy”.
Analityk widząc takie wymagania, natychmiast powinien zadać sobie pytania:
- „Jak szybko system działa teraz, a jak szybko ma działać po zmianach?”,
- „Co w aplikacji obecnie działa źle i co dla biznesu znaczy, że będzie lepiej?”,
- „Ile czasu obecnie generuje się raport, a ile powinien w przyszłości?”.
Analityk powinien również uświadomić interesariuszy o tym, że wymagania i cele, które sobie stawiają, powinny być nie tylko precyzyjne, ale też mierzalne tak, aby móc określić, czy odnieśliśmy zakładany sukces czy też nie.
Objectives and Key Results
W tym celu Analityk wraz z biznesem powinni ustalić tzw. „OKR-y”, czyli Objectives and Key Results. OKR-y składają się z dwóch zasadniczych części. Pierwsza to objective, czyli cel biznesu, zaś druga to key results, czyli wskaźniki, których osiągnięcie (lub nie) będzie determinowało sukces projektu.
Przykładowym celem biznesu może być osiągnięcie dominującej pozycji w branży retail, w segmencie home decor. W tym przypadku wskaźnikami, które będziemy weryfikować, byłyby np.:
- wzrost sprzedaży produktów home decor o 75% w ciągu 12 miesięcy,
- powiększenie bazy klientów o 15% wciągu kolejnych 6 miesięcy,
- otwarcie 100 nowych sklepów w ciągu kolejnych 14 miesięcy.
Tak zdefiniowane OKR-y łatwo jest śledzić i weryfikować, ponieważ mają one określoną wartość i uwzględniają czas realizacji.
Elastyczność i pro aktywność
Czwartym wyzwaniem, które branża retailowa stawia przed Analitykami, jest potrzeba dużej elastyczności i pro aktywności. Ze względu na błyskawicznie zmieniające się trendy i pojawiające się nowe możliwości, osoby decyzyjne często dostrzegając jakieś ryzyko lub możliwość zysku, podejmują nagłe zwroty mające znaczny wpływ na projekty dziejące się w firmie.
Przykładem takiej zmiany może być nagła decyzja o poszerzeniu zakresu działalności sklepów w krajach „X, Y, Z” o sprzedaż nowych produktów lub usług, która ma rozpocząć się za 3 miesiące, w wyniku czego do końca roku firma zarobi na tym dodatkowe „XX” milionów. Jest to nie lada przedsięwzięcie, które wymaga zrozumienia wpływu tych zmian na wszystkie istniejące systemy, procesy i projekty, zidentyfikowanie części zmiennych, luk powstałych w wyniku tej decyzji, a także zmiany priorytetów obecnych prac.
Idealnym kandydatem zatem będzie tutaj Analityk lubiący zmiany i wyzwania, który chętnie w nich uczestniczy i motywuje zespół do działania. Bardzo ważne jest również holistyczne podejście do projektu (spojrzenie jak nasz projekt odnosi się do całości i innych projektów), umiejętność drążenia od ogółu do szczegółu, a także zrozumienia i opowiedzenia innym „całej historii” procesu biznesowego (ang. Proces E2E – end to end). Takie osoby są niezwykle docenianie przez biznes i budują profesjonalną, długotrwałą relację.
Podsumowanie
Branża retail jest niezwykle wymagająca, a praca w niej wymaga zaangażowania i pełnego profesjonalizmu. Jest ona również świetnym polem do nauki i rozwoju zarówno dla mniej jak i bardziej doświadczonych osób ze wzglądu na swoją „multi-domenowość”.
Głównymi korzyściami dla Analityka, które pojawiają się w branży retail, są:
- możliwość pracy w projektach z różnych dziedzin (logistyka, planowanie, marketing, HR, sprzedaż, itd.),
- praca w zespołach z bardzo doświadczonymi specjalistami (często firmy retailowe zatrudniają konsultantów z 15-20-letnim doświadczeniem),
- bliskie uczestnictwo i wkład w budowanie rozwiązań przynoszących milionowe zyski i używanych przez tysiące ludzi.
Warto bowiem pamiętać, że dobrze funkcjonująca firma sprzedażowa to nie tylko ładnie wyeksponowane towary na półkach, ale przede wszystkim wydolny system zamówień, szybka i dokładna logistyka, potężne systemy ERP, aplikacje finansowe, HR-owe i magazynowe. W końcu dobrze wyszkolony personel i cały sztab specjalistów utrzymujących sieć sprzedaży przez 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.
Jest to idealne miejsce na Analityków, którzy szukają wyzwań, lubią zmiany i dobrze odnajdują się w dynamicznym środowisku, nie przeraża ich konieczność zdobywania nowej wiedzy i rozwijania umiejętności, być może do tej pory im niepotrzebnych. Branża retail docenia bowiem otwartość, pro aktywność i samodzielność w działaniu w ramach dobrze rozumianego klientocentryzmu, a doświadczenie zdobyte tutaj będzie wartościowe w każdej innej branży.
Ponadto, warto pamiętać, że analityk z dużym stażem w tym obszarze będzie bardzo pożądanym kandydatem dla kolejnych firm sprzedażowych stawiających na profesjonalizm i szybki rozwój.
***
Jeśli interesuje Cię tematyka analizy biznesowej i prowadzenia projektów, polecamy również inne artykuły naszych ekspertów:
- Warsztaty jako podstawa współpracy z klientem i zespołem projektowym – okiem UX Researchera
- Grafika na usługach analityka, czyli kilka słów o przydatnych w analizie biznesowej diagramach i ich kreatywnym użyciu
- PMO as a Service – czym jest dobry serwis PMO?
- Jak zaprzyjaźnić się z BPMN, czyli przegląd narzędzi do modelowania procesów biznesowych
- Analityk biznesowy, Analityk systemowy, a może Inżynier wymagań? W czym tkwi różnica?
- Product Owner a Analityk Biznesowy – gdzie leży granica?
Zostaw komentarz