Mam rozmowę rekrutacyjną z klientem – czyli jak przygotować się do pierwszego spotkania z przyszłym zespołem

Tym, co doceniam w pracy dla dużych firm, jest możliwość zmiany projektu bez zmiany pracodawcy. Taka sytuacja najczęściej pojawia się wtedy, gdy jeden projekt dobiega końca, a my dostajemy zaproszenie na rozmowę z klientem, który buduje od zera lub rozwija już istniejący zespół. Jak się do tego przygotować?

Mam za sobą wiele takich spotkań z obu perspektyw. Od ponad 10 lat pracuję w Sii, od 4 lat jako konsultant techniczny w obszarze Dynamics 365 Customer Engagement. Wcześniej przez 12 lat byłam związana z rekrutacją IT. Dodatkowo z wykształcenia jestem pedagogiem oraz doradcą zawodowym, więc wspieranie innych w procesach rekrutacyjnych to dla mnie coś zupełnie naturalnego.

Na bazie tych doświadczeń zebrałam kilka wskazówek, które mogą pomóc Ci podejść do rozmowy z większym spokojem i zwiększyć szansę na powodzenie.

Przygotowanie zaczyna się dużo wcześniej

Jednym z najczęstszych błędów jest odkładanie przygotowań na ostatni moment. Tymczasem warto zacząć działać znacznie wcześniej – właściwie od chwili, gdy tylko dowiesz się, z jaką firmą będziesz rozmawiać.

Dobrym pierwszym krokiem jest znalezienie organizacji w mediach społecznościowych, szczególnie na LinkedInie. Warto ją zaobserwować, przyjrzeć się publikowanym treściom, wydarzeniom, którymi się chwali, oraz temu, jakie wartości komunikuje. Jeśli jest taka możliwość, można również sprawdzić profile osób, które potencjalnie będą brały udział w rozmowie i dodać je do swojej sieci kontaktów.

Tego typu przygotowanie pozwala lepiej zrozumieć kontekst organizacji i swobodniej odwoływać się do niego podczas spotkania. To także sygnał dla klienta, że rozmowa nie jest dla nas przypadkowa. Dodatkowo rekruterzy po stronie klienta będą mieli szansę jeszcze przed rozmową zaobserwować, jak budujesz swoją markę w sieci i czy jesteś związany ze swoim pracodawcą.

Oczywiście podstawą pozostaje zapoznanie się ze stroną internetową firmy oraz kluczowymi informacjami na temat jej działalności.

Warto sięgnąć po wsparcie narzędzi AI

Dobrym uzupełnieniem przygotowań może być skorzystanie z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, takich jak Copilot czy ChatGPT. Wystarczy przekazać im link do strony firmy oraz informację o nadchodzącej rozmowie rekrutacyjnej.

Przykładowe prompty:

Hej, mam dzisiaj rozmowę rekrutacyjną u klienta. W załączniku znajdują się jego wymagania i opis roli. Zrób mi podsumowanie dokumentu i przygotuj kilka pytań, jakie mogę zadać na spotkaniu, żeby dobrze wypaść.

Hej, mam dzisiaj rozmowę rekrutacyjną z nowym klientem. Przygotuj mi kilka informacji o nich, gdyby mnie zapytali, co wiem o ich firmie: https://www.ABC.com/

W efekcie dostajesz konkretne podsumowanie firmy, jej kontekstu i rzeczy, o które warto zahaczyć w rozmowie. Takie przygotowanie pozwala szybciej uporządkować wiedzę i lepiej osadzić się w realiach klienta, co może być szczególnie pomocne w mniej formalnych fragmentach spotkania.

Szczerość zamiast idealnego dopasowania

W trakcie rozmowy niezwykle istotna jest autentyczność. Jeśli pojawiają się obszary, w których brakuje Ci doświadczenia, zdecydowanie lepiej powiedzieć o tym wprost niż próbować tworzyć obraz idealnego kandydata.

Jednocześnie warto zadbać o odpowiedni kontekst. Brak znajomości konkretnego narzędzia nie musi oznaczać braku kompetencji. Przecież można odwołać się do innych rozwiązań, z którymi się pracowało, i pokazać podobieństwa w ich zastosowaniu. Dzięki temu klient widzi nie tylko brak konkretnej technologii, ale też Twój sposób myślenia i potencjał.

Podobnie jest z kompetencjami miękkimi. Jeśli wymagane jest doświadczenie w zespole międzynarodowym, a ktoś go nie posiada, można opowiedzieć o pracy w zespole zróżnicowanym pod względem doświadczenia, wieku lub specjalizacji. Chodzi o to, żeby pokazać, jak Twoje doświadczenie i umiejętności odpowiadają na potrzeby klienta.

Pokazanie wartości, o które nikt nie zapyta wprost

Warto pamiętać, że klient nie zawsze wie, jakie pytania zadać. Nie zna przecież całej historii naszego doświadczenia. Dlatego dobrze jest aktywnie wprowadzać do rozmowy informacje, które mogą być dla niego wartościowe, nawet jeśli nie pojawiły się wprost w wymaganiach:

• podobne projekty,
• dodatkowe kompetencje,
• doświadczenia, które mogą mieć znaczenie.

Taka inicjatywa często pozwala wyróżnić się na tle innych kandydatów.

Uważne słuchanie jako klucz do rozmowy

Jednym z elementów, które znacząco wpływają na odbiór kandydata, jest sposób słuchania. Uważność w trakcie rozmowy pozwala nie tylko lepiej rozumieć potrzeby klienta, ale także wychwytywać niuanse i ewentualne niespójności. Można parafrazować to, co właśnie usłyszeliśmy, by upewnić się, czy obie strony mają to samo na myśli.

Odnoszenie się do konkretnych sformułowań używanych przez rozmówcę, zadawanie precyzyjnych pytań czy doprecyzowywanie informacji świadczy o zaangażowaniu i koncentracji. To subtelny, ale bardzo wyraźny sygnał, że traktujemy rozmowę poważnie i jesteśmy w nią w pełni zaangażowani.

Warstwa wizualna również ma znaczenie

W przypadku rozmów online nie bez znaczenia pozostaje także aspekt wizualny. Warto zadbać o tło – niekoniecznie musi to być gotowa grafika z komunikatora. Dobrze sprawdzą się również tła związane z firmą lub technologią, w której się specjalizujemy, o ile są utrzymane w profesjonalnym tonie.

Istotny jest także sposób ubioru. Bezpieczną zasadą jest wybór stroju nieco bardziej formalnego niż podpowiada intuicja (tzw. zasada „overdressingu”). Dzięki temu unikamy ryzyka zbyt swobodnego ubioru i jednocześnie pokazujemy szacunek dla sytuacji.

Sii x Microsoft

Jako partner Microsoft Cloud oferujemy rozwiązania, które optymalizują procesy, usprawniają współpracę i umożliwiają osiągnięcie zwinności biznesowej z wykorzystaniem AI.

Oferta Microsoft

Na zakończenie

Rozmowa z klientem nie jest egzaminem w klasycznym rozumieniu. To raczej spotkanie, którego celem jest sprawdzenie, czy współpraca ma szansę dobrze się ułożyć. Często to właśnie pierwsza okazja do spotkania z nową koleżanką lub kolegą, z którymi będziemy codziennie współpracować przez najbliższe miesiące.

Dlatego najważniejsze jest połączenie przygotowania, autentyczności i świadomości własnych mocnych stron. Taka kombinacja daje zdecydowanie większe szanse na to, że rozmowa przebiegnie w dobrej atmosferze i zakończy się pozytywnie.