Wdrażanie systemu CRM jest zwykle procesem trudnym i czasochłonnym, może trwać nawet kilka miesięcy. Często podczas niego popełniane są błędy, które potem trudno wyeliminować, bądź wiąże się to z dodatkowymi wydatkami.
Systemy wdrażane są najczęściej w momencie kryzysu. Tymczasem, jak zauważają specjaliści, proces wymiany sprzętu i oprogramowania powinno się przeprowadzić w okresie prosperity. Wtedy są zarówno środki na przeprowadzenie zmian, jak i czas do osiągnięciem momentu, w którym systemy zaczną na siebie zarabiać.
1. Projektowanie i wdrażanie systemu w oderwaniu od biznesu
Jakiekolwiek systemy zawsze mają swoich odbiorców, to znaczy że ktoś będzie na tam pracował. Projektowanie systemu i co gorsze wdrażanie go bez konsultacji z osobami które będą go używać jest bardzo ryzykowne. Projektowanie funkcjonalności bez udziału biznesu bardzo często może się mijać z rzeczywistością. Przy testach UAT biznes może całkowicie zablokować wdrożenie lub jeżeli zostanie wdrożone system nie będzie używany.
Częściowe zaspokajanie potrzeb biznesu też może się okazać niepotrzebne, połowicznie zaprojektowana funkcjonalność prawdopodobnie będzie nieużywana oraz koszt jej wdrażania wydaje się być niepotrzebny. Bardzo często okazuje się, że niedokończona funkcjonalność zostaje zapomniana.
2. Zbyt duża ilość osób w zespole wdrożeniowym
Wdrożenie CRM bywa – w opinii zarządu – autostradą do zwiększenia wysokości obrotów. To stawia pracowników pod presją, ale i także powoduje że złudnie można ocenić ilość ludzi, którzy są potrzebni do realizacji wdrożenia. Wiadomo, jeżeli system CRM będzie obsługiwał wiele procesów lub inaczej mówiąc będzie zawierał dużo modułów, to trzeba zaangażować analityków, konsultantów, projekt menadżerów, itp. Z drugiej strony, jeżeli ta duża ilość osób będzie brać udział we wszystkich potrzebnych spotkaniach to może zaistnieć przeładowanie.
Spotkania takie mogą okazać się bardzo nieefektywne, wręcz nudne, a co dalej w skrajnym przypadku pewne osoby mogą zgubić rolę w projekcie.
Siła w dobrym menedżerowaniu spotkaniami.
3. Nieprzyjazny i nieintuicyjny interfejs
Zdarza się, że porażką kończą się wdrożenia, którym od strony technicznej trudno cokolwiek zarzucić. Powodem może być, że CRM jest zbyt skomplikowany w obsłudze. Jeśli oprogramowanie CRM, które chcemy wdrożyć ma wszystkie potrzebne funkcjonalności, w kolejnym kroku warto upewnić się, czy jest ono wystarczająco proste i intuicyjne w codziennym użytkowaniu.
Zespół sprzedaży warto zaangażować w projektowanie systemu od samego początku, ludzie, którzy będą go używać, powinni mieć ostatnie słowo na temat jego wyglądu i łatwości obsługi.
4. Złe zarządzanie projektem
Należy podejść do problemu od ogółu do szczegółu. Wyznaczyć kamienie milowe, roadmap. Wybrać odpowiedni sposób zarządzania projektem: agile, waterfall. Często jest to zależne od umowy jaka jest podpisana z klientem.
5. Błędna identyfikacja procesów biznesowych
Oprogramowanie CRM to ogromne możliwości, ale wyłącznie w połączeniu z konkretną wizją oraz celem, który ma być zrealizowany. Jednym z grzechów firm decydujących się na tę inwestycję to zakup systemu bez przemyślanego założenia, do czego ma służyć. Potencjał CRM jest wielki – od procesów sprzedażowych po marketing i relacje z klientami – jednak jeśli sam system nie jest wdrażany w konsultacji z pracownikami adekwatnych działów, nie przyniesie zamierzonych efektów.
6. Błędne priorytety
Patrząc jednak od strony przedsiębiorcy kolejnym błędem, jeśli chodzi o wdrożenie CRM, jest nieprawidłowe ustalenie priorytetów. Należy pamiętać o jednym – to CRM jest dla firmy, a nie firma dla CRM. Kluczem do prawidłowego funkcjonowania CRM, jest dopasowanie go do profilu działalności – w taki sposób, aby wprowadzone oprogramowanie faktycznie niosło za sobą coś więcej i było użyteczne.
Zostaw komentarz