SharePoint dla początkujących cz.1

Nie wszystkie osoby decydujące się na karierę w IT są geekami komputerowymi, lub absolwentami ściśle technicznych i informatycznych kierunków. My, pracownicy odpowiedzialni za administrację, marketing czy dokumentację, często nie mamy imponującej wiedzy dotyczącej programowania, a nasze doświadczenie w zakresie obsługi komputera ogranicza się do pakietu Office, surfowania po Internecie, a w najlepszym wypadku tworzenia prostej strony w notatniku przy pomocy języka HTML. Jednak funkcjonowanie w tak specyficznym środowisku zmusza do zaznajomienia się chociaż z podstawowymi możliwościami najpopularniejszych narzędzi, programów i systemów. Oprócz lepszego zrozumienia codziennie używanych przez nas urządzeń i aplikacji, możliwe, że zyskamy odwagę na dalsze rozwijanie nowo nabytych zdolności i budowanie technicznych kompetencji. Okazuje się bowiem, że osoby o świeżym spojrzeniu oraz odmiennym zasobie umiejętności wiele wnoszą do typowo informatycznych zespołów.

Poznanie podstaw systemu SharePoint jest niezbędne do tworzenia dokumentacji opisującej wdrożone rozwiązania lub aplikacje dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów. Bez wiedzy na temat architektury platformy łatwo popełnić błędy w instrukcjach i uprzykrzyć życie użytkownikom. Przygodę z SharePoint’em warto zacząć od krótkiego teoretycznego wprowadzenia, które pomoże nam wyobrazić sobie mechanizm działania systemu i przygotuje na pierwsze starcie z jego funkcjonalnościami. Zatem do dzieła!

Platformę SharePoint najczęściej wykorzystuje się jako portal intranetowy, czyli coś na kształt strony wyświetlanej w przeglądarce i dostępnej tylko dla pracowników firmy lub innej organizacji. W takich środowiskach obieg dokumentów jest stosunkowo duży, a pliki są często edytowane lub tworzy się nowe wersje.  Wielokrotne przesyłanie takich dokumentów drogą mailową byłoby uciążliwe i groziło niemałym chaosem, nie mówiąc już o nadmiernym obciążeniu pamięci. Dlatego też SharePoint proponuje rozwiązanie w formie centralnego repozytorium plików i informacji, czyli miejsca, gdzie przechowywane są wszystkie dokumenty elektroniczne lub obrazy dokumentów papierowych. Dodatkowo możliwe jest śledzenie wersji dokumentów modyfikowanych przez różnych użytkowników, więc ryzyko utraty ważnych danych jest naprawdę małe.

Jak wygląda SharePoint od podszewki? Patrząc na strukturę platformy okiem laika można odnieść wrażenie, że przypomina ona matrioszkę: większe komponenty zawierają w sobie mniejsze, a te z kolei następne i następne. Topowym elementem kryjącym w sobie szereg innych modułów jest Aplikacja Webowa (Web Application), stanowiąca interfejs do komunikowania się z SharePointem. Zakładając nową Aplikację Webową, przede wszystkim ustalamy jej URL i port, przez który łączy się z serwerem IIS. Jednak Aplikacja Webowa sama w sobie nie jest zbyt użyteczna – można ją określić jako „wydmuszkę”, bo bez dalszych kroków nie będziemy w stanie nawet jej otworzyć.

Następnym segmentem w architekturze SharePoint jest Zbiór Witryn (Site Collection), który grupuje mniejsze elementy, czyli Witryny (Webs). I tym razem jest to byt wizualnie pusty – to, co widzimy po utworzeniu Zbioru Witryn, to nic innego jak pierwsza, utworzona domyślnie Witryna, zwana Root Web’em. W tym miejscu trzeba wspomnieć o bardzo ważnej kwestii: w ramach jednej Aplikacji Webowej może istnieć wiele równoległych Zbiorów Witryn i podobnie jest z Witrynami w jednym Zbiorze.

Dobra wiadomość! W końcu docieramy do najważniejszych komponentów struktury platformy – bibliotek i list. To właśnie w nich przechowywane są pliki lub informacje, dzięki którym SharePoint jest tak szeroko wykorzystywany w biznesie. Jednak mając na uwadze komfort psychiczny czytelników, zamierzam dać wszystkim chwilę wytchnienia od technicznej terminologii i omówić te dwie sztandarowe aplikacje w kolejnym wpisie z serii :).