SharePoint

SharePoint dla początkujących cz. 2

Czerwiec 2, 2016 1
Podziel się:

Po chwili przerwy czas powrócić do naszych zmagań z podstawami SharePoint. Z racji tego, że od publikacji pierwszego wpisu z serii minęło kilka tygodni, a pamięć bywa zawodna, pokrótce przypomnę najważniejsze informacje. SharePoint to wielozadaniowa platforma, którą firmy często wykorzystują do przechowywania i zarządzania dokumentami i informacjami wewnątrz organizacji. Drzewiasta struktura SharePoint, która odwzorowuje hierarchię danych, prezentuje się następująco:

  • Aplikacja webowa
    • Zbiór witryn
      •  Witryna
        • Biblioteka
        • Lista
        • Strona

W dzisiejszym poście skupimy się na dwóch kluczowych aplikacjach: listach i bibliotekach.  Pierwsza z nich składa się z elementów i budową przypomina arkusz Excel – dane w listach przedstawiane są w formie kolumn i wierszy. Listę SharePoint można dowolnie modyfikować lub też skorzystać z gotowych szablonów proponowanych przez SharePoint. Aplikację można wykorzystywać na wiele sposobów:

  • Jako bazę informacji personalnych o pracownikach1
  • Jako listę zadań przypisanych do pracowników2
  • Jako listę przydatnych linków – linki mogą przekierowywać zarówno do stron wewnątrz platformy SharePoint, jak i witryn zewnętrznych. Widok gotowej listy „Promoted Links” możemy dostosować do własnych preferencji – dostępny jest widok tradycyjny lub w formie kafelków:

34

  • Jako kalendarz – aplikacja SharePoint jest tak naprawdę rozbudowana listą, o czym można się przekonać zmieniając widok:

56

By otrzymać listę na miarę naszych indywidualnych potrzeb, wystarczy dodać lub zmodyfikować kolumny. Tworząc nową kolumnę, SharePoint poprosi nas o wypełnienie formularza, dzięki któremu dokładnie określimy typ informacji, jaki ma się w niej znajdować.

7

Poznaliśmy już podstawy list SharePoint, więc przyszła pora na kilka słów o bibliotekach. Zadaniem bibliotek SharePoint jest przechowywanie, tworzenie i aktualizacja plików, a także umożliwienie wspólnej pracy nad ich edycją. Biblioteki, jako scentralizowane miejsce gromadzące pliki firmowe, ułatwiają użytkownikom codzienną pracę – nie muszą oni szukać dokumentów w skrzynkach mailowych czy na dyskach komputerów, a także mają pewność, że dostępne w SharePoint wersje są zawsze aktualne.

Czym różni się biblioteka od listy? – spytacie. To proste: biblioteka jest specjalnym rodzajem listy, który jest przystosowany do przechowywania plików. Do zwykłej listy również możemy dodać plik, ale w postaci załącznika. Biblioteka umożliwia nam dodawanie plików, które pojawiają się bezpośrednio na liście– mogą to być dokumenty tworzone w pakiecie Office (notatki OneNote, arkusze Excel, prezentacje PowerPoint itd.), jak również zdjęcia i inne pliki multimedialne. Podobnie jak opisana wcześniej lista, biblioteka może posiadać wiele kolumn, które warto opisać metadanymi, czyli rodzajem tagów grupujących obiekty o podobnych właściwościach, dzięki czemu szybko zorientujemy się, że np. dany plik stworzono w ramach konkretnego projektu lub dowiemy się, kto jest jego autorem. Użycie metadanych usprawnia też wyszukiwanie, gdyż na ich podstawie można filtrować wyniki pod kątem określonych informacji.

8

Oprócz kolumn, które niczym nie różnią się od kolumn w listach SharePoint, w bibliotekach można tworzyć też foldery, które wprowadzają porządek w przypadku rozbudowanych zbiorów. Kolejną funkcją wyróżniająca bibliotekę jest mechanizm ewidencjonowania dokumentów (check in/check out), polegający na ograniczeniu możliwości edytowania pliku. Gdy jeden użytkownik ewidencjonuje plik, pozostali nie maja do niego dostępu, póki nie zostanie on ponownie udostępniony – zapobiega to wprowadzaniu zmian przez kilka osób jednocześnie i bałaganowi w wersjach. Warto również wspomnieć, że biblioteki posiadają bardziej zaawansowany mechanizm wersjonowania, który pozwala na tworzenie wersji roboczych edytowanych plików.

Skoro o wersjach mowa, jestem pewna, że każdy z nas miał kiedyś przygodę z przypadkowym skasowaniem treści lub całego pliku, czy też zapisaniem błędnego wariantu dokumentu. Na szczęście odzyskanie poprzedniej wersji nie jest już problemem, gdyż SharePoint wbudował w bibliotekach historię wersji. W każdej chwili można w kilku kliknięciach przywrócić dokument sprzed kilku etapów modyfikacji, a co więcej, to od nas zależy, ile wersji pliku chcemy przechowywać na platformie.

9

Uff… tak dotrwaliśmy do końca naszej drugiej “lekcji”. Mam nadzieję, że koncepcja list i bibliotek stała się teraz bardziej przejrzysta i nie będziecie mieli już problemów z wykorzystaniem ich podstawowych funkcji. Zapraszam do śledzenia naszego bloga – wkrótce kolejna dawka informacji dla amatorów SharePoint!

4.6 / 5
Kategorie: SharePoint
Iga Koprowska
Autor: Iga Koprowska
Pracuję w praktyce SharePoint jako Technical Writer. To dość nietypowe zajęcie dla studentki filologii angielskiej, ale to właśnie na uniwersytecie dowiedziałam się o tym zawodzie i postanowiłam wykorzystać umiejętności językowe, by trudne rzeczy przedstawiać w prosty sposób :)

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

komentarze(1)

avatar'
Asia
23 maja 2017 Odpowiedz

Cześć,
wiesz może czy jest możliwość dodania podpisu pod linkiem (w formie kafelka)?

Zostaw komentarz