Sii Poland

SII UKRAINE

SII SWEDEN

  • Trainings
  • Career
Join us Contact us
Back

Sii Poland

SII UKRAINE

SII SWEDEN

Back

Business Operations Specialist (f/m/x)

  • Junior, 
  • Regular
  • Hybrid, 
  • Office
  • Gdansk
This offer base language is English. Translate into Polish.
This translation is generic and may include errors. Show original text

Technologies & tools

As a Business Operations Specialist, you will play an important role in the day-to-day operations of our High Tech Business Unit. You will work closely with the Account Director, Delivery Managers and Team Leaders, supporting them in coordinating people, processes and documentation.

This role is primarily focused on operational coordination, employee onboarding and administration, but it also gives you the opportunity to gain exposure to recruitment, prospecting and business development activities. If you enjoy keeping things organized, working with people and systems, and taking ownership of making sure things get done, this could be a great opportunity to develop your experience in a technology-driven business environment.

Your tasks

  • Coordinating the onboarding of new employees, including access requests, laptop arrangements, and first-day preparations
  • Managing employee-related data and documentation in internal systems, including CRM and WCC
  • Registering and managing Workers in SAP Fieldglass, including assigning them to Statements of Work
  • Monitoring worker statuses and ensuring that required information and documentation are up to date
  • Coordinating office-related activities at the client site and supporting smooth day-to-day operations
  • Managing mailing groups and maintaining accurate distribution lists
  • Handling CWOS tickets and coordinating operational requests
  • Maintaining training records and preparing training reports
  • Supporting audits by collecting, organizing, and verifying required documentation
  • Searching for candidates in CRM and LinkedIn and supporting recruitment-related activities
  • Supporting prospecting activities and preparing PowerPoint presentations and other marketing materials

Requirements

  • 1-2 years of experience in administration, coordination, office support, or a similar role
  • Good command of Polish and English, both written and spoken
  • Higher education, completed or in progress (part-time studies)
  • Willingness to work full-time and from the office 2 days a week
  • Strong organizational skills and attention to detail
  • Ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and consistently follow through
  • Good knowledge of Microsoft Office, especially Excel and PowerPoint
  • Confidence in working with systems, databases, and administrative processes
  • Proactive approach and willingness to take ownership of assigned responsibilities
  • Good communication skills and ease in cooperating with different stakeholders
  • Flexibility and openness to taking on a variety of operational and business-related tasks

Job no. JOB-LLP6Q

Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.

Technologie i narzędzia

Jako Business Operations Specialist odegrasz ważną rolę w codziennych operacjach naszej jednostki High Tech Business Unit. Będziesz ściśle współpracować z Account Directorem, Delivery Managerami i Team Leaderami, wspierając ich w koordynacji ludzi, procesów i dokumentacji.

Ta rola koncentruje się przede wszystkim na koordynacji operacyjnej, onboardingu pracowników i administracji, ale daje też możliwość zdobycia doświadczenia w obszarze rekrutacji, prospectingu i rozwoju biznesu. Jeśli lubisz utrzymywać porządek, pracować z ludźmi i systemami oraz przejmować odpowiedzialność za realizację zadań, to może być świetna okazja do rozwoju w środowisku biznesowym opartym na technologii.

Twoje zadania

  • Koordynacja onboardingu nowych pracowników, w tym zgłoszenia dostępu, organizacja laptopów i przygotowania na pierwszy dzień
  • Zarządzanie danymi i dokumentacją pracowniczą w systemach wewnętrznych, w tym CRM i WCC
  • Rejestracja i zarządzanie pracownikami w SAP Fieldglass, w tym przypisywanie ich do Statements of Work
  • Monitorowanie statusów pracowników i zapewnianie aktualności wymaganych informacji i dokumentacji
  • Koordynacja działań biurowych na miejscu u klienta oraz wsparcie płynnej codziennej pracy
  • Zarządzanie grupami mailingowymi i utrzymywanie dokładnych list dystrybucyjnych
  • Obsługa zgłoszeń CWOS i koordynacja zapytań operacyjnych
  • Utrzymywanie rejestrów szkoleń i przygotowywanie raportów szkoleniowych
  • Wsparcie audytów poprzez zbieranie, organizowanie i weryfikację wymaganej dokumentacji
  • Wyszukiwanie kandydatów w CRM i na LinkedIn oraz wsparcie działań rekrutacyjnych
  • Wsparcie działań prospectingowych oraz przygotowywanie prezentacji PowerPoint i innych materiałów marketingowych

Wymagania

  • 1-2 lata doświadczenia w administracji, koordynacji, wsparciu biura lub na podobnym stanowisku
  • Dobra znajomość języka polskiego i angielskiego, w mowie i piśmie
  • Wykształcenie wyższe, ukończone lub w trakcie (studia niestacjonarne)
  • Gotowość do pracy w pełnym wymiarze godzin oraz z biura 2 dni w tygodniu
  • Silne umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły
  • Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami, skutecznego priorytetyzowania i konsekwentnego realizowania
  • Dobra znajomość Microsoft Office, zwłaszcza Excela i PowerPointa
  • Pewność w pracy z systemami, bazami danych i procesami administracyjnymi
  • Proaktywne podejście i chęć przejmowania odpowiedzialności za powierzone zadania
  • Dobre umiejętności komunikacyjne i łatwość współpracy z różnymi interesariuszami
  • Elastyczność i otwartość na podejmowanie różnorodnych zadań operacyjnych i biznesowych

Nr oferty JOB-LLP6Q

Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.

Quick apply

Business Operations Specialist (f/m/x)

Work mode*

Choose at least one option

angle-down

Option was not selected

Attach CV*

Uploaded file:
  • file_icon Created with Sketch.

Acceptable files: doc, docx, pdf. (max 5MB)
Please submit your file in DOC, DOCX or PDF format
The upload size is limited to 5 MB
File is empty
File was not uploaded

At any time, you may withdraw your consent to the processing of personal data, but such withdrawal shall not affect the legal compliance of any processing of such data, which had occurred before you withdrew your consent. Detailed information on the processing of your personal data is specified in the Privacy Policy.

Sii Poland follows the Procedure for reporting law violations.

Create MySii account to follow your application's status
success

Your application has been submitted

We will contact you as soon as we review your CV

Processing...

Sorry, something went wrong and your message was not delivered

Refresh the page and try again. Contact us, if problem occurs again

We’re sorry, but the selected file appears to be damaged and we can't process it.

Please try uploading a different copy or a new version of the file. Contact us, if problem occurs again.

Benefits for you

  • Great Place to Work
  • Solid financial situation
  • Contracts with the biggest brands
  • Centre of internal trainings
  • Many experts you can learn from
  • Open and accessible management team
  • Profit sharing
  • Passion Sponsorship program
  • Regular integration events and trips
  • Comfortable and well-equipped offices
  • MySii app
  • Medical care
Apply now Recommend a friend

Änderungen im Gange

Wir aktualisieren unsere deutsche Website. Wenn Sie die Sprache wechseln, wird Ihnen die vorherige Version angezeigt.

Ta treść jest dostępna tylko w jednej wersji językowej.
Nastąpi przekierowanie do strony głównej.

Czy chcesz opuścić tę stronę?

Einige Inhalte sind nicht in deutscher Sprache verfügbar.
Sie werden zur englischen Version der ausgewählten Seite weitergeleitet.

Möchten Sie fortfahren?

Einige Inhalte sind nicht in deutscher Sprache verfügbar.
Sie werden auf die deutsche Homepage weitergeleitet.

Möchten Sie fortsetzen?