Sprostanie wymogom rzeczywistości gospodarczej może być ogromnym wyzwaniem dla osób decyzyjnych. Muszą one w sposób ciągły podnosić konkurencyjność spółki, aby utrzymać się na rynku lub zdobyć jego kolejną część.
Wzrost konkurencyjności spółki wiąże się z trafnym podejmowaniem decyzji biznesowych, a te mogą być podjęte tylko w sytuacji, kiedy osoba decyzyjna ma pełną informację o finansach swojej spółki.
Tutaj przychodzi z pomocą rachunkowość:
Rachunkowość to system informacyjny, odzwierciedlający wiarygodny obraz rzeczywistości gospodarczej podmiotów, ich rentowności i sytuacji finansowej.
Dlatego wiele firm na polskim rynku postanawia skorzystać z funkcjonalności systemów ERP (z ang. Enterprise Resource Planning, w wolnym tłumaczeniu Zarządzanie Zasobami Przedsiębiorstwa).
Wiodącym systemem ERP jest Microsoft Dynamics AX (w skrócie DAX) i to on w naszym przypadku będzie systemem informacyjnym.
Na rynku jest wiele systemów ERP i jeszcze więcej mniejszych systemów finansowo-księgowych, magazynowych, handlowych itp. System ERP cechuje się tym, że wszystkie informacje, jakich potrzebują; kierownik jednostki, główny księgowy, CFO, CEO, są dostępne w jednym miejscu.
Pytanie brzmi: Dlaczego system ERP Microsoft Dynamics AX jest rozwiązaniem najbardziej optymalnym?
W serii wpisów na naszym blogu postaram się odpowiedzieć na to pytanie z perspektywy zarządzania finansami. To co będę chciał zaprezentować, zainteresuje z pewnością osoby pracujące w działach księgowości oraz kontrolingu, jak również osoby kontrolujące poprawność sprawozdań finansowych, osoby które je sporządzają, osoby raportujące cyklicznie oraz zarząd spółki.
Istotnym elementem systemu ERP jest możliwość spełniania potrzeb zarówno rachunkowości finansowej i zarządczej – ta pierwsza jest skierowana do użytkowników spoza organizacji, a ta druga do użytkowników wewnętrznych.
Jednym z głównych obszarów, do jakich wykorzystywana jest rachunkowość jest pomiar rentowności i sytuacji finansowej jednostki. Pierwszy z nich dotyczy opłacalności działalności gospodarczej, jej zyskowności, drugi – płynności i wypłacalności.
Pomiar działalności gospodarczej sprowadza się zatem do pomiaru rentowności i pomiaru sytuacji finansowej jednostki. Pierwszy aspekt to ujęcie wynikowe dążące do ustalenia wyniku finansowego. Drugi aspekt to ujęcie bilansowe, a jego zasadniczym celem jest dokonanie wyceny bilansowej prowadzącej ostatecznie do ustalenia wartości kapitału własnego przedsiębiorstwa.
Wynik finansowy jest ustalany za pomocą dwóch pierwotnych kategorii pomiaru – przychodów i kosztów. Wartość kapitału własnego jest ustalana za pomocą dwóch innych pierwotnych kategorii – aktywów i zobowiązań.
Pomiar działalności gospodarczej w wyżej wymienionych aspektach oznacza nadanie wartości poszczególnym kategoriom podstawowym, to z kolei oznacza ich przyporządkowanie do pojedynczych zdarzeń gospodarczych.
Każde zdarzenie gospodarcze ma określony skutek finansowy, który ostatecznie prezentowany jest w dwóch podstawowych sprawozdaniach finansowych – bilansie oraz rachunku zysków i strat. Sprawozdania te są ze sobą powiązane i tak samo jak obszary działalności gospodarczej muszą być rozpatrywane łącznie.
W moim przekonaniu kluczem do sukcesu jest posiadanie ogólnego obrazu całych finansów w naszej spółce, ich dekompozycji, a następnie, ulepszeniu, uszczelnieniu, zapewnieniu lepszej kontroli. Dzięki temu zyskujemy najwyższej jakości informację płynącą z systemu informacyjnego/systemu ERP.
Kierownik jednostki wraz ze swoją prawą ręką, za jaką uważam działy księgowości oraz kontrolingu (kolejność nie jest przypadkowa), chcąc sporządzić sprawozdanie finansowe (informacja na wyjściu), musi pamiętać o źródle informacji (informacja na wejściu – pełne odwzorowanie zdarzenia gospodarczego w systemie ERP).
Z perspektywy informacji jaka wpływa do spółki, pierwszą linią przetwarzania tej informacji jest dział administracji. Dokument w wersji papierowej musi zostać opisany a następnie zaksięgowany przez księgowego. Informacje w systemie ERP musi odwzorować rzeczywistość ale aby tak było system musi sprawować kontrolę nad ludźmi, którzy go używają – błąd ludzki jest przecież rzeczą normalną – warto więc go ograniczyć.
W mojej serii wpisów na blogu, pominę fakt, że spółka SII posiada własne rozwiązanie wspierające dział administracji (jest to specjalnie stworzony oddzielny moduł Rejestr dokumentów odciążający pracę działu księgowości) i przejdę od razu do działu księgowości oraz opiszę funkcjonalności DAX, które go wspierają.
Co jest zatem istotne w systemie MS Dynamics AX jeżeli chodzi o dział księgowości?
- Plan kont, typy kont, funkcjonalności kont
- Wymiary finansowe (syntetyka, analityka kont), struktura wymiarów finansowych
- Optymalizacja czasu pracy i kontrola, przepływy pracy
- Raportowanie (również autorskie rozwiązania)
- Przygotowanie się do zamknięcia roku obrachunkowego
- Wiele innych istotnych funkcjonalności systemu
Nacisk zostanie również położony na przedstawienie funkcjonalności Dynamics AX, które spełniają wszystkie funkcje rachunkowości, w tym najważniejsze:
- Funkcja informacyjna
- Funkcja rozliczeniowa
- Funkcja atestacyjna
W tym wpisie zrobię krótkie wprowadzenie do planu kont.
Plan kont w Dynamics AX
Podczas tworzenia planu kont należy pamiętać o spójności kont, kontroli wprowadzania danych, optymalizacji czasu pracy, spełniania wymogów stawianych przez prawo bilansowe.
Głównym ekranem w DAX jest obszar roboczy, na rysunku nr 6 widać moduł Księgi głównej.
Każde konto księgowe zawiera swoje indywidualne parametry, które umożliwiają optymalizację czasu pracy oraz zabezpieczenie księgowań etc.
Główne parametry i funkcjonalności konta księgowego w Dynamics AX:
- Typ konta – użytkownik określa czy ma być to konto np. bilansowe czy wynikowe
- Kategoria typu konta – na przykładzie będzie to można lepiej wyjaśnić. Wyobraźmy sobie Rachunek Zysków i Strat w wariancie porównawczym, w punkcie B.I mamy pozycję Amortyzacja. Biorąc pod uwagę, że kont służących do naliczania umorzenia i amortyzacji możemy mieć wiele (grupy środków trwałych), tak w tej pozycji będziemy musieli umieścić sumę. Rozwiązaniem jest stworzenie kategorii Amortyzacja i przypięcie jej do wszystkich konta amortyzacji. Będziemy mogli to później wykorzystać przy raportowaniu.
- Propozycja debet/kredyt – przy wprowadzaniu danych do arkusza finansowego (wyobraźmy sobie dokument PK), chcemy przeksięgować koszty. Jeżeli wybierzemy konto kosztowe, na którym mamy propozycję debetową, to system sam nakieruje użytkownika na stronę księgowania.
- Zakaz wprowadzania ręcznego – system Dynamics AX jest zbudowany z wielu modułów które są ze sobą zintegrowane. Tworząc zamówienie zakupu oraz przechodząc przez cały proces, tj. złożenie zamówienia, przyjęcie towaru, zaksięgowanie faktury – system sam zaksięguje na odpowiednich kontach wszystkie wartości. Możemy zablokować wprowadzania danych na tych kontach z poziomu modułu Księgi głównej, aby zachować jednolitość procesowania wszystkich czynności.
- Zawieszenie konta – konto możemy zablokować tak, aby nic więcej nie zostało na nim zaksięgowane.
- Okres użytkowania konta – użytkownik może określić daty od i do, w obrębie których jest możliwe księgowanie operacji gospodarczych.
- Kontrola waluty – wyobraźmy sobie konto księgowe rachunku walutowego, które służy tylko do operacji w walucie USD (dolar amerykański). Jeżeli ktoś wprowadzi transakcję w innej walucie, system nie pozwoli zaksięgować arkusza.
- Kontrola użytkownika – do niektórych kont możemy przydzielić użytkownika lub grupę użytkowników, którzy mogą księgować arkusze.
Istnieje wiele innych parametrów na koncie księgowych, które pozwolą uszczelnić księgowanie, a nasza informacja na wejściu zostanie wykorzystana do podejmowania decyzji oraz do przygotowania sprawozdań finansowych, raportów itp.
W kolejnym wpisie przedstawię szczegółowe informacje odnośnie planu kont, wymiarów finansowych oraz struktury wymiarów finansowych.
Zostaw komentarz