Imię[email protected] – zadbaj o bazę kontaktów

Zastanawialiście się kiedyś, co by było, gdyby Indiana Jones był marketerem? Zamiast tropić zaginione skarby, poszukiwałby najcenniejszego zasobu dla każdej firmy – danych klientów! A przecież nie ma lepszego kompana w tej przygodzie niż system CRM (ang. Customer Relationship Management), który możemy potraktować jak mapę prowadzącą do marketingowego El Dorado.

Przygoda rozpoczyna się z artykułem o nazwie „Imię[email protected] – zadbaj o bazę kontaktów”, gdzie wspólnie odkryjemy tajemnice optymalnego zarządzania danymi i dbania o jakość bazy. Niezależnie od tego, czy jesteś administratorem baz danych, menedżerem IT czy właścicielem firmy, ten artykuł dostarczy cennych spostrzeżeń i strategii, które pomogą Ci zadbać o bazę danych Twojej firmy.

Wstęp do jakości danych

W dzisiejszym, opartym na danych, świecie biznesu utrzymanie wysokiej jakości bazy klientów jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Baza danych pełni rolę kompasu w firmie, przechowując istotne informacje, takie jak dane klientów, rekordy finansowe, dane o pracownikach i wiele innych.

Zarządzanie bazą danych może być wyzwaniem pełnym zagadek, wymagającym specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak:

• bezpieczeństwo bazy danych, zarówno jeśli chodzi o przechowywanie, jak i udostępnianie informacji,
• spójność danych między różnymi narzędziami, co umożliwi efektywną komunikację z klientami,
• jakość pozyskiwanych danych do celów sprzedażowych.

Dodatkowo, dynamicznie zmieniający się krajobraz technologiczny sprawia, że praktyki zarządzania bazami danych muszą nieustannie się rozwijać, aby sprostać nowym osiągnięciom. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez meandry optymalizacji i dbałości o bazę kontaktów.

Jakość danych i ich przetwarzanie w kontekście prawa

Fakty! Każdego roku średnio 20-30% danych w bazach CRM staje się przestarzałych lub niepoprawnych.

Jakość danych stanowi kluczowe wyzwanie w kontekście przepisów i przetwarzania informacji – liczne regulacje wymagają od firm utrzymania precyzyjnych i aktualnych danych, a także ich ochrony.

Przykładowo, ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) to kompleksowe unijne prawo dotyczące ochrony danych, ustalające rygorystyczne wymogi, co do przetwarzania danych osobowych, w tym także dotyczące jakości tych danych. Zgodnie z GDPR, firmy muszą dbać o to, aby dane osobowe były dokładne i aktualne, a także podejmować działania mające na celu poprawę lub usunięcie wszelkich danych, które są nieprecyzyjne lub niekompletne.

Ponadto, oprócz praw i przepisów, istnieją także standardy branżowe i najlepsze praktyki dotyczące jakości danych, takie jak te opracowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO). Normy te zawierają wytyczne dotyczące zapewnienia dokładności, kompletności i spójności danych, jak również zapewnienia bezpieczeństwa i prywatności informacji.

W efekcie, jakość danych jest kwestią priorytetową w kontekście zarządzania informacjami i ich przetwarzania. Firmy muszą podjąć kroki, aby być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, standardami branżowymi i najlepszymi praktykami. Obejmuje to wdrożenie polityk i procedur walidacji, czyszczenia i ochrony danych, a także regularne monitorowanie i przegląd jakości danych, aby zapewnić ciągłą zgodność.

Jak technologia pozwala zadbać o bazę?

W dobie nowoczesnych technologii dbanie o bazę danych stało się łatwiejsze i bardziej efektywne. Technologie takie jak systemy CRM, oprogramowanie do zarządzania bazami danych oraz rozwiązania oparte na chmurze umożliwiają utrzymanie wysokiej jakości danych oraz ich ochronę.

Systemy CRM, takie jak Salesforce czy HubSpot, automatyzują wiele procesów związanych z zarządzaniem danymi klientów, co pozwala na łatwe śledzenie i analizowanie interakcji z klientami. Dzięki temu, możliwe jest podejmowanie świadomych decyzji w oparciu o rzetelne informacje. Ponadto, oprogramowanie do zarządzania bazami danych, takie jak MySQL czy PostgreSQL, pomaga w utrzymaniu integralności danych oraz zapewnieniu ich spójności, eliminując błędy i duplikaty.

Rozwiązania oparte na chmurze, takie jak Google Cloud czy Amazon Web Services, umożliwiają bezpieczne przechowywanie i zarządzanie danymi na zdalnych serwerach. Dzięki temu, można skorzystać z zaawansowanych funkcji zabezpieczeń oraz aktualizacji oprogramowania, które minimalizują ryzyko utraty danych lub ataków hakerskich. Wreszcie, narzędzia do analizy danych, takie jak Tableau czy Power BI, umożliwiają monitorowanie jakości danych oraz identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.

W rezultacie, technologia pozwala zadbać o bazę danych, poprzez usprawnienie procesów zarządzania, automatyzację zadań oraz zapewnienie bezpieczeństwa informacji.

Uzupełnij swój stack MarTechowy CRM i zadbaj o jakość danych

Istnieje kilka dostępnych narzędzi, które mogą pomóc w dbaniu o jakość danych w systemach CRM. Oto kilka przykładów:

1. Narzędzia do czyszczenia danych pomagają identyfikować i korygować niespójności, nieścisłości i redundancje w danych. Pozwalają automatycznie oczyszczać dane poprzez identyfikację i łączenie duplikatów, standaryzację formatów i poprawianie błędów ortograficznych. Przykładowe narzędzia do czyszczenia danych to: Talend, Informatica i Trillium.
2. Narzędzia wzbogacania danych pomagają poprawić jakość danych poprzez dodanie brakujących informacji, takich jak numery telefonów, adresy e-mail i profile w mediach społecznościowych. Mogą one również zapewnić dodatkowy wgląd w zachowania i preferencje klientów, co wspiera poprawę zaangażowania klientów. Przykłady narzędzi do wzbogacania danych to: ZoomInfo, Clearbit i FullContact.
3. Narzędzia do walidacji danych pomagają zapewnić, że dane są dokładne, kompletne i spójne. Sprawdzają one dane pod kątem wcześniej zdefiniowanych reguł i standardów, takich jak kody pocztowe lub formaty numerów telefonów, aby zapewnić ich ważność. Przykładami narzędzi do walidacji danych są: Melissa Data, Experian Data Quality i AccuZIP.
4. Narzędzia do profilowania danych pomagają w analizie jakości i spójności danych. Identyfikują one wzorce danych, takie jak brakujące wartości lub niespójne formaty, aby pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów z jakością danych. Przykłady narzędzi do profilowania danych obejmują: Datawatch Monarch, Talend Data Profiling i IBM InfoSphere Information Analyzer.

Używając tych narzędzi, można poprawić jakość danych w systemie CRM, co może prowadzić do wzrostu zaangażowania klientów, dokładniejszego raportowania i lepszego podejmowania decyzji.

Jak Sztuczna Inteligencja pomaga zadbać o dane?

W poszukiwaniu marketingowego El Dorado, nie można zapominać o potężnym sojuszniku w postaci sztucznej inteligencji (AI). Oto, jak AI może pomóc w tropieniu i ochronie cennych danych w systemach CRM:

1. Walidacja danych – sztuczna inteligencja może działać jak tropiciel, sprawdzając dane wprowadzane do systemu i upewniając się, że spełniają określone kryteria czy standardy. Na przykład algorytmy AI mogą badać adresy e-mail i numery telefonów, sprawdzając ich zgodność ze znanymi wzorcami, tak aby posiadać tylko prawdziwe informacje.
2. Czyszczenie danych – AI może służyć jako nieustraszony poszukiwacz błędów i niespójności w danych takich jak duplikaty czy błędne pisownie. Dzięki temu, dane są zawsze aktualne i precyzyjne.
3. Personalizacja – AI może dostosowywać działania marketingowe i sprzedażowe do indywidualnych preferencji i zachowań klientów. W rezultacie zwiększa się zaangażowanie i sprzedaż.

Co może się zdarzyć, gdy nie zadbamy o naszą bazę i jakość danych?

Gdy firma nie aktualizuje, ani nie utrzymuje regularnie bazy danych, prowadzi to do niedokładnych i nieaktualnych informacji, co ma wpływ przede wszystkim na ich jakość. Natomiast brak standaryzacji w zakresie pól, formatów danych i metod wprowadzania danych sprawia, że baza staje się niespójna i zawiera liczne błędy.

A gdy pozostawimy nieaktywne kontakty w bazie? Taki zaniedbanie może prowadzić do niedokładnego raportowania i analizy! Co więcej, brak segmentacji bazy danych opartej na zachowaniach i preferencjach klientów skutkuje nieskutecznymi działaniami marketingowymi i sprzedażowymi, prowadząc do niewykorzystanych szans na zaangażowanie i przychody.

Kiedy firma nie dba o ilość jakościowych kontaktów w CRM, może pojawić się kilka negatywnych konsekwencji:

1. Zmarnowane zasoby – zespoły sprzedaży poświęcają czas na kontaktowanie się z klientami, którzy nie istnieją lub ze zduplikowanymi rekordami.
2. Słabe zaangażowanie klientów –niedokładne lub niekompletne dane o klientach mogą skutkować słabym zaangażowaniem. Dotyczy to zarówno działań sprzedażowych, jak również marketingowych. Wysyłka maili do nieaktualnej bazy tylko negatywnie wpłynie na Twój OR czy CTR.
3. Obniżone przychody –w konsekwencji słaba jakość danych klientów prowadzi do przegapienia szans i nieskutecznych działań marketingowych i sprzedażowych, co ostatecznie może skutkować zmniejszeniem przychodów.

Fakty! Szacuje się, że słaba jakość danych może kosztować firmy nawet 15-25% ich potencjalnych przychodów.

To już koniec naszej podróży…

Podążając tropem marketingowego El Dorado, docieramy do końca naszej przygody w świecie zarządzania danymi i dbania o ich jakość. Współczesne technologie, takie jak systemy CRM, narzędzia MarTechowe (ang. Marketing Technologies) czy sztuczna inteligencja, pozwalają na efektywniejsze i bezpieczniejsze zarządzanie danymi klientów. Zapewnienie jakości, aktualności i bezpieczeństwa danych to klucz do sukcesu w opartym na danych świecie biznesu.

Pamiętajmy, że zaniedbana baza danych może prowadzić do zmarnowania zasobów, słabego zaangażowania klientów i obniżenia przychodów. Dlatego warto inwestować czas i wysiłek w utrzymanie wysokiej jakości danych.

Use case

Nazwy stanowisk jako istotny element danych odgrywają kluczową rolę dla firm B2B. Posiadanie rzetelnych informacji na ten temat umożliwi firmie identyfikację odpowiednich interesariuszy w przedsiębiorstwie. Jakość danych ma również znaczenie, gdyż wpływa na materiały marketingowe, procesy sprzedażowe i bieżące doświadczenia klienta.

Segmentacja według tytułów stanowisk jest kluczowa, lecz stanowi też wyzwanie. Brak standaryzacji sprawia, że ta sama nazwa stanowiska może być przedstawiona w danych na różne sposoby:

• CEO,
• C.E.O.,
• Dyrektor Generalny,
• CEO i założyciel,
• Dyrektor Generalny / Założyciel.

Aby utworzyć spójny segment kontaktów związanych z CEO, konieczne jest ujednolicenie w tym obszarze.

Proces ten jest bardzo użyteczny dla segmentacji kontaktów i prowadzenia np. kampanii mailowych.