Sii Poland

SII UKRAINE

SII SWEDEN

  • Trainings
  • Career
Join us Contact us
Back

Sii Poland

SII UKRAINE

SII SWEDEN

Back

Senior Office & Site Operations Coordinator (f/m/x)

  • Senior
  • Office
  • Gdansk
This offer base language is English. Translate into Polish.
This translation is generic and may include errors. Show original text

Technologies & tools

We are looking for a highly organized and proactive Senior Office & Site Operations Coordinator to support the day-to-day operations of our site in Gdansk. This role combines executive support, office management, facilities coordination, purchasing, vendor management, and light financial administration to ensure the workplace runs efficiently. If you enjoy bringing structure to a busy environment and ensuring that administrative, operational, and financial processes are well organized, this opportunity may be the right fit for you.

Your tasks

  • Supporting the Site Lead by taking meeting notes, tracking action items, and managing reminders
  • Coordinating office operations, including supplies, snacks, produce, and consumables
  • Managing purchasing activities, including obtaining quotes, creating purchase requests, tracking purchase orders, and confirming receipt of goods and services
  • Assisting with budget tracking, expense monitoring, and maintaining accurate purchasing records
  • Coordinating office logistics, including equipment purchases, car rentals, parking, deliveries, and visitors
  • Managing vendor relationships and coordinating external service providers
  • Maintaining cleaning schedules and ensuring the workplace is well organized
  • Supporting compliance with health, safety, and workplace standards
  • Coordinating multiple operational projects and ensuring deadlines and recurring activities are completed on time
  • Identifying opportunities to improve administrative and operational processes

Requirements

  • Minimum 6 years of experience in office administration, operations, facilities, or project coordination
  • Excellent organizational and time management skills
  • Strong attention to detail and the ability to manage multiple priorities
  • Basic financial administration skills, including purchase order tracking, budgeting support, and expense management
  • Strong communication and vendor management skills
  • Proficiency with Microsoft Office or Google Workspace; experience with ERP or purchasing systems is a plus
  • A proactive, resourceful attitude and the ability to work independently
  • Advanced level of English

Nice to have

  • Experience in managing vendor relationships
  • Familiarity with health, safety, and workplace standards

Job no. JOB-2FPZ6

Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.

Technologie i narzędzia

Szukamy bardzo zorganizowanego i proaktywnego Senior Office & Site Operations Coordinator, który wesprze codzienne funkcjonowanie naszego oddziału w Gdańsku. Rola ta łączy wsparcie wykonawcze, zarządzanie biurem, koordynację obiektów, zakupy, zarządzanie dostawcami oraz lekką administrację finansową, aby zapewnić sprawne działanie miejsca pracy. Jeśli lubisz wprowadzać porządek w dynamicznym środowisku i dbać o dobrze zorganizowane procesy administracyjne, operacyjne i finansowe, ta oferta może być dla Ciebie odpowiednia.

Twoje zadania

  • Wsparcie Site Leada poprzez sporządzanie notatek ze spotkań, śledzenie zadań i zarządzanie przypomnieniami
  • Koordynacja operacji biurowych, w tym zaopatrzenia, przekąsek, owoców i materiałów eksploatacyjnych
  • Zarządzanie zakupami, w tym pozyskiwanie ofert, tworzenie wniosków zakupowych, śledzenie zamówień i potwierdzanie odbioru towarów i usług
  • Pomoc w monitorowaniu budżetu, kontrola wydatków oraz utrzymywanie dokładnej dokumentacji zakupowej
  • Koordynacja logistyki biurowej, w tym zakupów sprzętu, wynajmu samochodów, parkingu, dostaw i obsługi gości
  • Zarządzanie relacjami z dostawcami i koordynacja zewnętrznych usługodawców
  • Utrzymywanie harmonogramów sprzątania i dbanie o dobrą organizację miejsca pracy
  • Wsparcie w zapewnieniu zgodności z przepisami BHP i standardami miejsca pracy
  • Koordynacja wielu projektów operacyjnych oraz zapewnienie terminowej realizacji zadań i działań cyklicznych
  • Identyfikowanie możliwości usprawnienia procesów administracyjnych i operacyjnych

Wymagania

  • Minimum 6 lat doświadczenia w administracji biurowej, operacjach, zarządzaniu obiektami lub koordynacji projektów
  • Doskonale umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem
  • Duża dbałość o szczegóły oraz umiejętność zarządzania wieloma priorytetami
  • Podstawowe umiejętności administracji finansowej, w tym śledzenie zamówień, wsparcie budżetowe i zarządzanie wydatkami
  • Dobre umiejętności komunikacyjne i zarządzania dostawcami
  • Znajomość Microsoft Office lub Google Workspace; doświadczenie z systemami ERP lub zakupowymi będzie dodatkowym atutem
  • Proaktywne, zaradne podejście oraz umiejętność samodzielnej pracy
  • Język angielski na poziomie zaawansowanym

Mile widziane

  • Doświadczenie w zarządzaniu relacjami z dostawcami
  • Znajomość przepisów BHP i standardów miejsca pracy

Nr oferty JOB-2FPZ6

Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.

Quick apply

Senior Office & Site Operations Coordinator (f/m/x)

Work mode*

Choose at least one option

angle-down

Option was not selected

Attach CV*

Uploaded file:
  • file_icon Created with Sketch.

Acceptable files: doc, docx, pdf. (max 5MB)
Please submit your file in DOC, DOCX or PDF format
The upload size is limited to 5 MB
File is empty
File was not uploaded

At any time, you may withdraw your consent to the processing of personal data, but such withdrawal shall not affect the legal compliance of any processing of such data, which had occurred before you withdrew your consent. Detailed information on the processing of your personal data is specified in the Privacy Policy.

Sii Poland follows the Procedure for reporting law violations.

Create MySii account to follow your application's status
success

Your application has been submitted

We will contact you as soon as we review your CV

Processing...

Sorry, something went wrong and your message was not delivered

Refresh the page and try again. Contact us, if problem occurs again

We’re sorry, but the selected file appears to be damaged and we can't process it.

Please try uploading a different copy or a new version of the file. Contact us, if problem occurs again.

Benefits for you

  • Great Place to Work
  • Solid financial situation
  • Contracts with the biggest brands
  • Centre of internal trainings
  • Many experts you can learn from
  • Open and accessible management team
  • Profit sharing
  • Passion Sponsorship program
  • Regular integration events and trips
  • Comfortable and well-equipped offices
  • MySii app
  • Medical care
Apply now Recommend a friend

Änderungen im Gange

Wir aktualisieren unsere deutsche Website. Wenn Sie die Sprache wechseln, wird Ihnen die vorherige Version angezeigt.

Ta treść jest dostępna tylko w jednej wersji językowej.
Nastąpi przekierowanie do strony głównej.

Czy chcesz opuścić tę stronę?

Einige Inhalte sind nicht in deutscher Sprache verfügbar.
Sie werden zur englischen Version der ausgewählten Seite weitergeleitet.

Möchten Sie fortfahren?

Einige Inhalte sind nicht in deutscher Sprache verfügbar.
Sie werden auf die deutsche Homepage weitergeleitet.

Möchten Sie fortsetzen?