Kompletna digitalizacja zarządzania środkami trwałymi Sii Polska – ambitny projekt z systemem ERP w roli głównej
Zarządzanie środkami trwałymi to proces angażujący wiele działów w firmie, a skoordynowanie go w organizacji liczącej prawie 5 000 pracowników w 14 lokalizacjach jest nie lada wyzwaniem. Dzięki wielkiemu zaangażowaniu zespołu ERP AX, Sii Polska wprowadziła innowacyjne rozwiązanie oparte na elastycznym module Microsoft Dynamics AX, umożliwiające pełne zdigitalizowanie inwentaryzacji środków trwałych przy użyciu czytników kodów kreskowych zintegrowanych z systemem ERP.
Z punktu widzenia przepisów prawa, majątek rzeczowy firmy określa się mianem środków trwałych. W przypadku organizacji takiej jak Sii Polska, w jego skład wchodzą zarówno wyposażenie , komputery i sprzęt hardware, ale też wszystkie rodzaje licencji, telefony, flota aut służbowych, jak i drobniejsze akcesoria techniczne składające się na wyposażenie miejsc pracy pracowników.
Zarządzanie nimi to zadanie dla wielu jednostek organizacyjnych w obrębie firmy – w tym zarówno księgowości, administracji jak i wsparcia technicznego (field supportu). Każda z wymienionych jednostek bierze udział w procesie obsługi księgowej, przypisywania środków trwałych do konkretnych osób i projektów czy finalnie – ich odsprzedawania.
– W naszej ogromnej organizacji podejście do jednolitego zarządzania kilkudziesięcioma tysiącami środków trwałych stało się koniecznością, ale też sporym wyzwaniem. W poprzednich latach oznaczało to wypełnienie setek arkuszy inwentaryzacyjnych, ale też konieczność komunikacji ze wszystkimi pracownikami w celu uzyskania informacji o środkach trwałych, włącznie z uzyskaniem informacji o numerach seryjnych, modelach sprzętu itp. Realizując cele projektowe scentralizowaliśmy kompleksową obsługę majątku firmy w jednym narzędziu, jakim jest system ERP Microsoft Dynamics AX – mówi Kinga Próchniak, Domain Leader/Team Manager w Sii Polska.
Od inwentaryzacji do kompleksowego zarządzania wyposażeniem pracownika
Początkowy pomysł na usprawnienie procesu dotyczył utworzenia funkcjonalności do inwentaryzacji środków trwałych, wykorzystujący potencjał systemu Microsoft Dynamics AX 2012 i możliwości drukarek kodów QR w formie naklejek oraz czytników kodów. Podczas prowadzonej analizy procesów biznesowych AS-IS, zakres wymaganych zmian ewoluował, przeradzając się w dużo bardziej złożone rozwiązanie.
– Napisanie od podstaw nowych funkcjonalności pozwoliło na stworzenie elastycznego modułu, dającego możliwość wykorzystania w innych projektach. Rozległy zakres przedsięwzięcia obejmował zmiany procesowe, pełne zdigitalizowanie inwentaryzacji, możliwość identyfikacji majątku firmy za pomocą czytników kodów kreskowych zintegrowanych z ERPem, utworzenie dedykowanych rozwiązań do zarządzania eksploatacją i przypisaniami akcesoriów i licencji, wykonanie obsługi dokumentów i raportów oraz wdrożenie logiki kalkulacji kosztowych – tłumaczy Małgorzata Wierzbowicz, Konsultant pracująca przy projekcie.
– Rozszerzenie zakresu projektu pozwoliło nam również na spojrzenie na proces inwentaryzacji w dłuższej perspektywie, tak aby był on jak najbardziej przyjazny również w przyszłości. Projekt zakończył się sukcesem dzięki wielkiemu zaangażowaniu biorących w nim udział ekspertów – mówi Adam Rutkowski, Architekt w Sii Polska.
Wśród ekspertów zaangażowanych w projekt znaleźli się architekci, konsultanci, developerzy, testerzy, product ownerzy po stronie IT, ale również członkowie zespołów Business Intelligence oraz Infrastruktury, jak i PMowie, analitycy, a także interesariusze po stronie biznesowej aż z ośmiu działów.
– Wytworzenie funkcjonalności, która naprawdę dotyka tak wielu obszarów działania organizacji, a za razem jest na tyle wyizolowana, aby nie kolidowała ze wszystkimi innymi procesami, które już od dawna działają poprawnie, to największe wyzwanie w tak dużych przedsięwzięciach. Lista korzyści płynących z tego konkretnego projektu jest długa, ale system ERP AX ma jeszcze więcej do zaoferowania nawet jeśli chodzi tylko o moduł środków trwałych. To potrafi być bardzo ciekawy, gratyfikujący proces, ale nie można przy nim stracić rozwagi, mając na uwadze, że wszystko razem ma działać jak w „szwajcarskim zegarku”– wyjaśnia Piotr Włoch, Starszy inżynier ds. Badań i rozwoju zaangażowany w projekt.
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło na szybszą i sprawniejszą inwentaryzację 11,5 tys. akcesoriów, 27 tys. licencji przypisanych do użytkowników i urządzeń oraz 15,5 tys. pozostałych środków trwałych.
– Finalnie oprócz zakończonej sukcesem inwentaryzacji środków trwałych dostarczyliśmy narzędzie do kompleksowego zarządzania wyposażeniem dla niemal 5 000 pracowników. Obecnie mamy możliwość zarządzania przekazaniami środków trwałych, licencji oraz akcesoriów. Dzięki zmianie sposobu liczenia kosztów pośrednich z tytułu posiadanego wyposażenia, jesteśmy w stanie szczegółowo analizować koszty pracownika – mówi Łukasz Osiński, Architekt rozwiązania.
Chcesz rozwijać się w projektach mających bezpośredni wpływ na funkcjonowanie organizacji? Sprawdź nasze oferty pracy i dołącz do zespołu ERP AX!
