W związku z gwałtownym rozwojem organizacji biznesowych bardzo często zachodzi sytuacja, w której powstaje nowa jednostka wewnątrz firmy, np. fabryki. Aby rozpocząć proces zaopatrzenia, należy wykonać odpowiednią konfigurację w systemie.
W niniejszym artykule opiszę dwa podstawowe kroki konfiguracji: stworzenie fabryki oraz stworzenie działu zakupów.
Proces zaopatrzenia
Operacje zakupowe starają się zrozumieć popyt tak szczegółowo, jak to możliwe, aby skupić się na działaniach i dyskusjach z dostawcami, omawiając odpowiednie ceny, ilości i harmonogramy. Odpowiednie ceny, warunki i terminy zazwyczaj oznaczają oszczędności kosztów, a te są jedną z kluczowych wartości dodanych zakupów. Wysokiej jakości proces zakupowy zapewnia również odpowiedni poziom relacji i zrozumienia z dostawcą.
Proces zaopatrzenia może być podzielony na główne obszary:
- Zakupy – procesowanie zamówień zakupowych, przyjęcie towaru, fakturowanie.
- Zarządzanie kontraktami z dostawcami – zapytania ofertowe, ofertowanie, zarządzanie informacjami związanymi z procesem zakupowym, wybór dostawcy.
- Zarządzanie fakturami – wysyłka faktur do dostawcy, procesowanie płatności.
- Zarządzanie dostawcami – wyznaczanie dostawców i zarządzanie wydajnością. Może występować równolegle z innymi procesami i etapami i/lub kończyć proces zaopatrzenia.
- Analiza danych zakupowych – analiza podstawowych, kluczowych wskaźników wydajności, np. planowanie prognoz, wydajność dostawców itp. Podobnie jak zarządzanie dostawcami – może odbywać się równolegle z innymi procesami i/lub kończyć proces zaopatrzenia.
Implementacja nowej jednostki wewnątrz organizacji powinna przebiegać w zgodzie z trzema głównymi obszarami systemu SAP MM:
- Pierwszy krok – zdefiniowanie struktury organizacyjnej.
- Drugi krok – określenie danych podstawowych.
- Trzeci krok – wskazanie danych transakcyjnych.
Dział zakupów PL00 GBI Poland
Dział zakupów jest odpowiedzialny za organizację dostaw materiałów oraz usług dla jednej bądź kilku jednostek organizacyjnych, jakimi są np. zakłady produkcyjne.
Nowy dział zakupów (PurOrg) tworzy się poprzez podążanie następującą ścieżka menu IMG: SPRO→Enterprise Structure→Definition→Materials Management→Maintain Purchasing Organization:
Zakład PL03 Poland
Słowem „zakład” w systemie SAP można określić różne rzeczy. Należą do nich:
- miejsce przechowywania zapasów, np.: centra dystrybucyjne,
- miejsce, gdzie zachodzi proces produkcji,
- biuro, siedziba główna, biuro sprzedażowe,
- inne lokalizacje wykorzystywane w działalności właściciela.
W celu zarządzania stanami magazynowymi zakład podzielony jest na mniejsze części zwane miejscami przechowywania (ang. Storage location).
Zakład PL03 został stworzony, używając następującej ścieżki IMG: SPRO→Enterprise Structure→Definition→Logistics-General→Define Plant→Add new entry
Dodawanie miejsca przechowywania
Aby dodać miejsce przechowywania, użyj następującej ścieżki IMG menu: SPRO→Enterprise Structure→Definition→Materials Management→Maintain storage location. Następujące miejsca składowania zostały przypisane do zakładu PL03:
Zależności oraz przypisania pomiędzy elementami struktury organizacyjnej
Zależności pomiędzy działem zakupów oraz kodem firmy
Przypisanie działu zakupów do kodu firmy wiąże działy zakupów z zakładami przypisanymi do tego samego kodu firmy. Przypisania można dokonać, podążając następującą scieżką IMG menu: SPRO→Enterprise Structure→Assignment→Materials Management→Assign Purchasing Organization to company code
Zależności pomiędzy zakładem a kodem firmy
Przypisanie zakładu do kodu firmy jest obowiązkowe. Bez stworzenia tego rodzaju zależności zakład nie może być używany w systemie SAP MM pomimo jego stworzenia. Aby przypisać zakład do kodu firmy, należy użyć następującej ścieżki IMG menu: Enterprise Structure→Assignment→Logistic-General→Assign Plant to Company Code
Relacja pomiędzy zakładem a działem zakupów
Co najmniej jeden zakład musi być przypisany do działu zakupów, aby móc rozpocząć proces zaopatrzenia dla danego zakładu. Przypisania można dokonać na poziomie kodu firmy lub na poziomie zakładu. Ponieważ relacja między PurOrg PL00 i kodem firmy 0003 została zdefiniowana, relacja PurOrg-Plant nie jest wymagana – zakład PL03 został przypisany do kodu firmy 0003, więc istnieje pośrednia relacja między zakładem PL03 i PurOrg PL00.
Podsumowanie
Struktura organizacyjna została poszerzona o zakład PL03 oraz dział zakupów PL00 zgodnie z założeniami projektowymi. Elementy organizacji przypisaliśmy do kodu firmy 0003.
Po wykonaniu opisanej konfiguracji można rozpocząć dalsze działania, aby wystartować z procesem zakupów oraz zaopatrzenia.
***
Jeśli interesuje Cię obszar SAP, zajrzyj koniecznie również do innych artykułow naszych specjalistów.
Zostaw komentarz