Podejście firmy Atlassian polega na równoważeniu autonomii i dostosowania. Chcemy, aby elastyczne zespoły podejmowały szybkie decyzje i pracowały autonomicznie, a równocześnie, by dział IT miał pewność, że praca jest dostosowana i nie niesie ryzyka dla biznesu. Narzędzia Atlassian opierają się na założeniu, że każda organizacja jest inna. Aby je dopasować i zmniejszyć ryzyko błędu, konieczne może być mapowanie złożonych zależności w całej firmie lub prowadzenie rejestru zasobów niematerialnych, takich jak licencje i podpisane dokumenty. Ale oczywiście – wymagania mogą być prostsze i obejmować wyłącznie śledzenie komputerów i sprzętu.
Z artykułu dowiesz się więcej o „The Atlassian Way” i poznasz odpowiedź na pytanie, dlaczego warto korzystać z zasobów w Jira Service Management.
Czym jest „The Atlassian Way”?
Zbudowane na platformie Jira Service Management narzędzie Assets oferuje skalowalne zarządzanie zasobami IT i konfiguracją usług, aby zaspokoić potrzeby wydajnego zespołu. Assets łączy w sobie funkcje zarządzania zasobami i CMDB, wymagane do efektywnego zarządzania zasobami i krytycznymi danymi. Niezależnie od tego, czy szukasz lekkiego, pojedynczego repozytorium do śledzenia zasobów, czy systemu dla większych przedsiębiorstw, Atlassian Assets w Jira Service Management pozwala zdefiniować zasoby i pracować z nimi w sposób najbardziej odpowiedni dla Ciebie i Twojej firmy, zapewniając jednocześnie platformę do rozszerzania monitoringu systemów i automatyzacji utrzymania.
Takie podejście umożliwia zespołom pracę na jednej platformie, centralizując dostarczanie, wsparcie i doświadczenie użytkowników w Atlassian Assets. Zasoby w Jira Service Management zapewniają zespołom IT, programistycznym i biznesowym przegląd krytycznych systemów oraz umożliwiają współpracę w zakresie priorytetów i alokacji zasobów. Dzięki Jira Service Management na tej samej platformie co Jira Software, wszystkie zasoby i powiązane z nimi zgłoszenia są przechowywane w jednym miejscu, a zespoły mogą łatwo zrozumieć, w jaki sposób odnoszą się one do ich pracy.
Dostarcza to informacje o powodach nabycia sprzętu, informację do kogo jest przypisany i jaka jest jego wcześniejsza historia, niezależnie od tego, czy jest to zgłoszenie usterki, wymiana czy nowe zamówienie zakupu. Jira Service Management i Jira Software umożliwiają płynną komunikację i widoczność, niwelując nieporozumienia między zespołami developerskimi i zespołami IT.
Zalety rozwiązania
Jira Service Management to:
- Przyjazny dla użytkowników sposób tworzenia zgłoszeń.
- Lepsze reagowanie na żądania usług poprzez przegląd zgłoszeń.
- Minimalizowanie ryzyka IT dzięki zrozumieniu wpływu zmian.
- Szybsze znajdowanie przyczyn oraz rozwiązywanie problemów i incydentów.
- Śledzenie zasobów IT i zrozumienie relacji między kluczowymi aplikacjami, usługami a infrastrukturą bazową.
- Odkrywanie i śledzenie zasobów ułatwiających planowanie, audyty i zgodność z przepisami.
- Zarządzanie zasobami poza obszarem IT, w tym działami HR, sprzedaży, prawno-finansowymi, obiektami i innymi funkcjami, poprzez zarządzanie procesem w Jira.
Dlaczego warto korzystać z zasobów w Jira Service Management?
Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw zmienia sposób, w jaki postrzegamy zarządzanie zasobami IT, włączając w to informacje i trwałość, przejście od oprogramowania i sprzętu lokalnego do aplikacji SaaS i usług w chmurze. Zarządzanie technologią jako całością wymaga klarownej widoczności we wszystkich obszarach IT, a wszystko zaczyna się od pozbycia się historycznego balastu, takiego jak CMDB. Termin ten często wywołuje jednak poczucie niedokładności i zawodności. W 2023 firma Gartner udokumentowała, że tylko 25 procent organizacji czerpie wartość ze swoich obecnych inwestycji w CMDB[1].
Ale CMDB może dostarczać cennych informacji i umożliwiać działom IT podejmowanie lepszych i szybszych decyzji dotyczących dostarczania usług. Badania przeprowadzone przez firmę Forrester wskazują, że:
CMDB to zintegrowana hurtownia danych operacyjnych zawierająca kluczowe zasoby IT/cyfrowe, warstwy kodu i ich zależności. Może mieć kluczowe znaczenie dla umożliwienia analizy wpływu i zarządzania portfelami IT przy ocenie ryzyka, wydajności i wydajności. W badaniu Forrester 67% respondentów stwierdziło, że ich organizacja posiada CMDB; spośród nich 91% zgodziło się, że CMDB ma kluczowe znaczenie dla ich biznesu.
Forrester Research, Inc. „Stan zarządzania usługami, 2022”
Forrester stawia ponadto hipotezę, że:
…organizacje, które inwestują w to rozwiązanie, lepiej rozumieją swój majątek cyfrowy, co prowadzi do wyższej wydajności na wielu płaszczyznach. W szczególności organizacje osiągające wysokie wyniki radzą sobie z problemami związanymi z jakością i złożonością danych, które nękają bazy CMDB i spowodowały niepowodzenia; respondenci w tych grupach częściej deklarują, że w jak największym stopniu zautomatyzowali obsługę bazy danych CMDB.
Forrester Research, Inc. „Stan zarządzania usługami, 2022”
Jak ponownie ocenić obecną i przyszłą architekturę?
Kluczem do skutecznego zarządzania technologią w obecnej erze jest dostosowanie do nowych celów i pozbycie się starej percepcji tego, co CMDB oznacza z perspektywy inwentarza i zasobów IT. Jak więc organizacja może ponownie ocenić swoją obecną i przyszłą architekturę? Poprzez spojrzenie na to, co jest wymagane i czego potrzeba – dostarczanie odpowiednich danych odpowiednim interesariuszom we właściwym czasie.
Assets w Jira Service Management zapewnia nowoczesną bazę danych do zarządzania zasobami i konfiguracjami. „Nowoczesny” świat oznacza zwinne, hybrydowe lub zmienne środowisko oparte na nowych praktykach DevOps, nowych produktach SaaS lub połączeniu urządzeń mobilnych i lokalnych oraz platform chmurowych.
Narzędzie Atlassian Assets zostało stworzone z myślą o tym złożonym, stale zmieniającym się środowisku i ma przewagę nad ofertami innych dostawców:
- Struktura narzędzia – dzięki standaryzacji jednego narzędzia do zarządzania zasobami i konfiguracją usług, użytkownicy korzystają ze ściślejszej integracji procesów oraz zyskują bogatszy kontekst informacji dzięki współdzielonym danym. Klienci mogą również uzyskać oszczędności dzięki szybszemu wdrożeniu i łatwiejszej konserwacji jednego narzędzia.
- Elastyczność – otwarta struktura danych daje klientom większą kontrolę nad ich zasobami i kluczowymi instalacjami. Klienci mogą śledzić zasoby i dane wymagane do obsługi krytycznych procesów biznesowych, co skraca czas implementacji i konserwacji.
- Dokładność – automatyzacja no-code/low-code zapewnia aktualność danych i znacznie ogranicza ręczny przepływ pracy.
- Centralizacja – szeroki zakres integracji, dzięki czemu klienci mogą korzystać z jednego punktu wejścia do swoich danych.
- Reputacja – dzięki reputacji i znajomości Jira Software wśród programistów, możemy zmienić postrzeganie CMDB z czynnika „blokującego” na „umożliwiający” w świecie DevOps.
Jak rozpocząć korzystanie z Atlassian Assets w Jira Service Management?
Narzędzie Assets w Jira Service Management umożliwia zespołom przyjęcie elastycznego i skalowalnego podejścia do budowania systemu zarządzania zasobami IT i konfiguracją usług.
Wykorzystaj praktyki ITIL 4, aby uwzględnić procesy, metody, ludzi i narzędzia, które już posiadasz. Rozważ następujące z nich:
- Zacznij tam, gdzie jesteś.
- Skoncentruj się na wartości dodanej.
- Postępuj iteracyjnie, korzystając z opinii zwrotnej.
- Zachowaj prostotę i praktyczność.
- Optymalizuj i automatyzuj.
- Współpracuj i promuj widoczność.
- Myśl i pracuj holistycznie.
Choć nikt nie lubi „pracy domowej”, udane wdrożenie zarządzania zasobami i konfiguracją usług wymaga przygotowania. Większość klientów przeprowadza serię warsztatów, aby nakreślić kluczowe inicjatywy biznesowe firmy i ustalić jasne cele wdrożenia.
Lista kontrolna dotycząca kolejnych kroków
Niniejsza lista kontrolna została opracowana jako ogólny przegląd kroków, które należy podjąć podczas rozpoczynania zarządzania zasobami IT i konfiguracją usług. Organizacje mogą wdrożyć kompletny system w ciągu zaledwie kilku miesięcy, zaczynając od małych i skoncentrowanych działań.
Zbuduj swoje uzasadnienie biznesowe
- Wybierz bieżący problem biznesowy, którego rozwiązanie przyniesie wartość dla firmy. Zalecamy rozpoczęcie rozwiązania tylko jednego lub dwóch problemów w pierwszej iteracji zarządzania zasobami IT i konfiguracją usług.
- Stwórz zespół, który zajmie się tym problemem. Dobierz go w oparciu o problem biznesowy.
- Zastanów się, które zespoły wchodzą w interakcje z obszarem problemu i wybierz interesariuszy z każdego istotnego zespołu.
- Wybierz menedżera projektu ze swojej organizacji, który będzie odpowiedzialny za osiągnięcie pożądanych rezultatów.
- Upewnij się, że wszyscy tak samo rozumieją zarządzanie zasobami IT i konfiguracją usług.
- Opisz problem biznesowy w szczegółach, jak zarządzanie zasobami i konfiguracją usług może pomóc go przezwyciężyć oraz jaki będzie wynik biznesowy.
- Zdefiniuj cele, takie jak np. zmniejszenie średniego czasu rozwiązania o 10% lub zwiększenie satysfakcji klienta o 15%.
- Przygotuj uzasadnienie biznesowe, korzystając z opisu problemu i celów, aby uzyskać zaangażowanie interesariuszy i zatwierdzenie budżetu.
Dowiedz się, jakich danych potrzebujesz
- Zrozum, jakie informacje są potrzebne do rozwiązania wybranych problemów.
- Stwórz listę odpowiednich kategorii zasobów i konfiguracji (np. laptopy, serwery, bazy danych) oraz informacji (atrybutów), które musisz posiadać na temat każdej z kategorii.
- Sprawdź, gdzie te obecnie znajdują się te informacje (np. arkusze kalkulacyjne, w głowach ludzi, zewnętrzne bazy danych).
- Zdecyduj, które dane pozostawić w obecnym narzędziu, a które przenieść do CMDB. To dobry czas, aby pozbyć się arkuszy kalkulacyjnych i izolowanych danych.
- Zweryfikuj, które integracje z narzędziami zewnętrznymi lub importy plików chcesz wdrożyć w oparciu o powyższe.
- Zbadaj, jak często zmieniają się dane, aby dowiedzieć się, jak często należy uruchamiać integracje, aby utrzymać aktualność CMDB.
- Dowiedz się, czy istnieją jakiekolwiek wymagania dotyczące zarządzania, zgodności lub audytu. Czy działasz zgodnie z określonymi wymogami prawnymi itp.?
- Dokonaj ostatecznej kontroli. Czy każdy element danych ma jakiś cel? Jeśli nie, usuń go.
Wdrożenie
- Przeprowadź wszystkie istotne szkolenia produktowe dla swojego zespołu, który będzie budował, utrzymywał i pracował z Twoim narzędziem.
- Dowiedz się więcej o najlepszych praktykach modelowania danych. Dostępnych jest wiele zasobów, w tym szczegółowe wykłady na YouTube.
- Zaplanuj pożądaną strukturę na papierze lub tablicy. Upewnij się, że wybrana struktura może obsługiwać potrzebne uprawnienia dostępu.
- Zaimportuj dane i organizuj je zgodnie z planem. Zintegruj Atlassian Assets z projektem zarządzania usługami.
- Skonfiguruj odpowiednie reguły automatyzacji, aby aktualizować dane. Testuj i powtarzaj.
- Regularnie przeglądaj dane, aby utrzymać ich aktualność.
- Wybierz kolejny problem do rozwiązania i rozwijaj się dalej. Skorzystaj z pomocy zewnętrznego eksperta.
Na zakończenie
Zasoby w Jira Service Management oferują zespołom IT, programistycznym i biznesowym pełny wgląd w stan krytycznych systemów, co pozwala na bieżąco monitorować ich wydajność oraz identyfikować potencjalne problemy. Dzięki temu zespoły mogą skutecznie współpracować, ustalając priorytety oraz optymalizować alokację zasobów w celu szybszego rozwiązywania incydentów i wprowadzania usprawnień.
***
Jeśli interesuje Cię tematyka zarządzania projektami i narzędzi w IT, zajrzyj koniecznie do innych artykułów naszych specjalistów.
[1] Rich Gibbons, MD, ITAM Review. „RAPORT ITAM INSIGHTS – Analiza zmieniających się kosztów oprogramowania, sprzętu i chmury przez branżę odpowiedzialną za zarządzanie nimi”. Opublikowany w 2023 roku.
Zostaw komentarz