Sii Polska pomogło stworzyć przyjazne cyfrowe środowisko pracy w oparciu o rozwiązania Office 365

Jeden z kluczowych klientów Sii Polska, międzynarodowa firma zajmująca się przetwórstwem żywności, stanęła przed wyzwaniem związanym ze skutecznym zarządzaniem cyfrowym miejscem pracy – „digital workplace”, wykorzystującym rozwiązania Microsoft Office 365. Wyzwaniem projektu było dostarczenie narzędzia wspierającego tworzenie obszarów pracy roboczych dla szybko rosnącej liczby użytkowników systemu. Eksperci Sii Polska wdrożyli elastyczne i intuicyjne rozwiązanie automatyzujące proces zamawiania, weryfikacji i tworzenia komponentów Office 365 takich jak: SharePoint, Teams, Planner, Office 365 Groups.

Nowoczesne miejsce pracy

Celem firmy było stworzenie nowoczesnego, cyfrowego miejsca pracy, które pomoże zoptymalizować codzienną pracę i sprawi, że komunikacja między pracownikami będzie łatwiejsza i bardziej efektywna. Aby to osiągnąć, firma wdrożyła Microsoft Office 365 i wszystkie produkty z jego portfolio z założeniem, że z rozwiązań korzystać będą wszystkie działy i jednostki firmy. Jednak przy szybko rosnącej liczbie użytkowników, zarządzanie wszystkimi dostępnymi obszarami roboczymi Microsoft stało się wyzwaniem. Rozwiązanie tego problemu zaproponowało Sii Polska.

– W Sii Polska mamy duże doświadczenie w realizacji podobnych projektów. Stale wspieramy naszych Klientów z różnych sektorów biznesowych, dostarczając usługi oparte na Office 365, w tym MS Power Automate i PowerApps, dlatego mogliśmy zaproponować skuteczne rozwiązanie: wdrożenie w pełni zautomatyzowanego procesu zarządzania zasobami aplikacji Office 365. Takie podejście usprawnia codzienne działanie firmy i komunikację między pracownikami – mówi Szymon Bochniak, Delivery Manager w Sii Polska.

Własne obszary robocze

Eksperci Sii Polska ściśle współpracowali z firmą w celu zaprojektowania i wdrożenia obszarów roboczych dla użytkowników z różnych działów i obszarów geograficznych. Celem było też stworzenie ujednoliconego rozwiązania do zarządzania nowo wdrażanymi aplikacjami.

– Stworzyliśmy aplikację, która wykorzystuje wszystkie najbardziej rozpoznawalne elementy Office 365, takie jak SharePoint Online, Teams, Planner, Power Automate oraz Power Apps. Nasze rozwiązanie pozwala każdemu użytkownikowi zawnioskować o nowy obszar pracy grupowej, gdy jest on potrzebny do efektywniej współpracy z innymi pracownikami lub, po prostu, w celu łatwiejszej wymiany informacji – wyjaśnia Tomasz Rabiński, Delivery Manager w Sii Polska.

Pełna automatyzacja oparta o Power Platform

Dzięki rozwiązaniu wdrożonemu przez Sii, wysłanie prośby o nowy obszar roboczy odbywa się poprzez wypełnienie prostego formularza w Office 365. Wykorzystanie narzędzi automatyzujących pracę Power Platform sprawiło, że po zatwierdzeniu żądania, narzędzie automatycznie tworzy nowy obszar roboczy, składający się ze strony w SharePoint Online, tablicy Planner, grupy Office 365 i zespołu w Microsoft Teams.

Zarządzanie strukturą za pomocą dedykowanego rozwiązania ma wiele zalet w porównaniu z umożliwieniem użytkownikom samodzielnego tworzenia witryn. Pomaga utrzymać odpowiednią konwencję nazewnictwa, zmniejsza liczbę zbędnych stron i znacznie ułatwia wyszukiwanie już istniejących obszarów roboczych. Tworzenie komponentów Office 365 może być skutecznie monitorowane. Przykładowo, żądania złożone przez pracowników mogą zostać odrzucone, jeśli obszar roboczy nie jest potrzebny.

– Automatyzacja procesu stanowi kluczową wartość projektu. Rozwiązanie automatycznie tworzy odpowiednie struktury, rolą administratora jest jedynie monitorowanie procesu – dodaje Szymon Bochniak.

Dzięki wdrożeniu rozwiązania liczba aktywnych użytkowników SharePoint Online wzrosła o 23%, co zdecydowanie pomogło w dalszym procesie adopcji Office 365. Sii pomogło także w ustaleniu reguł administrowania systemem, aby upewnić się, że nowe środowisko Office 365 jest zarządzane zgodnie z najlepszymi wytycznymi firmy Microsoft.

Aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach Sii Polska opartych na Office 365, odwiedź stronę Centrum Kompetencyjnego Office 365.