10 korzyści z outsourcingu HR. Dowiedz się, jak Sii Polska optymalizuje procesy operacyjne klientów 

Outsourcing jest powszechnym rozwiązaniem stosowanym w wielu dziedzinach biznesu. Najpowszechniej stosowany w sektorze IT, ale cieszy się również dużą popularnością w działach zasobów ludzkich (HR), w takich obszarach jak zarządzanie płacami, rekrutacja, administracja świadczeniami pracowniczymi, monitorowanie efektywności, szkolenia, rozwój kariery i rozwój kompetencji pracowników. Firmy rozważające outsourcing HR mogą zlecać na zewnątrz tylko wybrane procesy lub całe spektrum usług z tego zakresu. Jakie są korzyści z outsourcingu HR? Poznaj 10 najważniejszych korzyści płynących z tego podejścia, z którego skorzystało już wiele firm.  

1. Poprawa innowacyjności i jakości w dziale HR  

Dostawcy usług outsourcingu HR oferują dostęp do najnowszych i najbardziej zaawansowanych narzędzi i technologii. Wykorzystują najnowsze rozwiązania, dzięki którym procesy HR są odpowiednio zaplanowane i zautomatyzowane, wykorzystując m.in. oprogramowanie w chmurze, sztuczną inteligencję i analitykę.  

Nowoczesne rozwiązania, takie jak między innymi Robotic Process Automation (RPA), oferowane przez Sii Polska skutecznie redukują zadania manualne w dziale HR. Narzędzia te monitorują wskaźniki KPI i utrzymują wysokiej jakości dane, umożliwiając szybkie reagowanie na odchylenia od zdefiniowanych założeń. Zaawansowane systemy, takie jak TETA HR od Unit4 w Polsce, zapewniają również samoobsługową platformę dla pracowników do zarządzania danymi osobowymi i dokumentami za pośrednictwem aplikacji – w tym przypadku TETA ME. 

2. Zwiększenie efektywności działu HR  

Firmy outsourcingowe wykorzystują nowoczesne systemy i narzędzia do automatyzacji procesów HR. Zewnętrzni eksperci HR mogą przeanalizować aktualne procedury w danej organizacji i zaproponować zmiany w celu ograniczenia manualnych czynności i uproszczenia skomplikowanych procesów. Owocuje to sprawniejszą realizacją zadań, zmniejszy opóźnienia i umożliwi dotrzymanie wymaganych terminów realizacji usług.    

3. Dostęp do ekspertów i najnowszych trendów w HR   

Outsourcing HR pomaga firmom być na bieżąco z najnowszymi trendami HR i najlepszymi praktykami rynkowymi. Takie rozwiązanie zapewnia również firmom dostęp do doświadczonych i wykwalifikowanych specjalistów, którzy mogą poradzić sobie z bardziej złożonymi, wymagającymi zadaniami i służyć profesjonalnym wsparciem. 

4. Zwiększenie elastyczności HR 

Opisane podejście jest świetnym rozwiązaniem w przypadku zmieniających się potrzeb, takich jak wahania sezonowe, krótkoterminowe wsparcie w projektach lub zwiększone obciążenie pracą z powodu wewnętrznych zmian w organizacji. 

Jest to szczególnie istotne, gdy z góry wiadomo, że zwiększone zapotrzebowanie na procesy HR i zaangażowanych w nie ludzi będzie tylko tymczasowe. Takie podejście pomaga firmom uniknąć ryzyka związanego z zatrudnianiem i późniejszym zwalnianiem pracowników. 

5. Obniżenie kosztów związanych z obszarem HR  

Outsourcing HR pozwala firmom zaoszczędzić na wydatkach związanych z rekrutacją pracowników, wynagrodzeniami, obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, benefitami i innymi powiązanymi kosztami. Dotyczy to również kosztów szkoleń zespołu HR oraz obsługi prawnej, która jest niezbędna w celu monitorowania zmian przepisów i ich interpretacji. Dodatkowo outsourcing ogranicza nakłady na wynajem powierzchni biurowej i zakup specjalistycznego oprogramowania wspierającego poszczególne procesy w dziale HR. 

6. Bezpieczeństwo danych  

Działy HR mają do czynienia z ogromną ilością danych osobowych pracowników firmy (m.in. numery PESEL, konta e-mail, numery kont bankowych, numery telefonów pracowników), które podlegają ochronie prawnej.  

Dlatego też firmy outsourcingowe przykładają dużą wagę do bezpieczeństwa i właściwego przetwarzania danych. Nowoczesne systemy HR, takie jak wspomniany wcześniej TETA HR, zapewniają również liczne funkcje zabezpieczające dostęp do danych wrażliwych, zwiększając bezpieczeństwo ich przechowywania. 

7. Ograniczanie ryzyka  

Ustawy i rozporządzenia w zakresie zatrudniania personelu, ubezpieczeń społecznych pracowników, podatków czy zarządzania danymi osobowymi ulegają ciągłym zmianom, co po stronie organizacji oznacza obowiązek stałego monitorowania, interpretowania i dostosowywania systemów i procedur do zmian w prawie. Outsourcing HR może pomóc firmie wdrożyć zmiany zgodnie z nowymi regulacjami i terminami oraz zminimalizować ryzyko związane z niezgodnością z aktualnie obowiązującymi przepisami.  

8. Podnoszenie poziomu satysfakcji pracowników 

Korzyści płynące z outsourcingu usług HR, takie jak stały dostęp do ekspertów, nowoczesnych procesów i technologii, tworzą pozytywną i wspierającą kulturę pracy, co zwiększa zadowolenie, zaangażowanie i utrzymanie pracowników w długim okresie zatrudnienia. 

9. Wsparcie lokalne 

Outsourcing usług HR może być szczególnie użyteczny w przypadku otwierania nowego oddziału w konkretnym kraju, takim jak Polska. Pozwala to na realizację zadań HR bez tworzenia nowego zespołu lub przeciążenia dodatkowymi zadaniami obecnych pracowników, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka związanego z nieodpowiednim zrozumieniem lokalnych przepisów. 

10. Wzrost konkurencyjności firmy   

Outsourcing wybranych procesów, w tym usług HR, uwalnia czas i ludzi, żeby skupić się na podstawowej działalności produkcyjnej, handlowej czy usługowej, czyli aktywnościach związanych z rozwojem biznesu i zapewnieniem najwyższej jakości swoich produktów i usług. 

Doświadczenie Sii Polska w outsourcingu HR 

Firma Sii Polska wielokrotnie pomagała klientom w usprawnianiu procesów HR i osiąganiu najwyższej wydajności operacyjnej. Przykładem takiego projektu jest współpraca specjalistów Sii z działającą na międzynarodową skalę amerykańską firmą technologiczną w obszarze zarządzania procesami HR dla około 3 000 pracowników. Zakres współpracy obejmuje m.in: 

• prowadzenia dokumentacji pracowników, 

• wprowadzanie danych do systemu SAP, 

• monitorowanie badań okresowych i szkoleń BHP, 

• przygotowywanie zaświadczeń, 

• wsparcie pracowników klienta. 

— Nasze usługi świadczone dla klienta obejmują zarządzanie całym procesem HR Administration w Gdańsku i Wrocławiu, a także obsługę wszystkich pracowników firmy. Wsparcie Sii zaowocowało wdrażaniem na bieżąco wielu usprawnień w procesach HR oraz przełożyło się na wzrost efektywności — mówi Ewa Lisawa-Sztandor, Offering Lead w Sii Polska. 

W ramach innego projektu zespół HR Operations Sii Polska zapewnił wsparcie w realizacji procesów HR dla ponad 2 700 pracowników klienta w różnych krajach.  

Zadania specjalistów Sii obejmowały m.in. onboarding, aktualizację warunków zatrudnienia w Workday, zarządzanie czasem pracy, nadzór nad weryfikacją danych pracowników, obsługę absencji, przygotowywanie świadectw pracy, offboarding, a także udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania pracowników. 

— Nasze doświadczenie w obszarze procesów w HR  pozwoliło na aktualizację procedur, ciągłe usprawnianie procesów HR, wysoką jakość obsługi pracowników oraz terminową realizację zadań — dodaje Ewa Lisawa-Sztandor. 

Wybór właściwego partnera w outsourcingu HR 

Podjęcie decyzji o outsourcingu procesów HR wymaga jasnego zrozumienia celów i oczekiwanego wsparcia. Staranne rozważenie plusów i minusów jest kluczowe, ponieważ współpraca z renomowanym dostawcą może zminimalizować ryzyko i znacznie odciążyć wewnętrzne zespoły. 

— Outsourcing procesów HR pozwala firmom skupić się na podstawowej działalności biznesowej, napędzając wzrost i zapewniając wysoką jakość świadczonych usług, co ostatecznie zwiększa ogólną konkurencyjność — podkreśla Natalia Buczel, Business Services Competency Center Director w Sii Polska. — Wykorzystując specjalistyczną wiedzę i zaawansowane technologie, firmy mogą osiągnąć większą wydajność i efektywność działań HR. Nie tylko usprawnia to zadania administracyjne, ale także uwalnia wewnętrzne zasoby, które mogą skoncentrować się na strategicznych inicjatywach, które bezpośrednio przyczyniają się do rozwoju i sukcesu organizacji. Na dzisiejszym rynku skupienie się na podstawowej działalności biznesowej przy jednoczesnym utrzymaniu efektywnych operacji HR może być kluczowym wyróżnikiem — podsumowuje. 

Usprawnij procesy HR dzięki specjalistycznym rozwiązaniom Sii Polska. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób nasze usługi outsourcingowe mogą przynieść korzyści Twojej firmie.