7 sposobów na usprawnienie efektywności pracy w zespole

Zespoły zdalne lub hybrydowe to nowa rzeczywistość pracy wielu organizacji. Jak wpłynąć na efektywność i jakość pracy zespołów, jednocześnie dbając o relacje między pracownikami doradza Monika Sowa, Konsultantka Centrum Kompetencyjnego Doradztwo Biznesowe i BPO Sii Polska.

W nieprzewidywalnych czasach, kiedy ciężko nam określić co będzie jutro, a nasze założenia nieustanie weryfikuje życie musimy zaakceptować fakt, że się świat się zmieni(ł). Ten zawodowy również. Nikt nie oczekuje od pracownika tego, że będzie spędzać w biurze 8 godzin, albo siedzieć przy komputerze w domowych warunkach od 8 do 16. Coraz częściej liczy się efekt naszej pracy. Kluczem jest to, aby pracować mądrze, a nie ciężko.

Wyzwania współpracy zdalnej

Teraz, kiedy spotykamy się z naszym zespołem głównie zdalnie, wciąż realizując wspólne cele, powinniśmy przyjrzeć się naszej współpracy i zacząć wprowadzać zmiany. Dlatego warto zweryfikować jakie metody pracy w tym nowym układzie wciąż działają, a którym należy się przyjrzeć i przemodelować.

Kiedy spotykamy się w biurze każdego dnia, wiele spraw możemy w mniej formalny sposób omówić przy kawie, czy dopytać o nie zza monitora. W wirtualnym świecie musimy stworzyć do tego przestrzeń.  Przyniesie nam to wymierne korzyści w postaci:

• realizacji celów,
• podniesienia jakości pracy,
• pracy wykonywanej mądrzej i efektywniej.

Co zatem warto wdrożyć, aby zdalna współpraca naszego zespołu była bardziej efektywna i skuteczna?

1. Zdefiniuj miejsce i formę kontaktu

Na pewno macie do dyspozycji wiele narzędzi, które ułatwiają kontakt. Telefon, mail, Microsoft Teams czy inne platformy, które mają usprawnić naszą pracę. Tylko czy aby na pewno tak się dzieje? Duża ilość informacji, przychodząca z każdej strony sprawia, że czasami jesteśmy przygnieceni mnogością komunikatów. Kiedy potrzebujemy znaleźć coś ważnego, ciężko się tego doszukać. Ustalcie sobie zatem w zespole – gdzie i w jaki sposób komunikujecie się w sprawach zawodowych, gdzie umieszczacie ważne informacje/dokumenty, a gdzie dyskutujecie i wymieniacie opinie i poglądy niekoniecznie związane z pracą. Możecie ustalić sobie też hierarchię ważności: mail – bardzo ważne i pilne, grupa na Teams – ważne, ale nie pilne itp. Unikniecie też mieszania się informacji i przestaniecie tracić czas na poszukiwania zwłaszcza wtedy, kiedy go nie macie.

2. Podziel się swoją pracą – status jest ważny!

Zadbaj o to, aby zespół mógł na bieżąco statusować swoje cele/działania, a etapy realizacji były widoczne. Stwórz przestrzeń do tego, abyście jako team mieli nieustanny dostęp do wyników i mogli monitorować to, jak przebiega praca. To nie tylko podnosi motywację. Dzięki temu macie też możliwość zobaczenia w jakim miejscu są koledzy i koleżanki z zespołu i jak możecie sobie wzajemnie pomóc. To też pozwala uświadomić sobie, że mimo, że nie widzicie się na co dzień to wspólnie angażujecie się w obowiązki – nie tylko Ty pracujesz nad czymś ważnym.

3. Stwórz przestrzeń na „życie w kuluarach”

Pewne elementy w pracy dzieją się samoistnie – rozwijanie relacji, wspieranie się nawzajem przez członków zespołu czy pomaganie sobie to elementy pracy zespołowej, których zazwyczaj nie planujemy. To wszystko jest pokłosiem relacji zbudowanych na wspólnych kawach, obiadach, może podróżach w windzie, spędzając czas z ludźmi i poznając ich.  Dzięki temu wiemy czym kto się zajmuje i nad czym pracuje. Kiedy potrzebujemy wsparcia lub pomocy – wiemy do kogo się zgłosić.  Dbajcie zatem o tę przestrzeń – znajdujcie czas na wirtualną kawę, przed każdym spotkaniem przeznaczcie 5 minut na rozmowę o „pogodzie”. Zorganizujcie spotkanie cykliczne, gdzie będziecie mogli po prostu ze sobą porozmawiać. Wsparcie, bliskość i uważność na drugiego człowieka są w tych czasach bezcenne i przywiązują do organizacji dużo bardziej niż owocowe czwartki.

4. Daj znać zespołowi kiedy pracujesz

Niby to oczywiste, ale czy na pewno? To, że masz dzieci, a Twoja córka o 14:00 ma zajęcia, na które musisz ją zawieźć jest dla Ciebie oczywiste, ale nie będzie jasne dla wszystkich. Aby współpraca była efektywna dobrze jest wiedzieć w jakich godzinach pracuje zespół, kiedy kto jest dostępny, a kiedy ma przerwę. Jesteś sową, a może skowronkiem? Wolisz omówić coś z rana, a może rano gasisz pożary, a na rozmowę o strategii masz czas po obiedzie? Ustalcie to w zespole, podzielcie się swoją dostępnością. Zobaczysz, ile czasu wspólnie zaoszczędzicie.

5. Stwórzcie przestrzeń na poznanie nowych osób

Kiedy w biurze dołącza do naszego zespołu nowa osoba, potrzebujemy czasu, aby ją poznać. Dzieje się to naturalnie, w kuluarach, przy kawie, na wspólnym obiedzie czy świętowaniu urodzin koleżanki. Powstają wspólne projekty, podczas realizacji których również budujemy relacje. Kiedy ta sama sytuacja ma miejsce on-line, kiedy nie łączą nas projekty czy wspólne obowiązki, nie mamy przestrzeni, aby się lepiej poznać. Nie przeżywamy wspólnych doświadczeń i mimo przynależenia do jednego zespołu, po pół roku wspólnej pracy, nadal możemy kompletnie nic nie wiedzieć o sobie. Pomyślcie o tym, kiedy ktoś dołącza do Waszego  zespołu – nawet jeśli nie pracujecie przy wspólnych zadaniach, spotkajcie się, podzielcie się swoją odpowiedzialnością, rozmawiajcie o tym co robisz, jak wygląda Twoja praca. Otwórz się też na nowego kolegę czy koleżankę, poznaj ich cele, zadania, styl pracy. Dobrą praktyką jest też program Buddy, czyli przypisywanie pomocnego „dobrego duszka” dla każdej nowej osoby w zespole – może warto go wprowadzić?

6. Poznajcie swoje mocne i… mocniejsze strony

Warto uświadomić sobie, że w obrębie zespołu mamy różne osobowości, talenty i umiejętności. To, co nam przychodzi z łatwością, dla niektórych jest bardzo trudne i czasochłonne i odwrotnie. Potrafimy spędzić nad researchem kilka długich dni, a efekt i tak nie jest zadowalający. A przecież są osoby, które kochają to robić i osiągają dobre wyniki. Poznanie swoich mocnych i słabych stron pozwala budować zespół oparty na silnych fundamentach i wspierać się wzajemnie. Dzięki temu nie musimy wszystkiego robić sami i jeśli ktoś może coś zrobić szybciej, a przy tym jest bardziej skuteczny to jako zespół osiągamy dużo lepsze efekty. Różnorodność jest kluczem – otwiera niejedne drzwi, korzystajmy z tego.

7. Nie staraj się na siłę lubić wszystkich

Dobre relacje są podstawą naszej pracy zespołowej. Ale im większe zespoły tym większa szansa, że przyjdzie nam pracować z kimś, kogo niekoniecznie uznalibyśmy za swojego przyjaciela. Czujesz, że z kimś Ci nie po drodze, ale za wszelką cenę starasz się go polubić? A może właśnie ciągle zamiast wspierać się, ścieracie się w poglądach i opiniach, tracąc przy tym energię i próbując zbudować coś, czego zbudować się nie da. Nie z każdym musimy się przyjaźnić. Są ludzie, z którymi dogadujemy się bez słów i tacy, z którymi nigdy nie będziemy przyjaciółmi. Warto to uznać i zaakceptować. Możecie też o tym porozmawiać, powiedzieć na czym Wam zależy i nauczyć się współpracować. Kluczem nie jest przyjaźń. Kluczem jest szacunek i otwarta oraz szczera komunikacja, która pozwala nam  realizować cele.

Pamiętajmy, że w zespole siła. I łącząc wysiłki osiągamy dużo więcej niż każdy z nas osobno. Nie bójmy się zatem spierać, rozmawiać, nie zgadzać – pamiętajmy tylko przy tym, aby robić to mądrze i z szacunkiem dla odmienności. Mamy wspólne cele – połączmy więc naszą drogę, na efekty nie będziemy musieli długo czekać.

Jeśli chcesz wiedzieć jak budować i rozwijać efektywne zespoły lub potrzebujesz w tym obszarze wsparcia konsultantów, którzy doskonale znają tę ścieżkę, skontaktuj się z nami. Dowiedz się więcej o naszym programie rozwojowym, który pomógł wprowadzić zmiany w  wielu organizacjach – zarejestruj się na nasz webinar!