Efektywne zarządzanie zasobami to jedno z największych wyzwań w procesie realizacji projektów. Organizacje borykają się z brakiem przejrzystości w zakresie rzeczywistej dostępności pracowników, co prowadzi do przeciążenia zespołów lub opóźnień.
Częstą praktyką jest planowanie alokacji na podstawie estymacji i „zgadywania” lub konieczności eksportowania danych do zewnętrznych narzędzi. W tym artykule odpowiemy na pytanie, jak planować dostępność, opierając się na realnych danych w narzędziu Jira.
Choć Jira out-of-the-box dostarcza sprawdzone mechanizmy operacyjnego zarządzania zadaniami – takie jak tablice, dashboardy czy raporty ze sprintów – rozwiązania te stają się niewystarczające, gdy organizacja potrzebuje bardziej przejrzystego i bezpośredniego spojrzenia na alokację.
W odpowiedzi na te ograniczenia w artykule przeanalizujemy trzy flagowe narzędzia służące do zarządzania alokacją pracowników w środowisku Jira Cloud:
- natywny moduł Jira Plans,
- wyspecjalizowaną aplikację BigPicture – Portfolio & Resource Management for Jira,
- Capacity Planner – Jira Team & Resource Management | Tempo.
Największą wartością każdego z tych systemów jest możliwość operowania na rzeczywistych, bieżąco aktualizowanych w Jirze danych, bez konieczności przełączania się między narzędziami.
Porównanie skupi się na krytycznych funkcjonalnościach z perspektywy planowania. Materiał ten powstał z myślą o Project Managerach, członkach PMO, Scrum Masterach oraz wszystkich specjalistach zaangażowanych w proces optymalizacji wykorzystania zasobów projektowych.
Jira Plans – Capacity View
Jira Plans to narzędzie wbudowane domyślnie w plany Jira Premium oraz Enterprise. Jego dużą zaletą jest brak konieczności instalowania i opłacania dodatkowych wtyczek – wszystko działa jak naturalny, w pełni zintegrowany moduł samej Jiry.
Choć bazowo jest to przede wszystkim narzędzie do budowania roadmapy i harmonogramowania, posiada również dedykowany widok zarządzania obciążeniem zespołów.
Mechanizm planowania opiera się tu na podstawowych atrybutach zgłoszenia: przypisaniu do zespołu, do sprintu lub datach startu i zakończenia oraz estymacjach (w Story Pointach lub roboczogodzinach). Ważnym aspektem, o którym trzeba pamiętać, jest to, że Jira Plans polega na planowaniu dla całego zespołu, a nie dla pojedynczego pracownika.
Narzędzie pozwala planować pracę w oparciu o iteracje (Sprinty) lub w modelu pracy ciągłej (Kanban). Z pomocą przychodzi tu dedykowany moduł Teams, który umożliwia zdefiniowanie pojemności (ang. capacity) zespołu w ujęciu na dany sprint lub tydzień roboczy.
Zdecydowanym plusem tego rozwiązania jest możliwość wyświetlenia dostępności zespołów bezpośrednio w głównym harmonogramie. Pozwala to w jednym miejscu zarządzać obciążeniem, wielopoziomową hierarchią zgłoszeń oraz zależnościami między zadaniami.
Należy jednak mieć świadomość ograniczeń. Jira Plans oferuje jedynie podstawowe funkcjonalności w zakresie alokacji czasu pracy. W przeciwieństwie do bardziej wyspecjalizowanych rozszerzeń nie znajdziemy tu opcji tworzenia indywidualnych grafików dla konkretnych osób, wgrywania kalendarzy dni wolnych i świąt, zarządzania urlopami czy zaawansowanego planowania w oparciu o kompetencje (ang. skills) pracowników.
BigPicture – Portfolio & Resource Management for Jira
BigPicture – Portfolio & Resource Management for Jira to przede wszystkim świetne narzędzie do harmonogramowania oraz zarządzania portfolio projektów. Doskonale sprawdza się zarówno do projektów klasycznych, jak i zwinnych (Scrum, SAFe). Moduł zasobów jest w BigPicture naturalnym rozwinięciem holistycznego zarządzania projektami.
Zarządzanie zasobami bazuje na kluczowych atrybutach zgłoszeń: datach rozpoczęcia i zakończenia, estymacji w roboczogodzinach oraz przypisaniu do konkretnej osoby lub zespołu. W przypadku podejścia zwinnego (ang. agile) sztywne ramy czasowe można elastycznie zastąpić przypisaniem zadania do określonego sprintu/iteracji, a estymację podawać w Story Pointach.
Widok planowania pracy w BigPicture wyróżnia się wyjątkową przejrzystością. Narzędzie na bieżąco analizuje poziom alokacji każdego pracownika i wizualizuje go za pomocą intuicyjnego systemu kolorów: obciążenie poniżej 75% podświetla na zielono, to przekraczające 75% na pomarańczowo, natomiast wartości powyżej 100% oznaczane są na czerwono jako wyraźne ostrzeżenie przed przeciążeniem „zasobu”.
Niewątpliwym atutem tego rozwiązania jest możliwość wyświetlenia panelu planowania bezpośrednio w głównym harmonogramie. Dzięki temu w jednym miejscu skupione są wszystkie najważniejsze dane projektowe – dostępności specjalistów, wielopoziomowa hierarchia zgłoszeń, oraz powiązania między poszczególnymi zadaniami.
Żeby jeszcze lepiej zarządzać dostępnością pracowników, w BigPicture dostępne są 3 dodatkowe moduły: Indywidual workload, Holidays, Absences.
Individual Workload
Funkcja Individual Workload pozwala na skonfigurowanie spersonalizowanego grafiku dla każdego pracownika, uwzględniającego konkretne dni oraz wymiar godzin pracy. To doskonały sposób na precyzyjne mapowanie rzeczywistej dostępności – bez problemu można odwzorować w systemie pełen etat (40 godzin tygodniowo), pracę w niepełnym wymiarze czy niestandardowe układy, takie jak stałe wolne piątki.
Holidays
Moduł Holidays umożliwia definiowanie kalendarzy świąt oraz dni ustawowo wolnych od pracy. Co istotne, system pozwala na tworzenie wielu niezależnych kalendarzy, co jest istotne dla organizacji międzynarodowych, których pracownicy podlegają różnym, lokalnym przepisom dotyczącym dni wolnych.
Absences
Funkcja Absences to praktyczne rozszerzenie umożliwiające ewidencjonowanie niedostępności pracowników. Użytkownicy mogą rejestrować swoje absencje, przypisując je do jednej z pięciu kategorii:
- urlop wypoczynkowy (Holiday),
- urlop na żądanie (Leave at request),
- urlop macierzyński (Maternity leave),
- zwolnienie lekarskie (Sick leave),
- inny powód (Other reason).
Zgłoszona nieobecność jest widoczna w głównym widoku planowania, co zapewnia, że w tym okresie pracownikowi nie powinny zostać przydzielone żadne dodatkowe zadania.
BigPicture oferuje niezwykle bogaty zestaw funkcji, które kompleksowo wspierają zarówno harmonogramowanie, jak i planowanie pracy zespołu. Warto jednak mieć na uwadze, że mnogość dostępnych opcji mogą przy pierwszym kontakcie nieco przytłoczyć. Jest to rozbudowane rozwiązanie, które wymaga zainwestowania odrobiny czasu, aby w pełni zacząć z niego efektywnie korzystać.
Capacity Planner – Jira Team & Resource Management | Tempo
Capacity Planner – Jira Team & Resource Management | Tempo to jedno z najbardziej rozpoznawalnych rozwiązań na rynku, zawdzięczające swoją popularność flagowej wtyczce do śledzenia czasu pracy: Timesheets by Tempo – Jira Time Tracking.
Narzędzie to wyróżnia się dosyć unikalnym podejściem: Planowanie stanowi tu dodatkową warstwę informacyjną, działającą w pewnym oderwaniu od natywnych atrybutów zgłoszenia w Jira.
Ta niezależność daje sporą elastyczność. Można zaplanować pracę nad zadaniem dla pracownika, który nie jest do niego oficjalnie przypisany w systemie, alokować dwie osoby równolegle, a także zignorować sztywne ramy czasowe narzucone przez daty w zgłoszeniu.
Planowanie może obywać się na poziomie pojedynczego zgłoszenia i pracownika lub bardziej wysokopoziomowo dla zespołu.
Widok alokacji jest niezwykle przejrzysty i opiera się na intuicyjnej kolorystyce: szary i żółty oznaczają niedobór pracy, zielony to optymalne 100% alokacji, a czerwony to natychmiastowe ostrzeżenie o przeciążeniu.
Narzędzie pozwala również na tworzenie indywidualnych grafików pracy oraz wgrywanie kalendarzy świąt, co skutecznie blokuje możliwość zaplanowania zadań w dni wolne.
Próg wejścia w narzędzie jest niski, interfejs jest intuicyjny i przejrzysty.
Jako dodatkową zaletę należy potraktować bezproblemową integrację z Tempo Timesheets oraz kalendarzem Outlook, co ukazuje realną dostępność użytkownika (np. z uwzględnieniem zaplanowanych spotkań).
Warto jednak zdawać sobie sprawę z ograniczeń tego rozwiązania. Tempo Capacity Planner operuje na płaskiej strukturze – brakuje tu widoku harmonogramu, hierarchii zgłoszeń oraz wizualizacji zależności między zadaniami. Stwarza to ryzyko zaplanowania pracy w nielogicznej kolejności, jeśli nie pilnujemy tego poza wtyczką. To doskonały wybór do szybkiego planowania operacyjnego.
Sii x Atlassian
Jako Atlassian Platinum Partner analizujemy, wdrażamy i migrujemy narzędzia do chmury, aby przyspieszyć i usprawnić pracę zespołów.
Oferta AtlassianPodsumowanie
W poniższej tabeli przedstawiłam porównanie najważniejszych funkcji narzędzi do planowania.
Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady. Różnią się pod względem konfiguracji, interfejsu oraz dostępnych funkcjonalności. Wszystkie trzy można przetestować w ramach 30-dniowego okresu próbnego, zanim podejmie się ostateczną decyzję, które z nich najlepiej sprawdzi się w organizacji.
Zostaw komentarz