Podsumowanie
Kluczowe efekty
Szybsza analiza dokumentów RFP
Zwiększona zdolność do obsługi większej liczby ofert i przetargów
Rosnąca liczba zapytań i ręczne procesy blokujące szybkość ofertowania
Międzynarodowe firmy logistyczne działają w środowisku intensywnej konkurencji, gdzie przewagę daje szybkie i precyzyjne odpowiadanie na zapytania ofertowe. Każde RFP obejmuje dziesiątki stron wymagań, SLA, warunków handlowych i scenariuszy operacyjnych, a każdy błąd lub opóźnienie wpływa bezpośrednio na szanse wygrania kontraktu.
Zespoły klienta analizowały RFP manualnie, przekazując dokumenty między działami i wyciągając kluczowe informacje w oparciu o własne notatki. Powodowało to długi lead time, ryzyko pominiętych wymagań oraz trudność w obsłudze rosnącej liczby zapytań napływających równolegle. W praktyce oznaczało to wolniejsze przygotowywanie ofert, ograniczoną przepustowość i niższą przewidywalność procesu sprzedażowego.
Aby uporządkować analizę RFP i odzyskać kontrolę nad czasem ofertowania, klient zdecydował się na współpracę z Sii Polska — partnerem posiadającym doświadczenie w rozwiązaniach GenAI i automatyzacji procesów dokumentowych.
Automatyczna ekstrakcja danych i analiza dokumentów dzięki Generative AI
Celem projektu było stworzenie systemu, który usprawni analizę RFP, skróci czas przygotowania ofert i umożliwi zespołom pracę w oparciu o spójne, zweryfikowane informacje.
Eksperci Sii Polska zaprojektowali i wdrożyli rozwiązanie oparte na Generative AI, wykorzystujące także podejście retrieval-augmented generation (RAG), aby zagwarantować dokładność i jednoznaczność odpowiedzi.
Dostarczone w ramach rozwiązania funkcje obejmowały:
- Automatyczne wyodrębnianie kluczowych danych z dokumentów RFP (terminy, zakres, wymagania, kryteria oceny, parametry techniczne)
- Generowanie zwięzłych podsumowań faktów na podstawie wielu dokumentów źródłowych
- Wdrożenie modułu zapytań i odpowiedzi w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem RAG, zapewniającego transparentne źródła
- Mechanizm uczenia na błędach i informacjach zwrotnych od użytkowników, stale podnoszący skuteczność systemu
W efekcie codzienna praca zespołów ofertowych stała się bardziej przewidywalna, ustrukturyzowana i odporna na błędy wynikające z pracy manualnej.
Szybsze decyzje, większa przepustowość procesów i wyższa jakość odpowiedzi na RFP
System GenAI wdrożony przez Sii Polska zapewnił klientowi stabilny, skalowalny model pracy z dokumentami, który wspiera zarówno zespoły sprzedażowe, jak i operacyjne. Przyspieszenie analizy przekłada się na szybsze przygotowanie ofert, skuteczniejsze zarządzanie priorytetami oraz wyższy poziom konkurencyjności w procesach przetargowych.
Organizacja może obsłużyć większą liczbę zapytań dziennie bez zwiększania zespołu, a specjaliści mogą skoncentrować się na strategii ofertowej zamiast na przeszukiwaniu dokumentów. W praktyce firma zyskuje większą przewidywalność, krótsze cykle ofertowania i redukcję ryzyka błędów.
KLUCZOWE REZULTATY
- Skrócony czas analizy dokumentów RFP
- Większa liczba obsługiwanych zapytań każdego dnia
- Spójne, oparte na danych podsumowania wykorzystywane w ofertowaniu
- Mniejsza liczba błędów wynikających z ręcznej analizy
- Odciążone zespoły mogące skupić się na strategii ofertowej