Jak zmniejszyć wydatki firmy? Dowiedz się, jak Sii pomogło Staples Solutions poprawić efektywność dzięki migracji do Office 365

Staples Solutions, lider branży produktów i rozwiązań biurowych, stanął przed wyzwaniem usprawnienia codziennej pracy firmy, przy jednoczesnym zapewnieniu maksymalnej opłacalności prowadzonych działań. Firma powierzyła Sii migrację platformy SharePoint on-premises do chmury. Cały proces musiał  być łatwy do wdrożenia i nie mógł zaburzać codziennej pracy firmy.

Staples Solutions dostarcza artykuły biurowe, wyposażenie, meble, technologie, produkty reklamowe, a także usługi drukarskie i marketingowe organizacjom różniącym się skalą i zakresem działalności. Są wśród nich zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i korporacje z listy Fortune 100. Wyzwanie, jakie firma postawiła przed Sii było duże – liczyło dokładnie 800 GB danych przechowywanych w SharePoint. Staples Solutions poszukiwał sposobu na obniżenie kosztów infrastruktury przy jednoczesnym zachowaniu już  opracowanych i wykorzystywanych rozwiązań. Firmie zależało też na utrzymaniu  jednego, globalnego systemu z dobrze znanym interfejsem i funkcjonalnościami.

Aby rozwiązać problemy, które pracownicy Staples Solutions napotykali w swojej codziennej pracy, Sii pomogło firmie w organizacji już istniejących farm SharePoint 2013. Największymi wyzwaniami, z którymi należało się zmierzyć, były wysokie wydatki związane z koniecznością utrzymania kilku serwerów, na których znajdowały się dane oraz duże koszty licencji SharePoint on-premises, wymagających przedłużenia w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

– Naszym priorytetem było stworzenie rozwiązania, które pozwoli na zachowanie wszystkich danych w nienaruszonym stanie oraz nie zaburzy funkcjonowania krytycznych dla firmy aplikacji. Kluczowe było też zapewnienie ciągłości pracy użytkowników – ich codzienne obowiązki nie mogły być zakłócone przez opóźnienia lub niedziałający system – mówi Karolina Schuetz, Business Manager w Sii.

Rozwiązanie obejmowało migrację dziewięciu niestandardowych aplikacji opartych na technologiach front-endowych. Zostały one przeniesione z SharePoint on-premises do Office 365 z zachowaniem ich oryginalnej funkcjonalności oraz wzbogacone o dodatkowe elementy, takie jak dedykowane pulpity nawigacyjne.

– Wybór SharePoint Online jako nowej platformy był poparty wieloma argumentami, w tym niskimi kosztami infrastruktury oraz możliwością obniżenia kosztów licencji. Dzięki Office 365 nie ma już konieczności utrzymywania wewnętrznych serwerów SharePoint, więc firma nie musi ponosić dodatkowych wydatków z tym związanych – mówi Tomasz Rabiński, Service Delivery Manager w Sii.

– Co więcej, dane dotychczas przechowywane w SharePoint on-premises są w pełni zgodne z SharePoint Online. Użytkownicy nie muszą martwić się o to, że ich dokumenty nie będą działać na nowej platformie – mówi Szymon Bochniak, Service Delivery Manager w Sii.

Dzięki migracji, Staples Solutions zyskał nowoczesną przestrzeń roboczą, która umożliwia użytkownikom efektywną i łatwą współpracę oraz wygodną wymianę informacji. Witryna firmy została sprawdzona, nieużywane strony usunięte, a ilość zgromadzonych danych zmniejszyła się dzięki procesowi czyszczenia, przeprowadzonemu przy okazji migracji.

– Już w fazie analizy zmniejszyliśmy ilość danych, usuwając je z każdej nieużywanej witryny firmowej – mówi Tomasz Rabiński. – Podczas realizacji procesu, zreorganizowaliśmy strukturę dokumentów kierując się kilkoma prostymi zasadami. Po pierwsze, migrowaliśmy tylko najnowsze i najbardziej aktualne wersje plików, pomijając te, które okazały się stare i niepotrzebne. Po drugie, połączyliśmy pliki znajdujące się w różnych lokalizacjach (w tym znajdujące się w obrębie różnych farm) w oparciu o ich typ, zawartość lub status. Po trzecie, uporządkowaliśmy listy i biblioteki, tworząc aktualne widoki. Wreszcie, zaktualizowaliśmy listy, biblioteki i stare ustawienia widoków, aby mieć pewność, , że limit wyświetleń nie zostanie przekroczony – wyjaśnia Tomasz Rabiński.

Rozwiązanie zaproponowane przez Sii nie tylko pozwoliło zredukować koszty ponoszone przez firmę, ale dodatkowo poprawiło jakość pracy użytkowników systemu. Dzięki nowym możliwościom  współpraca poprawiła się o około 20% (liczba publikowanych komunikatów, udostępnianych plików, ogólne wykorzystanie SharePoint). Ostatecznie cel projektu został osiągnięty, Staples Solutions zrezygnował z SharePoint on-premises, aby w pełni wykorzystać funkcjonalności oferowane przez Office 365.

Dobrze przeprowadzona analiza pozwoliła zidentyfikować wszelkie możliwe problemy związane z migracją jeszcze przed jej startem, co znacznie przyspieszyło cały proces dzięki możliwości wdrożenia wcześniej przygotowanych rozwiązań. Ponieważ ustalenie optymalnego harmonogramu działań miało kluczowe znaczenie dla realizacji projektu, Sii prowadziło prace związane z migracją przez całą dobę, w tym w weekendy. Ostatecznie proces nie zakłócił codziennej pracy Staples ani nie wpłynął negatywnie na funkcjonowanie systemów klienta – migracja była w pełni przejrzysta.

Sii ma na swoim koncie wiele procesów migracji przeprowadzonych dla polskich i zagranicznych klientów. Są one realizowane z sukcesem dzięki doświadczeniu ekspertów Office 365 oraz wykorzystaniu dedykowanych narzędzi, takich jak Sharegate. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak rozwiązania chmurowe Microsoft mogą usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy, skontaktuj się z ekspertami Centrum Kompetencyjnego Office 365.