Od prowadzenia lokalnego działu do zarządzania centralizacją procesów administracyjnych Sii – poznaj ścieżkę kariery Ani

Ania Poleszak, Manager Shared Services Center w Sii Polska, dołączając do zespołu administracji nie spodziewała się, że czeka na nią wyzwanie zbudowania zespołów dla scentralizowanej jednostki realizującej procesy backoffice w Sii. Poznaj jej ścieżkę kariery i dowiedz się, jaką grupę zainteresowań założyła w Sii.

Opowiedz nam swoją historię z Sii. Jak to się stało, że dołączyłaś do lubelskiego zespołu administracji?

Anna Poleszak, Administration Shared Services Center Manager: Moje doświadczenie zawodowe to praca w dużych i średnich przedsiębiorstwach, w działach Kadr i Płac oraz Księgowości. Kiedy otworzył się oddział Sii w Lublinie i poszukiwano kierownika zespołu Administracji od razu poczułam, że to coś dla mnie. Każdy punkt ogłoszenia mogłam śmiało odhaczyć jako – “umiem to”.

Zostałam przyjęta i ku mojemu zdziwieniu poczułam, że niczego nie umiem. Wszystkie procesy, pojęcia, struktura, styl komunikacji były dla mnie nowe i najpierw uczyłam się firmy, a dopiero później, nabierając pewności – sięgnęłam do swojego doświadczenia.

Jak zmieniły się Twoje obowiązki, odkąd w Lublinie powstało Shared Services Center?

A.P.: SSC to obecnie 3 zespoły – Documents Register, Travels i Billing, w których łącznie pracuje 50 osób.

Utworzenie każdego z nich to osobne historie, które łączy jedno – emocje budowania czegoś nowego i nieznanego oraz cudowni ludzie, tworzący sprawnie działające jednostki.

Jako kierownik działu administracji oprócz opieki nad kilkuosobowym zespołem miałam wiele obowiązków operacyjnych: przygotowywanie umów, uzupełnianie danych, zatwierdzanie dokumentów.

Powstanie SSC to budowanie koncepcji zespołu od nowa, określanie celów, terminów oraz skupienie na procesach. To strategia na przyszłość i zarządzanie ryzykiem. Obecnie nie wykonuję czynności operacyjnych, skupiam się na zrekrutowaniu najlepszych osób, tworzeniu struktury i zarządzaniu zmianami. Te ostatnie są nieustannie moim towarzyszem.

Najcenniejsze lekcje dla mnie to fakt, że podjęłam się tego – na początku mgliście określonego – zadania oraz to, że się nie poddałam. Na początku wiele głosów było sceptycznych. Czy w Sii, gdzie jest tak silny podział na oddziały, da się przeprowadzić centralizację? Odpowiedź znamy, a wszelkie trudy, które należało pokonać wzmocniły i zespół, i mnie.

Czym dokładnie zajmuje się ten dział?

A.P.: Shared Services to ogólne określenie dla jednostek w organizacjach, które w sposób scentralizowany realizują procesy backoffice. W praktyce oznacza to, że czynności, które do tej pory były wykonywane w poszczególnych oddziałach trafiają w jedno miejsce. Przykładem mogą być – ewidencja faktur, w tym faktury freelancerów, rozliczanie podróży biznesowych czy fakturowanie klientów.

Centralizacja daje organizacji wiele korzyści, stąd co raz padają pomysły o kolejnych obszarach.

Jakie największe wyzwania stawia przed Tobą obecne stanowisko?

A.P.: Fakturowanie Klientów to wrażliwy obszar. Odpowiadamy jakością na zewnątrz, co sprawia, że dobranie zespołu musi być wyjątkowo staranne i przemyślane.

Tempo projektu nabrało na sile i co miesiąc wdrażamy 3-5 nowych pracowników. Największym moim wyzwaniem jest zrekrutowanie wielu osób w krótkim czasie oraz utrzymanie jakości pracy, w szybko tworzonym zespole.

A co daje Ci największą satysfakcję w pracy?

A.P.: Wielowymiarowość stanowiska pracy oraz widoczny rozwój pracowników. Będąc managerem w Sii łączę wiele ról. Jestem rekruterką, organizatorką, PM-em, coachem, czasami wróżką ? Czerpię satysfakcję z łączenia tych ról – pozwalają mi się one rozwijać i podnosić kompetencje swoje a także zespołu. Ogromnie cieszy mnie, kiedy współpracownicy wyraźnie robią postępy, nabierają pewności siebie, stają się ekspertami i czasami próbują swych sił w rekrutacjach wewnętrznych.

Jesteś też założycielką grupy zainteresowań GardenerSii, skąd pomysł na taką społeczność?

A.P.: Kocham kwiaty, ogród, zwierzęta – przyrodę. Miałam etap w życiu, kiedy się tego wstydziłam. Szczęśliwie wyrzuciłam z głowy niewspierające przekonanie i zaczęłam komunikować otoczeniu to, co płynie mi prosto z serca. Wzięłam udział w konkursie Sii i zrobiłam zdjęcie w taczce, które dostało się do firmowego kalendarza. Zaczęłam przynosić bukiety do biura, a rozmowy w kuchniach coraz częściej schodziły na ogrodnictwo.

Okazało się, że dookoła mnie – właśnie w Sii – znajduje się wiele osób podzielających tą pasję. Grupa zakładana w duchu “mam nadzieję, że ktoś się zapisze” szybko stała się ogólnopolska i liczy prawie 100 osób.

To kolejna lekcja: rób, to, co kochasz, wyrzuć z głowy stereotypy i niewspierające myśli… i patrz jak rozrasta się coś dobrego.

Poznaj inne ścieżki kariery Sii Power People i dołącz do nas!