Wiem, jak wygląda siedzenie na status callu lub go-live o 6:00 rano i 23:00 w nocy. Wiem, jak wygląda 47 wersji tego samego slajdu. Wiem, jak przeraża na Teamsie: „Quick call?” od sponsora projektu. Wiem, że „mała zmiana” nigdy nie oznacza małej zmiany.
Jeszcze kilka lat temu Project Manager po kluczowym spotkaniu przez półtorej godziny aktualizował RAID Log, spisywał notatki, przypisywał akcje, aktualizował przeogromny plan i próbował domyślić się, czego tym razem zapomniał. Dzisiaj AI robi to w 30 sekund – i nie zapomina. Problem w tym, że nadal nikt nie podejmuje decyzji.
To nie będzie kolejny szablonowy tekst o 10 najlepszych promptach dla PM-a, nie będzie też futurystycznego straszenia przed utratą pracy i nie będzie popularnego ostatnio „zwiększania produktywności z pomocą sztucznej inteligencji”.
Będzie o tym, jak AI obnaża absurdy project managementu, rozwiewa administracyjną mgłę i o tym, że prawdziwa robota PM-a nigdy nie była tabelką w Excelu.
AI nie zabierze pracy dobrym Project Managerom. Zabierze nam natomiast wymówki, za którymi przez lata chowaliśmy administracyjny nonsens, biurokrację, brak decyzyjności, chaos i opóźnienia.
Gentle reminder
Mam ostatnio nieodparte wrażenie, że Project Manager był przez lata „ludzkim middleware’em”. Człowiek-skryba odpowiedzialny nie tylko za prowadzenie projektu, ogarnięcie nierzadko trudnych interesariuszy (nie cierpię tego słowa) i faktyczne pchanie pracy do przodu, ale też za niewyobrażalną wręcz ilość notowania, raportowania, kopiowania, synchronizowania, produkowania szablonów, planów, dokumentów i prezentacji.
Na dźwięk frazy „status update” dostaję dreszczy. Śnią mi się slajdy tłumaczące, co jest na slajdach. Nie wspominając już o przypominaniu ludziom o tym, co sami powiedzieli wczoraj, a z czym nierzadko dzień później kompletnie się nie zgadzają.
Nastąpiły, alleluja, czasy AI. Przez lata baliśmy się, że LLM zastąpią specjalistów – również Project Managerów. Tymczasem pierwszą ofiarą ery AI jest oficjalna śmierć „Status Update Call”. Zamiast przedstawiać na spotkaniu z mozołem dzienny lub tygodniowy progres (lub jego brak), koniecznie w oparciu o 14-stronicową prezentację tylko na potrzeby tegoż spotkania, AI wyręcza nas w podstawowych zadaniach, podsumowując, tworząc i analizując.
Nam zostaje ostrożne okrojenie outputu, tak, aby nie wywołać niepotrzebnie III wojny światowej. Czy jest szybciej? Jest. Czy jest lepiej? Jest. Skoro wszyscy są zadowoleni, to gdzie jest haczyk?
Let’s take it offline
AI jest szybkie. Organizacje są organizacjami.
Sztuczna inteligencja generuje na podstawie ledwo nadającego się promptu plan projektu w minutę, podsumowuje dwugodzinny meeting, analizuje ryzyka, przypisuje akcje, konsoliduje wiedzę, proponuje harmonogram i tworzy draft komunikacji.
Następnie firma potrzebuje czterech tygodni na akceptację, kolejnych dwóch na ewentualne zmiany, koniecznie i obowiązkowo wymagany jest catch-up meeting przed właściwym meetingiem, na koniec alignment do alignmentu.
Finał? Twarde lądowanie w Excelu dwa miesiące później. AI jest fantastycznym unaocznieniem prawdziwego problemu. A ten nigdy nie leżał w technologii. Niczym burza nadchodzi koniec fenomenu 15-minutowych spotkań kończących się po godzinie, bez decyzji i wymagających „follow-upów”. I bardzo dobrze. Good riddance.
Quick call?
Finalny boss każdej korporacji – governance. Co z tego, że AI w rękach solidnego Project Managera potrafi z kapelusza nakreślić harmonogram i propozycję transformacji całej organizacji po kilku minutach buszowania w odmętach swoich baz danych? Weźmie pod uwagę rozmaite scenariusze, profil firmy, aktualnie dostępne informacje, ryzyko, koszty, kataklizmy, sytuacje losowe, najazd cywilizacji pozaziemskiej itp.
Tak przygotowany kuloodporny zestaw startowy spotyka się wtedy twarzą w twarz z prawdziwym obliczem każdej dużej firmy – procesami, procedurami, biurokracją i chaosem. Dołączając do strategicznego spotkania z solidną bazą wiedzy i jeszcze solidniejszą propozycją, kończymy z głową w kolanach, zastanawiając się, czy na pewno wybraliśmy właściwą dla siebie branżę.
I hope my message finds you well
Na szczęście – lub nieszczęście dla niektórych – AI odbiera Project Managerom (i projektom!) wymówki. Skoro nasz wirtualny asystent potrafi stworzyć harmonogramy, minutki, plany, analizy, komunikację i raporty – nagle na stole zostają rzeczy, których nie da się ukryć:
- brak decyzyjności,
- biurokracja,
- słaba komunikacja,
- chaos organizacyjny,
- unikanie odpowiedzialności,
- brak jasnych priorytetów.
AI nie służy do eliminowania problemów projektowych. Ono po prostu usuwa hałas, za którym te problemy są schowane.
Dzięki agentom jak ChatGPT, Claude, Gemini czy, o zgrozo, Grok, jesteśmy w stanie skupić się na tym, co w projektach najważniejsze – na ludziach. Dobry Project Manager to dobra polityka organizacyjna pracy. To stakeholder management z krwi i kości. To wyczucie potrzeb, sytuacji, umiejętność negocjacji i zaspokajania interesów. Nikt nie zastąpi kierownika projektu w uspokajaniu emocji i rozwiązywaniu konfliktów. A już na pewno nikt oprócz jednej osoby nie jest w stanie odpowiedzieć jasno i z pełną premedytacją na pytanie: „Czy ten termin jest jeszcze realny, czy wszyscy właśnie kłamią?”.
Nawet najbardziej zaawansowany model AI nie jest jeszcze w stanie wyczuć, że słowa: „We’re on track” właśnie sygnalizują katastrofę. PM to tłumacz pomiędzy biznesem a IT, mentor, terapeuta, mediator, strażak i wróżbita w jednym. Wszystkiego najlepszego (i krzyż na drogę) każdemu modelowi AI, który spróbuje to zastąpić.
Going forward
Wszystkie znaki na niebie i ziemi wskazują na to, że przyszłość Project Managera się zmienia. Zmienia się, na szczęście, nie tylko za sprawą wszędobylskiego, natrętnego wręcz wpychania modeli AI do każdej dziedziny naszego życia. Obecność sztucznej inteligencji pięknie uwydatniła słabe punkty w organizacjach i w sposobie prowadzenia projektów. AI przejmuje na siebie mechanikę, administrację i korpo-rzemiosło, zostawiając pustą przestrzeń na odpowiedzialność, przywództwo, relacje i decyzje.
PM „starego świata” nadal żyje Excelem, tworzy statusy, robi notatki i gorliwie wypełnia tabelki i formatki. Nowoczesny PM skupia się na tym, co ważne – usuwaniu przeszkód, dbaniu o relacje, upraszczaniu chaosu, podejmowaniu decyzji i realnym prowadzeniu projektu. AI to po prostu jego współpracownik-asystent, za którego FTE nie trzeba płacić.
Can we get this done by Friday EOD? (sent from my iphone)
At the end of the day, AI prawdopodobnie nigdy nie zabierze pracy Project Managerom. Przynajmniej nie tym dobrym. Nie zastąpi doświadczenia, wyczucia ludzi, umiejętności uspokojenia chaosu podczas kryzysu ani tego specyficznego instynktu, który podpowiada, że zdanie: „Everything is under control” właśnie powinno zapalić wszystkie możliwe czerwone lampki.
Zabierze jednak coś innego – wygodne ukrywanie problemów za ścianą administracji, procesem i korporacyjnym teatrem produktywności. „Busy” nie równa się „Productive”.
Bo jeśli sztuczna inteligencja potrafi w kilka sekund przygotować status projektu, podsumować spotkanie, rozpisać ryzyka i stworzyć harmonogram, to nagle okazuje się, że największym wyzwaniem projektów nigdy nie były notatki, slajdy czy brak odpowiednich narzędzi. Problemem były decyzje odkładane na później, niejasna komunikacja, chaos organizacyjny i ludzkie ego. AI nie stworzyło tych problemów. Ono po prostu brutalnie je uwydatniło.
I być może właśnie dlatego wokół AI w project managemencie jest dziś tyle emocji. Nie dlatego, że technologia jest idealna. Wręcz przeciwnie. Często się myli, upraszcza rzeczywistość i generuje bardzo pewne siebie bzdury. Problem polega na tym, że mimo swoich ograniczeń potrafi wykonywać część naszej pracy szybciej niż korporacyjne procesy są w stanie zaakceptować zmianę.
Artificial Intelligence
Dostarczamy rozwiązania AI dopasowane do Twojego biznesu, które zwiększają efektywność i podnoszą produktywność Twojego zespołu.
Oferta AIPodsumowanie
Przyszłość Project Managera prawdopodobnie nie będzie więc polegała na tworzeniu większej liczby statusów, spotkań, dokumentów, pilnowaniu formatki RAID logu czy organizowaniu kolejnego „quick synca” o 22:00. Coraz większą wartością stanie się to, czego AI nadal nie potrafi zastąpić: budowanie zaufania, podejmowanie trudnych decyzji, upraszczanie chaosu i pewne prowadzenie ludzi przez niepewne sytuacje.
Ostatecznie project management to nie konkurs na najbardziej wybajerowanego Excela.
A Sztuczna Inteligencja? AI po prostu przyszło i bardzo szybko pokazało, ile rzeczy robiliśmy tylko dlatego, że zawsze tak się robiło.
Zostaw komentarz